保险代理公司行政管理制度.doc

保险代理公司行政管理制度

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目   录
MB-Ad-01印章管理规定---------------------------------------------2
        MB-Ad-01-01印鉴使用申请表--------------------------------5
MB-Ad-02会议管理规定---------------------------------------------6
MB-Ad-02-01会议通知单------------------------------------9
MB-Ad-02-02会议备忘录------------------------------------10
MB-Ad-02-03会议签到表------------------------------------
MB-Ad-03办公用品/设备管理规定------------------------------------11
        MB-Ad-03-01办公用品/设备请购表-------------------------14
        MB-Ad-03-02耐用办公用品/设备明细表---------------------15
        MJ-D-03-03易耗办公用品/设备明细表-------------------------16
        MB-Ad-03-04办公用品/设备领用台帐-------------------------
        MB-Ad-03-05办公用品/设备管理标识卡------------------------
        MB-Ad-03-06办公用品/设备维修保养记录表------------------
MB-Ad-04出差管理规定---------------------------------------------19
        MB-Ad-04-01 请假/出差申请单-------------------------------

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管理制度文件
印  章  管  理  规  定
文件编号
MB-Ad-01
编  制     梁 色 建
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日  期     / 8
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1    目的
规范公司印章的使用、 保管, 保障公司的利益。

2                   适用范围
本规定适用于公司印章及部门印章的使用与管理。

3     印章的种类
3．1公章/法人章: 公司向工商行政主管机关登记的公司印章及法人章。
3．2指定业务专用的印章如合同专用章、 财务专用章等;
3．2部门章: 刻有公司部门名称的印章。

4      印章的保管
4．1公司和业务专用章、 部门章由人力资源部专人负责保管及用印;
4．2 印章如有遗失, 印章保管人应立即报告公司领导并到公安等相关政府部门办理报失备案手续及依法公告作废手续。

5     印章的使用范围
5．1对与公司经营权有重大关联、 涉及政策性问题或以公司名义对行政、 税务、 金融等政府机构的行文, 盖公司公章。
5．2以公司名义发布的各类规章制度, 对国家机关或社会团体及其它企业签发的证明文件, 盖公司公章。
5．3 各部门在经办业务的权责范围内的行文及收文, 盖部门章。

6      印章的盖用程序
6．1 文件需要用印时, 应先填写”印鉴使用申请表”, 经主管核准并依据审批权限获得相关领导批准后, 连同经审核的文件等交给印章保管人用

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印;
6．2用印人除了在文稿、 文件上用印外, 还需在印鉴使用申请表上加盖所使用的印章存档。
6．3 用印的审批权限
6．3．1公司公章由总经理批准, 但以下两种情况除外:
-- 公司进行日常的业务活动除合同( 包括用工合同, 采购合同) 签拟、 融资、 资金支付等涉及公司重大利益的事项时必须获得公司总经理的书面批准才能用印外, 其余需使用公司章的, 由营运副总经理审核批准;
-- 在出具公司员工人事证明资料、 办理公司人事日常
业务需使用公司公章时, 由人力资源部经理审核批准。
6．3．2 部门章由部门经理批准, 人力资源部经理核准;
6．4 印章异地使用审批权限
公司公章原则上不得带离公司使用, 若需带离, 按以下权限审批:
6．4．1 部门章必须获得总经理的电话指示或书面批准, 才能被带离
使用;
6．4．2 公司公章必须获得公司法人代表的电话指示或书面批准, 才能被带离公司使用;
6．4．3 公司法人代表将公司公章带离公司应办理书面手续;
6．4．4 所有电话指示事后应补办签批手续, 以备查核;
6．4．5 公章被带离期间, 由携带人全权承担印章的保管及使用的责任;
6．4．6带离印章应在《印鉴使用申请表》中注明带往地点, 并按期及时归还办公室保管人, 写明归还日期。
7                        责任与惩罚
   7．1 公司印章由专人保管, 如有遗失或误用, 由印章保管部门负责人及保管人分别负全责。
7．2印章保管人对未按审批权限获得批准用印的文件, 不得擅自用印。如有违反, 视情节轻重给予相应的行政及经济处罚( 行政处分:

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          警告、 降职、 开除; 经济处罚: 降薪、 赔偿10%-100% 的经济损失) 。
7．3 印章保管人虽经批准但超出规定的印章使用范围用印并给公司造成经济损失的, 印章保管人及批准用印人除要承受行政处分( 警告、 降职、 开除) 外, 还要赔偿相应的经济损失( 其中印章保管人承担10%, 批准人承担90%) 。

8      附则
8．1 本管理规定由公司人力资源部拟订, 其解释权及修改权归公司人力资源部。
8．2 本管理规定经总经理审核批准后, 自公布之日起执行。

9      相关表格
9．1 《印鉴使用申请表》( MB-Ad-01-01)

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印鉴使用申请表
                              NO.
申请部门

申请日期

盖印份数

文件名称

用 印 事 由
用 印 种 类
印 鉴 留 底

申  请  人
主     管
审      批
印章保管人核准并用印

说明: 印章使用必须按照公司《印章管理规定》的盖用程序审批。

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管理制度文件
会  议  管  理  规  定
文件编号
MB-Ad-02
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1      目的
创造良好会风, 提高会议效率, 确保会议起到共同参与、 集思广益的作用。

2      适用范围
公司总部各类会议。

3      会议种类
    3．1 例会
3．1．1 周会
        每周星期五下午, 由营运副总经理或其委托人主持。除偶数周的例会公司总部全体员工均需参加外, 其余各周例会仅由各部门经理及各区域负责人参加。
3．1．2 年度会议
        每年春节前夕的适当时间召开, 由总经理主持, 公司总部及各区域主要管理人员参加。
3．2 其它会议
包括各种专业会议、 专门会议、 部门内部会议等的非例会会议。其召开应经部门经理以上领导核准, 涉及多个部门的应经副总经理以上领导核准。

4      会议模式
    4．1 每一次会议都应取得实质的成效: 或解决问题, 或使与会者受到培训、

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获得教益。
4．2 会议应有明确的议题。议题由组织者在会前确定并下发至相关与会者
作准备。
    4．3 会议主持者的作用是调动气氛、 控制会议进程, 对议案作出最后的决策, 并尽力避免一言堂式的训示性发言。

5      会议程序
5．1 每次会议由公司人力资源部负责召集( 部门内部会议除外) 。
5．2会议召集者应提前与公司领导沟通以确定会议主要议题并形成《会议通知单》( MB-Ad-03-01) 。
5．3 会议邀请函应提前一天发出( 紧急会议除外) , 相关人员必须做好充分准备, 就议题提出解决问题的方案和途径, 供与会人员共同讨论和甄选, 避免形成无任何建设性意见的”问题会议”。会议期间, 与会者亦可就急需解决的事项提请会议讨论。
5．4会议主持者最后提出自己的意见并作出决策;
5．5会议结束后由人力资源部形成《会议备忘录》( MB-Ad-03-02) , 并在一个工作日内下发至相关人员以便执行会议决策。

6      会议纪律
    6．1 与会者应提前到场并在《会议签到表》( MB-Ad-03-03) 上签到, 因特殊原因而迟到、 缺席、 中途退席时, 应向会议召集人请假, 说明正当理由。无故迟到或中途退席, 按考勤制度的迟到或早退处理。
    6．2 会议的发言或讨论应集中于规定议题, 在规定议题完成后才允许就急需解决的事项进行讨论;
6．3会议期间应将手机调至震动状态, 不接打电话, 不抽烟; 特殊情况到场外联络;
6．4与会者须按规定保守会议秘密。
7      附则

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7．1 本管理规定由人力资源部拟订, 其解释权及修改权归人力资源部。
7．2 本管理规定经总经理审核批准后, 自公布之日起执行。

8      相关文件
    8．1 《会议通知单》( MB-Ad-03-01)
    8．2 《会议备忘录》( MB-Ad -03-02)
    8．3 《会议签到表》( MB-Ad-03-03)

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会 议 通 知 单

致:
由:
关于: 召开                    会议的通知
日期:

会议时间:
会议地点:
会议主持:
会议记录:
会议议程:

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会 议 备 忘 录

致:
关于:     年    月    日的会议纪要
参加人员: 见会议签到表
主持:                   记录:              签发:            日期:
内容:
(一)通报事项

(二)决定事项

(三)督办事项

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会议签到表

会议名称:                                  地点:                         时间:   年  月  日
姓名
单位( 部门)
备    注

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管理制度文件
办 公 用 品/设 备 管 理 规 定
文件编号
MB-Ad-03
编  制     梁 色 建
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版    次
1版1次
日  期     / 8
日 期
日 期
  生效日期

1            目的
        规范办公用品/设备的购买、 领用行为, 降低能源消耗, 控制公司的办公费用。

2      适用范围
本管理规定适用于公司办公用品/设备的购买、 领用和管理。

3      职责
       公司各部门使用的办公用品/设备统一由人力资源部委派专人负责购买、 保管、 分类登记及发放。

4      类别
办公用品/设备分为耐用办公用品设备和易耗办公用品/设备。
4．1 耐用办公用品设备: 适合长期使用的办公用品/设备。该类办公用品/设备在员工离职时必须交还公司; 或, 该类办公用品/设备因故障需重新领用时须”以旧换新”。如硒鼓、 白板擦、 剪刀、 美工刀、 订书器、 打孔器、 计算器、 直尺、 文件盒、 文件夹、 软盘、 U盘、 办公台、 办公椅、 计算机、 碎纸机、 复印机、 扫描仪、 电话、 手机、 电话卡、 手机卡等。

4．2 易耗办公用品设备: 短时间即易损耗的办公用品/设备。该类办公用品/设备在员工用完后可到人力资源部登记领取。如签字笔、 白板笔、 圆珠笔、 铅笔、 铅芯、 胶( 棒) 、 胶带、 回形( 大头) 针、 印刷品、 复写纸、 报事贴、 笔记本、 订书钉、 夹子、 ……等。
5      请购程序
5．1 各部门应于每月25日前提出下月办公用品/设备需求计划, 填写《办公用品请购表》( MB-Ad-03-01) , 按审批权限取得批准后于每月25日前交到公司人力
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资源部。但临时性的急需申购除外。
5．2 人力资源部综合各部门的计划, 动态掌握所需办公用品/设备的数量和
     种类, 阶段性申请统一购买。
5．3人力资源部应及时对购买的办公用品/设备登记入库, 并按耐用办公用品/设备及易耗办公用品/设备的类别作好分类造册的工作( MB-Ad-03-02) 。

6      请购审批权限
6．1所有办公用品/设备的请购须由请购部门的负责人签字确认, 经人力资源部经理审核后按如下权限审批:
1) 凡购买单价低于300元的办公用品/设备, 报运营副总经理批准, 交人力资源部采购;
2) 凡购买单价超过300元的办公用品/设备, 报总经理批准, 交人力资源部采购。
6．2 特殊及急需的情况下, 如果未能取得上述有审批权限的领导书面签批, 可由其电话或口头指示人力资部负责办公用品/设备采购的人员, 事后再补办书面审批手续。

7       领用
7．1每个工作日上午9: 00—10: 00为司总部人员领用办公用品/设备的时间, 如无特殊原因, 其它时间人力资源部人员有权拒绝领用。各分支机构可在其负责人每周参加工作例会时集中领取。
7．2人力资源部设立《办公用品/设备领用台帐》( MJ-D-03-04) , 所有员工领用办公用品/设备须办理登记手续。
7．2．1 公司总部员工领用办公用品/设备时, 必须同时在《办公用品/设
备领用台帐》上签字确认。
7．2．2各分支机构员工领用办公用品/设备, 也须在《办公用品/设备领用台帐》上签字确认。各分支机构的负责人必须于每月底最后一周参加
工作例会时将本月的办公用品/设备领用台帐统一收集齐全交公司人力资源部备查。

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7．3 人力资源部负责人对有关购买、 领用程序进行监督, 并对不正常的采购及领用提出批评, 严重情况下, 可提请公司领导对相关责任人进行处罚, 直至开除。

8      办公用品/设备的购置、 使用与管理
8．1购置办公用品/设备时, 必须选用安全、 低耗、 环保、 对员工健康无重大影响的物品。
8．3购置回来的大型办公设备如电脑、 打印机、 扫描仪、 空调、 网络设备必须由信息技术部进行验收并填写《购置设备验收表》( MB-Ad -03-05) , 其相关的产品质量合格证、 产品使用说明书、 保修卡交人力资源部统一保存。
8．4对于在使用过程中存在危险因素的办公用品/设备如碎纸机、 复印机、 电脑及其它需使用电源的办公设备, 人力资源部负责在设备上标贴使用说明, 以尽可能杜绝办公设备对员工人体所造成的伤害。
8．5耐用办公设备实行专人使用专人管理与集中使用统一管理相结合的办法。属于专人使用专人管理的办公用品/设备如电脑、 扫描仪等, 在设备上张贴《办公设备标识卡》( MB-Ad -03-06) 作为标识, 标明该设备的性能现况、 设备购置时间、 使用与维护责任人; 属于集中使用统一管理的办公设备如打印机、 复印机、 大型装订/打孔机等, 由人力资源部负责日常维护/维修管理, 信息技术部配合相关设备的维护维修。人力资源部设立专门的《办公设备维修/保养记录表》( MB-Ad -03-07) , 记载需出外维护/维修设备的维护/维修时间、 更换的零部件、 维护维修费用以及经办人等信息。
8．6报废、 废弃的办公设备如电脑主机/显示器、 损坏的办公台/办公椅等, 经公司相关部门甄别确认不再具有使用价值并由运营副总经理批准后由人力资源部统一处理。
人力资源部对所处理的报废/废弃的办公设备必须登记在册。《报废、 废弃的办公设备处理记录表》( MB-Ad -03-08)

9      附件

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9．1 本管理规定由人力资源部拟订, 其解释权及修改权归人力资源部。

9．2 本管理规定经公司总经理审核批准后, 自公布之日起执行。
10      相关表格
    10．1 《办公用品/设备请购表》( MB-Ad-03-01)
    10．2 《耐用办公用品/设备明细表》( MB-Ad -03-02)
    10．3 《易耗办公用品/设备明细表》( MB-Ad -03-03)
10．4 《办公用品/设备领用台帐》( MB-Ad -03-04)
10．5 《购置设备验收表》( MB-Ad -03-05)
10．6《办公设备管理标识卡》( MB-Ad -03-06)
10．7 《办公设备维修/保养记录表》( MB-Ad -03-07)
10．8 《设备报废申请表》( MB-Ad -03-08)

广州美邦保险代理有限公司                                     编号: MB-Ad-03-01
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办公用品请购表
                                                               编号:
请   购   部   门

请   购   日  期

请     购     内    容
序号
品         名
规       格
数    量
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

部门负责人:               人力资源部审核:                   批准:

广州美邦保险代理有限公司                                    编号: MB-Ad-03-02  
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耐用办公用品明细表
                                                                       编号:
品              名
规            格
数     量
采 购 日 期

                                                                制表人:
                                                                日  期:

广州美邦保险代理有限公司                                     编号: MB-Ad-03-03
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易耗办公用品明细表
                                                                       编号:
品              名
规            格
数     量
采 购 日 期

 , ;

                                                                制表人:
                                                                日  期:
  广州美邦保险代理有限公司                                   编号: MB-Ad-03-04      
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办公用品/设备领用台帐
员工姓名:                                                                            编号:
品              名
规            格
数     量
签    领
领 用 日 期
备注

广州美邦保险代理有限公司                                   编号: MB-Ad-03-05      
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购置设备验收表
序号:                
设备名称

型号

规格

生产厂家

出厂日期

设备编号

试机情况:
随机附件及资料清点情况:
使用部门验收意见:
签章:

年    月    日
信息技术部验收意见:
签章:

年    月    日

广州美邦保险代理有限公司                                    编号: MB-Ad-03-06      
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办公设备管理标识卡

                                                  编号:
设备名称

购置日期

保修期限

规格( 配置)

标识日期

设备状况

使用部门

责任人

办公设备管理标识卡

                                                编号:
设备名称

购置日期

保修期限

规格( 配置)

标识日期

设备状况

使用部门

责任人

广州美邦保险代理有限公司                              编号: MB-Ad-03-07      
GUANGZHOU MABANG INSURANCE AGCEGENT CO.LTD.                              

办公设备维修\保养记录
设备名称

规格型号

使用部门/操者

序号
维修/保养日期
维修/保养项目
维修保养结果
维修人员/单位
经办人签字
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

广州美邦保险代理有限公司                                        编号: MB-Ad-03-08
GUANGZHOU MABANG INSURANCE AGCEGENT CO.LTD.                              

                              设备报废申请表
NO:
设备名称

规格型号

出厂编号

设备编号

启用时间

申请时间

报废原因:

                                    申报部门:
年    月    日
主管部门意见:

签章:
年    月    日
主管领导意见:

签章:
年    月   日
备注:

  广州美邦保险代理有限公司                                编号: MB-Ad-04      
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管理制度文件
出  差  管  理  规  定
文件编号
MB-Ad-04
编  制     梁 色 建
审 核
批 准
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1版1次
日  期     / 8
日 期
日 期
  生效日期

1                        目的
规范公司职员出差活动, 合理控制成本。

2