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电力办公室接待秘书岗位说明书

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办公室接待秘书岗位说明书
岗位名称
办公室接待秘书
岗位编号

所在部门
办公室
岗位定员

直接上级
办公室主任、 文秘主管
工资等级

直接下级
服务员、 保洁员
薪酬类型

所辖人员

岗位分析日期

本职: 在办公室主任的领导下, 负责接待工作、 信访工作、 扶贫工作和内务管理
职责与工作任务:
职
责
一
职责表述: 视察接待, 考察接待、 事务接待和会议接待
工作时间百分比20%
工作
任务
负责完成接待上级领导来公司视察、 考察等接待及服务工作
频次: 随机
负责完成内宾事务接待及会议接待及服务工作
频次: 200次/年
负责联系宾馆、 酒店安排公司领导来宾接待事宜、 办理费用结算
频次: 随机
负责办理外来车辆加油审批手续, 协助主任控制油料费用
频次: 50次/年
负责公司高管人员公出机票、 车票订购
频次: 50次/年
职
责
二
职责表述: 负责协调信访工作
工作时间百分比: 20%
工作
任务
负责来访者登记接待工作, 调查了解协调解决信访问题
频次: 20次/年
负责组织信访问题会办工作, 安排会见时间、 场所并反馈处理意见
频次: 30次/年
负责协助主任修订公司信访工作相关的规章制度
频次: 需要时
职
责
三
职责表述: 扶贫工作
工作时间百分比: 10%
工作
任务
与市扶贫办和牵头单位联系, 落实市委、 市政府扶贫工作
频次: 12次/年
组织开展公司集体扶贫捐赠活动, 负责捐款捐物收缴工作
频次: 3次/年
深入扶贫乡村和走访贫困户
频次: 6次/年
向市扶贫办汇报本单位扶贫情况, 写总结报告
频次: 2次/年
参加市扶贫工作会议, 传达贯彻落实会议精神
频次: 4次/年
职
责
四
职责表述: 内务管理
工作时间百分比: 50%
工作
任务
负责公司领导办公室、 会议室及办公楼公共部分的保洁工作
频次: 日常
负责公司办公楼公共设施的使用管理
频次: 150次/年
负责本部门各类资产管理及年度清查
频次: 1次/年
负责协调有关部门对办公楼设施的维修、 维护等
频次: 200次/年
负责对服务员、 保洁员工作的检查与考核
频次: 日常
负责办理接待、 服务用品零散采购及费用报销
频次: 不定期
负责部内库房物资管理及常规维护材料的领取、 保管、 发放工作
频次: 150次/年
负责机关部室饮用水费用管理及结算工作
频次: 4次/年
负责公司领导办公室、 公司公共会议场所日用消耗品的配发
频次: 日常
权力:
对所属下级的管理水平、 业务水平和业绩有考核评价权;
对所属工作进行监督、 检查权;
对公共场所使用有调配权;
有对各二级单位所涉及信访问题的转办、 督办、 调查、 了解权
有对直接下级岗位调配和奖惩的决策权及对所属下级的工作争议有裁决权;
受主管领导委托, 代表公司与外界有关部门和机构联络的权力。
工作协作关系:
内部协调关系
公司各部门
外部协调关系
市扶贫办、 扶贫牵头单位及对口乡镇、 火车站、 机场和客运站、 宾馆、 酒店
任职资格:
教育水平
中专及以上学历或中级以上技术职称
专业
企业管理或与公司本岗位业务性质相关的专业
培训经历
内部规章制度培训、 岗位知识培训、 管理技能培训
经验
5年以上工作经验, 3年以上相关业务岗位工作经验, 1 年以上管理岗位工作经验
知识
掌握公司接待工作制度, 与本工作相关政策、 法规、 规定, 企业管理和内务管理知识
技能技巧
具备接待、 管理、 沟通、 协调和迅速处理事件的能力, 内务管理和办公室设施维修维护的工作经验, 具有工作超前预想的能力, 解决工作中出现的实际问题的能力
其它:
使用工具设备
一般办公设备: 计算机、 打印机、 传真机、 文件柜、 电话
工作环境
独立办公室
工作时间特征
正常工作时间, 经常加班, 经常出差, 无明显节假日
所需记录文档
工作计划、 工作总结、 工作日记、 信访登记、 物资出入库管理台帐、 资产管理台帐、 公共设施使用记录、 水费、 油料费帐簿
备注: