iOA通用办公自动化解决方案样本.doc

资源描述

iOA通用办公自动化解决方案版本：2.1 目录 1 对办公自动化系统通用性探讨 4 1.1 当前OA产品市场几种特点 5 1.2 办公自动化系统需求产生 7 1.3 电子文档类型数据特殊性 8 1.4 针对电子文档管理，办公自动化系统常用功能模块 9 1.5 办公自动化系统对业务协作支持 13 1.6 办公自动化系统对决策支持 14 1.7 办公自动化中工作流专项 16 2 公司顾客应用特点 25 2.1 iOA支持公司级应用 25 2.2 公司顾客典型应用例子 26 2.3 成功客户例子 27 3 政府机构应用特点 28 3.1 特点：以公文管理为中心、业务解决为辅助，贯彻政务电子化 28 3.2 iOA支持政府机构应用 28 3.3 政府顾客典型应用例子 29 3.4 成功客户例子 30 4 教诲机构应用特点 31 4.1 iOA支持教诲行业应用 31 4.2 教诲行业典型应用例子 32 4.3 成功客户例子 33 5 通用办公自动化方案总结 34 1 对办公自动化系统通用性探讨回顾办公自动化（OA）系统发展，已有二十近年历史了。OA来源于政府公文和档案管理需求，它实现了政府某些工作流程自动化和文档电子化管理。它特点是以公文解决、档案管理为核心，办公其实就是办文，并形成了后来OA基本体系。因此，OA雏形，完完全全按照政府需求而拟定其重要功能模块。从二十年前基本OA雏形，咱们大概可以概括如下几种突出应用功能点： n 告知公示（电子化公示牌）和公共讨论（BBS） n 文献电子化传递、互换和共享 n 对某个文档电子化共同编辑（例如：政府公文共同拟稿） n 审批操作流程实现（划分流程任务，生成代办事宜，等等）后期OA系统，功能日趋多样化。例如通过整合电子邮件系统以满足员工之间进行沟通交流，有一种特别突出应用就是工作流应用。同步，各种OA厂商进行更深层次竞争，涉及功能点无休止扩张，例如整合客户关系管理（CRM）、人力资源管理（HRM）、营销自动化管理（SFAM）、财务管理（FM），等等。二十年间，中华人民共和国浮现了超过1000家大大小小OA产品。面对如此火爆市场，客户购买意愿立即就通过厂家各种宣传途径得到不同限度提高，各行各业都跃跃欲试，纷纷把办公自动化系统选型和购买提上议程。各种“无纸化办公”、“协同管理”、“精准管理”、“协同政务”等等概念把办公自动化系统美好应用前景进行了一次又一次刻画。通过一波又一波产品普及，客户逐渐感觉到，产品应用不象商家描述那么完美。呆板操作、系统功能不稳定性、系统术语泛滥让人摸不着头脑，特别是工作流，说是协同无敌（？），但做时候，却要顾客派出来实行人员花上长达半年时间理解系统，进而对系统修修补补，勉强履行了，操作人员一看到界面，需要点这点那就犯困。人员一旦离开了，系统就悄悄瘫痪了。在贴近顾客某些中立论坛中（例如：中知论坛）咱们看到了诸多例如“OA系统上线一年多了，还是应用不起来”，“产品功能不够人性化”，“我被OA害惨了”等等令人可惜、针相应用OA系统某些负面案例。这些过往经验都给广大故意向购买OA产品顾客一种很强烈信息：“一定要选对产品”。如何透过各种厂商承诺，看出产品真实面貌，结合自身需求来做出明智选取，成为客户十分关注问题。通过本方案简介，咱们相信能完美回答上述问题。本文作为一篇对办公自动化通用方案简介，绝对不限于仅仅对iOA产品表述。相反，通过本文，咱们想“借”读者一双慧眼，通过阅读咱们收集关于办公自动化系统行业各方面信息，以及对这些信息全方位总结，透彻理解OA产品来龙去脉，以便客户进行贴近自身需要产品选型。 1.1 当前OA产品市场几种特点由于各行各业客户对办公自动化产品关注，OA已经形成一种成规模市场。这个市场具备如下几种特点： n 大多OA提供商将产品定位在“对寻常办公”管理 n 客户对产品盼望，突出体当前“解决工作流问题” n 客户对产品需求大，但成交少 n 客户对产品评估“仅”靠收集不同厂家OA产品进行对比，也就是说：对自身确切功能需求没有诸多建议市场这些特点反映着客户对当前OA系统某些认知水平。咱们归纳为如下几种方面。 n 对寻常办公遇到某些问题，例如：异地办公；信息共享和透明性；工作有序性；沟通成本；以及业务跨部门协作，等等问题，客户已经可以归纳为“办公自动化系统能解决问题”。 n 客户特别关怀部门协作效率问题，把由于各种部门共同参加某个业务完毕而导致“信息不及时”，“沟通不充分”，“工作不能及时贯彻”，以及“复杂工作不能流程化”，等问题归结为“办公自动化系统能解决问题”。 n 客户不满足当前市场可供选取产品形态。对产品持怀疑态度方面涉及：功能点与否够用；与否能100%满足公司需求；系统售后维护问题；系统价格；系统试用；系统版本更新；系统整合度，等等。 n 客户对当前面临办公问题没有一种系统化理解。往往觉得“是个问题”，但看了不同软件后，觉得“不是那么回事”。但受压于解决问题迫切性和日程限制而草率选取了某个产品。这几段文字也许概括了客户在购买前几种常用状况，也说出了某些意向客户心声。对于浮现这些状况，其中有OA产业发展不成熟因素，也有厂商宣传力度不到位因素，也有客户对办公自动化浮现问题结识层面不深因素，各种因素导致了客户对投资建立办公自动化系统“没有很大信心”，因而，综合市场反映就是“需求大、成交少”。针对这些状况，咱们作为办公自动化系统产品供应商，是不是应当帮OA潜在客户做某些客观分析，披露更多有用资讯，让她们能更有信心地投资办公自动化系统？针对这个话题，咱们准备了如下有关内容，但愿能通过对口分析，给客户某些有用信息，以便客户能得心应手选取OA产品。更确切地说，咱们在本方案重要回答客户经常遇到某些OA选型问题，通过引用某些国际先进、关于信息系统学术和IT管理精华文章，让客户系统化理解四个方面信息：1）各行各业为什么会产生办公自动化系统需求？2）办公自动化系统管理是什么？3）办公自动化系统需要齐备那些功能？4）工作流问题是如何产生，为什么办公自动化系统首要解决工作流问题？ 1.2 办公自动化系统需求产生事物从无到有，均有个中因素，办公自动化系统也不例外。咱们回顾普通公司信息化进程，不难发现里面因素。一方面，咱们老式办公环境是纸面化，一切都依赖于文书，各种单据、申请和报告成为寻常办公重要对象（或者说信息载体）。80年代开始，电脑和互联网发展和普及，对老式办公环境冲击是非常明显。咱们不再依赖手工，而是应用字解决软件（微软Office产品、金山Office等等）来应付大量寻常办公需要。和纸面文档不同样，字解决软件产生不是一份份纸张，而是一种个电子文档。当有了电子文档和便利网络环境，咱们就懂得了通过彼此互换电子文档，以达到信息交流。电子邮件流行，更使得这种信息交流手段成为主流。不久，公司就会发现电子文档互换频繁了，网络目录共享已经不能满足这样无序和频繁互换。更甚者，这种无序互换主线不能保证：1）电子文档精确到达；2）电子文档通过阅读后反馈机制贯彻；3）电子文档不同层次共享（部门、团队和全局内）；4）基于电子文档共同编辑（例如公文拟稿）。在这种状况下，公司就需要一种办公系统，统筹管理这些电子文档，以及电子文档互换。因而，咱们可以懂得，没有电子文档在信息化办公环境产生，就不会浮现办公自动化系统需求。换句话说，办公自动化系统主线目，是要管理办公产生各种电子文档。咱们可以规范办公自动化系统面对电子文档管理几种重要功能规定： n 电子文档集中管理 n 电子文档分类存储 n 电子文档共享 n 电子文档共同编辑 n 电子文档访问控制通过系统化电子文档管理，咱们可以做到：1）电子文档在不同层面进行信息共享（面向不同群组传阅、面向公共公示告知、论坛，等等）；2）电子文档可以进行有序共享（通过一种流程，按照先后顺序收集不同人员意见，形成可读性很强决策参照文档，例如：公文拟稿、核稿和发送，单据审核以及审核意见获取，等等）；3）电子文档还可以进行自动控制，例如待办、日程安排，等等。到期了就可以发送即时消息，实现信息找人。 1.3 电子文档类型数据特殊性理解了什么是电子文档，咱们很容易就发现一种有趣现象，就是电子文档负载信息具备很强整体性和针对性。一方面，电子文档创立不为别，是为了传达某些信息，这些信息不象用于进行控制那样高度格式化数据（例如ERP系统中订单、生产筹划），电子文档是一种具备各种表达方式、多媒体概念数据。之外，电子文档重要目是给人进行阅读和理解，从而满足这些人进行业务操作和决策需要。据IS权威学术杂志记录数据表白，其实90%政府机构和公司进行决策信息都来源于电子文档所包括概念性数据。只要咱们略略回顾一下公司领导是如何进行决策，这点就不难理解。任何领导进行某个问题决策，例如制定公司将来发展战略，她（她）会规定各个部门提供各种分析报告和市场情报。这些报告和情报往往通过邮件、Word文档提交给领导。领导通过阅读和理解，就会做出决策。各种分析报告可读性，直接影响领导阅读理解，也间接影响领导决策质量。设想公司能对这些报告、情报进行较好分类管理和发掘，其对管理深远影响是不可预计。 1.4 针对电子文档管理，办公自动化系统常用功能模块咱们已经懂得电子文档类型是各种各样，在寻常办公中咱们可以列举诸多电子文档例子，例如：电子邮件、Word文档、传阅文档、用于共同编辑工作流文档、日程安排告知、待办告知、任务阐明，等等。这些文档可以作为纯粹文献进行管理，也可以通过扩展办公自动化系统基本服务，进行各种角度管理。例如任务管理，任务贯彻除了给任务参加者发送关于任务详细阐明，还应当贯彻如下功能： n 任务开始提示 n 任务周期管理 n 任务报告提交 n 任务里程碑定义和提示对于上述关于任务类型电子文档配套业务功能，可以用来区别OA系统对不同电子文档类型管理“细化”限度。同样道理，日程、工作流、电子邮件，等等，都可以做很“细”。顾客完全可以依照寻常工作需要，拟定哪些业务功能是必须、哪些是可选，从而进行OA产品选型。如下表列出寻常办公最惯用电子文档种类以及配套业务功能。应当配套业务功能功能描述日程、重要日期提示到期提示达到该执行日期，系统应当通过不同方式提示，例如：滚动提示、即时消息提示，甚至手机短信日程分类将日程提成不同执行类别，例如：出差、接待、重要商务接洽，等等周期管理日程可以附带按日、周、月、年周期提示机制电子邮件收发邮件电子邮件收发邮件账号管理依照各种邮件账号，进行集中管理便笺录入和显示工作桌面便笺用于速记，应当实现出当前工作桌面醒目位置传阅消息消息新建（可添加附件）传阅可以负载不同附件消息发送给待传阅对象发送后，可以通过消息看出待阅读人员与否阅读论坛帖子（BBS帖子）实现流行BBS发帖功能新增帖子、插入多媒体，等等跟贴、顶置和精华讨论讨论热点帖子予以顶置、加入精华等操作投票/问卷问卷全文描述支持多媒体，可以针对一段录音、一种图片、一种附件，等进行问卷调查问卷项设计问卷可以包括各种调查项目，每个项目都可以设定不同投票方式（单选、多选、文字，等等）问卷成果图形化表达对不同问卷项进行记录和图表分析项目项目多媒体描述支持立项材料各种体现方式，例如加载附件、粘贴工程图、蓝图，等等项目任务分拆项目可以分拆为各种任务项目进度报告可以提交有关进度报告工作请示请示消息描述支持模板化管理、可以套用不同申请表格，支持附件请示消息发送填写完毕请示消息，可以提交到审核人员请示消息审核收到请示人员可以进行批复，并保存痕迹请示消息自由流转请示予以审核人员一定自由度，当前审核人可以决定消息与否应当推动给更多人审核规范化工作流转（具备拟定流转途径）审核途径设计审核途径可以清晰批示流程走向，一旦提交，就严格按照这个途径往下走审核人员和操作指定审核“路过”人员，可以制定不同操作，例如：审核、传阅和普告知会审核任务生成和即时提示审核流经有关人员时，应当生成待办，知会有关人员流程控制和进度批示审核途径应当可追索，流程意见清晰进行汇总 ** 流程符号表达能力流程符号应当完备，并且能较好将自然表述流程描述转化成可以让计算机执行流转途径方案流程具备开始和结束标志流程不应产生回路，否则工作没完没了流程支持统筹，能并发驱动流程支持并发执行人事档案基本信息管理作为编制内员工信息摘要通讯信息管理作为人员寻常沟通；通讯录应当可以自由组合，并按照业务执行便利进行组合（不一定按照部门）人事档案类集每个员工均有诸多类别电子文档，例如身份证扫描；学历扫描；劳动合同，等等。同步，人事档案中也有诸多涉及奖罚、晋升，等等文档。这些都需要按人进行分类编排。人事管理某些零散管理，例如：劳动合同到期提示；薪酬调节历史，等等客户客户基本信息管理作为客户某些基本信息管理客户联系管理一种客户应当支持各种联系人关联管理客户档案累积管理在和客户寻常交流中，会产生诸多电子文档，例如方案提交、客户喜好分析、费用申请，等等。这些都涉及电子文档以客户为单位分类管理客户管理某些零散管理，例如：合同到期提示；历史报价，方案提交，等等 *** 更精细化管理销售线索管理、回款管理、投诉/反馈，管理办公耗材（文具、纸张等耗损性资源）耗材基本信息单价、当前库存、折旧、计量单位，等等耗材买入、领用耗材库存局限性时候，应当支持买入管理，每次依照买入数量进行库存更新；也应当支持领用管理；细化领用可以通过流程进行配合办公设备（车辆、电脑等独占使用、需要时段规划进行使用设备）设备基本信息买入价格、折旧、负责人，等等设备领用、维护和费用管理设备涉及申请领用、产生费用管理、维修记录 *** 车辆、会议室、档案、书籍都是设备一类管理模式，但有关属性需要扩展 Web内容管理（HTML片断，文献上传、下载，链接和图片管理） HTML编辑Web门户构建对网络摘录Web内容进行管理参照链接对收集有用链接管理图片管理多媒体图片、视频、音频文献通用附件文献管理不同文献集中管理除了不同电子文档和配套业务管理可以归纳为上述列表外，某些对电子文档通用管理也应当作为固定系统服务。参照专业文档管理服务器（例如微软Visual SourceSafe 以及 SharePoint 服务器），咱们归纳如下精简版OA文档管理基本服务。基本服务功能描述信息目录/栏目管理栏目基本属性栏目存储各种电子文档，可以指定不同电子文档类型栏目动态属性栏目可以指定不同动态属性，例如“新增到这个栏目电子文档要对有关人员进行短信告知”，等等栏目访问控制哪个人员/部门/群组相应栏目哪些功能应当开放需要在信息栏目层面指定；功能涉及两个某些：目录层面和目录下文档。目录层面功能涉及：新增、删除和管理（顶置、设为精华，等等）功能；目录下文档涉及：阅读、修改和某些与不同电子文档类型关于业务功能（例如帖子跟贴、阅读跟贴、阅读附件等操作）电子文档版本管理版本管理修改历史应当进行多版本控制和管理共同编辑痕迹管理针对共同编辑例子，例如公文拟稿，应当进行痕迹保存 Office 工具整合在线编辑普通Office工具都是针对本地文献编辑，很少能直接应用于网络数据库（例如OA系统），因而，支持在线编辑和在线提交，让本地Office工具直接和网络数据库进行编辑十分重要精准查找、全文查找、附件内容匹配查找精准查找依照核心字、编辑日期等进行精准查找全文查找也叫有关性查找，依照核心字和上下文语义，对电子文档文本内容进行有关性查找，并且给出表达内容有关限度指标附件内容查找附件普通是非文本、和字解决软件有关一类文档格式，附件查找也是语义查找一种，针对内容有关性给出相应成果和指标 1.5 办公自动化系统对业务协作支持办公自动化系统另一种使用场景就是支持工作中业务协作。业务协作指是由于一种大工作划分为在信息上、时序上互有关联几种小工作，而分派到不同团队或个人共同完毕一种工作方式。在当今团队精神备受注重商业时代，业务协作重要性可想而知。普通团队遇到问题可以归结为如下几种方面。 n 信息共享 n 人与人沟通 n 工作有序化和流程控制团队业务协作中遇到信息共享问题是很普遍。由于彼此分工不同，收集一手业务情报都分散在不同人员中。这些情报又会对团队其她成员工作顺利开展有所作用，因而，不及时分享这些情报信息，必定会对工作顺利开展产生不良影响。同样道理，及时沟通同样重要。沟通可以解决诸多信息共享问题。最后，工作有序化和流程控制是分工细化和复杂化保证。一旦分工细了，就有也许乱；一旦涉及复杂流程，就要加大管理成本来进行工作人员之间协调。若是管理不到位，流程执行不精确，就影响工作质量。办公自动化系统作为一种软件系统，有是共享信息媒体和工作流执行手段。因而办公自动化系统“天然”是一种解决团队、分工工具。精细化办公自动化系统中工作流控制、即时通讯工具，等等，都可以有效解决团队分工中遇到信息共享和沟通问题。 1.6 办公自动化系统对决策支持寻常工作涉及诸多大大小小业务决策。大决策例如公司产品将来发展路线；重要岗位人事任命；全局筹划贯彻；小决策则有例如秋游地点选取；人员请假审核，等等。在分工明确政府机构和公司中，决策执行一种重要方式就是群体决策，也就是有各种人参加一项决策。这种决策模式执行在办公中有诸多例子。例如进行一次民意调查，或开一次全体会议，或进行一种局部传阅，等等。像调查、会议或者传阅等等都是获取不同人意见某些方式，也就是咱们所说决策模式。决策模式可以各种各样，有通过一次沟通就能完毕，有也许要经历各种环节推动，涉及不同人。例如政府办公中要对上级单位来文进行办理。领导要先进行决策，制定拟办方案。部门需要决策详细办理方案，并且要反馈领导贯彻状况。又例如领导需要制定年度工作目的，需要部门主管给出可行性报告阐明，以便领导进行决策。各种决策模式往往都同工作流程捆绑在一起。决策议题可以分步送给不同人员进行阅读，进行各种有关信息收集。有决策流程有固定执行模式（走固定决策途径）；有可以随参加决策人员意愿进行下一种参加决策人员选定，等等。综合上述，一共有五种比较突出群体决策模式可以供政府机构或者公司选取。 n 共同投票 n 会议 n 传阅 n 自由流转决策 n 规范化流转决策办公自动化系统可以用于支持以上提出几种群体决策模式。对投票支持，办公自动化系统可以进行网上投票进行，员工可以通过登陆系统进行投票和自动记录；对会议支持，办公自动化系统可以进行视频会议，同步发布有关会议纪要，形成决策信息；办公自动化系统还可以发送传阅信息到有关人员，读者可以提交阅读后评论，从而形成决策信息；最后，规范化流转决策，可以依照决策议题特殊性，分别送不同部门，分层次获取决策信息。 1.7 办公自动化中工作流专项解决寻常工作中团队协作问题普通都涉及工作流。这也是为什么大某些客户购买办公自动化系统产品都但愿解决工作流转问题。在这个章节，咱们集中讨论工作流问题究竟是一种什么样问题，反映了政府机构或公司哪方面需求，从而更好应用办公自动化系统流程模块来解决各种工作流问题。 1.7.1 工作“分步”执行和“协同”执行举个在统筹办法学里面一种惯用例子——小明沏茶。沏茶可分两个环节（阶段1和阶段2）：准备工作和泡茶。咱们注意到这个流程某些特点。 n 要分开烧开水和茶叶准备是由于这两项工作可以并发执行 n 等阶段1两个活动（烧开水和准备茶叶）准备好时候，小明才也许进行泡茶，也就是说，阶段1中两个活动是泡茶两个必要条件 n 整个解决流程（沏茶）一定有一种开始和结束标志 n 所有活动在这个例子都是小明一种人执行固然，小明可以等水开了再进行茶叶准备工作，这就把本来两个环节事情变成三个环节事情了。咱们不再这里讨论统筹学里面提到过状况，而是把注意力集中在流程定义自身。总之，带有并发考虑流程设计必定比串行流程设计更合理。因而，并发活动以为是流程执行效率所在。也是评价流程定义系统第一种准则。（E1.1：统筹学应用例子 —— 小明沏茶）在寻常办公中，对一种工作进行流程化描述就像上面沏茶例子同样。工作一定要有开始和结束标志。同步，有关人员做什么工作要定义清晰。按照上面例子，如果沏茶作为团队任务，则不再是小明一种人任务了，而是多人参加工作“协同”。（E1.2：统筹学应用例子 —— 多人参加沏茶）当变成多人参加流程时（如上图），工作流“协同”特性就提上议程了。如下几种是执行这个流程化工作重点。 n 客人来了，要告知小红和小明开始有关工作（烧开水、准备茶叶） n 需要有办法懂得小红和小明已经完毕了工作，并且告知小丽可以开始她任务 n 需要传递小红和小明工作成果到小丽那里以上对流程推动几种核心机制都作了描述，它们分别是：1）告知；2）流转状态感知；3）信息逐级传递。这三个流程机制顺利贯彻，对流程执行意义重大。只有贯彻了这些机制，流程执行才具备效率、才干实现真正意义工作“协同”。 1.7.2 流程为什么需要“定义” 流程作为可拆分复杂工作，并贯彻到不同人“协同”执行一种工作方式，往往代表政府机构或公司一种管理经验积累。例如客户关系中一种“客户投诉解决流程”，往往通过如下文字进行描述。 “产品销售出去后来，往往会遇到客户投诉状况。客户在产品使用过程中，遇到不满意地方，会通过传真、电话或者是电子邮件进行投诉，投诉如果得不到及时、完善解决，就会影响客户满意度，进而影响产品销售。普通投诉解决流程是这样：客服部接到客户投诉后，会依照投诉类型进行分流；如果属于普通投诉，则送商务部，进行客户安抚；如果属于产品质量投诉，则需要送研发部和生产部进行分析和备案，解决后返回商务部。” 依照以上文字，咱们可以粗略描述工作流流向状况。流程可以通过简朴流程图表达。例如图1.3，而数据流向通过箭头表达，分流任务通过选取符号表达。图1.3表达是很典型，通过所谓数据流向示意（DFD）图表达流程。固然了，DFD最大问题是不能表达并发执行活动，但作为普通概念理解，图1.3已经足够了。（图1.3：客户投诉流程）在业务解决中，咱们看到流程定义，普通针对是业务解决一种“规范”。政府机构或公司规定了流程化业务解决，为是要贯彻工作有序化，有关人员按部就班地执行分派下来任务。要达到这种业务执行“效果”，必要要有执行机制配套，例如及时告知有关人员，自动获取状态，然后推动下一步。要达到自动化控制，咱们需要另一种定义，这种定义同样可以通过符号表达，但不是为了让人员阅读和理解，而是要让软件系统理解和执行，这就是咱们经常听到“工作流定义（Process Definition）”。软件系统“理解了”流程定义，才可以按需求实现流程推动机制。例如某人提交了工作流，流程可以依照下一步活动安排，发送告知给有关人员，进行待办提示。当下一步涉及所有人员都完毕了彼此任务，流程通过状态感知，能立即进行下一步驱动。支持将自然语言描述业务流程转化为软件系统可以理解“流程定义”并付诸执行过程，就是咱们在不同OA厂商宣传标语听到“图形化工作流”、“流程定义符号”，等等软件功能点。通过上述材料简介，咱们不难总结几种对流程定义评价原则。 1. 与否支持并发活动 2. 与否具备明确“开始”和“结束”标志 3. 与否能自动发送流程告知 4. 与否需要人员具备专业知识才干定义流程原则1、2、3是一种流程与否满足工作流“有序”和“自动化”两个业务特点。第4方面规定用于流程定义符号一定要人性化，能和人员对流程自然表述一一相应。图1.3用是数据流（DFD）图进行表达。数据流图作为构造化程序设计重要算法示意图，可以在诸多描述业务场景中应用，但存在几方面局限性。 n 不支持工作流并发描述 n 不支持流程推动几种方式（人为推动、系统自动推动）描述 n 不支持回滚描述（当系统遇到未能达到某个阶段目的应如何解决） n 不支持各种和流程互动描述 n 不支持流程不同环节（决策、活动）和有关人员捆绑依照这些局限性，软件行业统一化模型语言（UML）中有一套刻画并发活动活动图描述语言（Activity Diagram）可以解决上述某些方面，例如：并发和决策。但活动图也有局限性地方，就是缺少人员以及有关决策机制描述。例如某个流程环节，需要什么人、做什么事情，都需要通过定义指出，否则就不反映工作流基本目是为分工和业务协同而服务。（图1.4：UML并发活动图描述）图1.3和图1.4虽然在读者角度看上去分别不大，但对软件系统却是意义重大。对图1.3定义出来流程，软件系统只能通过单步、串型方式进行执行，也不能拟定研发部解决了投诉是不是就可以往下发，还是要等生产部解决了才往下发；而图1.4定义出来流程，虽然已经制定了质量分流后，应当同步送研发部和生产部，但却不懂得是不是自动发送，还是应当让某个人员进行选取性发送。由此可见，流程采用什么样方式定义，已经不是一种纯软件或者纯管理问题，而是一种综合问题。这个问题解决，需要软件人员和最后顾客进行一种妥协。 n 一方面，需要软件人员提供一套符号表达流程。这套符号必要可以支持软件系统进行高效执行； n 同步，这套符号对客户非常直观和可理解；客户可以通过灵活应用这套符号来表达流程化管理制度 1.7.3 还处在争论当中工作流技术虽然流程问题越来越清晰化，但上节总结关于流程定义符号和现实应用问题之间关系，始终在学术界和业界有不同理解。在学术界，工作流研究普通归类为在软件技术和信息技术应用领域、关于计算机辅助协同工作（Computer-Supported Cooperative Work，CSCW）一种专门分支领域。和群件系统、群体决策支持系统、群体协作系统同样，工作流研究如何在群组中为了拟定业务目的，有效率开展工作。但关于工作流技术，也诸多研究重点。有侧重研究工作传递中电子文档载体（例如Xerox曾经Placeless Document项目）、有侧重研究协同机制（例如南加州大学高档工作流专项）、有侧重研究决策质量。这些研究互相不同，并且各有优缺陷，但相应用层面工作流技术，均有很深远影响。当前应用广泛工作流产品，例如Lotus Notes工作流引擎、微软Exchange引擎、以及后期Office11中InfoPath等产品。都遵循严格流程WfMC中解释关于工作流系统设计某些规范。然而，WfMC规范，只是一种工作流系统应当有几种软件模块划分，至于不同模块应当如何开发，WfMC还是没有进一步阐明。因此，当前工作流引擎，不同厂商有很大不同。特别是诸多工作流引擎，都定位在作为二次开发应用平台，因此给最后客户宣传标语，也是某些摸不着头脑技术名词。 1.7.4 创新通软iOA研发小组总结工作流定义几种核心功能点在创新通软实用软件战略指引下，咱们致力于将最前沿信息技术实用化，绝对不会让“半成品”流向客户。咱们提交客户，是实实在在应用范例和指引手册。顾客可以通过培训，掌握核心、简朴易懂系统概念，真正做到“我软件我做主”。做到这一点，咱们通过长达两年客户互动，掌握普遍客户对工作流应用系统盼望，从而规划出工作流系统应有功能点。工作流功能点描述当顾客进行“工作流定义”，客户但愿如下功能点流程定义图形化表述图形化流程表达比表格、文字表达更直观严格开始和结束状态标志有严格开始和结束标志，才反映流程执行目的和里程碑简朴易懂流程符号组合复杂流程可以浓缩成若干个流程单元，通过自由组合后形成更复杂流程流转途径上节点人员指定流程定义了一种环节或者活动后，可以指定人、部门以及群组参加这个流程流转途径上节点业务操作指定流程定义了一种环节或者活动后，可以指定人员进行有关业务操作流转决策人为分支实现流程进行“阶段性总结”后往下推动时候，可以引入决策领导，进行分支指定流转决策人为回滚实现流程遇到“阶段目的不能达到”后，可以进行流程中断、或引入决策人，进行回滚流转途径并发活动设定流程支持并发活动定义（例如“会签”）流转途径条件分流设定流程可以参照所负载表单文档，进行条件性自动选取分流（例如“贯彻审核权限”）当系统进行“工作流执行”，客户但愿如下功能点推动机制流程可以依照下一步活动，“邀请”参加者加入流程（例如自动发送即时消息）协同方式流程可以依照节点执行人决策地位，决定是给与知会（不影响流程往下推动）；还是传阅（阅读了才往下推动）；还是审核（可以人为决定流程与否通过）系统进行“工作流整合”，客户但愿如下功能点整合即时通讯发送即时消息告知执行人员整合邮件系统发送邮件告知执行人员整合Office 进行共同编辑创新通软解决方案，融合了以上特点，真正做到面向业务和客户需求工作流定义和执行系统。详细工作流简介，读者可以参照iOA产品白皮书阐明。作为科研成果，咱们工作流引擎进行了如下革新，并获得国家级别有关资质认定。 n 创新通软使用体系架构描述语言C2进行流程执行和表达优化。将工作流执行和消息通讯机制彻底捆绑。这样体现咱们人性化工作流设计理念：重沟通、重协同、重统筹，以人为本； n 工作流状态采用最先进状态机理论模型，可以通过Z-Logic进行符号定义和完整性证明。更重要是，流转状态不但仅限于工作流自身，还可以设计加载不同文档类型和表单； n 进行工作流定义顾客仅仅需要两类符号：活动和里程碑（也就是阶段目的）；活动表达“什么人做什么业务操作”、里程碑表达一种阶段目的（例如：主管部门会签）；（图1.5：iOA流程定义） 2 公司顾客应用特点办公自动化系统集中管理电子文档类型数据。凡是需要解决电子文档一类数据政府机构或公司，都可以引入办公自动化系统进行管理。iOA产品作为一种先进电子文档管理平台，可以完全满足客户对于寻常办公管理，公司顾客也不例外。 2.1 iOA支持公司级应用公司和政府需求不同样，公司对公文流转功能相对而言，没有政府机构那么复杂。政府机构重要上传下达、对外对内都是通过公文进行信息传递。因而，政府机构办公自动化应用重要集中在公文。但公司客户就不同样，公司业务比较多，生产、销售、客户关系、市场营销等等部门均有不同分工和贯彻不同管理制度。公司引进办公自动化系统重要有三方面因素： n 无纸化；节约办公成本，例如审核用纸张成本 n 知识化；经验和原则化管理制度得到存储和共享 n 信息共享；公共信息、部门信息、情报收集 n 点对点沟通；公司内员工交流、沟通 n 公司文化和团队分工贯彻和支持；标语、模板和有关图片上传和下载 n 工作流程管理；贯彻有关管理制度，例如采购制度、审批制度，等等。相应普遍公司级办公自动化应用，iOA都可以满足。1）通过栏目管理，iOA可以建立多级知识栏目，提供不同业务知识文档创立和存储；2）通过目录权限控制，提供信息上传和下载，以及多媒体编辑；3）通过门户方案组织信息，让不同信息栏目可以在一种完整信息版面进行定义和展示，满足信息获取。支持RTX、MSN和手机短信集成，将沟通扩展到不同信息媒体，体现办公效率。 2.2 公司顾客典型应用例子典型公司用功能模块见下表。工作流功能点描述个人事务管理电子邮件、日程收发电子邮件个人通讯录个人通讯录新增和查阅个人文献个人文献上传个人待办门户流程任务、团队任务、公司知识管理知识目录分类和管理目录划分、权限控制多媒体材料多媒体材料（涉及产品阐明、视频、音频材料组织和存储外部、内部知识源管理外部情报来源管理、内部文章管理知识综合查找涉及：核心字查找、全文匹配查找、有关性查找、附件内容匹配查找知识库文章维护修改、编辑和权限分派知识库导入、导出进行知识库文档分类导出工作流程管理各种配套制度贯彻流程化制度制定、贯彻和执行（财务制度、采购审批制度、人事制度，等等）请示方式流转面向个别主管请示审批规范化流转方式拟定贯彻部门之间针对某项业务规范工作流转公司文化建设全局任务贯彻任务、任务里程碑和任务报告提交新闻、告知公示、大事记公司分类动态报告全局项目公司公共项目管理，例如：销售日报士气勉励、员工关怀管理设定明星员工滚动显示、公司出版物、公司业绩公示牌，等等意见建议和共同讨论广开贤路、员工可以提交有关意见和建议进行全体讨论团队事务管理岗位门户管理有关岗位配备和岗位职能阐明工作组门户管理由于项目关系，员工也许提成不同工作组进行信息交流和业务解决，有关门户应当建立起来部门门户管理部门可以建立自己信息门户，以便和别部门进行协同和管理这些软件功能代表公司对办公自动化系统关注点，实现了这些功能，公司初步可以达到：1）信息公共共享；2）部门之间信息互换渠道建立；3）公司知识积累和访问管理；4）工作流转实现；5）公司文化建立（iOA能完全满足上述功能规定）。 2.3 成功客户例子 3 政府机构应用特点政府机构是应用办公自动化系统先驱。尽管现存面对办公自动化系统尚有诸多待改进地方，但政府机构办公管理系统始终站在应用最前沿，特别是对文档流转管理。 3.1 特点：以公文管理为中心、业务解决为辅助，贯彻政务电子化公文流转是政府办公自动化系统核心。作为一种政府机构，无论大小，都属于整个国家政府机构中一员，“贯彻政策，为民服务”是永恒不变政府职能。对上级，政府机构接受上级来文，依照文献精神进行内部协办和贯彻；对内部，不同政府机构进行详细工作贯彻和信息互通，尽心尽责贯彻每个任务；对外部，政府机构依照自身职权范畴进行政策起草和贯彻下属单位；对公共，政府机构通过提供完备政府服务，贯彻“勤政为民”服务精神，保证信息公开。因此，所有政府办公自动化系统都是以公文解决作为核心。分组业务功能涉及：（收文）审核、批复、协办、督办、承办；（发文）拟稿、审核、会签、套红、签章、印发，等功能。（呈批）申请、会签、下发；（信访）接待、请示、呈批，等等。这些业务解决核心，都是工作流和不同业务协作综合应用。 3.2 iOA支持政府机构应用 iOA产品对政府机构应用有非常全面支持。一方面，创新流程定义和执行机制，满足政府机构办文复杂流程和业务操作多样性规定。这是iOA最大产品特性。同步，iOA支持细化各种内部事务管理，涉及：办公资源、不同决策模式执行（传阅、请示和规范流转）、视频会议、即时短信，等等）。最后，iOA支持共同编辑模式应用，OA系统可以捆绑Office在线编辑进行文档套红、加盖公章和共同编辑等复杂业务操作（痕迹保存）。 3.3 政府顾客典型应用例子典型公司用功能模块见下表。工作流功能点描述个人事务管理电子邮件、日程收发电子邮件个人通讯录个人通讯录新增和查阅个人文献个人文献上传个人待办门户流程任务、流转任务、请示任务公共信息动态办公关于各个部门办公最新办公状态大事记部门/全局大事记录全局新闻、部门新闻关于部门新闻内部告知内部传阅告知留言板/意见建议意见建议、以及对业务执行心得和主张规章制度/政策法规各种政策法规公共通讯录公共通讯录公文解决和审批（流转）流程定义进行部门协作定义审批解决

展开阅读全文