物业企业规章制度.docx

编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第99页 共99页第二章 企业规章制度第一节 员工行为规范第一条 基本要求遵纪守法、讲究公德、严守秘密、维护声誉；贯彻宗旨、服务主动、及时有效、细心周到；服从领导、听从指挥、团结同事、互帮互助；以礼待人、微笑服务、认真倾听、不找借口；按时上岗、杜绝早退、工作高效、杜绝拖延；爱护公物、关心集体、勤俭节约、杜绝浪费；统一着装、仪容整洁、尊重他人、用语文明；如实反映、拒绝隐瞒、填写记录、严禁造假；虚心谨慎、多学好问、接受培训、参与考核。第二条 工作态度2.1服从领导不折不扣地服从上级的工作安排及工作调配。2.2恪于职守坚守本职岗位，不得擅自离岗、窜岗或睡岗。2.3诚实正直对上级领导,同事和业户要以诚相待,不得阳奉阴违。2.4团结协作各部门之间、员工之间要互相配合，同心协力地解决问题。2.5勤勉高效发扬勤奋踏实的精神，优质高效地完成所在岗位担负的工作。第三条 服务态度3.1礼貌这是员工对业户和同事最基本的态度，在任何时刻均应使用礼貌用语，“请”字当头， “谢”字不离口，并注意文明和礼貌的形体语言。3.2乐观员工无论遇到何种情况，都应以乐观的态度面对业户。3.3友善“微笑”是体现友善最适当的表达方式，因此应以微笑来迎接业户及与同事相处，接打电话时也要把微笑融入声音中。3.4热情为业户和同事提供积极、热情服务。3.5耐心对业户的要求应耐心聆听，在不违背保密制度的原则下，有问必答并做到回答准确（对自己无把握回答的应婉转地表示歉意，联系有关人员给予解答或留下文字记录，尽快回复）。3.6平等一视同仁地对待所有业户，不能带有尊卑等级观念，厚此薄彼。第四条 仪容仪表4.1员工上班（包括加班）须按规定着装，制服须及时清洗，保持整洁挺括。4.2非工作时间，不得穿着制服。着制服时，不论男女，外套钮扣须全部扣上。4.3衬衫第二颗钮扣以下须扣上，不得敞开外衣、卷起裤脚、衣袖，领带、领结端正。4.4工作服外不得显露个人琐碎物品，工作服衣袋不得多装物品，以免显得服装不整齐。4.5皮鞋不得钉金属掌，禁止穿拖鞋、休闲鞋上岗。4.6上岗须端正佩戴工号牌。4.7男员工应每日修剪胡须，发不盖耳遮领，不得剃光头；女员工头发应梳理整齐，不做怪异发型。4.8面部、手部必须保持干爽整洁，女员工不得浓妆艳抹，并避免使用味浓的化妆品，不留长指甲（不长于指头2MM）和涂有色的指甲油。4.9保持口腔整洁，上班前不吃异味食物。4.10工作时间不得佩戴金银珠宝等饰物。第五条 行为举止5.1员工站立时，双手应自然下垂放于体侧，不得叉腰、交叉胸前及插入衣裤。5.2员工坐姿时，不得将腿搭在座椅扶手上、不得盘腿、脱鞋。5.3工作时间，身体不得东倒西歪，前倾后靠，不得伸懒腰、背手、插兜等。5.4行走要迅捷。两人同行不得勾肩搭背，挽手而行。与业户相遇应靠边行走，不得从两人中间穿行。与业户同时进出门时，应让业户先行。5.5不允许在客人面前出现以下举动：。打呵欠、伸懒腰（如碰巧做了，应遮住嘴巴并说：“对不起” ）；。吃东西、看手表、玩手机；。在客人面前或公共场所整理头发、衣服或化妆；。敲桌子、敲击或玩弄其它物品；。用手指或笔杆指业户或指示方向。5.6在服务、工作、打电话或与业户交谈时，如有其他业户走近，应立即作出反应，微笑或点头示意，请其稍候，不得无所表示，等客人先开口。5.7遇上级领导或有客来访时，应立即起身相迎并问好，先请来访人员入座后自己方可坐下，来客告辞，应起身移步相送。5.8拜访业户，应先在门外轻敲三下（或按二下对讲门铃）经同意后方可穿好鞋套入内，若进去时门是关着的，出来时则应随手将门轻轻带上。5.9员工进入小区及工作场所禁止吸烟。第六条 文明用语6.1说话要用普通话，声调要自然清晰，音量不要过高或过低。6.2不得说粗话，使用蔑视或污辱性语言，不得以任何借口顶撞、讽刺、挖苦客人。6.3三人以上对话，应用相互都懂的语言，不得模仿他人的语言、语调和谈话，不开过分的玩笑。6.4说话注意艺术，多用礼貌用语，应注意称呼客人姓氏，未知姓氏前，应称呼“先生”或“女士”。6.5业户来时要问好，走时应说“再见”、“慢走”；任何时候不应对客人说“喂” 或回答“不知道”。6.6暂时离开面对的客人时，应对客人说“请稍候” 。6.7如离开时间较长，回来后应向客人致歉“对不起，让您久等了”。不得一言不发就开始服务。6.8为业户完成一项服务后，应主动询问是否还有其他事需要帮助。6.9接听电话：。所有来电，务必在铃响三声内接听。通话时，话筒的一边置于唇下约5CM处，不得使用免提键。必要时要做好记录，将要点向对方复述一遍。通话完毕应说“再见！”，等对方挂电话后再挂上电话。让业户在电话里感受到你的微笑与亲切。第二节 收发文管理规定1.0目的为了控制公司文件发放的适当范围、作废文件的及时回收，确保各部门、各服务管理中心所使用的公司文件的有效性，特制定本规定。2.0适应范围金鼎湾物业各部门、服务中心3.0文件的发放：3.1各部门、服务管理中心需行政人事部安排发放文件时，必须将文件打印并复印好，由部门负责人书面写明发放范围、发放时间并签名后送行政人事部，由行政人事部经理安排文件发放和回收。3.2行政人事部建立“文件登记簿”。发放到各部门的所有文件，由部门负责人签字接收。如部门负责人不在，由部门在场人员签名代收。代收人必须负责及时将文件转给部门负责人。4.0文件的更改：4.1文件若核查不符合要求而需要更改时，需更改部门/人员将修改详细内容填制文件更改审批单，若有必要，则应填写修订理由。4.2修订部门将通过的草案及文件更改审批单按照文件发放要求传递给相关部门相关人员。发放标明修改状态的新文件，同时收回失效版本旧文件。4.3文件发放人员保存文件更改审批单，说明现行文件的修改状态，利于管理。5.0文件的回收、作废：5.1因公司制度汇总、部门调整、规划变化等原因，造成原文件内容与新文件内容重复、冲突而失效的，由汇总部门或新文件编制形成部门负责人，通知行政人事部，行政人事安排文件发放人予以回收。5.2文件发放人在回收文件时，必须持“文件发放/回收记录”由原接收人在登记表相关栏内签名后回交。发放新文件并及时收回失效或作废文件。标注作废标记，防止继续使用。5.3作废或失效文件若归档保存，填写文件/记录销毁/留用登记表，相关人员应在失效文件上标注作废标记，单独保存；若作废文件不归档，相关人员填写文件/记录销毁/留用登记表，行政人事部经理审核后立即予以销毁。5.4每年12月下旬，由行政人事部通知各部门，对本年度平时未统一回收的文件、报表等无效材料清理回收一次。6.0文件的借阅：6.1文件资料实行严格的借阅登记制度，归还入档时，必须经过审核检查，如有轻微破损应立即修补，损坏严重的必须追究借阅人员的责任。文件保管人员须定时检查档案借阅情况，以便及时收回在外文件，防止因管理疏忽导致文件流失。6.2文件资料主要供本企业利用，一般不外借。如情况特殊，外单位人员须持介绍信，并经公司领导批准，可查阅无密级档案。6.3各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的档案资料。如需查阅非本部门的重要文件和有密级档案，须经行政人事部经理批准，方可借阅。6.4文件的借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印、复制、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借，如有违纪，酌情处罚。7.0文件的保存：7.1为了保证文件的完整，要求文件必须及时存档。7.2日常存档的文件首先按接收或发出的文件内容对其进行分类，然后将文件信息记录在相对应的分目录表格中。记录时要注意字迹工整，使用黑色钢笔填写。其后才将文件放入文件夹（盒）中。7.3文件夹（盒）按物业资料、设备管理资料、业主资料、维修资料、保洁绿化资料、安全护管资料、行政人事管理资料、其它等类别有序地摆放在文件柜中。8.0其它规定：8.1无论部门或公司发放的文件在发放前都必须在行政人事部存档备案。8.2任何文件相关部门负责人接收后必须领学或传达应执行的员工，认为有必要复印下发到相关员工时，须向行政人事部提出申请，填写文件复印登记表，经批准后方可复印下发。不得私自复印下发，避免文件使用范围失控，造成有效和无效版本的混淆。8.3发放文件属讨论稿的，讨论人组织讨论结束后须按时交文件编制形成部门。8.4任何人未经总经理批准，不得将公司文件私自提供给公司以外人员。违者视情节严重予以处罚，并对由此造成的一切后果负责。8.5本规定各条款如有违犯，对责任人每次罚款50元，由其直接领导开通用罚款单收缴。附件：发文登记簿文件/记录借阅登记表文件/记录销毁/留用登记表文件发放/回收记录文件更改申请表第三节 保密管理制度1.1公司员工务必遵守以下保密规定，否则视具体情况予以违纪处理：。不得擅自进入机要部位，不得对外透露用户、业主情况；。妥善保管所持有的涉密资料；。不得将公司文件用于非公司业务用途；。未经公司授权或批准，不准对外提供标有密级的公司文件，以及其它未经公开的经营情况、业务数据；。对于公司各类、各级别秘密文件需加盖“公司秘密、不得泄漏”或“绝密”字样。文件不再使用时，应归还或予以销毁。特别机密文件之传送，须事前通知收件方，事后向收件方确认是否收到；。不打听同事的薪酬收入。1.2保密资料，包括但不限于如下所列内容： 业主资料及联络方法、各保养商联系电话、公司资料及图纸等、业务合同、财务状况、财务报表、业户/业主资料、行业数据资料、业务流程、员工档案、人事信息、各项规章制度、公司贯标体系文件及本公司认为属于机密的任何其它资料。第四节 图书资料管理制度1.0目的为加强本公司文书存档立卷工作，特指定本规定。2.0适用范围金鼎湾物业各部门、服务中心3.0规定3.1 归档的文件材料必须按年度立卷，本公司内部机构在工作中形成的各类有保存价值的文件材料及图书、证件，都必须按照本制度的规定，分别立卷归档。3.2公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整。文档处理完毕后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。4.0归档范围4.1大致分为：行政文档、人事档案、图书资料、执照、证件。5.0存档要求5.1对存档文件进行编号，在记录表上详细记录其名称、存档日期、份数、页数、主要内容、存档人。5.2对存档文件按照时间或者性质等进行归类，以便随时便捷的翻阅。5.3存档文件需放置在防潮、防腐、防晒处，电子文件更应注意防磁。6.0资质、资格证书年审6.1公司各种资质、工伤商执照、员工各项资格证书需按时到相关部门办理年审手续或更新手续，以确保其时效。7.0证件、图书、档案借阅规定。7.1因工作需要借出档案、证件、图书，需经上级批准后到档案管理人员填写文件/记录借阅登记表，写明借阅人、借阅时间，归还时间方可借出。7.2必须按时归还，如因故离职需归还借出资料。管理员做好归还记录。第五节 印鉴管理制度1.0目的规范印章的刻制、用印、借用、保管与废止工作。2.0 适应范围各类印章的管理。3.0 职责3.1 总经理负责公司印章用印的审批并承担审批责任。3.2 服务中心负责人负责服务中心印章用印的审批并承担审批职责。3.3 行政人事部经理负责公司及服务处印章的刻制、发布、废止、监督管理，保管公司印章并承担相应的责任。3.4 财务部会计负责财务专用章的管理并承担管理责任。4.0 程序要点4.1印章刻制。4.1.1部门/项目经理提出印章刻制申请，并提供印章图案要求。4.1.2行政人事部审核印章图案是否美观及合法，要求是否符合规格。4.1.3总经理审核后，加注审核意见。4.1.4行政人事部登记并安排刻制：4.1.5行政人事部依据以上审批程序拟出刻制公章证明文件；4.1.6行政人事部经理审批并安排刻制。4.1.7行政人事部发文公布公章印模。4.1.8行政人事部将印章登记印章领用登记表内，并将印章交给相关部门保管。4.2公司及服务中心行政印章的用印。4.2.1部门填写公章登记表，并附盖章文件原件。4.2.2 部门负责人审核。4.2.3行政人事部报总经理/分管经理审批。4.2.4行政人事部登记，并核对公章、文件份数。4.2.5行政人事部盖章并留存原件一份。4.2.6行政人事部通知部门取回文件。4.2.7行政人事部财务用印时，由行政人事部经理直接报总经理审批后用印，并做好登记。4.3借用。4.3.1部门提出书面借章申请。4.3.2部门负责人审核借章用途是否属实及其可靠性，原则上公章不携带出公司。4.3.3总经理/分管经理审批。4.3.4行政人事部收到经审批同意的申请后方可借出公章并登记。4.3.5公章必须在归还日期前完好地交还行政服务部。如果超时归还，需附书面说明并由部门主管确认后报行政人事部备案。4.3.6行政人事部财务携带公章出公司时，由行政人事部主管直接报总经理办理审批手续。4.4损坏、丢失处理。4.4.1印章丢失后，必须立即书面写出报告，部门主管审核确认后，报行政人事部登记。4.4.2行政人事部及时将报告转给总经理审批意见，由行政人事部予以备案，须予以登报声明的由行政人事部办理。4.4.3行政人事部按考核细则及扣分标准对责任人予以行政处罚。4.4.4使用部门提出重新刻制申请，并经审批、刻制。4.4.5使用部门交换旧印章至行政人事部并领取新印章（丢失的直接领取）。4.4.6行政人事部们核对，收回旧章并登记。4.5印章的保管。4.5.1公司出印章由行政人事部专职人员保管，财务部印章由财务专职人员保管。4.5.2 服务中心印章由 服务中心负责人保管。4.5.3印章必须统一放置于专用保险柜内。4.5.4用印前必须履行用印手续。5.0 记录公司印章使用登记表第六节 机动车辆、驾驶员管理制度一1.0目的为规范公司车辆管理工作，合理有效安全地使用车辆，提高办事效率，特制定本制度。2.0适应范围本制度适用于公司车辆的调度、使用和维修管理。3.0规定3.1办公室是公司车辆管理的管理单位。3.2车辆管理：3.2.1公司公务车的证照及稽核等事务统一由办公室负责管理。3.2.2本公司各部门、服务中心因公用车须填写派车单于事前向办公室申请调派；办公室依重要性顺序派车；不按规定办理申请，不得派车。3.2.3设置行车里程及油耗记录表，使用前应核对车辆里程表与记录表上前一次用车的记载是否相符。使用后应记载行驶里程、时间、地点、用途等。办公室每月抽查一次，发现记载不实、不全或未记载者应提出批评，并给予相应经济处罚。3.3车辆使用：3.3.1公司领导用车由领导随时调用，在工作时间内如遇特殊情况，在不影响领导用车的前提下，可由办公室根据工作需要统筹安排市内短途用车任务；在领导出差等不需使用期间，可由办公室根据工作需要统一调度，因工作需要，车辆出省、市使用，须经集团公司主管领导批准，方能出车。3.3.2公司车辆原则上由专职司机驾驶，如有特殊原因由其他人员驾驶，需经总经理同意，使用人必须具有驾驶证。严禁无证驾驶，或未经同意擅自将车辆交给他人驾驶。3.3.3公司员工因私借用，须经总经理批准，由办公室根据具体情办理相关手续，对允许借出的，应与员工核定里程，按每公里0.8元收取费用。3.3.4用车人于驾驶车辆前应对车辆做基本检查（如水箱、油量、机油、刹车油、电瓶液、轮胎、外观等），如发现故障、配件失窃或损坏等现象，应立即报告，否则最后使用人要对由此引发的后果负责。3.3.4驾驶人须严守交通规则，安全行车，严禁酒后驾车，严禁疲劳驾车和开带“病”车，杜绝一切安全事故的发生。3.3.5驾驶人不得擅自将公务车开回家或做私用，违者给予相应经济处罚。经公司特许或返回时已逾晚上九时者例外。3.3.6车辆应停放于指定位置、停车场或适当合法位置。任意放置车辆导致违犯交通规则、损毁、失窃，由驾驶人赔偿损失，并予经济处罚。3.3.7用车人应爱护车辆，保证机件、外观良好，使用后并应将车辆清洗干净。3.4车辆保养3.4.1车辆维修、清洗、打蜡等应先填维修（保养）申请单，注明行驶里程，核准后方得送修。3.4.2车辆应由办公室指定保养部门，或到特约修护厂维修，同时填写维修（保养）记录表。除合法的发票外，还必须有维保费用清单，否则修护费一律不得报销。3.4.3车辆驾驶人员必须使用符合国家环保要求的油料及清洁用品，保证尾气排放检验达到国家标准。3.4.4车辆于行驶途中发生故障或其他耗损急需修复或更换零件时，可视实际情况需要进行修理，但应与办公室联系请示批示。3.5违规与事故处理：3.5.1违反交通规则所造成的一切后果由驾驶人承担。3.5.2如在公务中遇不可抗拒车祸发生，应先急救伤患人员，向附近警察机关报案，并即与公司领导联系协助处理。3.5.3意外事故造成车辆损坏，在扣除保险金额后再视实际情况，由驾驶人或公司负担。3.5.4发生交通事故后，以交管局裁定责任为准，如为驾驶员责任，需向受损害当事人赔偿损失，经扣除保险金额后其差额由驾驶员负担。如完全为对方当事人责任，需作出补偿。 3.6费用报销3.6.1公务车油料及维修费以凭证实报实销。3.6.2如车辆外出办事所发生的停车费、过桥(隧道)费、高速公路费，其发票由办事人签字、部门领导审核后交办公室审核、分管领导审批。3.7本管理制度解释权归办公室。3.8本制度自颁布之日起执行。附件：派车单维修（保养）申请表维修（保养）记录表行车里程及油耗记录表第七节 办公用品管理制度1.0 目的规范办公区的管理工作。2.0 适用范围适用于金鼎湾物业公司办公区、服务中心办公区日常管理工作。3.0 职责3.1行政人事部主管负责公司办公区的日常监督工作。3.2服务中心负责服务中心办公区的日常管理监督工作。3.3行政人事部管理员负责公司办公区公共区域的日常管理工作。3.4办公区各岗位工作人员负责本岗位的日常管理工作。4.0程序要点4.1物品摆放。4.1.1办公区的桌、台、椅、凳均须按规定位置放置，不得随意调整。4.1.2各岗位员工上班前需检查所属物品是否丢失及损坏，发现丢失或损坏的应及时向部门负责人或行政行政人事部主管报告，并采取相应的补救措施。须申领或修理的，按办公用品管理标准作业规程或报修管理标准作业规程办理。4.1.3上班时应保持桌面整洁、有序，不允许摆放与工作无关的其他用品。4.1.4下班前应将桌面清理干净，办公椅放在办公桌的恰当位置。4.1.5服务中心客户接待员应在上班前10分钟打开办公区内的照明设备、空调通风设备，检查公共区域物品摆放是否整齐、有序。4.1.6 遇到雨天，管理处客户服务中心接待员应当在办公区门前显眼位置放置公益伞、防滑设施及标识。4.1.7 办公区严禁高声喧哗。4.2 常用办公设备的使用。常用办公设备包括：电脑、打印机、复印机、传真机、电话、空调及其他设备。4.2.1电脑。启动与关闭的一般程序：启动电源插座开关；启动稳压器开关；启动电脑主机开关；启动显示器开关（电脑开始正常操作）；关闭电脑程序：首先在“开始”栏选择“关闭计算机”对话框，用鼠标点击“关闭计算机”，然后按开启程序的反方向操作。电脑应避免频繁的开关程序，暂时不用时，可将电脑转换为休眠状态。正确使用电脑的详细程序按有关电脑操作工具书的指导进行操作。4.2.2 打印机联机。一般情况下，打印机与电脑连通之后，无须再进行联机。打印机启动与关闭的一般程序：启动打印机开关；放好所需打印的纸张；在电脑对话框进行打印操作；关闭程序按启动程序的反方向操作。打印机应避免频繁的开关机操作。正确使用打印机的详细程序按有关打印机操作说明书的指导进行操作。打印文稿须经部门负责人、行政人事部主管或分管人员批准，在文稿上签字后方可予以打印。打印出的文稿应进行校对。一般情况下由发稿部门/人校对，然后将校对好的文稿经电脑修改后，再进行打印。4.2.3 复印机。行政人事部综合文员应在开始上班时接通复印机插座电源：开启复印机开关，复印机需自动预热；检查复印纸是否放好（可以开始工作）；复印机行政人事部综合文员下班时关闭复印机开关；关闭复印机电源插座；正确使用复印机的程序按复印机有关操作说明进行操作。复印程序：所有需复印受控文件、资料必须先在复印记录本上登记，然后再复印；复印页数在两份（含）以上或三页以上，须部门负责人在打印复印审批表上批准签字后，方可复印；复印人员做好登记以后，调定复印纸规格及复印的深浅度后，选定复印份数按“开始”键复印；复印机行政人事部综合文员检查复印数量及登记记录是否属实，属实的，在文件复印记录表上签名确认；不属实的，将情况汇报行政人事部负责人；一般情况下，第一次违规给予口头警告；第二次或以上违规给予书面警告处分；为节约纸张，不重要的复印件应使用可以复印的废纸张背面复印。4.2.4 传真机：传真机一般情况下保持24小时开机。正确使用传真机的程序按传真机的有关操作说明书进行操作。 接收传真：传真机行政人事部综合文员应注意检查传真纸是否用完及传真机信号是否稳定；收到传真件后，由传真机行政人事部综合文员及时将传真件取下，并将传真的有关内容（发送部门、发送人、传真题目、传真时间、接收部门、接收人等）登记在传真登记表内；10分钟以内通知接收部门/人领取传真件，并要求在传真登记表中签收，并注明签收时间。发送传真实行一级审批制度：部门传真件由部门负责人审批；管理处的传真件由项目负责人审批。传真机行政人事部综合文员放好传真件并拨通对方传真号码将传真件发送过去；传真机行政人事部综合文员应在3分钟之内致电对方确认是否收到传真件，直至对方收到为止。传真机的正确使用程序按传真机有关操作说明书进行操作。4.2.5 电话：正确使用电话机的程序按电话机有关操作说明书进行操作。为有效控制电话费，一般情况下，电话应设定限制呼出功能。4.2.5.1除总经理批准的电话外，其他电话均须取消长途直拨功能，须打长途电话的部门/人均需办理审批手续，并在行政人事部综合文员处登记后，方可操作。4.2.5.2公司所有电话均应取消声讯电话功能。4.2.5.3上班时间原则上禁止打私人长途电话，特殊情况须经部门主管审批，到行政人事部登记后，方可操作，电话费从工资中扣除。4.2.5.4个别部门因业务需要经总经理特批后，可开通长途直拨功能，部门主管需指定人员做好登记记录，次月1日报行政人事部备案。行政人事部每半年至少进行一次电话费查询。到电信局打印电话费清单。逐项核对登记记录。常用办公设备的维护保养与维修：常用办公设备应进行以下日常维护，维护办法参照各设备有关维护操作说明书；防尘；防晒；防潮；防腐蚀；其他需要预防的事项。4.2.6空调：严格按照国家规定，夏天空调最低开至22，冬天空调最高开至26。4.3 环境管理。4.3.1 卫生：办公区卫生由行政人事部负责，办公区各岗位人员监督管理。行政人事部应于每天上班时检查办公区公共区域的卫生状况，要求墙壁无灰尘、污迹，地面无垃圾、烟头或痰迹，窗明几净，空气无异味；各岗位员工应于每天上班时检查本岗位辖区桌面清洁状况，办公用品是否摆放整齐，文件资料是否排列有序。4.3.2 绿化：办公区绿化及园区绿化验由品质管理部负责监督管理。4.4 安全管理。4.4.1品质部工程负责人应检查办公区的水、电设施设备运转是否正常。4.4.2品质部安保督导应检查办公区消防设施是否保管妥当，灭火器材摆放是否规范，有无损坏、丢失现象。4.4.3 各岗位员工应加强安全防患意识，下班时应将重要资料放入安全地点，锁好抽屉，关好电源及门窗。附件：传真登记表文件复印登记表第八节 资金管理制度为了加强公司的现金管理，健全现金收付制度，严格执行现金结算纪律，特制定本制度。一、收付现金必须根据规定的合法凭证办理，不准白条顶款，不准垫支挪用。二、库存现金不准超银行规定限额，超过限额要当日送存银行。三、库存现金必须每日核对清楚，保持账款相符，如发生长短款问题要及时向领导汇报，查明原因进行处理，不得擅自将长短款相互抵补。四、因公外出或购买物品，需借用现金时，出纳一律凭总经理审批的借条付款五、外埠出差人员返回后3日内应主动向财务部门报账，如因手续没有办完，可将所剩现金先行交回，于7日内必须办理转账手续。六、出纳人员不得擅自将公司现金借给个人或其他单位、不准谎报用途套取现金、不准利用银行账户其他单位或个人支取现金、不准将单位收入的现金帐个人名义存入银行、不准保留账外款。七、收到各物业管理处交来的各项款项的现金，要经双方人清点，复核后在缴款单上签字、盖章，于当日全部送交银行，不得滞留和坐支。八、保管现金要有安全防范措施，门要安装保险锁，存放现金要用保险柜，保险柜钥匙有专人保管，下班要检查窗户、保险柜，门锁好后，方能离开。第九节 固定资产管理制度一、目的加强固定资产管理，合理使用固定资产，维护固定资产的安全与完整，防止资产流失，提高固定资产的使用效率。二、适用范围：公司各部门。三、定义及分类：1、本作业指导书所称的固定资产，是指公司拥有所有权（不含小区配套的设施设备）、使用期限超过一年的房屋建筑物、机器机械、运输工具以及其他与经营生产有关的设备、器具、工具等。不属于生产经营主要设备的物品部门在2000元以上并且使用年限超过两年的应作为固定资产管理。属于生产经营主要设备、能独立运行操作、部门价值在800元以上、使用期限超过两年的小型物品也应作为固定资产进行管理。2、固定资产按其用途分为五类，即：1、房屋建筑屋，2、机器设备（各类机器机械设备、通讯设备、监控设备、制冷设备、厨房设备等），3、交通运输设备（各类交通及运输车辆），4、办公设备（电脑网络设备、音像设备、办公家私、其它办公设备），5、其它。四、管理部门及职责：1、固定资产一级管理部门：综合部是固定资产主管部门，负责对公司的固定资产管理情况进行检查监督，负责固定资产档案的建立，组织年度固定资产的核查工作，负责制定各类固定资产的管理办法和实施细则。综合部负责职责固定资产购买前的初审、验收、登记、调配、核查及报废处理工作，各二级管理部门及时向公司综合部报送固定资产变动的档案资料及固定资产报废单，每季度至少上报一次固定资产变动情况。2、固定资产二级管理部门：固定资产二级管理部门为具体使用固定资产部门，部门负责人为第一责任人，办理购买、报废固定资产申请手续。根据谁使用、谁保管原则，固定资产具体使用人为直接责任人，正确使用，做好维修保养工作。公共设施设备由部门负责人指定直接责任人，责任人离职时必须办理固定资产交接手续。五、固定资产管理：1、固定资产登记、办公设备的标识综合部建立固定资产档案，各级固定资产管理部门应建立台帐，按类别（五大类）分别编号，逐栏登记每一项固定资产的详细情况，新购、调配增减、报废固定资产及时登记入帐，做到帐实相符。固定资产编号采用7位数字和字母混合组成，格式同下图办公设备标签中编号格式。因办公设备中同类型同型号设备较多（如电脑），为了便于区别和管理，贴标签于明显位置进行标识。办公设备标签：使用（保管）人编号：类别号流水号设备名称部门代码类别设备名称栏填写设备名称关键词的汉语拼音前两个音节首字母(大写)，如：办公设备为打印机（Dangyinji），此栏填写DY。流水号：一个部门同种设备记录序号从1起逐个增加。2、固定资产的申购：2.1需求部门（固定资产二级管理部门）填报采购申请单报固定资产一级管理部门，填写申请单时须在备注栏说明资金来源。2.2受理申购的固定资产一级管理部门首先根据职责范围内的现有资产分布及使用情况，尽可能通过调配内部闲置设备给予解决，如无可能，则提出意见报公司总经理审批。2.3采购申请单若获批准，则转采购部门购买；若不获批准，则转回申请部门。固定资产购回后，由领用部门签收，签收单一式二份，使用部门、采购部门各一份，并据此各自登记台帐，建立固定资产管理档案。财务部门根据合法的收据及固定资产领用明细表作帐务处理。2.4二级管理部门于下月5号前向公司综合部报送增置固定资产的档案资料，综合部建立该固定资产的档案。3、固定资产调配：3.1一级管理部门管理权限内内部固定资产调配时，由一级管理部门开据固定资产内部调配单一式三份，调入、调出部门和财务部门各一份，据以登记固定资产台帐及作帐务处理。 3.2调出二级管理部门于下月5日前将固定资产调配资料报与公司综合事务部归档管理。4、固定资产报废：4.1固定资产使用达到报废期限后，由使用部门填写固定资产报废申请表一式三份报固定资产一级管理部门。4.2由固定资产一级管理部门、财务部门分别签署意见后报公司领导审批。4.3使用部门、固定资产一级管理部门、财务部门根据审批表意见各自作帐务处理。4.4固定资产二级管理部门每月5号前向公司综合事务部报送上月固定资产报废单。4.5公司综合事务部归档处理。责任部门（人）使用部门固定资产一级管理部门及财务部门公司总经理原使用部门、固定资产一级管理部门及财务部门固定资产二级管理部门综合事务部5固定资产核查5.1每年年底由公司综合事务部组织财务部门、二级固定资产管理部门人员对各部门固定资产进行全面核查，并向总经理提交盘点报告。5.2责任人离职办理交接手续时，二级固定资产管理部门对其管理职责内的固定资产进行核查。5.3经核查发现固定资产缺失，责任人应承担相应责任，对购置价在五万元以下且没有购买保险的固定资产，若因管理不善而导致毁损的，由责任人按净值赔偿。5.6固定资产财务及帐目管理：按财务管理相关规定及要求办理。6.0支持性工具：采购申请单固定资产管理台帐固定资产报废申请表固定资产调拨单编制：审核：批准：日期：第十节 关于发票、收据、支票的管理规定一、支票的管理 1支票由出纳员或总经理指定专人保管。支票使用时须有支票领用单，以总经理批准签字，然后将支票按批准金额封头，加盖印章、填写日期、用途、登记号码；支票的收款单位必须填写，并与发票或合同上所列单位一致；领用人在支票领用簿上签字备查。2支票付款后凭支票存根，发票由经手人签字、会计核对（购置物品由保管员签字）、总经理审批。填写金额要无误，完成后交出纳员。出纳员统一编制凭证号，按规定登记银行账号，原支票领用人在支票领用单及登记簿上注销。3无论何种汇款，财务人员都必须审核，分别由经手人、部门负责人、总经理签字，会计审核有关凭证。4借用支票人员必须对所借支票予以妥善保管，不得随便乱改。保管和签发支票要按规定办理，否则发生支票丢失而使公司财产遭受损失的，要追究当事人的责任，并根据情况赔偿部分或全部经济损失。二、发票和收据管理1企业必须按发票管理规定，正确使用发票。发票和公司收据不得转借、转让，不得代其他单位开发票。2发票及收据的填写必须字迹清楚，不得涂改，如填写有误，应另行开具发票及收据，并在误填的发票上注明“误填作废”。应对发票和收据实行专人管理，尤其是发票应妥善保管，防止丢失、被盗。如因保管不善，遗失发票及收据，造成后果由发票保管人负责。3发票丢失应立即向主管税务机关和公司财务科报告，并登报予以公告。4企业不得填写大头小尾的发票。4 各物业服务中心、相关部门只能使用从财务科领取的收款收据和发票，要核定本数和号码，原则上每个部门用一本、领一本。5 发票及收据由财务科人员同意负责收发及建档保管；服务业专用发票、租赁发票、服务业定额发票的购买与保管由财务科负责。6 发票填开内容必须符合税务机关发票管理规定，不得随意乱开、涂改、交叉使用，否则税务机关追究后果由填开人自负。填开内容如下表：收费项目开具名称发票品种物业费物业管理费服务业发票水费代收代缴水费服务业发票电费代收代缴电费服务业发票其他服务收入服务费服务业发票包月停车费车位租赁费租赁业专用发票临时停车费定额服务业发票附件：JDW-CW-2.3.1支票领用单第十一节 会计档案资料管理规定一、 企业的会计档案包括：会计凭证、会计账簿、会计报告、查账报告、验资报告、财务会计制度以及与经营管理和投资者权益有关的其它重要文件，如合同、章程等各种会计资料。二、 会计档案的保存。财务部门应有专人负责保存会计档案，定期将财务科归档的会计资料，按顺序立卷登记有效。会计档案的具体保管期详见附表。会计档案保管期限满需要销毁时，由会计档案管理人员提出销毁意见，经本部门负责人审查，总经理批准，报上级有关部门批准后执行。由会计档案管理人员编制会计档案销毁清册，销毁时应由财务科有关人员共同参加，并在销毁单上签名或盖章。三、会计档案的借用。财务人员因工作需要查阅会计档案时，必须按规定顺序及时归还原处，若要查阅入库档案，必须办理有关借用手续。各部门若因公需要查阅会计档案时，必须经本单位领导批准证明，方能接待查阅。外单位人员因公需要查阅会计档案时，应持有单位介绍信，本单位领导批准证明，经财务科同意后，方能接待查阅，并应详细登记查阅会计档案人的工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅理由。会计档案一般不得带出室外，如有特殊情况，需带室外复制时，必须经本单位领导批准，并限期归还。四、员的变动或会计机构的改变等，会计档案需要转交时，必须办理交接手续，并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。五、会计档案保管期限：档案名称 保管期限(一) 会计凭证类1.原始凭证、记账凭证 15年其中：涉及外来和对私改造的会计凭证 永久2.