因公出境管理办法.doc

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附件：
因 公 出 境 管 理 规 定
（试 行）

第一条 随着公司业务的不断发展，与国际间的交流活动日益增多，为了认真执行和遵守外交部、北京市公安局有关出入境管理规定，进一步规范因公出境的申报和审批制度，特制定本规定。
第二条 因公出境的适用范围
（一）合同项目类
在合同中明确约定必须派出人员的,如在合同执行过程中的安装调试、验收、产品的售后服务、配套产品的采购调研等。
（二）市场拓展类
体现竞争能力、开发具有市场前景的境外合作项目。
（三）考察访问类
作为公司可持续发展方向和模式的研究与探索，通过境外市场调研、分析、学习掌握和了解国外的新技术、新知识和有效的经营管理经验，提升公司的竞争地位。
（四）学术活动类
为增强国际学术界的交流，开展和参加学术论坛、学术会议、各类学术机构的年会活动。
（五）培训类
为建立职工继续教育的机制，提升员工业务能力及管理水平的活动。
（六）其他因公出境的活动
第三条 因公出境的基本规定和要求
（一）合同项目类必须是在有效合同执行期内，出境事由在合同中有明示和约定，同时有境外公司（企业）的邀请函，原则上只允许派出相关的技术人员，并且在不影响工作的前提下，严格控制派出人数。
（二）市场拓展类必须有明确意向的境外合作项目，在商务洽谈过程中为进一步增进双方的了解与合作应邀出境的，或为拓展境外市场需要参展的，原则上对参展内容、人员、经费、渠道和国（境）外承办单位等进行认真审查，没有明确目的和实质内容的出境团组一律不予派出，同时严格控制出国次数和人数，事业部（中心）无力承担费用的一律不予批准。
（三）考察访问类必须根据公司战略发展的要求，有明确的考察、访问、调研专题，有经费保证，才能申报出境考察计划。该计划事业部（中心）一年最多申请一项，一次出境最多派出三人，被派出人员最多两年一次。
（四）学术活动类必须持有署名的会议论文或摘要，以及组委会录用文章的证明材料，可以申报出境参加有关的学术（学术报告、学术论坛、标委会年会、行业学会年会、理事会会议）交流活动，原则上严格选派出境人员，非国际化组织成员不得以任何理由参加各类国际化组织召集的各项活动。
（五）培训类必须有明确的培训内容和目标要求，能够满足和适应公司整体业务发展的需要，同时为建立职工继续教育机制，达到加强和提高职工的专业技术水平和管理能力的目的。培训要有计划，原则上控制在计划内执行。
（六）其他有必要参加活动的有关文件等。
（七）凡申请因公出境的必须持有境外公司的邀请信函，或学术交流会议通知、 合作项目书（合同）等正式的书面文件。
（八）凡因公出境必须执行报批申请程序，一律按本规定的《因公出境任务申请报告》程序和《因公出境年度计划》程序执行，原则上能纳入计划的尽可能按计划程序执行。
（九）由事业部（中心）在每年的十二月十日之前向企业规划部申报下一年度的《因公出境年度计划》，计划中必须提出事由、人数、时间、出国形式（如参观、访问还是以商务形式组团）、赴往国家，以及相关经费预算和经费来源。
（十）凡计划外因公出境任务需要由事业部（中心）向企划部提交《因公出境任务申请报告》，其内容要写明邀请公司的名称与事由，需赴国家（地区）、出入境时间（注明具体年月日）、人数（需注明出国人员的姓名、性别、年龄、职务，可另附人员清单并指定负责人），经费预算，填写《因公出境报批申请单》，《因公出境任务申请报告》必须由事业部（中心）主任签字确认。
（十一）凡申请因公出境的必须有经费预算和明确经费来源，出境经费不落实的原则上不予批准，批准后帐面余额为负数的一律暂缓执行或停止执行。
（十二）公司管理人员因公出境原则上两年最多一次。
第四条 因公出境的申报和办理
（一）公司企业规划部为因公出境的归口管理部门：
1. 公司各级组织或员工凡涉及因公出境的必须向企业规划部申请；
2. 以符合因公出境的基本要求进行审核报批；
3. 根据年度计划进行核准或非计划出境的审核报批。
(二) 公司人力资源部负责办理因公出境手续的具体工作事宜：
1. 根据企业规划部下达的《因公出境任务通知单》通知相关部门和人员，并严格按照机械院申报要求及相关程序办理；
2. 负责协助办理因公出境手续过程中需要提供的相关函文、证明材料等；
3. 负责提供办理护照签证所需的手续程序，并给予必要的指导与帮助；
4. 负责办理因公出境手续过程中文件材料的收集整理与归档工作；
5. 因公出境手续办理周期，一般出国团组申报机械院需二个月。参加跨部门、地区以及人数较多的团组需提前二个半月申报。赴港澳执行任务需提前三个月申报。赴台湾执行任务需提前半年申报。时间不足者一般不予受理；
6. 因公出境办理程序见《因公出境申报办理流程》。
第五条 因公出境费用报销
因公出境费用报销前必须向企业规划部提交《出国总结报告》，企业规划部视情况在一定范围内组织情况交流与通报，以便跟踪出访效果。费用报销时持有人力资源部确认的《回国报到确认单回执》。
第六条 因公出境违规的处罚
（一） 各事业部（中心）要严格选派出国（境）人员，严禁无关人员随团搭车出国（境），凡同时两人以上出国的必须指定一名负责人。
（二） 对违反上述规定和纪律者，或有意谎报出国（境）理由、弄虚作假的单位或个人，将视情节轻重追究当事人和相关人员的责任，取消当事人和相关人员的出境资格，或分别予以经济处罚和行政处理。对违法违纪的，由公司纪检监察部门严肃查处，直至追究法律责任。
第七条 经总裁办公会讨论通过，自本规定颁布之日起执行。本规定的解释权属于企业规划部和人力资源部，其中有关手续办理事宜由人力资源部负责解释。
第八条 附件
1.附表一：《因公出境报批申请单》
2.附表二：《因公出境任务通知单》
3.附表三：《因公出境任务确认单》
4.附表四：《回国报到确认单》
因公出境申报办理流程
公司总裁办公会决定派遣出国计划

事业部（中心）提交《因公出境任务申请报告》

企业规划部核准
事业部（中心）在每年12月10日之前编制《因公出境年度计划》上报企业规划部

企业规划部核稿，经总裁办公会审批后，汇编《公司因公出境年度计划》

公司领导审核批示

企业规划部根据《公司因公出境年度计划》下达《因公出境任务通知单》

企业规划部根据领导批示下达《因公出境任务通知单》

人力资源部上报机械院审批后办理相关手续

事业部（中心）

提供相关的证明材料提供可行的代办服务提供办理程序的指导

人力资源部领取和填写《因公出境任务确认单 》

承办人办理护照、签证等相关因公出境手续

携带相关证件资料前往目的地国家（地区）

《回国报到确认单回执》作为费用报销凭证之一，按财务报销制度

按期回国后到人力资源部报到领取《回国报到确认单》，并按规定提交归档资料

附表一：
因公出境报批申请单
申报部门 日期
报 告 名 称

出境的事由与目的

邀请（访问）国家

出境起止日期

往 返 路 线

姓名及人数

团（组）长签字

部门主任签字

企业规划部意见：

批 示：

公司主管领导签字： 日期
备 注
附表二：
因公出境任务通知单

表单编号
申 请 部 门

申报日期

公司领导审核批示意见：
事 由

邀请件名称

件数：
赴往国家
（地区）名称

出入境起止日期

出 境 人 姓 名

出境负责人姓名

总人数：
往 返 路 线

经费批准额度（元）
费用来源 事业部 公司
备 注

注：此表由企业规划部填写并保存，以复印件下达人力资源部执行。

企业规划部部长 （签字）： 日期

人力资源部经办人（签字）： 日期
附表三：
因公出境确认单
表单编号
申 请 部 门

申报日期

机械院审核批准意见：
公司主管领导审核批示意见：
事 由

总人数：
赴往国家
（地区）名称

出入境起止日期

出 境 人 姓 名

往 返 路 线

经费批准额度（元）
费用来源 事业部 公司
备 注

注：此表由人力资源部填写下发，出境人所在部门领导和出境人（承办人）签字确认后原件人力资源部保存，复印件交承办人作为财务预支和报销凭证之一。

人力资源部 （签字）： 日期

申请部门主管 （签字）： 日期

出境人（承办人） （签字）： 日期
附表四：
回国报到确认单
报到人所在部门

航班（火车）
到京时间

批准出入境
起止日期

往返途中路线
变更原因

出境人（负责人）签名：
部门主任意见
（签字）

企业规划部

备 注

注：由出境人（承办人）到人力资源部取表填写，出境人所在部门主任签字确认后，与要求归档的材料一并交人力资源部核准，原件留人力资源部保存，回执交承办人作为报销凭证之一。

回国报到确认单回执
部 门 名 称

出 境 人 名 单

确认返程报销日期

备 注
人力资源部经办人签名

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