公司总部人力资源与行政部秘书职务说明书.doc

公司总部人力资源与行政部秘书职务说明书

6

资料内容仅供参考，如有不当或者侵权，请联系本人改正或者删除。

人力资源与行政部秘书职务说明书

档案编号:
一、 基本资料
1、 职务名称: 秘书 2、 直接上级: 部门总经理 3、 所属部门: 人力资源与行政部
4、 薪金等级: 5、 薪金水平: 6、 辖管人数:
7、 定员人数: 1

10、 工作分析人员: 11、 分析日期: 12、 批准人:
二、 工作概要
2.1 岗位目的
协助公司总裁、 部门经理处理行政管理、 文字、 对外协调等日常工作。　
2.2 职务说明
编号 工作内容
消耗时间
1. 完成总裁交办的各项任务;
2. 负责公司重要会议的通知、 接待等工作;
3. 根据领导要求制作电子文档, 对办公室的重要文件制作电脑备份;
4. 负责公司印章、 介绍信、 证书的管理工作;
5. 负责公司档案、 文件、 公函、 传真的分类、 归档工作;
6. 协助开展公共关系维护工作; 负责接洽、 维护公司外部关系, 负责接待来宾;
7. 负责与分支机构、 外部单位的协调;
8、
9、
10、
11、
12、
13、
14、
15、
16、
17、
18、
19、
20、
1、
2、
3、
4、
5、
6、
7、
8、
9、
10、
11、
12、
13、
14、
15、
16、
17、
18、
19、
20、

2.3 职务权责
编号 权限
编号 责任
1、 对部门的工作建议权;
2、
3、
4、
5、
6、
7、
8、
9、
10、
1. 对总裁交办工作的及时有效完成负责;
2. 对档案保管的完善有效负责;
3. 对印章使用的合规性负责。
4、
5、
6、
7、
8、
9、

三、 任职要求
3.1 教育与培训
最
低
学
历
　 小学 初中 高中
职高 中专 技校
大专 本科 硕士
博士 其它:
所需专业
主修专业: 1、 行政管理
2、
相关专业: 1、
2、
所需培训科目
1、 礼仪
2、
3、
4、
5、
6、
所需培训时间
1、 B A 一个月以下
2、 B 一至三个月
3、 C 三至六个月
4、 D 六个月至一年
5、 E 一至两年
6、 F 两年以上
3.2 经验与技能
工作经历
与 经 验
1、 办公室文秘工作 2 年以上
2、 年以上
3、 年以上
4、 年以上 　
专业能力

资历凭证
1、
2、
3、
4、
一般能力
领导能力 指导能力 激励能力 授权能力 创新能力 计划能力
资源分配 管理技能 组织人事 时间管理 人际关系 2 协调能力 3
群体技能 谈判能力 冲突管理 说服能力 公共关系 表示能力 2
公文写作 2 倾听敏感 2 信息管理 2 分析能力 判断能力 实施能力
　1、 要求很高 2、 要求较高 3、 要求一般 4、 要求较低 5、 不做要求

3.3 个体特征
兴趣爱好
项目: 要求程度: 很高 较高 一般 较低 很低
很高 较高 一般 较低 很低
很高 较高 一般 较低 很低
很高 较高 一般 较低 很低 　
个性特征
项目: 细心谨慎 要求程度: 很高 较高 一般 较低 很低
很高 较高 一般 较低 很低
很高 较高 一般 较低 很低
很高 较高 一般 较低 很低 　
自然生理
特 征
适应年龄: 20岁以下 21-25岁 26-30岁 31-35岁 35-45岁 45岁以上
适应性别: 男 女 男女皆可

四、 岗位关系
职务关系
可直接升迁的职位: 可升迁至此的职位:

可相互转换的职位: 其 她:
内外沟通关系
对内: 与上级的沟通 接受总裁、 部门总经理书面与口头指导
同级沟通 保持与各部门的良好沟通

与下级的沟通
对外沟通:

五、 工作执行
工作活动基本功能
　 信息 人 物
工作责任
　0 风险控制
1 成本控制
2 指导监督
3 内部协调
4 外部协调
5 工作结果
6 组织人事
7 法律责任
8 决策责任
9 其 她
0 综合 0 指导 0 创造
1 调整 1 谈判 1 精密加工
2 分析 2 教育 2 操作控制
3 汇编 3 监督 3 驾驶操作
4 加工 4 转换 4 处理
5 复制 5 劝解 5 照料
6 比较 6 交谈示意 6 反馈回馈
7 服务 7 服务 7 掌握
8 接受指示、 帮助

设备运用
电脑 计算器
电话 扫描仪
传真 装订机
复印机 其它
软件应用
　1、 软件开发
2、 网络、 系统维护
3、 专业软件使用
4、 网络工具、 一般办公软件使用

工作绩效标准
编号 关键业绩指标 量化目标 指标权重
1、
2、
3、
4、
5、
6、

六、 工作环境与要求
工作场所
经常去国外、 外埠出差
因工作需要经常外出联系或商谈( 本市)
因工作需要与本市几个固定部门联络
一般仅限于本公司办公区范围内
一般仅限于本座位, 不宜外出
其它情况

工作时间
　 工作时间极不固定且无规律
经常需要加班
经常需要下班延时
一般只需白天工作时间
工作时间较自由, 弹性制
其它情况
其它
　职业病: 名称: 危险程度:
舒适性: 舒适 一般 不舒适
工作要求
1、 工作压力 很大 较大 一般 较小
2、 精力集中程度 高度集中 很集中 集中 平常
3、 体力 体力工作很多 必须久坐或站 一般 随意
4、 创新与开拓 工作本身即是 工作常需要 偶然 程序化、 无需
5、 紧张程度 快节奏、 疲劳 较紧张 偶然紧张 完全自己掌握
6、 均衡性 无法掌握 很差 忙闲不均 尚可
其它描述