公司会刊管理制度第一次修订.doc

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修订内容
第1次修订
2012-04-26

新修订

文 件 目 录
一、修订目的
二、适用范围
三、管理职责
四、会刊定义
五、出刊程序
六、保管及发送程序
七、邮寄注意事项
八、邮寄具体流程
九、监督管理
十、附 则

文 件 发 布
呈 送:全体员工

签发人：
发文单位:人事行政部

一、修订目的
1. 全面提升企业产品竞争力,塑造企业产品形象,提高产品销售业绩。
2. 通过会刊的发行使外界能够全面了解本公司之经营产品，加强企业的宣传度。
二、适用范围
本制度适用于北京泰亚赛福科技发展有限公司全体员工。
三、管理职责
1. IT部负责对会刊资料（产品图片和文字）和新闻等素材的收集，及印刷公司的交涉、沟通工作，包括会刊的图文编辑、排版、印刷、出版等.
2. 人事行政部负责对会刊的发行管理,及定期听取员工反馈意见，及时与IT部对接，改进会刊出版工作。
3. 各部门员工负责会刊的发送以及宣传工作，同时部门负责人需定期组织员工积极完善产品宣传资料。
四、会刊定义
统称为公司优势产品及经营产品类型的详细资料描述之刊物.如《 》、《 》、及各项产品之《 》等。
五、出刊程序
1. 周期：《 》为季度刊发行、《 》为年刊发行、《 》为根据产品更新情况不定期发行.
2. 程序：
2.1 内容策划：发行周期的上月初,根据公司现阶段销售模式，IT部组织策划会刊的主要内容,包括公司简介、企业文化、产品介绍（图片与文字说明）等。要求每个销售经理需在每个季度提供2个产品宣传资料。
1.2 资料收集:每个发行周期的上月20日，IT部完成本期会刊的稿件收集、审核、筛选及修改工作.
1.3 编辑排版：每个发行周期的上月25日,印刷公司对本期会刊所有栏目素材（包括文字及照片）进行编辑、排版工作.
1.4 印刷校样：每个发行周期的上月28日,印刷公司对本期会刊素材(包括文字及照片）定稿并打印样稿，需对样稿进行校对直至无误。
1.5 审核印刷:每个发行周期的上月末最后一日,将样稿交IT部经理及总经理审核，修改直至通过后按每次数量要求印刷。
六、保管及发送程序
1. 会刊保管:会刊在发行日，由印刷公司负责将会刊运送到公司。IT部检查清点无误后接收，并通知库房人员办理会刊入库，由库房负责会刊的保管工作.
2. 会刊领取：各部门申领会刊，应到库房进行申请领用，在库房管理人要求下进行领用登记后方可领取。
3. 会刊发放:会刊发放采取责任部门定时定量有效邮寄和派送之原则，各部门经理及总监人员须对此进行监督管理，并要求所有人员对每项会刊的领取、邮寄及派送须做好书面记录(如会刊发送部门、发送人、发放数量、发往单位、收件人等)，确保任何途径发放之会刊的有效性。
4. 发送标准：
4。1 会刊发送群体定位：会员、主要客户、意向客户、供应商等。
4.2会刊发送任务：销售部每工作日需邮寄1份/人；采购部每工作日需邮寄1份/人；会员部每工作日需邮寄5份/人；库房部在每天发货时,需随每批货物同时发送会刊(仅适用于《 》）.
4.3 各部门在给客户邮寄发票时，需同时邮寄会刊(仅适用于《 》）
4.4 其他会刊资料邮寄标准根据公司具体通知为准。
5. 公司来访人员发送原则：
5.1若是公司的客户、供应商来访，接待人员应向来访人员赠予《 》会刊一本。
5。2若是应聘人员或其它人员来访时，在等待时间，接待人员可将各项会刊给其阅读。
6. 会刊邮寄：各部门所需邮寄的会刊须于每日下午17点前交至库房管理人处，由库房管理员与邮寄公司对接，安排统一邮寄。统一邮寄时间为一般定为下午下班前,由司机统一送到邮局进行邮递。
七、邮寄注意事项
1。 邮寄会刊时，以同君会会员拥有者优先邮寄为原则。
2。禁止多个业务员同一时间段向同一客户邮寄相同资料。
3。禁止任何人恶意删除别人的邮寄记录。
八、邮寄具体流程
1.进入CRM系统,完善客户的详细邮寄信息（公司名称、地址、收件人、联系方式等)。
2.勾选所需邮寄的会刊名称并保存.
3.直接提交客户并打印。
4。将打印地址粘贴至信封正面，并将其封装好将要邮寄的会刊（封装的会刊资料必须和CRM系统勾选的内容一致）.
5。每天定时送到库房管理处，并经库房管理人员在《邮寄明细登记表》上签收确认。
6.库房管理人员每天在需在CRM系统中点击确认会刊邮寄《邮寄会刊数量统计表》EXCEL格式进行数量统计,同时需在CRM系统中点击确认会刊邮寄。
7.会刊邮寄完成后的一周内,邮寄人员需对其会刊的邮寄情况进行回访，回访的记录直接体现在CRM系统的“客户"下属“发放样册”的描述部分。
九、监督管理
1。 为保证会刊发行的有效性，人事行政部将定期对各会刊的发行的有效性将进行不定期抽查，同时根据情况给予不同程度的奖惩.
2. 奖励：每年年底，人事行政部统计评比本年度各部门对提交会刊的产品宣传及其他资料稿件的数量和质量，对于名列前茅者给予一定的奖励。
3。 惩处:对有会刊有任务要求的,人事行政部对抽查出未达成任务要求者(每个销售经理需在每个季度提供2个产品宣传资料、定时定量邮寄)给予相应惩处,每次处罚20元，各部门负责人(经理、总监）负有连带责任，连带处罚10元。
十、附 则
1。 本制度由人事行政部负责最终解释。
2. 附件：《邮寄会刊明细登记表》、《邮寄会刊数量统计表》