华为秘书任职资格工作检查表(案例).doc

秘书工作检查表
部门： 信令秘书科 秘书 考评员 检查时间： 20010612
本表是考评员检查秘书工作所专用，请根据您看到的情况将最符合实际的描述填入检查结果中。
第一单元 提高工作流程的效率
标准
检查点
选择项
检查结果
要素1.1.A 运用适当的工作方法，最有效地利用时间
1、工作例行化程度
A）工作例行化程度高，有清晰的例行工作表，对每天、每周、每月的例行工作有比较清楚的安排和记录
B）有较好例行化意识和简单的例行工作表
C）有例行化意识，但没有很好地整理工作，对每天、每周、每月的工作缺乏较好的预计与安排
D）没有例行化的意识，工作忙而混乱
B

2、工作日志利用程度
A）能很好地利用工作日志对一周工作进行提前安排；填写详细、清楚，工作日志能很好地反映秘书每日的工作；能利用工作日志很好地进行一周工作的总结
B）能及时填写工作日志，能较好地反映每天的工作情况及问题
C）工作日志只是日常工作的一个简单记录，不能较好地反映问题
D）工作日志填写不及时，敷衍了事；或没有填写
B
要素1.1.C 最大限度地控制材料的浪费
3、是否实行了双面用纸（取抽检对象的百分比）
A）所有人员 都实行了双面打印
B）80%以上人员使用了双面打印
C）60%~80%的人员使用了双面打印
D）使用双面打印的人员没有过半
其它：由于打印机问题，不能使用双面打印
B

4、是否使用了Fineprint打印程序
A）所有人员都安装了Fineprint程序，并能实际使用
B）80%以上人员安装并使用Fineprint程序
C）60%~80%的人员安装并使用Fineprint程序
D）安装Fineprint程序的人员没有过半
其它：由于打印机原因，不能或不用使用Fineprint打印
A

5、是否有传真的长途电话登记本
A）每一次长话都有很详细的记录
B）有较详细的记录
C）部分长话有简单记录
D）没有记录
B
要素1.3.A 保持工作环境整洁安全
6、员工去向牌（取抽检对象的百分比）
A）所有人员都有去向记录，且很规范
B）70%以上的人员有去向记录，规范性较好
C）50%~70%的人员有去向记录，规范性一般
D）半数以下人员没有去向牌，员工去向记录不完整，规范性较差
A

7、员工姓名牌（取抽检对象的百分比）
A）所有人员都有姓名牌，且办公室人员姓名牌非常规范，形式一致
B）70%以上的人员有姓名牌，规范性较好
C）50%~70%的人员有姓名牌，规范性一般
D）半数以下人员没有姓名牌，且规范性较差
A

8、办公环境的整洁、整齐程度（地面、桌面、员工电脑等）
A）每次检查时，地面、桌面、员工电脑非常整洁
B）地面、桌面比较整洁，但员工电脑较脏
C）地面、桌面、员工电脑情况一般
D）办公环境较混乱，已影响员工正常工作
B

9、网线、电话线及电源线是否规范
A）各种连线规范捆绑、粘贴
B）存在部分连线不规范的情况，但总体上比较整齐
C）各种连线不太规范，但基本不影响工作
D）各种连线四通八达，混乱，已影响员工正常工作
B
要素1.4 维护安全和稳定的工作场所
10、床垫摆放是否规范
A）床垫放置整齐且不存在安全隐患
B）床垫根据办公室实际情况摆放，不影响办公环境的整体效果，且不存在安全隐患
C）部门床垫的放置存在安全隐患
D）床垫随意放置，存在较严重安全隐患
B

11、是否有清桌运动违规情况（主要指五关和保密文档等的存放）（注：可查看日常五关检查记录）
A）负责的办公环境内未出现过违规情况
B）偶有违规情况，但及时有效地督促员工改进
C）违规情况时有发生，总体情况尚可
D）违规情况持续不断
B

12、电源插线板是否存在安全隐患
A）所有的插线板都远离床垫、纸张等危险用品，且一个插口所连电脑没有超过五台计算机
B）70%的插线板都远离床垫、纸张等危险用品，且一个插口所连电脑没有超过五台计算机
C）50%—70%的插线板都远离床垫、纸张等危险用品，且一个插口所连电脑没有超过五台计算机
D）半数以上的插线板没有远离床垫、纸张等危险用品，或一个插口所连电脑没有超过五台计算机
B

13、对于办公室员工的计算机口令设置
A）所有员工的计算机都设有开机口令、屏保口令、NOTES设有定时保护
B）70%员工的计算机都设有开机口令、屏保口令、NOTES设有定时保护
C）50%—70%员工的计算机都设有开机口令、屏保口令、NOTES设有定时保护
D）半数以上员工的计算机没有开机口令、屏保口令、NOTES没有定时保护
A

14、部门员工计算机VRV安装
A）所有员工计算机都装有VRV2000
B）70%员工计算机都装有VRV2000
C）50%员工计算机都装有VRV2000
D）半数以上员工计算机没有安装VRV2000
A
第二单元 培养有效的工作关系
标准
检查点
选择项
检查结果
要素2.1 创造并保持与其它员工的有效工作关系
15、检查秘书对部门组织结构的了解程度，以及部门各业务块职责和分工状况。
A）熟悉部门组织结构及各业务块职责，能准确描述每位员工的工作内容。
B）熟悉部门组织结构及业务职责，了解员工的基本分工状况，
C）对部门组织结构和各业务职责有一些了解，对员工的分工有工作内只了解大概。。
D）对部门员工分工状况了解较少，不太熟悉部门组织结构和各业务职责，对部门员工所从事的工作内容不了解或不关心。
B

16、是否有外出员工行程及联系方式的公告
A）有专门的员工外出行程表，有详细的联系方式，并发邮件或上网公告让部门人员周知。对外出员工的工作有延续性的安排。
B）没有专门的员工外出行程表，但已发邮件给部门告之其去向及联系方式。
C）没有外出行程表，也没有发邮件，但口头通知过大家，有部分员工知道其联系方式。
D）没有外出行程登记表，也没有以邮件或口头方式知会大家，自己对员工外出的行程也不是很清楚，联系方式不详。
B

17、访谈：秘书如何处理员工的求助
A）对此类事总是热心有佳，力所能及地帮助员工有效解决或协调，且能提出有效的建议；自己处理不了或不属于职责范围内的会提交给相关人员，并跟踪反馈结果。
B）基本上能力所能及地处得自己职责范围内的事。
C）对员工的求助态度一般，有空就帮助做做。
D）对员工的求助态态冷淡，尽量推卸责任，不予理睬。员工一般都不找秘书帮忙。
A
要素2.2 问候和帮助来访者
18、现场模拟法考核：秘书处理应急处理事务的方法
A）对来访者是否态度热情、礼貌。对来访者的求助能立即分辩出涉及面，属于自己职责范围的事能力所能及地解决；不属于职责范围的事及时提交给相关人员，且跟踪并及时回复。
B）对来访者态度热清、礼貌。对所求助的事能基本解决。
C）对来访者态度一般，对其求助有所解决，但不是很尽力。
D）对来访者态度冷淡，推卸职责，不能配合及协调相应的工作。
A
第三单元 信息管理
标准
检查点
选择项
检查结果
要素3.1.处理入局出局通话
19、接听电话是否规范
A）总是在三声内接听电话，首先说：“您好！XX部门”！没有及时接听时会向对方致歉！
B）80%情况下按规范接听电话；
C）60%~80%情况下按规范接听电话，有规范意识；
D）较少按规范接听电话，没有规范意识。
A
要素3.2.收取、整理并分发邮件
20、是否使用部门要求的统一格式分发邮件
A）所有邮件都使用统一格式分发
B）80%以上邮件使用了统一格式
C）60%~80%的邮件使用了统一格式
D）使用统一格式的邮件没有过半；

B
要素3.3信息系统的建立与信息维护
21、是否建有准确的部门日常信息库（部门常用信息、人员通讯录、人员基础数据、考勤信息等）
A）建立了全面准确的信息库，能及时提供数据；
B）建立了较全面的信息库，信息提供较准确；
C）建立了信息库，信息有时不准确；
D）信息库建立不全面，需要时才会去找；
B
要素3.4 信息的接收与传送
22、是否能及时记录部门主管及员工提出的需求或任务
A）手边有记录本，及时记录工作信息，并确认信息准确性；
B）手边有记录本，及时记录重要工作；
C）手边有记录本，有时记录工作任务；
D）手边无记录本；
B
要素3.5信息查找与恢复
23、是否对重要传真进行备份
A）有备份；
D）无备份；
A

24、是否对资产转移表、考勤单据、工作联络单等重要单据进行备份；
A）有备份
D）无备份
A
要素3.6信息系统的安全与保密
25、在保密检查部门人员或秘书自己有无违规记录（保密检查结果公告）
A）没有违规记录；
B）有过一、二次违规记录；
C）有过三次以上违规记录；
D）部门人员经常“榜上有名”
B
第四单元 文档管理
标准
检查点
选择项
检查结果
要素4.1A 迅速将信息按顺序存储在正确的位置
26、桌面文件的摆放
A£© 桌面文件摆放整齐，能按处理顺序或业务性质进行基本分类，并用不同文件夹或不同层次文件架予以标识；
B£© 桌面文件摆放整齐，有文件夹或文件架分类标识，但未对文件及时进行基本分类；
C£© 桌面文件摆放较乱，有文件夹或文件架分类标识，但未对文件及时进行基本分类；
D£© 桌面文件杂乱无序，没有文件夹或文件架分类标识。
B
要素4.1.B 存储的资料是完整和安全的
27、存储资料的安全性
E£© 保密类文档存放于保密柜中；电子文档设置相应密码，并定期更换；
F£© 保密类文档存放于保密柜中；电子文档设置相应密码，但未定期更换；
G£© 保密类文档放置于未有保密措施的文件柜中；电子文档设置相应密码，但未定期更换
H£© 文档杂乱摆放，电子文档没有设置密码。
B

要素4.1.E 信息定位系统就及时更新、准确并且是按照规定方式的
28、文档资料的及时更新与准确
A£© 对处理完的文件及时准确地进行归档，并及时更新文档目录
B£© 对处理完的文件及时准确地进行归档，更新文档目录偶有所延迟，但不影响查询
C£© 对处理完的文件能进行准确归档，能更新文档目录，有延迟现象，但不影响查询
D£© 对处理完的文件没有归档，没有更新文档目录
B
要素4.2.A
迅速找到所需信息，并将信息传递给正确的人或位置

29、如何从现有的文档系统查找所需信息
E£© 能迅速准确查到所需信息
F£© 能在规定的时间内查到所需信息
G£© 能准确查到所需信息，略有延迟但不影响工作
H£© 无法查找信息，且不能提供合理解释
B

30、文档借阅管理
I£© 建立较完善的文档借阅登记制度，并按制度执行；
J£© 对部分文档借阅任作登记，进行一定的管理，有相应要求；
K£© 对部分文档借阅作登记，但较随意；
L£© 所有文档借阅不进行登记，文档管理处于失控状态。
B
要素4.2D
识别丢失或过期的条目，并遵循正确步骤将其找出
31、对于缺损或无价值文档的处理

M£© 能及时发现丢失或过期文档，并通过咨询或查找及时予以补充或销毁；
N£© 能发现丢失或过期文档，并在一定时间内予以补充或销毁，不影响工作；
O£© 在他人提示下发现丢失或过期文档，并补充大部分或销毁，对工作轻微影响；
P£© 无法识别丢失或过期文档，从未作过补充或销毁
B

第五单元 根据所提供的材料制作并演示文本
标准
检查点
选择项
检查结果
要素5.1.C识别、检查并校正文中的错误及不确定之处
32、对保存在本地的电子文件或纸面文件进行抽检
A）无任何错误
B）极少会出现个别不易觉察的错误
C）偶尔会有错误
D）错误较多，其中有许多字误及明显的错误
B
要素5.1.D排版符合公司或部门规定的风格
33、对保存在本地的电子文件或纸面文件进行抽检
A）排版大方、整洁且符合公司及部门要求与规定
B）排版正确，但不够美观大方
C）排版格式与公司及部门规定略有差异，但不影响工作流程
D）排版格式错误，对工作流程、效率产生负影响
A
要素5.2.D 文件页张应依要求加以封装，封装要整洁、安全
34、检查其相关的存档文件和资料，页张是否依要求加以封装并整洁安全
A）封装美观、整洁、安全
B）封装大部分能达到要求
C）偶有页张出错现象
D）存档的资料中出现较多页面倾斜、缺页或错页及封面制作不符合要求的情况
B
第六单元 无
第七单元 会务工作
标准
检查点
选择项
检查结果
要素7.1 D 利用有效的渠道通知与会人员会议的时间、地点、议程等事项
35、抽查秘书邮箱里的会议通知
A 总能使会议通知的相关信息完整，且设置回执
B 基本上保证会议通知所反映的会议信息完整，并设置回执
C 能保证会议通知的信息完整，有时未设置回执
D 会议通知信息不完整，或不设置回执
B
要素7.2 E 根据需要对会议的重要内容及决策进行记录并整理
36、抽查秘书的会议纪要
A 会议纪要的质量很高，相关要素齐全，形式美观，且条理清晰
B 会议纪要质量较好，具备会议纪要的相关要素，且条理清晰
C 会议纪要基本上做到形式尚可，内容与格式完整
D 会议纪要的质量较差，条理不清晰
B