WS预算操作手册.doc

WS预算操作手册282020年5月29日文档仅供参考 文思创新仁科信息系统预算操作手册版本控制版本修改时间作者目的V1 -11-25Wang JuFirst Draft1承诺控制总论31.1PeopletSoft承诺控制流程31.2WS承诺控制模块概述31.2.1预算流程31.2.2预算账组51.2.3预算编码类型51.2.4预算控制科目域51.2.5预算版本51.2.6预算安全性62预算操作手册72.1预算准备72.1.1预算录入72.1.2预算试算92.1.3预算提交102.2预算审批102.3预算执行112.3.1生成预算凭证112.3.2预算凭证编辑过账122.3.3预算记账凭证取消过账152.4预算查询(暂不可用)162.4.1账查询集合162.4.2预算概况172.4.3预算明细182.4.4预算异常情况192.5预算报表212.5.1运行报表212.5.2查看报表221 承诺控制总论1.1 PeopletSoft承诺控制流程1.2 WS承诺控制模块概述1.2.1 预算流程1. 预算协调人开放预算期间2. 业务部门按部门在PeopleSoft系统里填写预算,试算满意后提交;上级部门经理或OP线上汇总查询其组织架构下的所有下属部门预算;如此类推,从下至上层层汇总查询审批,最后BU Head提交预算给预算协调人。3. 预算Review会议讨论各BU预算,BU Head根据会议结果指导底层业务部门修改预算后,提交给预算协调人。4. 预算协调人汇总查询全部BU的预算,并进行Elimination处理,用Dummy部门做调整预算。然后提交CFO审批。5. CFO汇总审核全公司的预算(包括预算协调人的调整预算)。必要时,对公司预算做整体调整。6. 下一季度的滚动预算,预算协调人将前一版本,并同期间的预算取消过账。7. 预算协调人关闭预算期间。注:线上查询能够根据预算组织架构汇总查询,也能够查询各部门明细。查询范围有各用户的查询权限决定。详情参照流程图:1.2.2 预算账组将采用两套明细预算账组:费用型帐组与收入型账组。费用型账组其中包括4种类型的承诺控制明细账:l 预算l 保留基金l 预留基金l 费用收入型账组包含3种类型的明细账:l 预算l 已认定收入l 已收款收入预算账存储预算数据,当在系统中录入预算记账凭证并将其过账后,系统自动将这些数据登记到此账中;费用帐存储承诺控制相关的费用/收入数据,当GL凭单在系统中经过预算检查后,系统自动将该凭单的金额从预算账中扣除,转入到费用账中。收入账存储承诺控制相关的收入数据,当GL凭证在系统中确认为应收帐经过预算检查后,系统自动将该收入从预算账中扣除,计入已认定收入。l1.2.3 预算编码类型文思预算控制关键科目为预算科目,部门。根据科目,分为费用型与收入型。对两种预算进行不带预算跟踪。1.2.4 预算控制科目域预算控制科目域组定义哪个类型的预算在哪几个科目域进行控制或跟踪:l 费用型预算: 科目,部门,分支机构l 收入型预算: 科目,部门,分支机构,项目(暂为DUMMY)1.2.5 预算版本文思预算使用多个预算版本,已实现一年中的滚动预算,四个版本对应四个季度,分别为:l 第一版预算l 第二版预算l 第三版预算l 第四版预算每版预算制定未来12个月。下一版预算提交后,预算负责人手工取消过账前一版本的预算。1.2.6 预算安全性预算模块包括5类角色:1. Preparer:部门预算制定人,填写部门全年预算与滚动预算。可能包括部门经理,VP和预算协调人等。2. Reviewer-1st level:预算复核人,一般为BU Head的助理,将协助BU Head收集部门申报的预算,初步核定提交BU Head,通知经理修改等。3. Reviewer-BU Head: 预算复核人,一般为BU Head,核定与汇总下属部门预算,并提交预算会议讨论。4. Budget coordinator:预算协调人,负责收集全公司的预算,调整汇总数,上报CFO。5. CFO:全面审核公司预算。 2 预算操作手册2.1 预算准备2.1.1 预算录入导航:承诺控制预算添加预算录入预算使用在线录入,在每个季度末录入未来12个月的预算,第一次录入从空白预算开始,在以后的录入中,能够将前一版本预算拷贝。HEADER页面:l 快速开始下拉菜单,可选择将前一版本预算拷贝,或外部内部版本间拷贝。l 填写分支机构,部门所在地或所属分公司。l 试算结果币种,以此币种看预算结果。l 预算填写币种,即,使用何币种制作预算,默认CNY选择后将重置后续所有币种。l 填写项目较多,建议边填写边保存,保存后,系统自动分配流水号。l 成本相关,表示为百分数,填写”11.0”表示”11%”Revenue页面:l 不可编辑的字段,在下方分类预算中填写,自动计算汇总到收入中。l 若存在与预算填写币种不同币种收入(例如,预算用CNY制作,可是包括部分USD的收入),在单行上选择相应的币种,在收入汇总的结果中,换算成预算填写币种加总。在分类预测中选择客户。点击加号添加行。员工预测中,人员利用率表示百分数。”76.5”表示人员利用率”76.5%”填写过程中点击刷新,得到重新计算结果。2.1.2 预算试算按照在Header页面所选试算结果币种,点击页面下方试算,进入试算结果页面,类似SummaryOutput主表。点击右上方图标,能够下载为Excel。看到汇总的试算结果,对不满意的数据,点击返回前一页面修改。2.1.3 预算提交看到结果满意后,点击HEADER页面,提交按钮。提交后,录入数据不能更改。预算状态为已提交,页面不可编辑。2.2 预算审批导航:承诺控制预算添加预算审批作为预算审批人,有预算录入人员的全部页面权限,在检查各部门提交预算的明细数据,在预算录入菜单中,或经过报表查看,预算审批页面仅作审批或退回决议。审批共分为三级,在提交状态中显示审批进度。l 预算审批页面,所有权限下的已提交预算列表。l 勾选checkbox,对所选记录批准,或退回。请注意,若已经预算退回,需要预算准备人修改,请线下通知预算准备人,如邮件方式。准备人将能够重新编辑预算。2.3 预算执行2.3.1 生成预算凭证导航:承诺控制预算添加预算导入预算执行,是全部预算录入,审批完成,准确无误的预算,生成文件,上传至系统承诺控制模块,生成预算记账凭证。预算协调人执行预算导入。l 填写年度,选择季度,即预算版本。点击运行。2.3.2 预算凭证编辑过账导航:承诺控制预算记账凭证输入预算记账凭证查看预算记账凭证记账凭证表头页面预算行,生成的预算文件按照,科目域汇总,查看无误后,处理下拉菜单中选择编辑记账凭证,点击处理。适用于单笔凭证的过账。导航:承诺控制对控制预算记账凭证过账请求过账处理预算记账凭证的批量过账。选择条件,点击运行。点击确定。看到进程实例号,表示系统进程已经提交,点击进程监视器,查看运行状况。2.3.3 预算记账凭证取消过账导航:承诺控制对控制预算记账凭证过账标记以取消过账取消过账前一版本预算,以使用新版本的滚动预算。输入条件,点击搜索,勾选需要取消过账的凭证。点击对选择的记账凭证取消过账,并运行系统取消过账进程。2.4 预算查询(暂不可用)Peoplesoft预算控制提供几个选项进行管理和分析您的预算数据。为了有效的进行决策,预算查询能够使您查询到预算明细、预算例外、交易和未达账项等。2.4.1 账查询集合导航:承诺控制检查预算活动帐查询集合l 账查询集合能够使您对比和比较和多帐组相关的账。l 账查询集合能够使您:l 经过部门和预算周期准备一个固定的预算查询在预算概况查询中使用账查询集合作为查询标准。2.4.2 预算概况导航:承诺控制检查预算活动预算概况预算概况查询能够使您创立一个范围比较广泛标准的查询,而且能够重复使用。使用预算概况查询能够:l 从全面的检查您的预算和预算状态l 钻取检查特定预算记账凭证明细和原始事务l 为一个特定的事务钻取事务原始应用程序l 查看统计的预算活动l 钻取预算例外明细l 查看相关预算,父/子关系和预算属性输入条件,如全部,请输入”%”点击搜索。2.4.3 预算明细导航:承诺控制检查预算活动预算明细预算明细查询和预算概况的本质相同,只不过它能够使您查看到某个特定预算的数据。l 选择关键科目域条件查看一个特定控制预算l 使用钻取功能查看预算账的明细、预算记账凭证和预算活动l 输入预算查询条件,点击搜索,按照科目域组合查看预算详细信息。看到预算当前的执行情况,已使用预算,与剩余预算等等。2.4.4 预算异常情况导航:承诺控制检查预算异常情况预算异常情况预算异常情况用于反映预算记帐凭证的异常,以及总帐记帐凭证对预算的执行情况的异常。使用预算异常情况能够:l 经过检索得到出现异常的条目,查看异常情况l 钻取到预算明细进一步查看预算执行情况l 钻取到总帐记帐凭证查看来源经过检索得到出现异常的条目转至预算明细查看相关条目明细总帐凭证中发生的金额,钻取到相应的总帐凭证查看2.5 预算报表1. 按预算组织架构树,发布相当于Summary Output的报表。2. 预算准备人,审批人查询各部门的明细预算。3. 预算协调人用于Elimination调整用的工作底稿,罗列各BU的各月的预算数。4. 因有全公司汇总预算的情况,无论预算用何种币种填写,预算报表币种均为CNY。运行工作底稿表,查询节点上汇总数。2.5.1 运行报表导航:报告工具PS/nVision定义报告请求l 报告截至日期:必须填写提交预算前一期间。例如,看 第一季度版本预算,指定日期为 -12-31l 类型:webl 格式:EXCEL在范围和发送模板上,选择权限范围内的部门。2.5.2 查看报表导航:报告工具报告管理器管理