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目 录
第一章系统概述
第一节系统结构( 五级)
第二节系统模块功能
第二章基本操作
第一节操作简介
第二节系统基本构成情况
第三章 营业操作流程
第一节基本业务处理流程
第二节前台受理( 窗口收寄)
第四章邮件封发
第一节邮件封发
第二节总清单、 路单处理
第三节清单、 总清单、 路单打印
第五章业务查询
第一节业务介绍查询
第二节业务规则查询
第三节资费查询
第四节地名资费查询
第五节快递包裹资费查询
第六节大宗用户资费查询
第七节大宗用户地名资费查询
第八节大宗用户快递包裹资费查询
第九节国内地名查询
第十节港澳台地名查询
第十一节国际地名查询
第六章个人统计
第一章 系统概述
第一节 系统结构( 五级)
邮政支局生产管理系统, 是由福建国通信息科技有限公司开发的, 该系统功能齐全, 当前已在全国邮政支局投入应用, 是国家邮政局推广的统版产品。
第二节 系统模块功能
一、 前台受理功能( 五级)
1．零星收/寄大宗平常函件、 挂号函件、 国内/国际包裹、 国内/国际特快等业务的收寄功能。
2．自动采集重量、 自动计算资费、 自动生成并打印128条码签及相应的业务单据、 收据、 发票等。
3．在查改模块中修改或删除邮件信息, 重打单据及收据或发票等。
4．实现手工网点的代录、 补录功能。
5．实现大宗用户收寄数据文件的导入功能( 前台终端不能导入) 。
6．实现窗口投递业务处理功能。
7．实现报刊零星订阅、 报刊大宗订阅、 报刊大宗缴款、 报刊订阅缴款功能( 此功能当前还未实现) 。
二、 邮件封发处理功能( 四级)
1．实现直封、 非直封邮件勾挑核对、 按照设定的邮件封发关系进行邮件封发处理。
2．代办所清单录入功能; 实现代办所封发清单的代录入功能。
3．总清单、 路单处理; 实现按照设定的清单、 总清单、 路单封发关系自动生成总清单、 路单功能。
4．清单、 路单、 总清单打印; 实现各总封发单据的打印功能。
三、 数据查询功能( 四级)
实现邮件通达情况查询; 资费查询; 地名查询; 系统消息查询; 历史邮件查询。
四、 档案及查验功能( 支局长和质检) ( 三级)
1．进出口邮件、 总包发验及复验功能。
2．进出口查单、 催查单及回查单登记管理功能。
3．历史数据的查询、 打印功能。
五、 后台管理功能( 二级)
实现票据管理; 支局日志查询; 零售品管理; 邮袋管理; 邮件赔偿处理等。
六、 平衡统计功能( 二级)
实现个人营业收入报表; 个人产量报表; 窗投平衡表; 大宗用户分户帐处理等。
七、 班组统计功能( 二级)
实现支局营收统计报表; 支局产量报表; 支局特快营收报表; 支局袋盒汇总表; 支局袋盒平衡表等。
八、 业务管理功能( 二级)
实现资费控制; 大宗用户优惠率控制; 稽核收寄信息; 查询资费修改日志; 信息发布。
九、 系统维护功能( 一级)
1．支局参数维护: 支局邮件种类、 支局封发种类参数、 支局用户信息、 支局用户优惠率、 支局系统参数、 支局单据格式、 邮件号码表等维护。
2．机构、 员工、 权限控制: 机构、 员工、 台席、 系统权限设置。
3．系统基础数据维护: 邮件资费; 邮件备注; 邮件通达情况; 地名信息; 交易种类; 邮件催领逾退参数; 统计代码单元; 资费种类; 票据种类。
第二章 基本操作
第一节 操作简介
该系统应用于字符终端, 界面简洁。
常见的信息采集模式为:
1、 输入框:
如:
输入部分下划线引出, 回车表示输入完成光标并跳到下一输入, ↑键上移到上一输入, ↓键下移到下一输入, 不过由于某些输入框为非空字段, 只有在输入正确键值时, ↑↓键才起作用。
2、 按钮:
如:
回车代表按钮按下, ←、 →键能够在按钮间移动。
3、 快捷键
提供快捷输入的功能键F1, F2, F3……等, 具体功能与快捷键的对应提示一般显示在屏幕底部, 如前台邮件收寄:
第二节 系统基本构成情况
一、 基本操作热键
◆F1 切换交易类型, 提供快捷切换到某个业务模块的功能; 如果输入的交易码正确则切换到具体的交易模块上, 错误则回当前模块上。
◆F2 切换邮政地名输入方式, 分别为:
第一种: ”邮码/拼音输入”方式, 直接输入邮政编码或拼音码, 无需切换。
输入邮政编码的前四位。如”北京”则输入”1000”;
或输入省会、 直辖市城市输入前两个汉字首拼, 非省会、 直辖市城市输入前两个汉字首拼和笔划码;
笔划码的定义为:
横 1 竖 2
撇、 捺 3 点 4
其它 5
例如: 北京－ BJ、 福州－ FZ、 泉州－ QZ33
第三种: ”五笔输入”方式;
一般国内地名默认”邮码/拼音输入”输入方式, 国际地名则默认为”拼音输入”, 经过功能键F2进行切换。
◆F3 切换交易代码输入以及地名代码输入的匹配模式, 系统在输入代码中大多支持支持两种查询模式: 精确、 模糊匹配。使用精确匹配模式能够在输入中提高命中的准确度, 使用模糊匹配则将命中的数据项, 显示在界面最底行进行选择, 减少记忆难度。
如: 在邮码录入状态下, 用【F3】功能键切换查询方式为”模糊”查询, 在地名栏输入”1”, 则系统将显示出所有邮码以”1”打头的地名信息, 以供选择。
界面如下:
能够输入相符地名信息的流水号直接选择, 或经过【PgUp】【PgDn】功能键上、 下翻页浏览选择。
当前系统绝大多的代码输入支持上述的输入方式。
◆F4 用户代码或用户名称输入: 系统将根据用户的输入, 自动在用户信息库中寻找相同的代码, 如果不存在, 则认定输入内容是用户名称( 主要为发票打印的用户服务) , 用户信息库主要是基于大宗用户信息建立。
◆F5 应用于存在各种业务自身封面或小条的重新打印; 比如包裹单、 特快封面、 挂号小条的重新打印。
◆F6 应用于发票的重新打印。
◆F7 激活附加信息输入界面。可按业务需要输入、 存储收寄件人名址、 联系电话等重要信息。
◆F8 激活内件信息输入界面。可按业务需要输入、 存储邮件内件信息等报关资料。
◆F9 切换单状态和批状态。
◆F10 激活付费方式选择界面, 以及关联邮资标志切换热键。当付费方式为”现金”和”记欠”时, 邮资标志将自动判断为”邮资机”, 当付费方式为”贴票”时, 邮资标志将自动判断为”邮票”。
◆F11 窗口收寄/代录补录切换。
◆F12 退出当前处理界面。
◆CTRL+G 查询界面清屏; 前台函件类收寄界面切换盖销方式热键。
◆CTRL+R 根据条件读取信息。
◆CTRL+A 在当前光标所在行插入一条新纪录。
◆CTRL+D 在当前光标所在行删除一条纪录。
◆CTRL+W 数据保存。
◆CTRL+E 当前操作框员临时签退功能。
◆CTRL+F 收寄界面输入值部分屏蔽功能。
二、 交易码的构成
( 一) 函件、 包裹、 特快交易代码的形成根据层式结构递推, 其中第一位数字表示邮件父类型, 第二位数字表示邮件寄达地址, , 第三位表示具体邮件种类, 然后根据具体业务情况组合形成使用的交易代码, 其中规律如下:
第一位数字: 1 平函, 2 挂号, 3 包裹, 4 特快
第二位数字: 0 本埠, 1外埠, 2 国际, 3 港澳, 4 台湾
第三位数字: 平信、 挂号、 保价部分:
0 信函
1 印刷品
2 明信片
3 盲人读物
4 邮简
5 商业信函
6 回音卡
7 印刷品专袋
8 小包
9 邮政公事
A 特殊挂号
B 义务兵
C 全球优先函件
D 帐单商业信函
E 商函印刷品
包裹部分:
0 国内包裹
1 快递包裹
2 直递包裹
3 区域包裹
特快部分:
1 EMS
2 TNT
3 礼仪
4 电子信函
5 超常规
6 特惠箱
7 代收货款
8 直递
9 空运
0 快货
例如: 100 本埠平信
211 国内挂号印刷品
422 国际TNT
228 国际小包
31 国内包裹
( 二) 窗投部分代码构成:
CTCG 窗投记录查改 CTCL 窗投催领逾退
CTLR 窗投邮件录入 CTWX 窗投未销统计
CTXH 窗投销号 CTYX 窗投已销统计
CTZT 窗投转退
( 三) 系统部分代码构成:
PJSY 票据使用
PJHS 票据回收
PJZX 票据注销
CG 查询或修改前台收寄情况
CX 查询前台历史收寄记录
FFCX 查询封发及票据使用情况
三、 备注的使用
备注信息代码是根据实际业务的备注信息的首拼形成( 国际航空水陆路包裹的备注为SAL) ; 多个备注时, 每个备注之间用”╱”隔开。
根据业务规范, 交易代码第一位数字为”1”的业务, 备注信息只有”HK( 航空) 、 S( 小信封) 、 L( 大信封) ”能起作用; 交易代码第一位数字为”2”的业务, 备注信息有”HK(航空)、 HZ(回执)”; 交易代码为”310”, 即国内包裹的备注信息有”HZ(回执)、 HB(红杯)、 HBS(红杯水)、 ZF( 直封) ; 交易代码为”320”, 即国际包裹的备注信息有”HK(航空)、 SLL(水陆路)、 SAL(航空水陆路)”, 特快的备注信息有”A4( A4纸) 、 B4( B4纸) 、 A3( A3纸)、 HB( 红杯) 、 HBS( 红杯水) 、 HL( 花篮) 、 HS( 花束) 、 DG( 蛋糕) 、 W( 文) 、 P( 物) 、 P1( 物按文) 、 SJ( 省际) 、 SN( 省内) 、 T( 退) 、 Z( 转) 、 TD( 投递) 、 TS( 特殊) 、 ZF( 直封) 、 ZT( 自提) 、 ZD( 直递) 、 V( 文银优惠) 、 YH( 邮航) 、 HZD( 回执单) 。当备注为WZ( 无着) 时, 表示当前邮件为无着邮件, 计费为0。
第三章 营业操作流程
第一节 基本业务处理流程
一、 基本业务处理流程( 五级)
票据请领→窗口收寄( 窗投) →封发处理→个人统计( 营业日报表、 业务统计表)
二、 票据请领( 五级)
1、 新系统上线时, 网点主管应在系统主界面的后台管理和票据管理模块中先做票据入库( RK) , 然后分配给各台席。
2、 营业员在系统主界面的后台管理和票据管理模块做请领( QL) 。
注意事项:
票据错开, 输入交易码PJZX( 票据注销) 。
票据空打、 漏打, 输入交易码PJSH( 票据收回) 。
交易代码07, 具有查询、 打印、 统计等功能。
三、 系统登录界面
图1.3.4-1
输入员工工号, 对应密码, 台席后, 回车进入系统。
若密码过期系统将提示: ”密码已经过期,请马上修改密码”。回车【确定】, 当前光标将停留在图1.3.4-1中的【密码】按钮处, 回车确定修改, 系统将弹出密码修改输入框。修改操作请见本文第”7修改密码”章节详述。
若系统提示: ”你不能登录本机”。则表示该台席已设IP限制, 请更换为对应的台席号, 即可进入操作系统。
若输入员工号后, 系统提示选择登录的机构, 如下图所示:
表示系统已启动: 员工可登录替班机构进行邮件收寄、 封发、 日报汇总等操作功能。事前班组长在【8系统维护—2机构相关信息维护—2员工】模块, 预设参数值, 具体设置方法见下文”8.2.3员工”。
该项提示是在员工第一次登录系统时, 系统将弹出机构选择框。在当前提示状态下, 可选择替班或登录的机构序号。该替班员工收寄的业务收入, 算入替班机构当天的营业收入。
三、 系统主界面
图1.3.5-1
系统将根据登录员工权限设置, 对有权访问的功能模块选项显示时标注下划线, 对无权操作模块, 则不标注下划线。对于无权登录的模块, 强行进入时, 系统将报错”没有权限”, 且不允许进入。功能权限模块设置方法详见下文”10.3.6功能模块权限设置”
在上图光标所在处输入”1”回车, 或者由热键【F1】弹出交易码输入框, 如下图:
图1.3.5-2
当【F3】切换显示为”精确匹配”方式时, 需输入准确的交易码, 如外埠挂号信件为”210”, 则输入交易代码”210”, 回车确认则进入收寄界面。
当【F3】切换为”模糊匹配”查找方式时, 只需输入模糊的交易代码查找。如需查找外埠挂号信件的交易码, 只需输入”2”或”21”回车确认, 则系统界面底部将弹出邮件代码提示栏, 可用【Pgup】【PgDn】功能键上下翻页选择提示信息, 查找到相符信息时, 在当前光标所在处输入相应序号, 界面如下图:
图1.3.5-3
输入后系统自动切换到具体的收寄界面中, 错误则返回当前模块。按【F12】功能键可退出上图所示的查找状态。
用户也可经过【F6】浏览常见交易码和【F7】浏览交易码功能键, 查询浏览相关交易代码, 可方便用户查找录入。
四、 前台交易状态栏
前台交易状态栏位于屏幕底部, 前台按钮栏对应于录入状态, 依次是计费、 修改、 放弃;
对应于计费状态, 依次是提交、 修改、 放弃;
对应于提交状态, 依次是继续、 修改、 删除。
其对应功能也是字面相应的功能。
第二节 前台受理( 窗口收寄)
一、 平常函件
平常函件的交易代码以数字1开头, 交易录入界面如下图所示。
图2.1-1
1、 操作步骤:
( 1) 在录入图示的邮件备注、 重量、 件数信息后回车, 光标跳到【计费】按钮;
( 2) 回车确认计费, 系统将自动计算资费, 计费结束后键值转为【提交】状态;
( 3) 零星收寄状态下, 系统默认付费方式为”现金”, 其对应的邮资标识为”邮资机”。当付费方式【F10】切换为”贴票”, 则对应的邮资标识为”贴票”。邮资标识为”邮资机”的业务收入将会统计到个人营业日报表中的邮资机相关统计项目中。邮资标识为”贴票”的业务收入将汇总统计在个人营业日报表中的”用户自贴票”统计栏中。
( 4) 若需修改收寄记录用【→】键将光标移至界面的【修改】按钮处, 回车确认则光标重新回到收寄界面, 可修改收寄数据。用【→】键将光标移至界面的【放弃】按钮处,回车确认, 则清空此次收寄数据;
( 5) 按回车键则确认【提交】, 系统将存储邮件信息。若存储成功, 付费方式为【现金】状态的系统将提示”确认当前票据号”。否则, 在左下角提示”存储不成功”;
( 6) 确认当前票据号码, 可上移光标修改当前票据号码。选择【确定】则打印发票, 否则选【放弃】按钮, 系统将提示”是否确定取消收据”, 选择【是】取消生成收据, 而且界面回到录入状态, 选择【否】返回提示打印界面;
( 7) 提交成功后, 系统界面自动清空, 可继续录入下一件( 与上一件具有同样的业务种类代码) , 或按F1键切换交易种类代码, 输入其它业务的交易码, 然后调用对应的收寄界面, 或按F12退出收寄;
( 8) 需做交易批处理时, 在录入状态下按【F9】功能键, 界面上方由显示”单”状态改变为”批”状态;
( 9) 大宗用户用邮收寄时, 在录入状态下按【F4】功能键, 界面下方弹出用户名输入栏, 输入用户名;
( 10) 当前收寄状态下需重打收据时, 在提交状态下按【F6】功能键, 界面弹出当前票据号码提示, 回车确认则重打发票。事后需重打发票时, 在查改状态下( 在下文3.1.1查改功能中详述) , 选中并显示此条收寄记录, 按【F6】功能键重打。
2、 注意事项:
( 1) 录入收寄信息时均经过回车确认移动光标至下一个输入项;
( 2) 在打印完或放弃打印后, 在零星收寄的”单”模式时, 提示”确认当前特快发票号码”。在零星收寄的”批”模式或”用户收寄”模式下, 则要在按F9结束”批”状态或结束”用户收寄”时才显示打印提示;
( 3) 系统在未确认【提交】前均能够对收寄记录进行修改, 可用【→】或【←】功能键移到光标选择【修改】键对刚才录入的该件邮件进行相应的修改, 选择【删除】或【放弃】按钮则删除、 清空原收寄记录;
( 4) 收寄完毕后在当界面继续收寄下一笔业务, 或按F1键继续录入与刚录入的邮件具有相同种类代码的邮件, 或输入其它交易种类代码切换到另一收寄界面;
( 5) 所有操作过程的错误将弹出消息框, 或者在屏幕下方显示信息;
( 6) 邮件备注信息在【8系统维护—4全局业务参数维护—2备注维护】模块中做相应维护;
( 7) 邮件重量和资费信息在【8系统维护—5机构相关业务参数维护—1资费参数维护】模块中做相应维护;
( 8) 付费方式一般默认为现金, 可经过【F10】功能键进行修改。大宗用户的付费方式在【8系统维护—1支局业务参数维护—3大宗用户信息维护】模块中做相应维护;
( 9) 用户名可支持多种方式输入。可输入用户代码, 如”10501”, 或输入用户首拼, 如”GTKJ”( 国通科技) ;
( 10) 大宗用户用户名的维护在【8系统维护—1支局业务参数维护—3大宗用户信息维护】模块中做相应维护;
( 11) 票据格式统一在【8系统维护—1支局业务参数维护—7支局使用单据格式设置】模块中添加修改。
说明: 以下各类交易中若有同上操作均不在下文中复述, 请参照上文操作。
二、 挂号函件
挂号函件的交易代码以2开头, 输入界面如下图所示。
图2.2-1
1、 操作步骤:
( 1) 在录入图示的邮件号码、 寄达局、 邮件备注、 重量、 保险( 保价、 保值) 金额、 件数、 收件人姓名信息后回车, 按下计费按钮;
( 2) 寄达局名可经过多种方式输入, 方式用【F2】功能键切换, 如当其显示为”邮码拼音”入方式时输入六位邮编或首拼即可( 在本手册1.3.1基本操作热键中做具体介绍) 。
( 3) 允许输入6位用户提供的详细邮编, 系统将根据4位地名代码判断寄达局, 且收寄邮编信息系统将存储, 以备查询;
( 4) 【邮政编码】栏, 在寄达局正确输入后, 将显示该寄达局的对应邮编, 或存储用户提供的准确六位邮编。
( 5) 国际邮件, 输入用户提供的寄达国邮编时, 系统将判断其准确位数, 并给与提示。以保证卡哈拉国际邮件的数据准确率。寄达国邮编预设参数见下文”国际地名表维护模块”说明。
( 6) 国内给据函件、 包裹等邮件号码可实现同一机构抢号制。但应在事前维护”8系统维护—1支局业务参数维护—5邮件号码表维护”的前提下才可实现。维护方法见本文第”10.4 邮件号码表维护”章节。
( 7) 设置抢号时, 系统收寄界面邮件号码栏将显示”自动生成”字样, 在收寄提交后系统将在收寄界面底部显示生成的邮件条码。
( 8) 若需输入收寄件人名址信息时, 在计费状态下按【F7】功能键, 输入收寄件人名址联系电话等信息, 输入完毕后确认退出;
( 9) 各收寄项输入完毕后回车确认计费, 系统将自动计算资费, 计费结束后键值转为【提交】状态;
( 10) 按回车键则确认【提交】, 系统将存储邮件信息。若存储成功, 系统将提示”准备打印单据”。否则, 在左下角提示”存储不成功”;
( 11) 选择【打印】键打印挂号收据, 或选择【放弃】键放弃打印;
( 12) 当付费方式为”现金”时, 挂号收据打印完成后界面提示: ”确认当前票据号码”, 可上移光标修改当前票据号码, 选择【确定】则打印发票, 否则选【放弃】按钮, 系统将提示”是否确定取消收据”, 选择【是】取消生成收据, 而且界面回到录入状态, 选择【否】返回提示打印界面;
( 13) 打印成功后, 按【继续】则录入下一件( 与上一件具有同样的业务种类代码) , 或按F1键切换交易种类代码, 输入其它业务的交易码, 然后调用对应的收寄界面, 或按F12退出收寄;
( 14) 当前收寄状态下需重打挂号收据时, 在提交状态下按【F5】功能键, 回车确认则重打挂号收据;
( 15) 当付费方式为”现金”, 在当前收寄状态下重打发票时, 需在提交状态下按【F6】功能键, 界面弹出当前票据号码提示, 回车确认则重打发票;
( 16) 零星收寄状态下, 系统默认付费方式为”现金”, 其对应的邮资标识为”邮资机”。当付费方式【F10】切换为”贴票”, 则对应的邮资标识为”贴票”。邮资标识为”邮资机”的业务收入将会统计到个人营业日报表中的邮资机相关统计项目中。邮资标识为”贴票”的业务收入将汇总统计在个人营业日报表中的”用户自贴票”统计栏中。
( 17) 事后需重打挂号收据或发票时, 在查改状态下( 在下文2.8中详述) , 选中并显示此条收寄记录, 按【F5】或【F6】功能键重打。
( 18) 在当前收寄界面按【CTLR+F】, 激活界面输入值部分屏蔽功能。系统将弹出提示框, 如下图所示:
( 19) 若挂号函件收寄界面无需保险金额输入项, 则可在提示框内, 将光移至”保险金额”栏, 直接回车选中, 系统将在”选中标志”栏, 显示”√”标志, 按【CTLR+W】保存后, 重新登录收寄界面系统将自动屏蔽该输入项。
( 20) 激活【CTLR+E】, 启动临时签退功能, 系统将弹出当前员工工号、 密码输入框, 未输入工号密码, 系统不允许任何操作, 如下图所示:
2、 注意事项:
( 1) 其中国内或台湾邮件的挂号号码将按顺序自动产生, 而且能够根据业务需要进行修改。继续进行的挂号邮件的邮件号码是根据修改后的邮件号码继续自动产生, 自动生成的邮件号码原则能够修改。
( 2) 国内或台湾邮件的挂号号码可统一在【8系统维护—1支局业务参数维护—5邮件号码表维护】模块中添加修改。
( 3) 票据格式统一在【8系统维护—1支局业务参数维护—7支局使用单据格式设置】模块中添加修改。
( 4) 在收寄同种类型、 同一收件人、 重量相同的大宗连号的国内或台湾号挂号函件时, 可在邮件号码栏处输入”起号”, 在件数栏内输入”总件数”即可, 系统将自动算出邮件总资费。
( 5) 前台收寄界面若显示寄达局【邮政编码】用误, 请维护基础数据维护模块――国内地名信息维护。
( 6) 给据邮件号码可指定与某类邮件, 或大宗、 零星共用一套号码, 请在【8.系统维护――邮件号码表维护】模块中进行设定。
三、 国内普通包裹
国内包裹的交易代码是310, 输入界面如下图。
图2.3-1
1、 操作步骤:
( 1) 在录入图示的邮件号码、 寄达局、 材料费、 邮件备注、 重量、 保险( 保价、 保值) 金额、 件数信息后回车, 按下计费按钮;
( 2) 若需输入收寄件人名址信息时, 在计费状态下按【F7】功能键, 系统将弹出附加信息输入界面, 如下图2.3-2所示。输入收寄件人名址联系电话等信息, 输入完毕后确认退出;
图2.3-2
( 3) 若需输入内件信息时, 在计费状态下按【F8】功能键, 系统将弹出内件信息输入界面, 如下图2.3-3所示。输入邮件的内件信息, 输入完毕后确认退出;
3-3
( 4) 输入完各项回车光标跳到【计费】按钮, 回车确认计费, 系统将自动计算资费, 计费结束后键值转为【提交】状态;
( 5) 按回车键则确认【提交】, 系统将存储邮件信息。若存储成功, 系统则提示打印包裹单, 否则, 在左下角提示”存储不成功”;
( 6) 选择【打印】或【放弃】按钮, 回车确认, 打印包单或放弃打印;
( 7) 打印成功后, 按【继续】则录入下一件( 与上一件具有同样的业务种类代码) , 或按F1键切换交易种类代码, 输入其它业务的交易码, 然后调用对应的收寄界面, 或按F12退出收寄;
( 8) 当前收寄状态下需重打包裹单时, 在提交状态下按【F5】功能键, 回车确认则重打包单;
( 9) 事后需重打包裹单时, 在查改状态下( 在下文2.8中详述) , 选中并显示此条收寄记录, 按【F5】功能键重打。
( 10) 国内给据函件、 包裹等邮件号码可实现同一机构抢号制。但应在事前维护”8系统维护—1支局业务参数维护—5邮件号码表维护”的前提下才可实现。维护方法见本文第”10.4 邮件号码表维护”章节。
( 11) 设置抢号时, 系统收寄界面邮件号码栏将显示”自动生成”字样, 在收寄提交后系统将在收寄界面底部显示生成的邮件条码。
2、 注意事项:
( 1) 国内包裹号码将按顺序自动产生, 而且能够根据业务需要进行修改。继续进行的挂号邮件的邮件号码是根据修改后的邮件号码继续自动产生, 自动生成的邮件号码原则能够修改;
( 2) 国内包裹号码可统一在【8系统维护—1支局业务参数维护—5邮件号码表维护】模块中添加修改;
( 3) 国内包裹单的种类统一在【8系统维护-1支局业务参数维护-7支局使用单据格式设置】模块中添加修改;
( 4) 票据格式统一在【8系统维护-1支局业务参数维护-7支局使用单据格式设置】模块中添加修改;
( 5) 在收寄同种类型、 同一收件人、 重量相同的大宗连号国内包裹时, 可在邮件号码栏处输入”起号”, 在件数栏内输入”总件数”即可, 系统将自动算出邮件总资费;
( 6) 零星收寄的付费方式默认为”现金”;
( 7) 其中材料费指纸箱等包装材料费用;
( 8) 国内包裹邮件资费统一在【8系统维护—4全局业务参数维护—5地名资费参数表维护】。
四、 快递包裹
邮件交易代码是311, 输入界面如下图:
图2.4-1
1、 操作步骤:
( 1) 录入图示的邮件号码、 寄达局、 材料费、 邮件备注、 重量、 保险( 保价、 保值) 金额、 件数信息后回车, 按下计费按钮;
( 2) 若需输入收寄件人名址信息时, 在计费状态下按【F7】功能键, 输入收寄件人名址联系电话等信息, 输入完毕后确认退出;
( 3) 若需输入内件信息时, 在计费状态下按【F8】功能键, 输入邮件的内件信息, 输入完毕后确认退出;
( 4) 输入完各项回车光标跳到【计费】按钮, 回车确认计费, 系统将自动计算资费, 计费结束后键值转为【提交】状态;
( 5) 按回车键则确认【提交】, 系统将存储邮件信息。若存储成功, 系统则提示打印包裹单, 否则, 在左下角提示”存储不成功”;
( 6) 提示封班信息如图2.5-2, 核对封发班次、 清单号码、 容器类型, 确认无误后按【确定】按钮则直接封班, 屏幕左下角会显示”直封邮件已成功封发”。按【F12取消】则放弃封班, 继续收寄业务, 待后台统一封发时再进行封班处理;
图2.4-2
( 7) 选择【打印】或【放弃】按钮, 回车确认, 打印包单或放弃打印;
( 8) 打印成功后, 按【继续】则录入下一件( 与上一件具有同样的业务种类代码) , 或按F1键切换交易种类代码, 输入其它业务的交易码, 然后调用对应的收寄界面, 或按F12退出收寄;
( 9) 当前收寄状态下需重打包裹单时, 在提交状态下按【F5】功能键, 回车确认则重打包单;
( 10) 事后需重打包裹单时, 在查改状态下( 在下文2.8中详述) , 选中并显示此条收寄记录, 按【F5】功能键重打。
2、 注意事项:
( 1) 已封班信息可在【2邮件封发—1封发处理】模块中修改;
( 2) 邮件封发种类和清单号码可在【8系统维护—4全局业务参数维护—13封发种类参数基础表, 17邮件种类基础表和18封发种类表维护】模块中设置、 修改;
( 3) 快递包裹资费统一在【8系统维护—4全局业务参数维护—6特殊关系表维护】模块中做相应维护。
五、 国际包裹
邮件交易代码是320, 输入界面如下图。
图2.5-1
1、 操作步骤:
( 1) 输入图示信息项, 包括: 邮件号码( 根据国际包裹单输入) 、 材料费、 寄达局、 邮件重量、 邮件备注、 保险( 保价、 保值) 金额、 件数信息后回车, 按下计费按钮;
( 2) 若需输入收寄件人名址信息时, 在计费状态下按【F7】功能键, 输入收寄件人名址联系电话等信息, 输入完毕后确认退出;
( 3) 若需输入内件信息时, 在计费状态下按【F8】功能键, 输入邮件的内件信息, 输入完毕后确认退出;
( 4) 输入完各项回车光标跳到【计费】按钮, 回车确认计费, 系统将自动计算资费, 计费结束后键值转为【提交】状态;
( 5) 按回车键则确认【提交】, 系统将存储邮件信息。若存储成功, 系统则提示打印包裹单, 否则, 在左下角提示”存储不成功”;
( 6) 选择【打印】或【放弃】按钮, 回车确认, 打印包单或放弃打印。打印完成后界面提示确认国际包裹发票号码;
( 7) 出现确认当前票据号时, 可上移光标修改当前票据号码。选择【确定】则打印, 否则【放弃】系统将提示”是否确定取消收据”, 选择【是】取消生成收据, 而且界面回到录入状态, 选择【否】返回界面;
( 8) 打印成功后, 按【继续】则录入下一件( 与上一件具有同样的业务种类代码) , 或按F1键切换交易种类代码, 输入其它业务的交易码, 然后调用对应的收寄界面, 或按F12退出收寄;
( 9) 当前收寄状态下需重打包裹单时, 在提交状态下按【F5】功能键, 回车确认则重打包单;
( 10) 在当前收寄状态下重打发票时, 在提交状态下按【F6】功能键, 界面弹出当前票据号码提示, 回车确认则重打发票;
( 11) 事后需重打包单或发票时, 在查改状态下( 在下文2.8中详述) , 选中并显示此条收寄记录, 按【F5】或【F6】功能键重打。
六、 特快邮件收寄
( 一) 特快邮件
1、 交易代码
交易代码包括: 401( 本埠特快) , 407( 本埠代收货款) , 411( 外埠特快) , 417( 外埠代收货款) , 421( 国际特快) , 422( 国际TNT) , 431( 港澳特快) , 441( 台湾快件) , 432( 港澳TNT) , 442( 台湾TNT) 。录入界面如下图2.6.1-1。
图2.6.1-1
2、 操作步骤:
( 1) 输入界面相关收寄提示信息, 包括: 特快详情单号码、 邮件备注、 材料费、 寄达局、 邮件重量、 代收货款、 保险( 保价、 保值) 金额;
( 2) 录入备注信息时, 输入”P”显示”物”——表示物品型; 输入”W”或不输入直接回车, 系统将显示”文”——表示文件型; 输入”HZD”显示”回执单”——表示受理特快回执单业务, 则系统将不与计费; 输入”YP”显示”一票”——表示受理特快一票多件业务, 则系统将自动按一票多件邮件计费。
( 3) 输入完各项回车光标跳到【计费】按钮, 回车确认计费, 系统将自动计算资费, 计费结束后键值转为【提交】状态, 界面如下图2.6.1-2所示:
图2.6.1-2
( 4) 按回车键则确认【提交】, 系统将存储邮件信息。若存储成功, 系统则提示”准备特快封面, 开始打印! ”。否则, 在左下角提示”存储不成功”;
( 5) 选择【放弃】键放弃打印, 或选择【打印】键打印特快封面, 打印完成后界面提示确认特快发票号码, 显示如图2.6.1-3;
图2.6.1-3
( 6) 出现确认当前票据号时, 选择【确定】则打印, 否则【放弃】系统将提示”是否确定取消收据”, 选择【是】取消生成收据, 而且界面回到录入状态, 选择【否】返回上图2.6.1-3界面;
( 7) 若为TNT物品型将在打印特快收据前提示打印商业发票, 回车确认打印。打印完成后将继续提示打印特快收据;
( 8) 提交成功后, 按【继续】则录入下一件( 与上一件具有同样的业务种类代码) , 或按F1键切换交易种类代码, 输入其它业务的交易码, 然后调用对应的收寄界面, 或按F12退出收寄;
( 9) 国际TNT邮件, 可在邮件计费提交前经过F7功能键录入内件信息, F8功能键录入附加信息, 系统将记录其输入数据, 依此打印出国际TNT邮件详情单和商业发票。操作界面请详见本文中【2.3国内包裹】所述。
( 10) 【CTRL+G】查询邮件通达情况信息, 如下图2.6.2-4所示。收寄处理时, 输入邮件重量后, 若该在【8系统维护—4全局业务参数维护—2邮件通达情况】中有维护备注信息的, 系统也将自动弹出提示营业员。
( 11) 特快( 赶发邮航) 类邮件的收寄: 首先应由支局长在”8系统维护—1支局业务参数参数—6支局相关参数设置”模块设置参数, 系统将自动启用本支局特快( 赶发邮航) 类邮件的收寄和封发功能。
( 12) 根据国内地名表中寄达局的赶发邮航标志, 在邮件备注栏自动打上邮航标记。并在特快邮件详情单上打印”YH”—邮航备注。
3、 注意事项:
( 1) 各类特快邮件资费统一在【8系统维护—4全局业务参数维护—5地名资费参数表维护和4资费参数维护】模块中做相应维护。
( 2) 特快邮件备注信息统一在【8系统维护—4全局业务参数维护—2备注维护】模块中做相应维护。
( 二) 同城及外埠礼仪特快的收寄
1、 交易代码
交易代码包括403( 本埠礼仪特快) , 413( 外埠礼仪特快) 。收寄界面显示如下图2.6.3-1。
图2.6.3-1
2、 操作步骤:
( 1) 输入界面收寄提示信息, 包括: 特快号码、 寄达局名、 礼品名称、 基本投递费、 礼品名称、 礼品费、 定时投递时间、 定时投递费、 节日投递标志、 节日投递费、 其它费、 附言;
( 2) 在录入礼品名称时, 输入代码显示在界面左下角, HL---花篮、 HS----花束、 DG---蛋糕。当用户一次预定多种礼品时, 在多个礼品备注之间用”/”隔开, 如: 定购”花篮和蛋糕”则输入时相应的代码应为”HL / DG”;
( 3) 输入定时投递时间则表示要定时投递
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