专题：规章制度基本知识.docx

规章制度
第一章 规章制度基本知识
一、概述
（一）规章制度的内涵（概念、定义）
1、广义的规章制度
提到规章制度，很多人都对其有一个基本的认识，即我们可以将规章制度看作是一个企业内部的“法律”。这也是一个正确的认识。因此，要想了解规章制度的概念即什么是规章制度，我们可以先来看看法律的概念是什么？一般来讲，我们可以简单的将法律理解为是由国家制定或认可，以权利和义务为基本内容，以规范社会关系和社会秩序为目的的行为规则的总和。
在此基础上，我们可将规章制度理解为是由企业依法制定，以权力和义务为基本内容，以规范企业生产经营管理秩序为目的的行为规则的总和。
2、狭义的规章制度（劳动规章制度）
以上规章制度的概念是一种广义的概念。在实践中，我们常常将规章制度理解为劳动规章制度，即指的是由企业依法指定，以劳动权利和义务为基本内容，以规范企业劳动关系管理为目的的行为规则的总和。这就是狭义的规章制度的概念。之后我们所讲述的规章制度，在没有做特别说明的情况下，均是指的狭义的规章制度，即均指的是劳动规章制度。
规章制度包含的内容非常广泛，广义法规章制度包含企业的战略规划、会计财务、市场营销、安全保护等方面的经营管理制度，还包括企业的人力资源和劳动人事规章制度，狭义的规章制度，则仅指企业人力资源和劳动人事管理规章制度。
（二）规章制度的外延
广义的规章制度所包含的内容非常广泛，它包括了企业所有的管理制度，例如财务管理制度、合同管理制度、行政管理制度、业务管理制度等等，当然也包括劳动规章制度。
那么，狭义的规章制度即劳动规章制度一般包含哪些内容呢？参考《劳动部关于对新开办用人单位实行劳动规章制度备案制度的通知》（劳部发[1997]338号）和《劳动合同法》第四条的规定及其他相关规定，劳动规章制度一般包括劳动合同管理制度、工资管理制度、社会保险福利管理制度、工时休假管理制度、劳动安全卫生管理制度、职工培训管理制度、劳动纪律管理制度（奖惩制度）、劳动定额管理制度等等。
劳动规章制度是用人单位依法制定的劳动管理规则和劳动纪律以及与职工的劳动权利和义务相关的各种工作制度的总称，是用人单位组织劳动生产、实现劳动管理、落实劳动责任、促进劳动关系双方履行；劳动义务、保障劳动关系双方合法权益等各种行为和措施的集中反映和具体表现。
在实践中，往往不能区别规章制度和员工手册，员工手册，不仅仅包含公司的规章制度，还包括企业的经营历程，企业文化，等等，其所呈现的是一本企业成长发展的历程，不仅仅包含规章制度，因此它们有联系也有区别，不能进行混淆，对员工手册的签订，往往也是对规章制度的确认，可以起到公示规章制度的作用。
二、规章制度的作用
（一）规章制度是用人单位规范自身行为的重要手段
用人单位依法制定的规章制度不仅对劳动者具有约束力，用人单位也应当服从和遵守。规章制度能够规范用人单位和劳动者双方的行为，对双方的行为均有指示性和评价性作用。
（二）规章制度是用人单位保障劳动者享有权利、履行义务的重要手段（依据）
规章制度的生效是需要经过劳动者的签字确认才对劳动者产生拘束力的，而规章制度的规定，尤其是涉及到劳动者的切身利益的时候，往往还需要听取劳动者的意见和建议，企业在经营发展的同时，也要保障劳动者的利益，履行法律赋予劳动者的切身利益，这样不仅能在保障劳动者的切身利益，也能保障生产的有效管理。
（三）建立规章制度是用人单位应当履行的法定义务
《劳动合同法》规定，用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度。因此，建立和完善规章制度，已然成为用人单位的法定义务，同时制度是法律法规的延伸，是在用人单位的生产经营管理活动中的具体化。　
（四）规章制度是用人单位在劳动争议仲裁或诉讼中重要的证据来源
根据最高人民法院的司法解释，合法有效的规章制度可以作为人民法院审理劳动争议案件的依据。用人单位在日常人力资源管理过程中，常常会碰到适合本单位规章制度的问题，如果规章制度合法有效，用人单位在适用规章制度时又能够依据合法有效的程序来处理问题和纠纷，那么用人单位在发生争议时就可以无往而不胜。
（五）规章制度是用人单位构件和谐稳定的劳资关系的重要手段
规章制度有利于保护劳动者的合法权益，有利于避免用人单位在其管理活动中的随意性，有利于劳动者与用人单位之间建立长期、稳定且和谐的劳资关系。
第二章 规章制度制定
一、企业规章制度的生效要件

实践中，用人单位的规章制度生效，一般要满足以下几个条件：
（1）规章制度必须合法，包括制定主体合法、内容合法和程序合法。
（2）规章制度不得违反劳动合同和集体合同的约定。
（3）规章制度不得违反公序良俗。
（4）向劳动者公示。
1、实体要件
规章制度的制定主体应当适格，否则可能归于无效。
劳动规章制度制定主体应是用人单位行政系统中处于最高层次、对单位的各个组成部分和全体职工有权实行全面和统一管理的行政机构，并由其代表用人单位制定并以用人单位名义颁布实施。用人单位其他管理机构，不具有劳动规章制度的制定主体资格，只能参与劳动规章制度的制定活动。比如公司某个部门制定并以部门名义发布的规章制度则存在着法律效力风险。
规章制度的内容应当详尽，并且具有可操作性，但应当合理、合法。
（1）内容应当详尽、可操作。
一些法律没有详细规定的内容，需要用人单位在规章制度中明确、具体规定。如新《劳动合同法》第三十九条规定，劳动者严重违反用人单位的规章制度或者严重失职，营私舞弊，给用人单位造成重大损害的，用人单位可以解除劳动合同，无需支付经济补偿金。但是何谓"严重违章"、"严重失职"、"重大损害"，法律没有做出具体规定，公司应根据所处的行业、员工从事的岗位、担任的职务等具体情况来明确。
公司之所以要在签订劳动合同之外，另行制定规章制度，目的就在于对公司的相关规定制度化、明确化、具体化，让员工清晰知道要遵守哪些规定，哪些行为是不允许的，甚至可能受到处罚的。但实践中，很多公司的规章制度仍然存在过于模糊、不规范、不科学、不具体、不合法，不具有操作性等问题，这样的规章制度就形同虚设，无法达到有效用工管理的目的。
（2）内容应当要合法。
《劳动法》、新《劳动合同法》以及最高人民法院《关于劳动争议案件适用法律若干问题的解释》都明确规定公司制定的规章制度不得违反国家法律、行政法规及政策规定。这里的"合法"是指所有的法律、法规和规章，包括：宪法、法律、行政法规、地方法规、民族自治地方依法制定的自治条例和单行条例，以及关于劳动方面的行政规章。
实践中，一些单位制定的内部规章制度不同程度存在着违法内容，有的在工时、休假、加班等方面违反国家规定的基本标准；有的规定员工在劳动合同期间不能结婚生育，上下班要搜身检查，严重侵犯了公民的基本权利；有的规定员工入职要交一笔保证金；有的随意延长员工工作时间而不发加班工资等等，这些规定都是无效的。
及时修改、更新与新《劳动合同法》不一致的内容，完善法定程序。
规章制度应及时修改、补充。一是公司要随时关注现行法律的修改及新法律的出台，修改不合法的内容；二是公司要尊重法律赋予工会或职工在规章制度实施过程中的建议修改权，协商修改相应内容；三是公司要依据自身发展及内外环境的变化，依法修改、补充不适合的相关内容；四是制定员工手册，公示现有规章制度；五是依法对现有规章制度重新修改后，采取适合的方式公示或告知劳动者，完善法定程序。
规章制度内容避免与劳动合同和集体合同相冲突，相冲突部分也是没有效力的。
最高人民法院《关于劳动争议案件适用法律若干问题的解释（二）》第十六条规定，用人单位制定的内部规章制度与集体合同或者劳动合同约定的内容不一致，劳动者请求优先适用合同约定的，人民法院应予支持。最高人民法院的解释解决了集体合同、劳动合同与公司规章制度法律优先权问题。实践中，公司总是通过单方面制定规章制度，单方面变更劳动合同的设定，以增加劳动者的义务。由于劳动合同的效力高于规章制度，即使规章制度由职代会通过，如果与劳动合同冲突或者不一致，除非劳动者认可，否则无效。
2、程序要件
规章制度的制定修改程序合法，程序不合法，同样可能被认定为无效。
新《劳动合同法》第四条规定，用人单位在制定、修改或决定直接涉及劳动者切身利益的规章制度或重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。在规章制度和重大事项决定实施过程中，工会或者职工认为不适当的，有权向用人单位提出，通过协商予以修改完善。用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。
规章制度的制定程序：
制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。
规章制度的异议程序：
工会或者职工认为不适当的，有权向用人单位提出，通过协商予以修改完善。
规章制度的告知程序：
用人单位应当将规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。
二、制定规章制度的民主程序
（一）制定规章制度经过民主程序的必要性；
《劳动合同法》规定，涉及到劳动者切身利益的管理规定，如劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等规章制度需要进行民主程序，保障劳动者的对整个制定过程的了解和学习，保障劳动者的知情权，约束劳动者的同时，也起到保护劳动者的切身利益。法律对涉及劳动者切身利益的信息进行了罗列，但并未全部涵盖。那么其他那未涉及劳动者的切身利益的规章制度，原则上，可以不遵守严格的民主程序，但是只要涉及劳动者切身利益的规章制度的规定，必须要严格遵守法律的规定，否则不能依法生效。
只有经过平等协商、公示或告知劳动者法定程序制定的规章制度，才具有法律约束力。《劳动合同法司法解释四》征求意见稿第七条规定，劳动合同法施行后，用人单位制定、修改或者决定直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项，未经劳动合同法第四条规定的民主程序，不能作为人民法院审理劳动争议案件的依据。虽然这一条在最终实施的《最高人民法院关于劳动争议司法解释四》已删除，但还是可能会被认定为无效，对员工没有约束力，并不得作为处罚员工的依据。
（二）如何进行民主程序
1、民主程序的基本流程
（1）征询意见
在规章制度起草（或修订）形成草案后，规章制度的修改很关键的一个环节就是沟通，沟通讨论的工作可以单独进行，也可以结合平等协商以及公示公告环节一并进行。
将规章制度草案交“职工代表大会”讨论，没有职工代表大会的应当是全体职工讨论，但是可以按部门地域分期分批，注意留存讨论会议通知、讨论会议签到、讨论会议纪要，讨论会议影像等资料备查或者将来作为证据使用；由工会的这一环节可以委托工会组织进行（附表：讨论会议签到表）
听取职工代表大会（或全体职工） 意见和建议。（规章制度重大事项意见建议表）
将各方面意见建议统计整理并进行分析加工，有价值的予以吸收，对于提交意见，建议，方案的有关劳动者，给予说明反馈。（规章制度重大事项意见建议反馈表）
（2）协商确定
将修改调整后的规章制度草案再与工会或者职工代表进行平等协商，说明方案中那些修改时吸收了哪些意见建议，没有吸收采纳的那一部分意见建议说明一下没有吸收采纳的原因。在充分沟通讨论并且认真尊重工会或者职工代表方面的意见建议前提下，在本着互信合作为目的的基础上，不论工会或者职工代表是否同意，不论当前包括工会系统在内各方如何争议平等协商确定的意义，在司法实践中，该规章制度方案均可被接受视同确定。
（3）公示的必要性
企业规章制度基本上是以全体劳动者和各个部门为约束对象，所以这些主体应当了解。公示的本质是让公众知晓，标准是劳动者能否通过公开的渠道查阅得到，告知的本质在于送达，标准就是在客观结果上企业有没有主动作为，采取有效手段使受众主体知晓。
2、民主程序的方式
征
询
意
见
方
式
有制定规章制度计划
召开员工大会双方提出自己的意见和建议，制定草案稿；
有初步共识意思文本
将文本发到每个劳动者手中，要求劳动者根据本部门的具体情况，提出初步的草案意见，用人单位根据劳动者反馈的草案意见汇总，制作草案；
传达到相关部门主管；由部门主管根据实际情况，开会确定初步的规章草案；
已有草案
草案发放到每个劳动者手中，要求劳动者根据自己的岗位特点和工作环境提出修改意见，并将反馈信息留档；
草案按部门发放，各部门主管根据自己本部门的实际情况，开会讨论，提出反馈意见
协
商
确
定
方
式
职工大会
用人单位可以召开职工大会，针对规章制度的内容进行协商确定，这样有利于最广泛且最直接的进行协商
职工代表代会
针对企业人数众多的情形，可以采取与职工代表大会进行协商的方式来达成协商确定的效果。
工会
针对存在工会的用人单位，企业制定规章制度后，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，可以与工会进行协商确定。
公
示
方
式

公告栏公示
（举证困难）
用人单位将要进行执行的规章制度张贴在公司的公告栏中进行公示，便于劳动者在上班或用餐时可以知晓。
网站公示
（举证困难）
将生效的规章制度张贴在本单位的网站上公示，在劳动者登陆网站时了解信息。
培训形式
公示（推荐）
以培训的方式进行宣导，使劳动者了解公司规章制度的具体信息。用人单位通过培训的方式，可以有效的进行公示，同时保留劳动者的培训签到表，表明劳动者已经经过培训，知悉其规章制度的相关信息，此种公示方式最直接且有法律上的证明力。注意一定要包括：培训时间、地点、参会人员、培训内容、与会人员签到
考试形式公示
为了便于劳动者深刻了解规章制度的内容，用人单位可以组织针对规章制度的考试来测试劳动者的知悉程度。
印制成册发放
形式公示（推荐）
用人单位可以将制定的规章制度印制成册，发给劳动者，以这种宣传的方式让劳动者知悉，便于了解用人单位执行的各项规章制度。针对用人单位的特殊情形，不能每个劳动者都进行培训，可以提供印制成册的规章制度内容，并要求劳动者对此册子进行签字确认。保障劳动者切身了解册子所提及的内容。
邮件形式公示
（举证困难）
用人单位将新制定的规章制度通过邮件的方式发送到每个劳动者的邮箱中，在其工作中，就能对其进行学习了解。
会议形式公示
（推荐）
召开会议，专门针对用人单位的此项规章制度进行公示，将每个出席的劳动者进行签字确认。通过开会的形式可以起到知悉的作用，保留每个劳动者的与会签到表，针对会议内容做初步的登记，保留基本信息，可以作为证据证明规章制度已经公示。
将规章制度作为
劳动合同附件公示
用人单位可以将规章制度作为劳动合同的附件，在劳动者签订劳动合同时进行告知，作为附件公示劳动者。
公证形式
公示（推荐）
针对用人单位人数众多，不能有效行驶公示的行为，不能达到公示的效果，可以请公证机构进行公证，完成公示内容。公证的方式本身的效率就受到法律的认可，并可以直接作为证据程序在法院的证据名单上，这种方式简单便捷同时具有法律效力。
表单/文书确认方式公示（推荐）
用人单位可以在劳动者入职登记表等相关表单，文书中将此内容注明，作为对劳动者进行公示的方式。劳动者签字确认知悉规章制度是其对规章制度了解的最直接的方式，可行之有效的让劳动者知悉其所签字确认的是将要对其约束规章制度，且其已经对该规章制度认可并受其约束和管理。
向劳动行政部门报送备案（附在劳动合同附件中）
企业在向劳动行政部门报送的过程中，要注意以下几点：
（一）企业规章制度生效及生效时间，应以是否符合规章制度生效要件为准，是否送交劳动行政部门审查备案，并不影响规章制度的效力；
（二）遇到劳动纠纷需要适用企业规章制度时，如果证明规章制度生效的三个要件存在一定困难，那么，经过劳动行政部门审查和备案的程序在一定程度上能够起到证明和使规章制度合法化的作用。

三、集团公司的规章制度的制定
（一）集团公司制定规章制度的民主程序
1、民主程序的方式
（1）集团公司制定草案后，发送到各个分公司或子公司，各个分公司或子公司根据本公司的具体情况按照上述提及的公示和征询讨论方式确定草案的具体内容，并确定最终定稿，将最终定稿反馈给总公司。
（2）集团公司计划制定集团内的规章制度，可将其初步意思下发到各个分公司或子公司，分公司子公司，根据自身的情况，制定符合本地域本公司具体情况的制度草案稿，集团公司再根据各个子公司或分公司的具体情况和集团公司的体系需要，制定规章制度的最终稿。将最终稿发送到各个分公司和子公司。
（3）集团公司的各个子公司和分公司，需要制定符合公司经营以及符合法律规定的规章制度，各个分公司将其需要制定规章制度的信息反馈给总公司，总公司按照其集团的文化和经营理念，制定草案，将草案下发到各个子公司和分公司公司宣传并讨论，制定定稿发送到各个分公司和子公司。
（二）集团公司规章制度的公示
集团公司可以根据各自的企业文化和管理模式，根据上述提及的方式进行公式。
四、不建立规章制度或规章制度不合法（理）的风险
（一）不建立规章制度的风险
1、无法对自身行为进行规范
用人单位建立自己的规章制度，不能对自身行为进行规范，可能造成用工自主权的滥用，造成侵犯劳动者切身利益的法律风险。
2、丧失对劳动者进行管理的依据
由于企业未建立管理行之有效的管理制度，劳动者发生不符合公司管理经验的行为时，不能对其进行规范管理，丧失对其进行管理的依据。不能起到合理用工的效果。
（二）规章制度不合法的表现形式和风险
1、规章制度不合法的表现形式
（1）规章制度的内容不合法
规章制度的内容不合乎法律的规定，对劳动者的切身利益进行侵害，根据《劳动合同法》的相关规定，用人单位不得作出违法法律规定的规章制度。
（2） 制定规章制度的程序不合法
用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。
（3） 规章制度未依法对劳动者公示
法律规定，涉及到劳动者重大利益的规章制度的制定，其中一个重要环节就是公示，要求每个劳动者知悉，很多用人单位在制定规章制度后，不予告知劳动者，也不进行必要的宣导，既不能起到规章制度对劳动者约束的作用，也不能起到合法有效的法律后果。
2、 规章制度不合法的风险
（1） 对劳动者不能约束的法律风险
用人单位制定的规章制度，从用人单位的角度是行使用工自主权的表现，如果不能对劳动者公示，则不能起到约束劳动者的目的。
（2） 规章制度不生效的法律风险
规章制度对劳动者生效的前提必须其合法的成立，如果不能按照法律的规定制定修改，则该规章制度会由于其违反法律的强制性规定而不能生效，用人单位制定之初的目的不能达到的法律风险。
（3） 不能作为证据使用的风险
用人单位制定规章制度，往往是约束劳动者的目的，当劳动者不能按照用人单位的规章办事，或者违法用人单位的规章制度，用人单位对劳动者作出种种结果时，往往结果的依据尤其违法而不能成为其仲裁或法院支持的理由。
（三）规章制度不合理的表现形式和风险
1、规章制度不合理的表现形式
（1）规章制度内容的不合理
用人单位在制定规章制度时，往往会存在不合理的地方，这主要表现在对劳动者行为约束的层面上，规定的内容，严重不合理，往往会造成不合理，侵犯劳动者的合法权益，因此，在合理层面上，用人单位需要根据本部门，本公司的具体情况，执行符合本部门的规章制度，符合合理性的要求。
（2） 规章制度规定的管理流程不合理
用人单位制定涉及劳动者切身利益的规章制度，依据法律规定，需要进行讨论，协商，等程序，确实任一环节，都不合法，而程序中规定需要进行讨论协商的形式往往存在不合理的地方，不能起到真正的讨论协商，其程序的流程存在不合理之处，不能真正做到讨论，提出意见建议，并平等协商的效果。
（3） 规章制度规定的处理事情的方式（法）不合理
规章制度的规定会涉及到问题出现时，该有什么方式或方法来解决，方式方法在解决问题时往往比制度本身更重要，往往处理问题的方式不合理，对规章制度的执行造成障碍，不能完成规章制度的有效执行。
2、规章制度不合理的风险
（1） 严重不合理会造成不合法的法律风险
规章制度的制定，如果严重不合理，会造成侵害劳动者的切身利益，会造成不合法的法律后果。因此，在制定规章制度时，应在遵守法律规定时，应在内容上制定合情合理的规范文件，保障制度的执行性。
（2）不能有效执行的法律风险
由于其内容的不合理，往往执行的过程中，会激化劳动者与用人单位的矛盾，不利于规章制度的执行。