恒天财富契约型基金外包管理制度.docx

□机密 □秘密 ■普通
恒 天 财 富 文 件
恒天X字〔2016〕XX号 签发人：XXX
契约型基金外包管理制度
第一章 总 则
第一条 为建立和健全北京恒天财富投资管理有限公司（以下简称“公司”）业务外包管理的工作机制，有效指导公司业务外包的具体开展，规范外包管理的流程，根据《基金法》、《私募投资基金监督管理暂行办法》、《基金业务外包服务指引》、《私募投资基金管理人内部控制指引》等相关规定，制定本制度。
第二条 本制度适用于基金业务外包服务机构（以下简称“外包机构”）为公司提供份额登记、估值核算、信息技术系统、销售、销售支付、交易支持、基金业绩评价等业务的外包服务管理。
第三条 公司开展基金业务外包，应当秉承诚实信用、勤勉尽责原则，妥善处理利益冲突，避免损害客户利益。
第二章 业务规划
第四条 公司应根据审慎经营原则，结合自身发展情况及要求，制定业务外包规划，确定与自身经营水平相适宜的外包活动范围。
第五条 公司不应将投资决策、风险管理等公司核心业务或核心管理职能委托外包机构全权负责。
第六条 公司自行办理份额登记、估值核算等运营业务的，应根据行业法律法规要求，结合行业实际情况，从系统、团队等方面充分评估。原则上份额登记、估值核算等运营团队核心员工应具备三年以上行业从业经验。
第七条 公司自行办理基金份额登记，并以自身名义开立注册登记账户的，应由相关监督机构负责实施有效监督，在监督协议中明确保障投资者资金安全的连带责任条款。
第三章 外包机构遴选
第八条 在严格遵守国家有关法律法规的前提下，资产管理机构根据自身经营需要，将原来由自身负责处理的部分资产管理业务活动委托给外包服务机构进行处理。基金外包服务包括但不限于产品设计、产品销售、销售支付、份额登记、基金备案、估值核算、账户管理、投资顾问、绩效评价和信息技术系统服务等。
第九条 公司应当对首次合作的外包机构进行资格认定并定期评价现有外包机构的综合服务能力，主要包括：
(一)外包机构所在公司整体实力与公司对外包服务重视程度；
(二)外包机构管理能力与运营能力；
(三)外包机构开展业务的硬件设施与技术配备情况；
(四)外包机构提供外包服务的类型与综合能力；
(五)外包服务机构的过往业绩；
(六)外包机构配套资源综合评估；
(七)外包服务机构的诚信状况等。
外包机构应到中国证券投资基金业协会（以下简称“基金业协会”）备案，并加入基金业协会成为会员。
第十条 基金外包机构使用和管理，应本着有序竞争、择优选用、合同合理、制度规范，程序清晰、职责明确，考核有据、使用高效的原则。
第十一条 基金管理人和基金外包机构本着平等自愿、诚实信用的原则，充分保护基金委托人合法权益的原则。
第四章 外包业务范围和内容
第十二条 契约型基金外包业务范围及业务内容具体如下：
（一）产品设计
参与基金合同的拟订和审核，对基金产品运作的可行性、合规性进行判断并提供专业意见和建议。
（二）份额登记
设立产品账户，记录持有人份额，进行发行管理、份额过户、权益分配、各种费用的计算。
（三）估值核算
为产品单独建账，根据会计准则进行产品估值和会计核算，提供基金产品日终估值报表，并和资产托管人核对。
（四）财务服务
账户管理：代为办理各类账户开户事宜及相应的协调工作，具体包括募集帐户、托管账户、股东证券账户、期货交易编码等。
报表服务：代理编制基金产品月报、季报、年报等报表。头寸管理等。
（五）投资监督
按照法律法规及基金合同所约定的投资范围对资产管理人的投资进行事后监督。当发现其违反法律法规或基金合同约定时，对管理人进行风险提示。
（六）信息披露及报送
按照法规要求及基金合同约定，生成监管机构或投资人要求的基金产品报告模板，与资产托管人就财务数据进行核对，交由管理人上报给监管机构，或向投资人提供投资报告等。
（七）应公司基金业务要求的其他增值服务
门户网站、资讯信息、绩效报告、客户服务、业绩展示、培训服务等。
第五章 基金外包合同的签订
第十三条 公司相关业务部门在订立基金外包合同前，应充分考虑业务外包方案中识别出的重要风险因素，并通过合同条款予以有效规避或降低。
第十四条 在合同的权利和义务方面，明确企业有权督促外包机构改进服务流程和方法，外包机构有责任按照合同协议规定的方式和频率，将外包实施的进度和现状告知企业，并对存在问题进行有效沟通。
公司委托外包机构提供基金业务外包服务的，公司应依法承担的责任不因外包而免除。
第六章 基金外包监控及风险管理
第十五条 外包机构向公司提供契约型基金运营外包服务，必须严格遵守国家有关法律法规、行业规章制度以及公司标准，建立、健全一系列技术平台、业务系统、管理机制、风险控制、业务文档，规范履行职责，确保向本公司提供高质量、高效率的运营外包服务。
第十六条 公司有权根据监管部门有关规定对双方约定的基金外包服务进行管理，包括但不限于指定外包服务范围、制订外包服务标准、质量要求、监督办法等，相关约定由外包机构确认后遵照执行。
第十七条 基金外包机构应当为本基金产品单独建账，单独核算，与基金管理人共同运作管理的其他基金产品、基金外包机构服务的由其他机构管理的基金产品、以及基金外包机构管理的其他基金产品等严格分开，建立有效的隔离，妥善保管基金外包服务中的有关数据、资料和业务凭证。
第十八条 公司有合理理由认为基金外包机构有违反外包协议的行为，公司有权以书面通知形式要求外包机构提供信息或说明情况，或提出书面意见要求基金外包机构整改。外包机构应在收到公司的书面通知立即进行调查或处理，并在5个工作日内以书面形式将事实或调查情况、以及整改结果或整改措施回复公司。
第十九条 外包机构在提供外包服务过程中出现重大失误行为的，公司有权在发现重大失误行为发生之日起30个工作日内以书面形式通知外包机构终止合作，并按约定程序向外包方追究责任与赔偿。
第二十条 公司建立多层级的监督控制体系，公司外包业务管理人员对外包机构遴选制度及标准负责，风控合规负责人承担相应的监督责任。
第二十一条 公司应加强对业务外包管理人员的培训、提高其履行业务外包管理所需的知识和技能。培训内容应当包括相关法律法规、监管规定及公司制度，私募基金运作要求等。
第二十二条 公司外包业务管理人员应积极跟踪业务外包的开展情况，密切关注外包服务质量、风险事件和潜在的风险隐患，及时沟通协调外包机构予以改进。对于外包机构无法履行产品运作要求或服务质量无法保证的予以记载，并纳入外包业务风险评估。
对外包机构服务质量的日常业务跟踪包括：合同制作、流程衔接、估值核算、资金划拨、份额登记、费用支付、需求响应、账户开立和系统使用等方面。
第二十三条 公司外包业务管理人员应至少每年开展一次全面的外包业务风险评估，评估内容主要包括：
(一)外包机构最近一年高管及核心业务人员变动情况；
(二)外包机构是否在最近一年中出现重大业务风险；
(三)外包机构是否在最近一年中出现重大公司风险；
(四)近期外包机构人员储备情况；
(五)外包机构运营质量情况；
(六)外包机构运营效率情况；
(七)新业务需求响应及时性情况；
(八)外包机构主动服务情况；
(九)外包机构服务态度情况；
(十)外包机构系统先进情况；
(十一)外包机构业务培训情况等。
第七章 基金外包费用结算
第二十四条 公司相关业务部门应当严格按照合同约定的结算条件、契约型基金外包业务标准和验收证明进行结算。财务部门应审核相应的结算报表、发票等原始凭证，审核无误后进行账务处理。
第八章 基金外包保密管理
第二十五条 除非根据法律法规要求或监管部门依法调查需要，外包机构应确保不以任何形式向任何第三方提供或泄露公司的商业秘密，对公司各类客户的资料、业务数据等应按照公司相关文件及工作要求执行保密工作。如基金外包机构泄露公司商业机密造成公司或任何第三方经济损失的外包机构应承担赔偿责任。
第二十六条 外包机构在根据法律法规要求或监管部门合法调查需要而提供或透露公司任何客户资料、业务数据以及其他商业秘密前，应向公司书面通知相关情况并说明原因和/或提供法律依据。在不违反法律法规规定的前提下，外包机构应在公司确认收悉外包机构通知后向有关部门或其他第三方提供相关信息。

财务管理中心
二零一六年一月
关键字：外包管理
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