工程例会管理制度.doc

第三章 工 程 管 理

大连新东昌置地有限公司

第四节 工程例会管理制度

编制人：
审核人：
批准人：
日 期：2013年 9月 日

修 改 记 录
序号
修改日期
修改条款内容
修改人
审批人
生效日期

齐心

第一条 目的
1.1 规范项目部会议管理，提高项目部召开工程会议的质量及效率。
第二条 适用范围。
2.1 适用于本公司。
2.2 适用于参与公司建设项目各项目部、监理公司、施工企业。
第三条 定义
3.1 会议计划：召集人于工程开工之初根据工程施工的特点确定工程施工的全周期内的会议安排，包括会议议题、会议议程、参会人员、会议召开日期。
3.2 会议召集人：指监理公司总监理工程师、业主项目经理、业主项目副总经理，在会议召开前确定会议议题、参会人员及召开时间。
3.3 会议主持人：监理公司总监理工程师、业主项目经理、业主副总经理。
3.4 会议参会人员：总承包单位项目经理、安全管理员、技术负责人及所有参建专业施工单位的现场负责人，监理公司的总监理工程师、各专业工程师，业主副总经理、项目经理、各专业工程师。
3.5 专题会议： 指根据工程进展的实际情况，针对特定的议题召开的会议如：进度会议、质量大检查会议等。
第四条 基本规则
4.1 必要性原则。即不开无主题的会议，尽量少召开临时性会议。
4.2 认真准备原则。工程例会会议时间在工程开工时确定并延续至工程施工结束，各参会人提前准备。
4.3 高效原则。会议针对议题问题讨论，避免跑题，随意扩大议题，随意增加临时议题。会议主持人必须有效控制会议进程和议题。
4.4 尊重不同意见原则。鼓励参会人员提出建设性的意见。
4.5 完整记录原则。工程例会和专题会议必须有完整记录并形成会议纪要。
4.6 会场纪律要求
4.6.1 所有参会人员必须严格遵守会议时间，不允许迟到、早退。
4.6.2 因故不能参加，原则上须于第一时间向业主项目经理请假，未经批准不参会者，按缺席处理。
4.6.3 会议期间参会人员手机须保持静音，不得干扰会场正常秩序。
4.6.4 会场不准吸烟，会议进行过程中参会人员不得交头接耳、大声喧哗，须保持会场安静。
4.6.5 参会人员须记录与本单位相关的会议内容及工作安排。
4.7 会议研讨规则
4.7.1 参会人员应了解议题的真正价值。
4.7.2 衡量多个问题的轻重缓急。
4.7.3 发现问题并寻找解决方法。
4.7.4 不断提出新的观点，评议新的观点。
4.7.5 有效控制破坏性冲突。
4.7.6 针对议题讨论要有结论性意见和建议。
4.8 汇报规则
4.8.1 由会议主持人掌握参会人员汇报顺序。工程例会，按总监理工程师确定的固定顺序汇报。
4.8.2 汇报内容简洁、突出重点，说数字、时间、计量标准、结果、问题、办法，不说假话、空话、多余的话。
第五条 职责
5.1 副总经理
5.1.1 依据公司授权监督工程例会的正常召开，评价会议效果。
5.1.2 依据公司授权在授权范围内对相关单位提出的工程管理中出现的问题给予明确答复。
5.1.3 批准会议记要的下发。
5.2 项目经理
5.2.1 依据工程进展的实际情况召集相关责任人参与工程例会及相关的专题会议。
5.2.2 依据公司授权在授权范围内对相关单位提出的工程管理中需协调的问题给予明确答复。
5.2.3 监督会议期间违返会议制度负激励的执行。
5.3 专业工程师
5.3.1 按确定的例会时间按时参加。
5.3.2 依据公司授权在授权范围内对相关专业提出的专业问题给予明确的答复，涉及工程变更及签证的问题按照公司关于签证与变更的制度执行。
5.4 总监理工程师
5.4.1 主持工程例会，确定会议议程包括汇报的内容及例会的具体时间。
5.4.2 召集所有参建单位按规定时间参加工程例会。
5.4.3 对违反会议纪律的参建单位下发负激励通报。
5.5 监理单位专业工程师
5.5.1 通知参建单位按规定时间参加工程例会。
5.5.2 在职责范围内对工程巡检过程中发现的问题进行通报，并对参建单位提出的专业问题给予明确答复。
5.5.3 及时做好会议记要，并在会议结束后次日中午12:00前将签字确认的会议记要下发给相关单位。
5.6 参建单位项目经理及主要管理人员
5.6.1 按规定时间参加工程例会。
5.6.2 及时提出工程现场存在的需协调的问题，并表明自己的意见。
5.6.3 记录与本专业、本单位相关的事项。
第六条 流程
6.1 分为会议计划、会议实施、会后整理、会议决议执行与激励四个流程。
6.2 会议计划
6.2.1 工程开工之初由总监理工程师根据工程实际情况及工程施工的特点，确定整个工程施工周期内的会议计划，内容包括会议的议程、参加人员、会议召开的日期、会议记录人等，并形成会议记要经总监理工程师签字确认后下发给相关参建单位。
6.3 会议实施
6.3.1 分为工程例会、专题会议两种，每种会议类别分为会前准备、会中控制、会后整理、决议执行与激励四个阶段。
6.3.2 工程例会及专题会议：
6.3.2.1 会前准备。由监理工程师负责按开工之初确定的计划表，专题会议至少提前4小时下发会议通知，并安排具体事项，临时会议在接到会议召集人指示后1小时内下发会议通知。
6.3.2.2 会中控制。由监理工程师组织参加人员签到，记录违规情况及做好会议记录，由总监理工程师主持会议，控制参会人员的发言时间，需参加人员签字的由总监理工程师或其指定人组织签字。
6.4 会后整理
6.4.1 监理工程师须于工程例会结束后次日中午12:00前整理完成会议记要，经总监理工程师、总承包单位项目经理、相关单位负责人签字后4小时内发送至参会单位，并负责保存工程例会资料。
6.5 会议决议执行与激励
6.5.1 会议决议由总监理工程师负责会后向操作责任人传达并落实执行，操作责任人须及时向总监理工程师汇报执行进度，项目经理负责监督执行过程中的阶段性成果，副总经理负责督办决议的执行情况。
6.5.2监理工程师根据会议纪要记录的违规情况，在发放会议纪要时同时下发负激励通报。
第七条 激励
7.1 参会人员无故缺席会议，负激励责任人500元。
7.2 参会人员无故迟到，负激励责任人100元。
7.3 违反会议纪律，每项负激励责任人50元。
7.4 会议纪要未在例会结束后次日中午12:00前整理完成，负激励记录人50元。
7.5 专题会议、临时会议通知未按时下发，负激励责任人50元。

第八条 支持性文件
8.1 工程会议计划表
8.2 工程会议签到表