外来文件控制程序.doc

外来文件控制程序

1.目的
保证公司对外来文件的正确有效使用。

2.适用范围
本程序适用于对外来文件的管理。

3.引用文件
无

4.定义
外来文件是指由公司总部转发或国家党政机关下发的标准、规范、规定等文件。

5.职责
5.1 现场办公室负责人负责外来文件送阅批示及制定选用的外来文件分发清单。
5.2 各部门负责人负责建议选用外来文件及已批准使用的外来文件在本部门的实行。
5.3 现场办公室资料员负责接收、登记外来文件,办理送批选用手续。
5.4 现场办公室资料员负责选用的外来文件的归档、保管及销毁等。

6.资格和培训
执行本程序不需特别的资格或培训。

7.程序
7.1 外来文件的接收
现场办公室资料员接收外来文件时,填写《收文处理单》（见GFP5-4-F1）,然后送现场办公室负责人审阅。
7.2外来文件的下发、传阅
7.2.1 现场办公室负责人审阅后，认为需要下发的，制定《外来文件使用及下发清单》（见GFP5-4-F2）交资料员，若无需下发，要求现场办公室资料员保存即可。
7.2.2 现场办公室资料员根据下发清单填写《外来文件使用通知单》（见GPP5-4-F3）,连同加盖“选用”标志的外来文件复印件一起送指定部门负责人。
7.2.3 各部门负责人签收外来文件后，组织部门相关员工传阅，并要求其填写《外来文件传阅单》（见GFP5-4-F4）。
7.2.4 各部门直接从党政机关接收的外来文件，须由资料员送往现场办公室登记，加盖“选用”标志后下发到使用部门。
7.3外来文件变更处理
7.3.1部门负责人须及时掌握外来文件更新或修改情况。

7.3.2 现场办公室资料员接到更新或修改后的外来文件,按第7.1～7.2的规定办理。
7.3.3 更新的外来文件发放时，必须收回先前分发到各部门的原使用本，现场办公室资料员、各部门负责人均在下发清单回收栏上签字后，现场办公室资料员才将修改、更新本发至部门负责人。
7.4外来文件的归档保管、回收及销毁
7.4.1 现场办公室资料员每月的最后一个工作日将外来文件原本及《来文处理单》移交公司档案员归档保管，并填写《文件移交单》（见GFP5-3-F5）。
7.4.2 停止使用的外来文件复印本由现场办公室资料员收回后至少保存一个月集中销毁。

8.记录
8.1 《收文处理单》、外来文件原本和《外来文件使用及下发清单》由公司档案员永久保存。
8.2 《外来文件使用通知单》及文件复印本由持有人保存至被现场办公室资料员回收之时。
8.3 《文件传阅单位》由部门兼职资料员保存至新版文件下发为止。

9.附件
9.1 GFP5-4-F1《收文处理单》
9.2 GFP5-4-F2《外来文件使用及下发清单》
9.3 GFP5-4-F3《外来文件使用通知单》
9.4 GFP5-4-F4《外来文件传阅单》

GFP5-4-F1.1
收文处理单

文件标题

编 号

来文单位

收 文 人

收文时间

办公室负责人审阅意见：

主管副总经理批示（需要时填写）

落实情况（由资料员填写）

GFP5-4-F2.1
外来文件使用及下发清单

序号
来文号
来文名称
来文使用审批人
来文使用时间
使用部门
下发数量
接收人
回收时间
交还人
档案员
备注

GFP5-4-F3.1

外来文件使用通知单

:

公司决定自 年 月 日采用 (来文单位)

(来文文号) (来文名称)。具体采用内容:

请遵照执行。

特此通知。

金地(集团)股份有限公司

年 月 日

GFP5-4-F4.2
外来文件传阅单

文件名

文件号

发文单位

接收日期

传阅人签名：

说明：
1.传阅人签名时应同时注明日期。
2.部门兼职资料员最后签名并保管此单。