区域集团成员企业外派董事管理制度.doc

母子公司管控体系制度汇编之

区域集团

外派董事管理制度

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七月

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目 录
第一章 总 则 1
第二章 职责、权利与义务 1
第三章 聘任与授权 3
第四章 工作方式、内容与报告 4
第五章 考核与薪酬 6
第六章 解聘、辞职与离任 8
第七章 附 则 8
区域集团外派董事任命书 9
区域集团外派董事解聘书 9
成员公司董事会决策议案审核表 10
区域集团外派董事行权履职报告 12
区域集团外派董事定期研究报告 13
区域集团外派董事考核标准 14
区域集团外派董事工作业绩指标量化方法 15

第一章 总 则
第一条 为规范和完善区域集团对成员公司外派董事的管理行为，根据国家相关法律法规及区域集团的实际情况，特制定本制度。
第二条 区域集团依据《出资协议》和《公司章程》向成员公司推荐董事人选，经股东（大）会选举产生。董事承担收集信息、分析研究、提出建议和向区域集团提交所属子公司运营情况分析报告、重大事项和突发性事件解决的专项报告等职责。

第二章 职责、权利与义务
第三条 外派董事履行下列职责：
（1） 履行《公司法》、《公司章程》规定的董事职责。
（2） 自觉接受区域集团相关职能部门的业务培训、业务指导和归口管理。
（3） 维护并促进区域集团与成员公司之间信息渠道的畅通。做好相关行业和公司的信息收集、整理工作，对成员公司的财务、业务发展和管理情况进行分析、研究，并提出建议意见。
（4） 对公司的业务发展和管理情况进行分析，提出股权处置意见。
（5） 对需经公司股东（大）会审议的议案和其他信息进行研究，为区域集团股权管理决策提供支持。
（6） 出席公司的股东（大）会，依据出资（持股）比例，按照区域集团股权管理意见，对重大经营决策、管理者选择、收益分派等重要事项进行表决，并代表区域集团提交议案或进行质询。
（7） 指导并督促区域集团有关职能部门，对依法应得的资产收益，及时、全额收缴入账。外派董事实行报告制度。报告分为定期报告和不定期报告。定期报告每半年一次，是外派董事向区域集团提交的正式报告；不定期报告视区域集团管理的需要或外派董事认为必要时，向相关部门提交的专项报告。
第四条 外派董事权利如下：
（1） 获知成员公司各类经营管理信息的权利；
（2） 获知区域集团有关其任职成员公司经营管理信息的权利；
（3） 列席区域集团有关其任职成员公司经营管理决策会议的权利；
（4） 出席成员公司的董事会的权利；
（5） 在成员公司董事会上对所议事项进行表决的权利；
（6） 建议召开成员公司临时董事会的权利；
（7） 提出成员公司各项经营和管理议案的权利；
（8） 区域集团赋予的其他权利。
第五条 外派董事应承担下列义务：
（1） 遵守区域集团章程，忠实履行职务，维护区域集团利益，不得运用董事的职权为自己谋取私利；
（2） 维护公司利益，不得运用职权谋取私利，不得泄露公司秘密；
（3） 作为区域集团的股权代表在成员公司董事会进行表决时，要慎审行使表决权，不得损害区域集团利益；
（4） 对董事会决议承担责任。因董事会决议违反法律、法规、公司章程或导致公司利益遭受严重损失的，参与决议的董事要承担相应责任，但在表决时表达异议并记载于会议记录的，该董事可免去责任；
（5） 承担法律、法规规定的相关法律责任。
（6） 外派董事不得同所任职公司订立协议或者进行交易。

第三章 聘任与授权
第六条 区域集团在选派和任命外派董事时，要遵循程序规范、标准透明、用人唯贤等用人原则。
第七条 区域集团外派的外派董事应具有以下条件：
（1） 具有《公司法》规定的董事任职条件。
（2） 熟悉并贯彻执行国家有关法律、法规和区域集团有关规章制度。
（3） 具有成员公司所处行业及相关行业的专业知识或经营管理工作经验。
（4） 基本掌握财务管理、法律以及宏观经济等方面的专业知识。
（5） 忠实履行职责，维护公司利益。
（6） 具有较强的综合分析、判断和文字撰写能力，并具有独立工作能力。
（7） 具有现代公司治理的基本知识，熟悉相关法律法规和内部管理制度；
（8） 具有一定的管理能力和专业能力，管理能力涉及沟通协调能力和人际交往能力等，专业能力涉及研究分析能力、问题解决能力、表达能力等；
（9） 年富力强，有足够的时间和精力履行其应尽的职责。
第八条 外派董事的人选按照一定条件提名并遴选，由区域集团决策层决定。人选确认后，由人力资源部门造册登记，实行档案追踪记录。
第九条 外派董事的任期不得超过3年，任期届满的，可连选连任。
第十条 外派董事不得兼任监事。
第十一条 外派董事的选拔和任命流程如下：
（1） 规划发展部门提出外派董事的配备方案；
（2） 规划发展部门提名外派董事候选人；
（3） 对外派董事候选人进行初步筛选, 报区域集团批准；
（4） 拟定外派董事的人选，由区域集团向所投资的公司的股东（大）会提名推荐；
（5） 股东（大）会通过董事的人选。

第四章 工作方式、内容与报告
第十二条 专职外派董事的平常办公地点根据实际情况来拟定，既可以在区域集团办公，也可以在成员公司办公。
第十三条 外派董事假如在区域集团办公，应当遵守区域集团的平常管理制度，假如在成员公司办公，应当遵守成员公司的平常管理制度。
第十四条 外派董事在成员公司，作为董事行使权利，履行义务；除了履行公司法规定的董事职责之外，同时又作为公司研究人员，工作程序如下的工作程序：
（1） 在成员公司作为董事履行职责，按董事工作程序进行，对所就职公司负责，不得侵害区域集团和其他股东利益。外派董事在履行职责时，可以向区域集团相关管理部门或辅助决策职能部门寻求支持。
（2） 在区域集团作为公司制公司专职研究人员，对成员公司及其所处行业进行研究。其作为集团内部人，应当对区域集团负责，定期向区域集团规划发展部门提出研究报告。
第十五条 区域集团外派董事实行工作报告制度，外派董事定期或不定期地编写工作报告，工作报告作为评价其行权履职情况的重要依据之一。
第十六条 外派董事应当按照成员公司董事会会议告知准时出席董事会，假如由于客观因素不能出席董事会，应当以书面形式委托区域集团其他外派董事代为投票，并及时向区域集团报告。
第十七条 外派董事在出席成员公司董事会之前，要做好充足的准备工作，涉及：
（1） 积极向成员公司其他董事、经营层和相关部门了解和获取董事会议题的相关信息；
（2） 对董事会拟审议的议题，外派董事之间要及时进行内部沟通，并在充足沟通的基础上提出初步的决策议案；
（3） 外派董事根据所获得的信息以及初步决策议案填写成员公司决策议案审核表，并及时地转交给区域集团相关职能部门；
（4） 外派董事应当大力配合区域集团职能部门和相关领导对拟审核的议题进行审议和决策，必要时列席区域集团总经办公会和董事会会议。
第十八条 外派董事根据区域集团的决议，代表区域集团在成员公司董事会上进行表决，并及时把表决结果向区域集团相关领导进行报告。
第十九条 外派董事在成员公司董事会进行表决时，必须遵循区域集团的决议。
第二十条 外派董事在成员公司董事会闭会期间的重要工作内容涉及：
（1） 研究成员公司产业发展趋势，提交成员公司产业发展建议报告；
（2） 了解成员公司管理现状，向成员公司提交管理改善建议报告，并及时反馈到区域集团；
（3） 指导和监督成员公司经营班子执行股东大会和董事会的各项决议；
（4） 配合区域集团相关部门对成员公司的各项管理。
第二十一条 工作报告涉及定期报告和临时报告，定期报告涉及行权履职报告和研究报告，行权履职报告重要是就其工作完毕情况而向区域集团递交的报告，研究报告重要是就所在公司的发展情况进行进一步研究后向区域集团递交的报告。外派董事的专项研究报告分为对股东（大）会议案材料的建议意见报告、在股东（大）会上的行权报告、其他重要事项报告。
第二十二条 外派董事对股东（大）会议案材料的建议意见报告的重要内容应涉及：
（1） 对会议议案的简要分析，涉及与以前年度或同行业指标的比较分析。
（2） 存在的重要问题。
（3） 建议意见。
第二十三条 在股东（大）会上的行权报告重要内容涉及：
（1） 股东出席会议情况。
（2） 会议议案的内容。
（3） 会议议案的表决情况。
（4） 区域集团股权管理意见的贯彻情况等。
第二十四条 其他重要事项报告涉及：
（1） 公司需要进行重大人事变动，涉及总经理班子、财务负责人的变动；
（2） 公司采用的会计制度和财务管理办法需要重新修订；
（3） 公司资金调度及筹融资计划、费用开支计划、年度预（决）算方案和利润分派方案的制订或重大调整；
（4） 公司或其投资公司需要进行资产重组意向；
（5） 公司或其投资公司需要进行合并、分立、转让、关闭、破产和变更；
（6） 公司或其投资公司需要发行债券；
（7） 公司或其投资公司需要对外提供贷款担保或资产抵押；
（8） 公司对外投资新办公司或参股其他公司；
（9） 公司年度预算外的投资项目。
第二十五条 其他重要事项报告的内容涉及：
（1） 重要事项基本情况介绍。
（2） 对重要事项的分析和评价。
（3） 解决意见或建议等。
第五章 考核与薪酬
第二十六条 区域集团规划发展部门对外派董事实行定期考核，绩效考核流程涉及以下环节：
（1） 区域集团规划发展部门收集成员公司业绩信息；
（2） 区域集团规划发展部门记录、分析成员公司业绩信息，计算考核结果；
（3） 区域集团总经办公会对考核结果进行审议，并形成决议。
第二十七条 区域集团外派董事绩效考核周期为年度。兼职董事的考核可以将其兼任的其他职务的考核内容结合起来进行。
第二十八条 年度考核是对区域集团外派董事在上财年内的业绩进行考核，考核时间是财务年度结束后一个月之内完毕，即1月1日－1月31日完毕上年的年度考核工作。
第二十九条 区域集团外派董事绩效考核内容涉及德能考核指标和绩效考核指标。
（1） 德能考核涉及诚信品德和工作能力两方面内容；
（2） 绩效考核涉及工作态度和工作业绩两方面内容。
第三十条 区域集团外派董事的诚信品德、工作能力和工作态度考核办法参见《区域集团外派董事考核标准》、《区域集团外派董事工作业绩指标量化方法》。
第三十一条 被考核者德能考核得分等于各项德能考核指标得分乘以指标权重的加权累加值，其计算公式为“德能考核得分＝∑（德能指标考核结果得分×指标权重）”。
第三十二条 被考核者绩效考核得分等于各项绩效考核指标得分乘以指标权重的加权累加值，其计算公式为“绩效考核得分＝∑（绩效指标考核结果得分×指标权重）”。
第三十三条 根据绩效考核得分和德能考核得分计算出被考核者综合考核得分，计算公式如下：“综合考核得分＝绩效考核得分×70％＋德能考核得分×30％”；
第三十四条 根据综合考核得分，将区域集团外派董事的考核结果划分为胜任和不胜任两个等级，等级的评价标准如下：
（1） 胜任级：75＜年度考核得分≤100；
（2） 不胜任级：0＜年度考核得分≤75。
第三十五条 区域集团外派董事年度考核达成胜任级，区域集团可继续外派其担任该成员公司的外派董事，并全额发放当期奖金。
第三十六条 区域集团外派董事年度考核未达成胜任级，区域集团应免去其在该成员公司的外派董事任职资格，并扣发当期奖金。导致重大经济损失的，依法追究责任。
第三十七条 区域集团实行外派董事薪酬与奖金制度，薪酬与奖金由区域集团发放，在区域集团管理费用列支。
第三十八条 外派董事月度薪酬为_________元，年度奖金标准为_________元，外派董事补贴在任期满全年时以钞票形式发放。
第三十九条 任期不满全年的外派董事假如是正常离任，补贴标准按任期月度进行折算；假如是非正常离任，取消当期的补贴。
第六章 解聘、辞职与离任
第四十条 外派董事实行任期制，具体任期由其所任职的成员公司根据公司章程拟定。
第四十一条 外派董事假如不能胜任工作，区域集团应当及时予以解聘。
第四十二条 外派董事辞职应向区域集团提交书面辞职报告，经区域集团决策层批准后才干申请辞职。在获准辞职申请后，外派董事需向所任职公司的董事会提交书面辞职报告，对任何与其辞职有关或其认为有必要引起公司股东和债权人注意的情况进行说明。经董事会批准批准后才干辞职离任。
第四十三条 外派董事的非正常离任是指被解聘或者任期内积极辞职而离任，其他情况均为正常离任。
第四十四条 外派董事离任时，由区域集团审计部对其进行离任审计。
第四十五条 外派董事离任前要把有关档案材料、正在办理的事务及其他遗留问题所有移交。
第七章 附 则
第四十六条 本制度由区域集团规划发展部门起草和修订，由区域集团总经理（办公会）审批后发布。
第四十七条 本制度自发布之日起施行。
第四十八条 本制度由区域集团规划发展部门负责解释。

附件一：区域集团外派董事任命书

先生（女士）：
经区域集团总经办公会研究，并由 公司股东大会表决通过，决定由你自 年 月 日起开始担任区域集团外派至 公司外派董事职务，任期___ 年。
特此任命。

区域集团
（盖章）
年 月 日

附件二：区域集团外派董事解聘书

先生（女士）：
经区域集团总经办公会研究，并由 公司股东大会表决通过，决定由你自 年 月 日起开始不再担任区域集团外派至 公司外派董事职务。
特此告知。

区域集团
（盖章）
年 月 日

附件三：成员公司董事会决策议案审核表
成员公司名称

议案提交时间

议案名称

议案重要内容
（附上议案书）
外派董事意见

责任者（署名）

时间

相关职能部门意见

责任者（署名）

时间

分管副总意见

责任者（署名）

时间

区域集团最终决议

责任者（署名）

时间

附件四：区域集团外派董事行权履职报告
一、引言
二、公司基本情况介绍
三、报告期内公司经营情况（简述）
1、对公司所处行业的简要分析
2、公司主营业务的经营业绩和发展状况
3、公司重要全资附属公司及控股成员公司的经营情况及业绩
4、在经营中出现的问题与困难及解决方案
四、公司财务状况（简述）
五、董事会平常工作
1、报告期内董事会的会议情况及决议内容
2、董事会对股东（大）会决议的执行情况
六、个人参与董事会工作情况
1、参与董事会次数
2、董事会发言情况
3、在董事会上对公司的经营管理提出的建议和意见
4、对董事会决议的表决
七、股东会、董事会决议执行情况
1、对董事会工作的执行情况
2、对股东（大）会决议的执行情况
八、研究工作完毕情况
1、研究工作的投入
2、研究成果
九、委托责任书各项委托事项贯彻情况
十、新年度个人工作计划
十一、需向区域集团报告的其他事项
十二、需要区域集团支持解决的其它问题
十三、附表和附件
附件五：区域集团外派董事定期研究报告
一、 引言
二、 公司概况：涉及公司历史发展沿革；公司组织结构框架；公司资本结构；重要成员公司及分支机构等。
三、 行业发展情况：重要涉及行业的发展阶段分析、竞争结构分析、供需分析、行业未来发展预测等。
四、 公司生产经营情况：涉及公司重要产品及工艺流程；技术水平；市场竞争分析；销售情况；供应情况等。
五、 公司管理情况：涉及决策程序及执行情况；内控制度及执行情况；组织管理和用人制度；人力资源开发管理；科技开发管理等。
六、 财务状况及评价：涉及公司具体的财务状况；财务变动情况及因素；对财务状况的评价；会计报表及其附注等。
七、 未来发展战略
八、 公司发展的风险因素
九、 综合评价
十、 公司存在的问题及建议
十一、 重大或专题事项说明
十二、 附表和附件

附件六：区域集团外派董事考核标准
职位名称
区域集团外派董事
方面
方面权重
分类
分类
权重
指标名称
指标
权重
考核
机构
考核
周期
德能考核
30％
诚信
品德
50%
公司忠诚度
18%
区域集团
规划发展部门
年度

诚实正直
8%
公司荣誉感
8%
个人信用意识
8%
节俭意识
8%
工作
能力
50%
决策能力
15%
协调沟通能力
10%
人际交往能力
10%
研究分析能力
10%
问题解决能力
5%
绩效考核
70％
工作
态度
30%
工作责任心
10%
服从意识
10%
学习意识
10%

工作
业绩
70%
对成员公司股权管理工作的执行和建议
25%
成员公司股东会出席率
15%
工作报告
15%
成员公司业绩评价
15%

修订履历
修订时间
修订内容
修订者
审核者
审批者

附件七：区域集团外派董事工作业绩指标量化方法
指标名称
量化得分（X）标准
90≤X≤100
80≤X<90
70≤X<80
50≤X<70
0≤X<50
对成员公司经营管理工作的执行和建议
对成员公司发展有进一步研究，全面了解经营管理状况，能及时发现存在的问题，提出有效的解决意见
对成员公司发展有一定研究，比较全面的了解经营状况，能发现存在的问题，提出相应的解决意见
大体了解成员公司经营状况，能将督导过程中发现的问题
对成员公司经营状况了解不多
对成员公司股权状况一无所知，经营管理出现重大问题

工作报告
准时提交工作报告，内容全面、进一步、细致，提出有建设性建议和意见
准时提交工作报告，内容比较令人满意，提出有关建议和意见
基本能做到准时提交工作报告，内容符合规定
未能完全准时提交工作报告；内容不够全面
工作报告提交经常未准时完毕；报告敷衍了事，无太多参考价值
成员公司董事会
出席率
（％）
90≤X≤100
80≤X<90
70≤X<80
50≤X<70
0≤X<50
成员公司业绩评价结果
在上期考核结果出来之前，该项指标得分为“75”。