房建工程施工项目文件档案管理制度.doc

1.1 项目资料管理项目资料管理是有关项目各方面动态的书面记录。资料管理是承包商对项目实施全过程管理的结果。及时、完整、有效的资料信息管理可以帮助项目管理者追踪已经实施的原因、过程、结果、费用、工期、质量，有利于项目执行情况的检查，有利于项目的变更收款、工期索赔、质量保证。资料管理也是衡量项目管理者的管理水平之一。资料主要包括：合同文件复印件，现场指令，来往函件，地勘资料，图纸资料，施工、工艺、材料和设备技术规范，机械材料的入场、使用和退场记录。其中来往函件由项目经理办公室负责编号，登记和收发，图纸资料和技术规范由项目工程师办公室负责编号，登记，收发和作废处理等。合同文件由项目部验工师负责管理。1.11.1. 合同文件管理项目经理部应有完整的主包合同、分包合同、材料设备供应合同及相应补充部分的复印件，以便项目经理部主要管理和技术人员正确掌握合同条件。管理部合同管理人员定期对各项目的主要管理人员考核合同条件掌握的程度。1.11.2. 现场指令管理项目经理部要保留完整的咨询或业主的现场书面指令和承包商要求咨询或业主书面确认口头指令的致函。1.11.3. 访客登记管理现场办公室保安和办公室要有各访客的登记记录，包括时间、姓名、访问理由、访客来源、进出场时间。1.11.4. 现场材料、设备出入库登记薄工地对出入现场的材料要有详细库房记录，工长库房要有各工具领用和归还记录。1.11.5. 施工日志施工日志是对现场发生事件过程的同期记录，对以后事件的追溯起关键作用。施工日志由现场施工员或现场工程师英文填写，并有咨询或者业主代表确认。1.11.6. 会议纪要与进度报告会议纪要，承包商提交的进度计划、月进度报告是对项目阶段性的总结性综合记录和实施检查记录。会议纪要同时也是各种指令、变更的书面记录，是项目索赔的依据之一。1.11.7. 函件管理来函由秘书进行登记，项目经理签字后，送项目相关人员签字确认。然后由秘书进行归档分类。去函由相关人员起草并打印后，由秘书交项目经理确认并签字，然后进行分发，分发后必须有收件方收到的书面签字确认。紧急信函需发传真件/电子邮件给对方，然后寄发原稿。1.11.8. 图纸与技术规范管理图纸资料和技术规范由项目总工程师办公室统一接收并编号登记，根据需要进行复制后，分发给相关人员并作好签字手续。总工程师办公室应对过期图纸进行显著标示。过期图纸都应加盖“Superseded”和“作废”公章。1.11.9. 技术资料管理这一部分将由项目工程师根据项目的具体情况进行编写。如：施工组织设计、特殊施工方案、技术交底记录、地质勘探报告、检验检查试验报告，测量与放线记录。1.11.10. 项目竣工后资料管理项目竣工后，项目经理部必须把所有项目资料进行分类放在文件夹中交到各管理部统一、妥善保管。在项目竣工总结中详细列出文件卷号和存档处。1.11.11. 资料作废当项目施工完成移交给业主、竣工图纸已交给业主和咨询、保修期结束和完成最终决算3年后，同时满足这几个条件后，项目资料方可作废销毁。