采购管理制度(上市公司范本).doc

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采购管理制度 (上市公司范本)

【 类 别 】规则制度
【时 效 性】一般
【秘密等级】无

******股份有限公司

发文字号: 〔20**〕10号

发行日期: 20** 年1 月1日

版 本: 1.0 版

第一章 设置目的
第1条 设置背景
为保障公司生产经营活动所需物资的正常持续供应，确保采购质量，降低采购成本，提高采购效率，防范采购过程中的舞弊行为，特制定本管理制度。
适用范围：本办法主要规范生产原料类、劳保用品类、IT设备等实物资产的采购行为。

第二章 采购基本原则
第2条 “公平、公正、公开”原则
采购信息对企业内部相关的人员要尽可能公开，接受监督；对供应商的综合评价必须公平、公正。
第3条 “信息化”原则
公司部门及人员众多，为提升效率及环保办公，公司推行信息化办公，公司的采购全部流程均在百卓优采采购管理软件（公司指定的采购信息化管理系统）上进行申请及审批。
第4条 “监督问责”原则
1、采购人员要自觉接受财务部、请购部门及公司领导对采购活动的监督和质询。
2、在采购过程中，如遇到采购物资数量、价格等问题，相关人均可向采购部门提出异议。
3、对采购人员在采购过程中发生的违犯廉洁制度的行为，公司有权对相关人员依照公司《员工奖惩制度》等进行处罚直至追究其法律责任。

第三章 采购流程
第5条 采购计划
需求部门一般应在每月** 日前，根据经营计划的需求，制定下月采购计划，采购计划需含采购物资的名称、规格型号、单位、数量、用途等基本内容。
第6条 采购申请
1、 请购的定义
请购是指某人或者某部门根据生产需要确定一种或几种物料，并按照规定的格式填写一份要求获得这些物料的单子的整个过程。
2、请购部门在百卓优采采购管理软件内提交的采购申请，须经部门负责人批准方可执行，若零星采购的价值【】元以下，请购部门可自行采购。
采购部门负责人在百卓优采采购管理软件内进行电子审核，如审核不通过，请购部门修改后重新提交。
第7条 询比价
1、相关人员办理采购询价、货源确定等业务过程中，需声明与供应商是否存在关联关系，如果存在利益关系，该人员须予以回避。
2、单笔采购金额【】 元以上的，采购部门应挑选2 家以上（含2 家）的供应商进行询价；询价时，应尽可能从百卓采购网等这类大型、专业的电子商务网站上以及公开市场上获得合理报价；超过【】元以上的询价单，供应商进行报价时，需要有供应商的加盖公章或合同专用章。
3、采购人员根据各供应商的报价情况进行对比报价，制作书面的询价单对比报价的报告，并提出相应的采购建议，报采购部门负责人处审核。
4、采购部门负责人审核同意后，将对比报价的报告提交内审部审核。如审核通过，内审部通知采购人员与供应商签订采购合同；如审核不通过，采购部门需要重新询价。

第8条 签订采购合同
1、采购合同分为长期和单次，无论选择哪个模板均需经过公司法务部审核。
2、若签订的是长期采购合同，则后续采购时只要百卓优采采购管理软件新建采购订单即可（需标明适用的采购合同编号），通过该系统直接把采购订单发送到供应商的邮箱，提醒供应商及时查收。

第9条 物资报验与入库
1. 报验
l 供应商已经履行完毕的合同，采购部应及时的通知质检部门进行验收；
l 质检部门在接到采购部报验通知后应及时报验，并出具报验结果证明书，对于应质检不及时延误生产部门使用或不能入库的情况质检部门应负主要责任；
l 对于不同类型的合同的标的物的验收标准参照公司质检部门的相关规定执行；
l 用于公司生活和办公的物资不在公司质检部质检范围之内。
2. 入库
l 公司所有的生产物资、设备及外协加工件入库前均应通过质检部门的检验或验收；
l 质检部门未及时验收的合同标的物，仓库在收到送货清单后应将其作为暂存物资接收；
l 质检合格后的固定资产及服务按照公司财务规定入库，仓管部门人员在百卓优采采购管理软件内录入入库单信息。

第10条 退货及索赔
如在采购过程中，供应商未按照采购合同提供物资时（如物资数量不足、质量有问题、延期供货等），采购部门应根据实际情况，要求供应商补足物资或退换货，并根据之前签订的采购合同，要求供应商进行相应的赔偿。

第12条 采购付款
1、除定点供应商以及网上采购外，一般物资采购预付款不得超过合同总价的【】%，物资验收入库收到符合要求的发票后，支付合同总价的【】%，1 个月后如无异议，且发票到票后，再支付剩余尾款。每次付款记录均需记录到百卓优采采购管理软件内，标明付款时间、付款金额、付款对象、对应订单等信息。
2、对于采用预付款支付方式的采购，财务部在支付预付款时，须核对合同的支付条款、审查审批手续是否完备；对于采用货到后付款方式的采购，财务部付款时，除审核合同外，还须审核验收人员签字并注明验收情况的验收单。
3、财务部应配合采购部门定期与供应商对账，保存供应商对账资料；如对账有差异，应及时配合采购部门查明原因并进行调整。

第四章 供应商管理
第13条 供应商档案建立
公司统一在百卓优采采购管理软件中建立供应商评估资料档案，由采购部门安排专人进行录入和更新以下信息：供应商的调查资料、招投标资料、有关证照（工商营业执照、法人代码证、税务登记证、质量体系合格证书）的复印件、采购合同及执行情况（采购价格、采购数量）、可供应物料清单等。
第14条 供应商分级
公司将对供应商根据考评结果进行分级，在百卓优采采购管理软件内进行标记，一般可分为合格、良好、优秀供应商。对优秀的供应商可作为长期供应商，在采购时优先考虑。
第15条 供应商黑名单制度
采购部门应建立供应商黑名单，将有欺诈行为、贿赂公司采购人员、货品合格率低、服务差以及有严重质量问题的供应商列入黑名单。凡列入公司黑名单的供应商，不仅自身永远丧失公司供应商资格，其实际控制人控制的其他企业也一并纳入黑名单。

第五章 采购纪律及处罚
第16条 廉洁自律
公司采购人员应廉洁自律，禁止有任何损害公司利益的采购行为。
1、不得向供应商透露不应透露的采购信息，编写具有倾向性的《采购询比价报告》；
2、不得接受供应商馈赠的礼品（包括但不限于现金、购物卡等）, 不管礼品价值大小，都必须在收受后的1个工作日内报备或上交给公司内审部；
3、不得接受供应商的宴请，如确实无法推辞的，应报经部门负责人备案后方可参加；
4、不得向供应商索要回扣及与业务无关的要求；
5、其他禁止行为。
第17条 处罚措施
一经查实采购人员有违反公司相关规定的行为，视情节轻重，给与内部警告或予以辞退。给公司造成损失的，要进行经济赔偿。公司保留依法追究已离职员工在职期间违反本办法构成犯罪的刑事责任以及民事赔偿的权利。

第六章 附录

附件1：采购订单单模板
附件2：采购入库单模板
附件3：领用出库单模板

附件1：采购订单模板

采购订单【样本】

采购单号：
采购日期：

供应商

采购物品信息
物品编号
物品名称
规格型号
单位
数量
单价
金额（元）

该金额为含税价，合计【】元（大写）：元整
交货日期

交货地址

包装标准

付款方式

合同编号

备注
该模板是免费软件-百卓优采采购管理软件（个人版）内置模板，支持根据实际需求自由调整模板格式。
（以下无正文）

甲方：百卓优采采购管理软件 乙方：【供应商名称】
授权代表（签字）： 授权代表（签字）：
日期：2016年【】月【】日 日期：2016年【】月【】日

附件2：采购入库单模板

采购入库单（样本）
入库单号：
入库日期：

供应商： 联系人： 联系电话：

序号
物品编号
物品名称
规格型号
单位
数量
单价
金额
备注

1

2

总金额：
¥000.00

入库地址：

所属项目：

备注
该模板是免费软件-百卓优采采购管理软件（个人版）内置模板，支持根据实际需求自由调整模板格式。

经办人：

附件3：领用出库单模板

领用出库单（样本）

出库单号：
出库日期：

领用部门： 领用人：

序号
物品编号
物品名称
规格型号
单位
数量
单价
金额
备注

1

2

总金额：
¥000.00

所属项目

备注：
该模板是免费软件-百卓优采采购管理软件（个人版）内置模板，支持根据实际需求自由调整模板格式。

经办人：

5771001803090012095 579036822859633082
5771001803090012386 576137399735760696
5771001803090013594 578077579902515512
5771001803090012387 577164982601818051
5771001803090012138 572131192158918326
5771001803090012359 579036822361076053
5771001803090012356 576135286143791742
5771001803090012355 575087869704693279

17088100343355274 101229944325833379
17088100343355275 101866732938832008
17088100343356107 101581152501500522
17088100343356108 101000180059871732
17088100343354295 101074194142687017
17088100343356184 101878660869628802
17088100343356185 101775831174086674
17088100343356109 101086014373572846
17088100343356110 101152207216014916
17088100343355237 101027041605702709
17088100343355238 101229364861425414
17088100343356169 101862204402635718
17088100343354928 101760654089788804

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