印信管理及使用工作程序.doc

编号：BT-XM-XZ-106
版 本 号
A
印信管理及使用程序
修改次第
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印信管理及使用程序

受控状态：____受控_________

发放编号：________________

生效日期：___2007-04-02____

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生效日期

1
目的

为加强公司的印章和介绍信管理，规范工作程序。
2
适用范围

适用于公司各部门、各项目部各类印章的管理及使用。
3
职责
3.1
3.2
集团办公室及各项目部办公室为印章管理的主管部门。
各办公室指定专人负责印章的管理。
4
工作流程
4.1
4.1.1

4.1.2

4.2
4.2.1

4.2.2

4.2.3

4.3
4.3.1

4.3.2
4.3.3
4.3.4
4.4
4.4.1

4.4.2

4.4.3

4.4.4

4.4.5

印信的制作或购买
印章的制作：因工作需要须刻制印章的，由办公室报总经理或以上领导批准，到指定店家刻制；
介绍信的制作或购买：因工作需要须印制或购买统一格式介绍信的，由办公室报总经理或以上领导批准，到指定厂家印制，或到指定店家购买。
印章的登记
所有印章都必须由办公室在《印章领用登记本》上逐一登记，并留存印模式样；
各部门领用属于本部门保管的印章时，必须经董事局主席授权，然后在《印章领用登记本》上登记；
每次用印，应填写《印章使用审批表》，登记内容为用印日期、事由、经办人、批准人、用印数等。
印信的保管
办公室负责保管公司印章、法定代表人印章及由各部门（机构）保管以外的各类印章、公司介绍信；
销售公司负责保管销售合同专用章；
财务部负责保管财务专用章、；
造价控制中心负责保管工程合同专用章；
印信的使用
印章的使用
a)凡涉及公司对外投资、合作协议、土地协议、银行担保等重大事项的用印，须经董事局主席或其授权人签字同意或凭协议、合同上董事局主席或其授权人的签字方可用印，具体经办人须在《印章使用审批表》上签字，用印的文件资料须留有正本存档；
b)凡公司事务性的文件资料用印，须经总经理或其授权人在发文审批单或《印章使用审批表》上签字，用印的文件资料须留有正本存档；
c)预售协议用印，由销售公司加盖销售合同专用章。商品房买卖合同用印，由销售公司加盖销售合同专用章，经办人须在《印章使用审批表》上签字，需在合同上加盖法定代表人印章的，须经法定代表人同意；
d)财务票据、凭证、报表及款项支付用印，须经财务部会计审核，由出纳盖上财务专用章，然后由会计加盖法定代表人印章；
介绍信的使用
开具公司介绍信，须经办公室主任批准；重大事项须经分管经理或以上领导批准。
印章的外带
公司印章原则上不允许携带外出，因工作需要必须携带外出的，须经总经理书面批准，原则上需两人以上一同外带，必须由专人保管；用毕，须及时归还。
印章的失少
发现印章失少，保管人应立即向办公室报告，办公室应及时采取相应措施，并登报声明作废；必要时应向公安部门报案。
印信的封存和销毁
a)因机构变动、名称更改、印章磨损等原因停止使用的印章和介绍信，应由办公室统一封存。
b)一般情况下，封存5年后报总经理批准，由办公室统一销毁。
c)使用过的印章使用审批表和介绍信存根，于次年3月存档备查。
5
相关性/支持文件

印信管理制度(BT-XZ-216)
6
附录

印信管理及使用流程图