新建铁路工程合同管理.doc

5.2合同管理
5.2.1总 则
(1) 为加强**铁路有限责任公司合同管理工作，依法维护合同双方的合法权益，根据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国铁路法》、《铁路合同管理办法》等法律法规及相关规定，制定本办法。
(2) 本办法所称合同是指**铁路有限责任公司（以下简称公司）与平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议，具体包括建设工程合同、委托合同、采购合同、借款合同、保险合同以及其它各类民事合同（或协议）。
(3) 签订和履行合同应遵守国家法律、法规和政策，尊重社会公德，不得扰乱社会经济秩序和损害社会公共利益，坚持平等、自愿、公平和诚实信用原则，严格按照合同约定行使权利、履行义务。
5.2.2合同管理机构和职责
1. 公司是合同管理主体，应设置合同管理部门，配备合同管理人员，加强合同管理队伍建设，不断完善合同管理制度，提高合同管理水平。
2. 公司设立合同管理领导小组。总经理为领导小组组长，负责合同管理中的重大决策和各部门的协调工作；公司主管领导和各部门负责人为小组成员，协助总经理做好各专业合同管理工作。
合同管理领导小组负责合同管理的领导工作，主要负责指导有关制度的制订和监督执行，研究审定公司合同，审核合同管理奖、惩建议。
合同管理部门、承办部门应在公司授权范围内履行合同管理职责。
3. 公司实行合同归口管理。计划财务部作为合同管理部门负责本公司合同的归口管理工作。计划财务部合同管理的基本职责是：
(1)组织学习、宣传、贯彻执行有关合同管理的法律法规和规章制度；
(2)拟订本公司合同管理制度和办法并检查监督其执行；
(3)建立合同专用章使用制度，统一管理本公司的合同专用章；

(4)负责监督指导本公司所属单位的合同管理工作。协助法定代表人办理法人授权委托书手续，组织对本公司所属单位合同管理人员的业务培训；
(5)负责审查合同文本，参与本公司合同的论证、谈判、起草和签订工作；
(6)协助公司负责人组织重要经营合同的谈判，做好合同订立的各项准备工作，研究合同的法律依据和财务风险，并提出风险规避意见；
(7)建立合同管理台账，督促合同的履行，汇总并按季度反馈合同履行情况，并就合同补充、修改和变更等提出处理方案；
(8)负责本公司有关合同纠纷案件的诉讼或仲裁工作；
(9)负责本公司的合同检查工作，向公司负责人提出改进意见或奖惩建议；
(10)指导配合各部门办理合同的报批、鉴证和公证等事项；
(11)承办其他有关合同管理工作。
4. 公司实行合同部门承办。公司各业务部门是合同承办部门，根据其职责职能具体承办相关合同业务。其主要职责是：
(1)研究相关法律法规和调研市场情况，提供决策依据；
(2)按授权代表公司与签约人进行谈判；
(3)审查签约人的资质、资信和履约能力；
(4)按《合同法》的规定和项目的具体要求，起草合同文本及相关报送材料文件，履行报批手续；
(5)合同签订后全面履行合同。视合同执行情况，必要时提出变更或解除的建议；
(6)合同执行过程中发生纠纷时，参与纠纷的处理。
5. 合同管理人员的基本要求
(1)应当具备良好的职业道德；
(2)熟悉相关法律法规，具有一定的经济管理和铁路专业知识，了解本公司的经营管理情况。
6. 合同管理人员的基本职责

(1)负责审查本单位签订的合同文本；
(2)指导合同的具体承办人做好相关调查论证工作，参与合同的谈判、起草、签订，协助办理合同变更、解除以及合同纠纷处理等事项；
(3)负责管理合同专用章、合同台账，妥善保管合同文本、相关文件、重要数据及证据材料；
(4)监督检查本单位合同履行情况，向领导提出有关合同管理的意见和建议，汇总分析报送有关合同管理情况及统计资料。
5.2.3合同的签订
1. 合同签订一律采用书面形式，严禁口头协议和非正式书面协议，有关修改合同的文书、图表、传真件等均为合同的组成部分。
国家规定采用标准合同文本的必须采用标准合同文本。
2.公司对外签订合同以本公司的名义进行。公司法定代表人可授权代理人以本公司名义对外签订合同。
授权对外签订合同的应当持有《法人授权委托书》。授权委托书应当注明授权委托事项、权限和期限，加盖公司法人公章并由公司法定代表人签字。代理人签订合同必须在授权范围和期限内行使代理权，禁止越权代理。
3. 合同承办部门在合同签订前应验证合同对方当事人有效的营业执照、资质证书、资信状况，验明合同对方当事人是否具有签订合同的主体资格，审查合同对方的主办（经办）人是否具有代理权及其权限，查验上述资料的真实性、合法性，并保存有关资料。
合同技术条款等有关内容，由公司相关业务部门按照职责分工，负责该部分内容的谈判、起草工作。
4. 公司主要负责人和公司合同管理部门、相关业务部门及合同管理人员按照合同审查制度和职责分工承担合同审查职责。合同审查由公司合同管理部门组织实施。
5. 合同审查实行联签审查责任制度。在合同正式签订前，合同承办人应当将拟签合同文本送相关业务部门负责人、合同管理部门负责人和本公司业务主管领导审查联签。

参与审查的部门对合同提出异议或修改意见的，应当补办联签手续，协商一致后，公司法定代表人或代理人方可正式对外签订合同。
6. 合同审查应当采用会议审查和会签审查两种方式进行。不论采取何种方式审查，均应做出审查记录，并妥善保存。
7. 合同审查内容
(1)合同是否符合法律、法规、技术规范。
(2)合同双方权利、义务是否明确、清楚。
(3)各项费用计算与支付方式是否正确、清楚。
(4)合同内容与谈判或招投标不一致的问题是否解决。
(5)公司与签约方的组织和技术接口是否建立并保持。
(6)签约方的要求是否双方都已明确并形成文件。
(7)满足合同要求的技术能力和按期交付能力等是否已得到公司有关方面的确认。
8. 合同内容一般包括以下条款：当事人的名称或者姓名和住所、标的、数量、质量、价款或者酬金、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法以及合同生效条件等。
对公司权益影响较大或可能存在风险的合同条款，必须对当事人双方的权利义务做出明确的约定。同时，依据《担保法》的有关规定要求对方当事人提供履行合同的担保。
9. 合同谈判由公司法定代表人或由其代理人和公司合同管理部门负责人共同参加，合同具体承办部门有关人员根据需要参加谈判并提供有关的技术资料。
10. 公司合同管理部门负责人保证最终签订的合同与通过审查的合同一致，公司法定代表人或其授权代理人签字后，由公司合同管理部门加盖公司合同专用章，并根据有关规定，办理合同签订的报批、备案、登记或签证等手续。如果授权代理人在合同上签字，则应在合同签署时附上法定代表人身份证明书及授权委托书。
11. 正式签署的合同按照合同分类进行编码，并与合同审查记录及合同文本、电子文件以及附件等一起归档备案。
12. 合同的签订应当由当事人各方的法定代表人或其授权代理
人签字，并加盖当事各方单位的合同专用章（或法人公章），同时需提供法定代表人身份证明书，授权代理人签字的，还应提供授权委托书。
13. 签订合同正本、副本数按需要确定，正副本应区分标明。合同签订后交公司合同管理部门留存，其余部门由公司合同管理部门负责及时编号分发。复制合同必须事先征得公司合同管理部门同意。合同的发放均应进行登记。
14. 需要经国家有关部门或上级主管机关批准、登记或备案的合同，履行相应的手续。
5.2.4合同专用章管理
1. 合同专用章管理
(1)合同专用章仅用于以公司名义对外签订的合同；
(2)合同专用章做到专人专管，所有用章均需由经办人员签字登记；
(3)加盖合同专用章之前必须经公司负责人确认签字；
(4)非合同的其他文稿不允许盖合同专用章，空白纸张不得盖合同专用章。
5.2.5合同的履行
1. 依法成立的合同应全面履行，不得随意变更合同条款或放任违约行为。
如合同不能履行应当及时采取补救措施减少损失。因不可抗力因素影响合同履行的应当及时通知对方当事人，同时采取积极措施减少损失，并注意保存有关证据。
2. 合同承办部门应当建立合同承办专人负责制度，承办人发生变化时，必须做好资料的完整移交。承办人对合同谈判、履行过程中双方往来的电报、传真、会议纪要、文件、图表、电子邮件等文件资料，应当收集和妥善保管，并通过部门移交给公司合同管理部门备案。对于对方当事人提出的有关合同履行问题，应当咨询公司合同管理部门后及时起草书面说明回复对方，不得拖延，避免造成经济损失。
3. 合同承办人应当随时掌握合同履行的动态。发现对方不履行
或者不完全履行合同时，合同承办人应积极与对方当事人协商，催促其履行合同约定义务，同时应将其不履行或不完全履行合同的情况及时书面报告本单位负责人和合同管理部门，并协助在索赔期限内收集和保存证据，及时索赔。
4. 公司合同承办部门应严格按照合同约定检查和督促合同的履行，并将合同履行情况及时反馈给公司合同管理部门。
5. 公司合同管理部门对所签订的合同进行动态管理，定期了解对方当事人的资信和履约能力变动情况，对合同履行中出现的问题给予解释、解决，发现问题及时向主管领导汇报。
本单位负责人和合同管理部门应及时做出相应处理决定。
5.2.6合同的变更和解除
1. 合同变更是指合同标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、履行地点和方式、违约责任和解决争议方法等的改变。
2. 合同生效后任何一方当事人不得单方面变更或者解除合同。确需变更或解除的，应当经各方当事人协商一致并签订书面协议。
3. 当事人协商一致的变更或者解除合同的协议，视同新合同，应当按照合同审查程序履行审查联签手续。
当事人签订的变更或者解除合同的协议、文书、电报等资料应当一并与原合同装订入卷，不得分散存放。
4. 对方当事人要求变更或解除合同的，公司合同承办部门应当及时通知合同管理部门，报告合同管理领导小组，审查对方当事人的理由是否正当。对于符合合同变更或解除条件，同意变更或解除的，按照审查联签程序与对方当事人签订变更或解除协议。因对方当事人变更或解除合同造成经济损失的，应当在变更协议中明确赔偿数额和方式，并及时向对方当事人提出索赔。
需要向人民法院或者仲裁机构请求变更或者撤销合同的，应当在法律规定的期限内提出。
5. 合同变更的原则
(1)合同变更的批准必须按规定的程序进行。
(2)合同的变更均应签署补充协议，并根据合同约定的费用计算
原则确定变更费用。
6. 合同的解除必须按照《合同法》及本办法的规定办理。对于特殊情况下合同履行过程中的终止，必须及时办理终止手续，收集终止合同给公司带来的经济损失的证据和资料，为纠纷的处理做好准备。
7. 合同终止时，承办部门做好终止记录，收集履行合同过程中所有与合同有关的文件，做好经济往来和结算工作，办理解除合同的手续，并将资料交合同管理部门保存。
8. 合同签订时按照法律规定或者约定办理了批准、登记、公证等手续的，在变更、撤销或者解除合同时仍应需办理相应的批准、登记、公证等手续。
9.合同纠纷处理
(1)合同中应当约定合同纠纷处理条款，对于涉外合同还应当明确选择合同适用的法律和语言。
(2)合同纠纷的主要处理方式：
①和解或调解；
②仲裁或诉讼。
(3)合同的纠纷处理优先采用和解或调解方式处理。
和解或调解不成的，可选择仲裁或诉讼。
选择仲裁作为解决合同纠纷方式的，应当在合同中约定仲裁条款或者单独签订仲裁协议，明确约定仲裁事项和仲裁机构。
选择诉讼方式解决合同纠纷的，尽量约定具有管辖权的公司法人所在地法院。
(4)发生合同纠纷后公司合同承办部门或承办人员应及时报告本单位负责人，并通报合同管理部门，在其指导下妥善处理纠纷。必要时，相关业务部门给予协助。
(5)如在合同执行过程中发生纠纷，与合同履行有关的部门应及时分析查明原因，提出解决指导意见并通报合同管理部门，及时与对方协商解决；
对合同履行过程中的违约情况或违反合同的干扰事项，与履行合
同有关的部门应及时分析查明原因，通过取证按照合同规定及时、合理、准确地向对方提出索赔要求；
当接到对方的索赔要求时，接到的部门和人员应在接到当日将其送交合同管理部门，会同合同管理部门认真研究并及时处理。
(6)若是铁路企业（或单位）之间发生合同纠纷的，应当按照铁路内部经济纠纷调解规则进行调解。调解不成的，申请仲裁或提起诉讼。
(7)需要经过诉讼、仲裁解决的合同纠纷，由合同管理部门为主，公司相关部门协助处理。
(8)发生合同纠纷需要通过诉讼或者仲裁解决的，统一由公司合同管理部门登记、审查，必要时，由公司法定代表人外聘律师代理诉讼或仲裁。诉讼或仲裁方案应当与有关业务部门协商一致并经合同管理领导小组同意。
(9)合同纠纷解决后诉讼或仲裁的有关办理人员或外聘律师，应当在结束之日起10个工作日内向公司法定代表人提交书面报告，并将案件有关材料装订送合同管理部门存档。
5.2.7合同监督与档案管理
1. 公司合同管理应当接受上级主管部门的检查和监督。
公司及所属单位应当建立健全合同的监督检查制度。公司合同管理部门应当定期或不定期地组织开展对本公司及所属单位合同检查。
2. 合同检查的主要内容
(1)合同管理制度的建立与落实情况；
(2)合同管理档案、台账建立情况；
(3)合同的签订与履行情况；
(4)合同纠纷的处理情况；
(5)合同管理人员配备情况及培训工作；
(6)对于违反合同管理制度、造成经济损失人员的责任追究情况。
3. 合同检查人员履行合同检查职责时，被检查单位应当如实反映本单位合同管理情况，提供相关文件、资料，并对检查事项涉及的问题做出解释和说明。

4. 合同检查人员在检查中发现需要整改的问题应当与被检查单位交换意见并提出整改要求。被检查单位应当按要求予以改正并将整改情况报告检查部门。
检查中发现被检查单位存在合同管理漏洞，或者合同承办人员有失误，对公司资产安全构成隐患的，检查人员有权向主管领导提出对责任人的处理建议。
5. 公司应当将合同管理作为对本公司及所属单位的考核内容。因违反合同管理规定造成经济损失的部门和个人，要承担相应的责任。
6. 公司合同管理部门要建立合同管理台帐和档案，收集、整理各类合同的档案资料并进行归档管理，定期做好统计分析。
7. 合同及与合同有关的补充协议、会议纪要、信函、电报、传真、电话记录、签证、索赔报告、合同台帐及其他形式的文件均作为合同履行动态信息汇总归档的组成部分。
8. 合同履行完毕，合同承办部门向公司合同管理部门提交合同履行的工作报告。经审查后，及时地连同合同、结算书及一切往来文书、经济鉴证、变更记录、竣工验收证书等所有资料装订成册，移交公司档案室存档。
涉及需要保密的内容，按照保密的规定办理。
5.2.8奖惩规定
1. 对于在合同管理工作中做出突出成绩的，为公司避免或挽回经济损失的部门或个人，应当予以表彰或奖励。
对于在合同管理工作中违反相关规定，给公司造成一定经济损失的，应当给予相应的经济处罚。
2. 对违反规定授权或超越授权范围擅自签订合同的部门或单位，责令改正并给予主要负责人和直接责任人员警告处分；拒不改正或造成经济损失的，对主要负责人和直接责任人员分别给予记过、记大过直至撤职的处分。
3. 公司有关部门对外签订合同，未按规定程序进行审查、联签的，公司责令其改正并采取补救措施，对主要负责人和直接责任人员
给予通报批评；拒不改正或不采取补救措施，对主要负责人和直接责任人员给予警告处分；造成经济损失的，对主要负责人和直接责任人员给予记过、记大过直至撤职的处分。
4. 公司对外签订的合同发生纠纷，公司及其合同承办部门应报告而未报告、处理不及时或处理不当造成经济损失或影响的，对直接责任人员给予警告或记过的处分。
5. 公司进行合同检查时，被检查单位拒绝配合检查或谎报、瞒报本单位合同管理情况的，公司责令其改正。拒不改正的，给予通报批评并视情节给予被检查单位主要负责人相应的处分。
6. 合同经办人员应具有相应的业务能力和专业知识，遵纪守法，严禁借工作之便收受贿赂、假公济私，严禁采取胁迫、欺诈等违法和不正当手段洽谈和签订合同，严禁违反规定签订违法合同、无效合同、权利义务不对等或执行后不利于本公司的合同。
合同经办人员不严格履行职责，或违反本规定，造成严重后果或恶劣影响的，给予相应的行政处分。有玩忽职守、谋取私利等渎职、失职行为，造成严重后果的，由公司给予记过、记大过直至开除的处分。构成犯罪的依法移交司法机关追究刑事责任。
7. 任何单位和个人均有权检举、揭发利用合同进行违法犯罪或损害公司利益的行为。对检举揭发有功人员，公司依照有关规定给予奖励并负责保密。