印章证件管理制度.doc

印章证件管理制度第一章 总 则第一条 目的与适用定义一、为了保证公司印章和证件的合法性、严肃性、权威性，杜绝违法违规行为的发生，规范公司印章和证件的管理，明确使用人和管理人员的责任，实现印章证件规范化管理，特制定本规定。二、公司办公室为公司印章和证件的归口主管部门。三、本规定适用于公司各类印章和证件。第二章 印章管理与使用规定第二条 印章种类一、公章：公司按规定程序经工商行政管理部门注册登记后，在注册地公安部门备案，对外具有法定效力的公司正式印章。二、公司业务用章：代表和行使某项专业内容和权力的印章，包括合同专用章、财务专用章、发票专用章、执业印章。三、法人印章：公司法定代表人印章。四、部门印章：刻有公司部门仅限公司内部使用的印章、公司独立项目部使用的印章。第三条 印章刻制一、新公司成立（和更换），基本印章（公章、合同章、法人章、财务章、发票章）的刻制，由公安机关指定的刻制机构刻制，后交公司备案，并从刻制之日起使用。二、公司各类印章刻制的申请由印章使用部门提出，并根据要求填写“印章刻制申请表”，详细说明印章的用途、种类、名称、样式等后，上报公司行政部门，经总经理审批后，方可进行印章的刻制。三、审批通过后由办公室存档备查，指定专人执行印章的刻制。四、印章样式应根据国家有关规定制作。五、未经公司批准，任何部门和个人不得擅自刻制公司、部门的印章。对私自刻印、伪造公司印章的行为，公司将追究其法律责任，由此导致的所有法律、经济、民事责任均由责任人承担。第四条 印章启用一、印章刻制完成后，专人领回，填写“印章启用登记表”存档备查；二、新印章启用前由办公室下发启用通知，并注明启用日期、使用范围。第五条 印章保管一、公司公章、合同专用章由办公室指定专人负责保管。二、公司法人印章由总经理统一保管。三、公司财务专用章及发票专用章由财务部出纳保管使用。四、执业印章（含项目经理章、造价员章）由公司办公室指定专人保管。五、部门内部用章由部门负责人或指定人员保管。六、项目部用章由项目部经理或公司办公室指定人员保管。七、公司所有印章应入柜加锁，妥善保管，随用随取，用毕立即存于原处。八、印章保管人如有岗位变动或离职，须交清所保管的印章和用印登记薄，方准办理岗位变动或离职手续。印章交接要在第三人监督下进行，并填写“印章移交表”，由双方当事人及监督人签字。九、印章管理人须切实负责，不得将印章随意放置或转交他人。保管人由于各种原因不在工作岗位时，应将印章交由领导或领导指定专人临时保管，以便工作需要。十、印章保管人对所保管的印章，应经常检查，及时清洗、加油，细心保护。第六条 印章使用规定一、使用人填写“用印申请表”，按照公司授权报相关领导审批方可用印。二、严禁在空白格式化文件上加盖印章，严禁出具空白证明。三、加盖印章时严格审查有关文件、合同、资料是否与审批内容相符。用印位置恰当、字迹端正、图形清晰。四、印章保管人只有印章加盖权，没有审批权。五、不得在审批手续不完备的文本上加盖印章。如遇特殊情况相关领导无法签字，需在电话通知授权认可的情况下盖章。盖章后出现的意外情况由批准人负责。六、审批手续不符合规定时保管人用印的，保管人承担一切责任。七、印章保管人应建立用印登记表台账，详细载明印章的使用日期、使用部门、使用人、内容、份数、审批人等内容，定期存档备查。八、对已盖章的文件内容更改时，印章使用人应将原文件交回保管人销毁并记录之后，重新办理加盖手续。九、公司印章原则上不得带出公司，确因工作需要等特殊情况需将公章、法人章、财务专用章带出公司时，应经总经理批准。携带公章、法人章、财务专用章三章外出的必须两人以上同行和使用。第七条 印章的使用范围 公司所有印章必须按规定使用，不得超出范围使用。一、公司公章：(一)主要用于对外、对内签发的文件；(二)与其它机关联合签发的文件；(三)由公司出具的证明及有关材料；(四)对外提供的财务报告以及与银行、税务有关业务事宜；(五)公司章程、协议、各类商务合同；(六)劳动合同、聘用协议；(七)担保书、承诺书等重要法律文件。二、法人印章：主要用于银行预留印鉴、银行票据及特殊情况下使用。三、财务专用章：用于财务支出、收款证明、银行票据、涉税事宜等。四、发票专用章：主要用于购买和开具发票使用。五、合同专用章：用于签订工程经济合同时使用。六、项目部章：用于与项目有关的事项往来。七、执业印章：含建造师章、造价员章，主要用于工程招投标商务文件。八、其它部门管理印章：一般用于内部，禁止在对外文件上使用。第三章 印章停用、销毁第八条 印章停止使用或因磨损而不能使用时，应及时上交公司办公室。停止使用的印章上交后保存1年，保存期满后方可销毁。第九条 因需要更换新印章，在新印章使用时，由办公室对原有印章进行销毁处理。销毁时安排两人以上进行。第十条 印章使用损坏、遗失或被盗，需声明作废，并由办公室下发旧印章销毁通知，并做好销毁备查登记。第四章 证件管理第十一条 公司保管使用证照包括：一、公司经营资质和资格类：包括营业执照、组织机构代码证、税务登记证、资质证书、安全许可证书、规费和计费证、公司章程、验资报告及质量安全考核证书。二、银行业务类：包括开户许可证、机构信用代码证及相应开户资料、卡片。三、企业个人资格证件类：包括建造师执业证书、造价师（员）证书、九大员证书、三类人员证书、职称证书、特种作业操作证书。四、个人证卡类：包括建造师执业印章、造价师（员）印章。第十二条 公司专人对各类证件统一登记保管，并建立规范的领用程序、完善相应手续。第十三条 公司商务部专人专责配合对各类证照的申办、检验、变更、登记、延期等工作。第十四条 因工作需要携带各类证照卡原件外出的，需先申请和填制领用手续，经主管领导批准同意后方可领用外出使用（非公司人员不得单独领用），使用人必须保持各类原件的完好无缺，在规定时间内交回公司。发生遗失、损坏的承担相应的处罚。第十五条 保管人员必须定期清点核对各类证照是否完整无缺。第十六条 对公司证件复印使用，要在复印件上注明用途、使用范围。第十七条 严禁任何人擅自复印公司证件，更不得涂改、出租、出借、伪造、转让或出卖公司证书，违反规定者，公司将追究当事人责任，依法处理。第五章 附 则第十八条 本规定由公司办公室制定解释，自公布之日起执行。