强化物资集中采购-努力降低采购成本.doc

强化物资集中采购 努力降低采购成本
随着市场经济的不断深入和市场竞争的日趋激烈，以及公司生产经营规模的日益扩大，如何适应新形势的不断变化，既要保证施工生产的顺利进行，又要努力降低物资采购成本，是摆在物资管理部门面前不容回避的课题。96年以来，公司一直走物资集中采购之路。特别是近几年，根据局有关文件精神和要求，结合公司实际情况，加大了物资集中采购的执行力度，拓宽了物资集中采购的范围。经过摸索、实践，逐渐探索出“集中采购、统一定价、总量控制”的管理模式。
上半年，公司物资采购金额2.16亿元，其中集中采购1.81亿元，占采购总金额的83.8%。限价采购0.35亿元，占采购总金额的16.2%；组织市场调查19次，招议标63次，审批计划199份，集中采购节约采购成本407.48万元，采购降低率为2.26%。
下面，就公司物资集中采购中的作法介绍如下：
一、采购计划的制定和审批
公司物资管理办法规定：工程施工所需物资由工长根据施工进度和形象部位的计划安排，计算需用量，然后由技术负责人或经营副经理审核数量是否准确。由经理部主管材料人员编制物资采购计划，经项目经理批准后，报物资部审批。物资部设土建物资管理员和安装物资管理员，根据经理部所报计划，找出各经理部共性物资进行汇总并和3万元以上的物资一起安排进行招议标，3万元以下的物资确定指导价，由公司分管领导签字同意后，物资采购计划方可执行。
二、掌握价格信息，做到心中有底
市场经济的繁荣，使物资的品种复杂多样，同时也存在质量、价格的参差不齐。为了掌握第一手资料，最大限度的降低物资采购成本，我们有六个方面的信息渠道。一是按照三大贯标体系要求，确定出合格供应商名录并实行动态管理；二是参考市定期公布的各种建筑物资当期市场价格信息；三是经常上网掌握市、华北及全国的建材市场行情；四是参照前期物资价格；五是参考各项目经理部材料人员掌握的价格信息；六是进行实地调查；每次数额较大采购物资招议标前，我们都组织有关部门的人员到码头、石料厂、钢材批发市场、环渤海交易市场等实地进行物资质量和价格调查，从而掌握第一手资料。通过上述六个方面的工作，对各种物资的生产厂家、品牌、质量、价格、产地等基本做到了心中有数。

三、采购资金的运用
资金是企业的血液，建筑行业的资金总是相对紧张。如何使有限的资金发挥尽可能大的功效，也是物资采购的一大课题。我们首先针对社会上的资金现状，结合公司实际情况，对资金运用采取资金计划审批制度。公司资金管理委员会每月5号、15号召开资金会议。根据各项目经理部工程施工的形象部位完成情况和资金需用计划，财务资金部确认后作为资金需用拨付依据，并按物资供应的轻重缓急合理安排资金，这样既能把有限的资金用在重要的位置，又能避免某些项目管理人员对资金分配不公等问题而影响物资的进场和正常的施工。其次，在资金的使用上，我们针对不同物资，采取不同的付款方式。例如：钢材采购量大，占用资金多，采取保证供应，滚动付款的方式；商品砼采取基础垫付，主体工程每月付款70%的方式；砖，瓦、灰、砂、石、水暖、电器等物资采取适量欠款的方式；零星物资现款购买的方式来运用资金。第三，我们根据现款和赊购差价大小，灵活安排资金的使用。例如：桩基分公司施工的预制砼空心桩，在月付款70%的条件下，采购价格为直径400mm每米120元，直径300mm的每米105元，公司每年用量约18万延米，我们对桩基该分项进行重点控制，通过对源头市场跟踪调查，发现购买预制砼空心桩现款价格直径400mm每米85元，直径300mm每米68元。我们采取现款购买的方式进行采购，年可降低成本500万元。

四、通过招议标确定采购价格
近几年来，我们始终坚持了“三公开一透明”的管理规定，并在此基础上，进行改进和深化。根据《公司物资管理办法》规定，需要招议标的物资，经理部主管材料员提出招议标申请并进行市场价格咨询，做出代表目前市场价格的标底。物资管理部根据各经理部的用料情况和共用物资，安排几个经理部所购物资的数量同时招议标，做到最大限度的批量采购，以便降低成本。然后，由物资管理部土建或安装管理员发放标书。招标小组由物资管理部、审计监察部、财务资金部、预算合约部、公司领导组成。招标采取第一次公开投标价格，第二次由招标小组与各投标单位进行面谈确定最终报价。报价结束后，招议标小组根据项目部标底和预算价格进行评标。整个过程招标小组人员不得中途离场和泄露招标情况。经招议标小组按价格排列后，招标结果交经理部通过技术人员、质量监督人员、甲方管理人员、现场监理认可后选择供应商，并以书面形式报物资部门审批。经公司分管领导签字后下达中标通知书。下面就物资集中采购的招议标情况介绍如下。
1、 利用采购数量较大的优势，降低采购价格如对石子的集中采购
砼搅拌站每年用石子23万吨左右，经理部每年用石子2万吨左右。在21家投标单位中，都是为了八局这个市场全年25万吨的方量来参加竞标的。在投标中纷纷降低投标价格，最高报价和最低报价相差14.22元，最终我们选择了以每吨40元的价格中标。在垫付3万吨货款，月付款60%的方式下，承担5%的市场价格风险，比当时市场现款购买，不开发票的采购价格还低2元，供应商基本上处于微利状态。公司执行此价格后，仅此一项实行集中采购就为单位节约采购成本约50万元。

2、采用承包物资耗用总量的方式降低采购价格如对砼的集中采购
大学工程需要2.4万m3砼，公司决定以大学工程为基础，集中全公司外购砼量进行招标定价。在基础垫资主体月付款70%的情况下，比市场价格每方下降15元，并开具建安发票，进行抵税。按图纸几何尺寸结算砼量。随后，时代奥城工程砼用量2.4万m3，奥城公建工程砼量2.8万m3，阳光100工程砼用量3.2万m3，共计10.8万m3砼，节约采购成本162万元，建安发票抵税106.92万元，砼集中采购取得了巨大的经济效益。
3、采取根据市场信息，掌握波动规律的方法，降低采购价格如对钢筋的集中采购
今年的钢材市场价格很不稳定，波动大，我们采取市场调查与供应商进行商谈，在参照市场价格的基础上，采取每吨下降20元的价格进行采购供应。为了保证施工生产的顺利进行，我们选择了三家信誉好和经济实力强，而且付款方式最优惠的钢材供应商，按统一价格供应。上半年，我公司购进3.31万吨钢材，节约采购成本66.1万元,占钢材采购金额的0.57%。
4、根据工程实际情况，区别对待的方式，降低采购价格如对安装物资的集中采购
安装物资近年来，更新换代发展较快，每个工程项目使用各不相同。针对这种情况，公司要求以栋号或小区分品种进行招标，每种物资统一定价，分批进场。根据安装物资价格之间品牌之间相差很多的情况，上半年，我们对安装物资招标27次，招标金额482.9万元，标底金额为536.18万元。降低采购成本53.26万元，占采购金额的9.94%。
水泥，砂子，多层板，直螺纹套筒，加气砼砌块，烟道管，电缆线、电闸箱等物资实行集中采购后都取得了良好效益。这里就不一一介绍了。

五、物资集中采购与供应
由于建筑物资种类繁多，规格复杂，为了不因集中采购而降低物资供应效率，确保生产顺利进行，我们公司采取灵活多变的供应方式。
由于钢筋用量大，价值高，采购金额占采购总值的比重大，质量要求高，根据历年来的经验，我们在物资管理部设专人负责钢筋的采购和供应。砖、瓦、灰、砂、石、水暖、电器等其他物资由经理部主管材料员按公司制定的统一价格采购供应。这样做能使采购人员亲临现场与项目管理人员共同合作，及时供应，化解供应和使用之间的矛盾，既有利于其他项目管理人员及时了解物资采购价格，增加项目承包的执行力度，增强项目管理人员之间的凝聚力和责任感，保证施工生产的顺利进行；又能使项目部对接建设单位，及时办理工程变更签证和甲供物资价格的确认。
例如开发区英保达工程。图纸设计使用北京加气砼公司生产的加气砼砌块1500方。每方230元，另加运费60元。经多次议价每方含运费仍为210元。项目主管材料员与设计方及我方技术人员联系洽商，最终认定经物资管理部和项目采购人员所掌握的唐山加气砼砌块的生产厂家，每方仅为190元，通过甲方监理的认可，最终使用唐山加气砌块，每方价格下降100元，为单位节约采购成本15万元。
六、加强监督检查 强化执行力度
基于公司项目集中，70%经理部分布在，30%分布在北京，公司为了便于督查，加强物资管理工作，专门成立了检查小组，由物资管理部，审计监察部，办公室组成，结合物资管理部其他管理人员，除了每月一次的文明工地检查外，平时不固定检查，每周二次夜查。主要检查经理部管理人员的值班情况，物资验收人员的收料情况，工程物资的使用情况。三月份，通过检查，我们发现有三个经理部在验收108胶的过程中，仅参照桶外标签重量，而没有过磅，造成验收数量不够，分别少0.126吨、0.25吨和1.6吨。我们针对存在的问题，先后对8名材料人员进行处罚。其中：5人待岗，2人受到经济处罚，物资管理部业务经理待岗，撤销业务经理职务，调出物资管理部门。经检查发现，开发区工程一名安装工长因PVC材料假借甲方名义指定供应商，被罚款1000元。塘沽区工程一名安全员未按物资控制程序要求购进安全网，被罚款1000元。

针对物资管理中存在的问题，今年来，我们先后发了四个物资管理通报，八个业务通知，及时传达到每个经理部，教育其他管理人员引以为戒，不要犯同样的错误。通过检查力度的不断加强，公司物资管理办法得到认真的贯彻执行。
七、物资集中采购管理的几点体会
通过实行“集中采购，统一定价，总量控制”的管理模式和具体地探索与实践，我们有以下几个方面的体会：
1、 物资集中采购能够选择有经济实力的供应商进行合作，在很大程度上缓解了公司资金紧张的矛盾，使资金链得到联接和延伸。
2、 通过物资集中采购，使采购价格降低到了最低区间，有效地降低了采购成本；
3、 大批量采购只有选择大型企业产品，才能满足供应并保证产品质量可靠性，减少质量事件的发生。
4、 有力地推动了公司党风廉政建设水平的提高；
5、 便于现代化管理手段的运用；
6、 督促管理人员提高办事效率；
在物资集中采购管理方面，公司根据实际情况，通过工作中不断总结、分析，以及逐步完善，主要做了以下几点：
1、 实行集中采购、统一定价的供应方式；
2、 采取物资供应商动态准入制度；

3、坚持物资定价人员不采购，采购人员不验收的公开、透明原则；
4、进场物资必须有值班干部，仓库管理员，现场门卫同时收料的验收制度；
5、采用进场物资当日验收，当月报帐的核算体制；
6、实行每月固定检查、不定期检查、夜间抽查相结合的监督检查制度；
7、采取价格咨询，收集，确定多部门参与过程的公开监督制度。
通过这些制度的具体贯彻执行，物资集中采购控制和管理工作做得细致，具体，实现了降成本、堵漏洞、创效益的目标。
八、物资集中采购工作存在的不足和打算
物资集中采购是政府采购的企业表现，是时代发展的方向，是物资采购的必由之路，是各部门之间的互相连动。贯穿于标价分离，两制建设，责任成本的制定。由于生产规模的不断扩大，资金是保证物资集中采购顺利进行的先决条件。针对工程盈亏情况，区别对待，拓宽融资渠道，是降低价格，缩小采购成本的有效方法。
在物资集中采购工作中，我们虽然取得了一点成绩，但离局和公司的要求还差很远。在采购计划方面，数量的计算还不够准确和细致。在信息化建设上，没有充分发挥现代化信息的优势，没有做到信息共享。资金相对短缺，限制了物资集中采购规模的拓展。
在今后的工作中，我们要把集中采购的重点，由中间商延伸到厂家，由局部集中采购发展到区域集中采购，把物资集中采购工作向深度和广度发展。在微机使用上，我们要把已经购买的材料管理软件进行试点，争取明年扩大到每个项目部。由传统管理模式向现代化管理模式发展。同时我们要向兄弟单位学习一些好的管理经验，把物资集中采购工作抓得更好，使公司的物资管理工作提高到一个新的水平，为企业的持续、健康发展做出积极贡献。