如何利用Excel提升企业管理效率.docx

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如何利用Excel提升企业管理效率
    很多人把 Excel高效办公认为是技巧和快捷键大集合。诚然，掌握几个快捷键和技巧是非常有用的，但是，对Excel没有一个真正的认识，没有一个良好的基础，没有基本的实用技能，其结果就是不断在加班加点“高效”的处理重复事情！我不禁想问：我们的青春去哪儿了？时间去哪儿了？
    那么，Excel高效办公究竟是什么呢？
    第一，科学规范的基础表格，是Excel高效办公的基础。我们不能随心所欲的设计表格，不能按自己的习惯输入数据。基础表格的设计，要结合实际工作，从管理的角度来设计。把复杂问题简单化，而不是把简单问题复杂化，是设计基础表格的重要原则。很多人喜欢设计大而全的表格，喜欢按照领导的意图设计表格，这些都是不可取的！大而全的表格是把简单问题复杂化的典型代表；按照领导的意图设计表格则是没搞清楚领导要的究竟是什么。
    第二，扎实地掌握最基本的Excel实用技能。这些实用技能不仅仅是快捷键和小窍门，而是一些Excel精细化数据管理和量化分析的实用技能，包括：
     逻辑思维能力（对数据的理解和思考）
     分类汇总能力（数据归纳计算分析）
     数据查找引用能力（数据归集和链接）
     数据多维分析能力（数据透视表）
     分析结果呈现能力（基本分析图表）
     与管理软件高效整合应用能力（自动化分析模版）
     作为Excel使用者，这些技能的系统学习和熟练使用是多么的重要！
     第三，站在企业管理和决策的高度来管理和分析数据。企业不缺数据，缺的是对数据真伪的甄别，缺的是对数据信息的挖掘，缺的是对企业经营偏差的分析和跟踪，缺的是发现问题、分析问题、解决问题的人才！强大的Excel被当成了高级计算器，被当成了千篇一律、日复一日的重复劳动工具，难道不是一种悲哀？！

    ——有感于最近几次上课，看到了大量的逻辑混乱表格；看到了一些学生参加了几次Excel庸师的培训导致的误入歧途，学习了一堆用不上的计算机知识，白白浪费了时间和金钱；看到了部分企业领导对Excel的错误理解，认为就是计算机操作，不需要进行学习；看到了某些企业领导舍得花3000元吃一顿饭，却舍不得花2000元让员工参加培训来提高数据管理和分析能力，提高企业管理水平；也看到了每日加班加点挣扎在枯燥繁琐的工作下，青丝中已经出现的隐隐白发！
   设计标准化规范化的Excel基础表格，是高效数据分析的第一步，因为数据分析的源头就是基础表格数据。
    设计基础表格的总体原则是：
    结构的科学性
    数据的易读性
    汇总的便宜性
    分析的灵活性
    外观的美观性
学习Excel的第一步：设计科学规范的Excel基础表
    结构的科学性，就是要按照工作的性质，管理的内容，数据的种类，分别设计基础管理表格，分别保存不同数据。基础表格要越简单越好，那些把所有数据都装在一个工作表中的做法是绝对不可取的。比如，要做入库出库管理，你会如何设计这样的基础表格呢？要用几个表格来反映入库出库数据？每个表格要怎么保存数据？

    数据的易读性包含两个方面：利用函数读数（取数）方便，叫函数读数；眼睛查看数据容易，叫人工读数。一个杂而乱的表格，是很难实现这两种高效读数的。数据易读性差的主要原因有：表格结构设计不合理；数据保存不合理；残缺不全的表格数据结构。

    汇总的便宜性是指不论多大的数量，汇总要简单方便容易。你可以问自己：我设计的工作表内据汇总方便吗？大量表格数据之间的汇总方便吗？如果不方便，或者做起来非常吃力，Excel很好用的工具也用不上，那唯一的原因就是基础表格设计有问题，不要发牢骚说Excel太难了，总是学不会，尤其是函数太难掌握了！

    分析的灵活性，是指不论做何种分析，要讲究数据分析的灵活多变。因为我们对数据进行分析的目的，是要针对企业的数据进行深度挖掘，从不同方面找问题、找原因、找对策，这就要求基础数据必须能够精准反映企业的管理流程，制作的分析报告也必须具有灵活性，能够在几分钟内通过转换分析角度而得到另外一份分析报告。

    外观的美观性。不论是基础表还是报告，都尽量要求把表格进行美化。基础表的美化以容易管理数据标准，而报告的美化以分析结果清楚为标准。特别强调的是，不论是基础表还是报告，很多人喜欢把数据区域加上边框，并保持工作表默认的网格线。其实，我们可以取消网格线，而把数据区域设置为非常简练的线条表格，并把单元格字体、颜色、边框等进行合理的设置。

    关于如何设计科学规范的基础表，基本思路是什么，要熟练使用那些Excel工具，之后的连载我再详细介绍。 。

【作者简介】
    韩小良，国内著名资深实战型Excel培训讲师和应用解决方案专家。Excel应用方面的著作第一人，出版了近40部关于Excel企业管理应用方面的实用书籍。从事Excel研究及应用多年，对Excel及VBA在企业管理中的应用有着较深的研究和独特的认识，对Excel及VBA在企业管理中的高级应用培训有着丰富的实战经验，已经为数千家大中型企业进行了Excel培训和应用方案解决咨询服务，在业界享有很高的评价，深得客户认可。主要著作：《构建高效数据分析模版——Excel函数和动态图表高级应用》，《Excel高效财务管理和分析模版应用大全》，《Excel 会计与财务高效应用从入门到精通》等等。

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