销售部资料管理规定.doc

销售部资料管理规定52020年5月29日文档仅供参考销售部资料管理规定一、资料内容文字部份:1.送董事会资料。2.公司下发文件。内容关于”某某项目”的通知、通告、指示、决定、决议等。3.会议纪要。4.内部资料。包括一般资料和重要资料(需长期保存)。5.送其它部门资料。主要指部门衔接函。6.其它部门送本部门资料。衔接函、落款为”*部”的通知、通报、决定等。7.策划部送行业信息。包括:策划部送来的、其它楼盘信息等。8.活动方案。包括公司内部及对外举办的各种活动细则,实施方案,请柬,门票样本等。9.报刊杂志信息。分相关行业信息、广告信息等。10.法律方面资料。主要指法律顾问的意见书、信函。11.各项目售前资料。包括国土出让协议复印件、预售许可证复印件、固定资产投资许可证复印件、建设工程许可证复印件、建设规划许可证复印件 、项目总平图、户型图、铺面平面图、售楼资料、住宅和铺面价目表。12.各项目售中资料。包括合同书、预定单、工程变更单、退房申请单及批复、按揭资料、客户档案。13.各项目售后资料。主要指物管公司送来的,如客户住宅电话等资料。14.销售代表档案。包括入司时间、生日时间、奖罚情况。15.各项目。16.每天各销售代表的及每周、每月汇总。电脑部份:1.销售资料。主要指商品房合同摘要,营业用房合同摘要,车库购销情况,已售房、余房信息。2.工作日志。3.客户档案。4.销售代表档案。二.资料的管理销售助理负责本部门的资料管理工作,主管进行监督和督促。销售助理作为资料的管理人,应及时做好资料的收集、整理、归档,确保资料的完整、正确和安全。1.文字资料。报董事会资料。注明所上报的具体董事、时间。公司下发文件。在收文的次日早会宣读,会后存档。由经办的销售代表当日详细填写,销售助理每天早会检查,会上汇总(包括当日汇总、截止当日汇总),主管会后检查。一本填完后存档。由各销售代表每天下班前完成,销售助理当日汇总,次日提供给相关领导和相关部门。分项目销售时间存档。合同书的管理。详见。预定单的管理。详见。工程变更单的管理。销售部保留的工程变更单应分项目长期保存。项目售前资料长期保存。项目售中资料长期保存。项目售后资料长期保存。注意事项:每份资料编写目录,建立借阅签字制。如造成售楼资料遗失,须原样弥补,并罚款100元,如造成其它资料的遗失,须承担相应的经济及法律责任并罚款200元。根据质量手册规定执行文字资料的保存期限,特别注意以下资料的保存,如指与客户签署的易引起争议的书面资料,如 a、客户的更名、转让资料(见);b、优惠客户的情况说明; c、公司对客户的赔偿资料(含时间、原因、客户姓名、购房位置、赔偿结果、领导签字、经办人签字、客户获赔后的声明);d、退房资料(见)。2.电脑部分。主管机要加密,定期需更换密码,除经理、主管、销售助理以外的人员使用需征得主管以上一级领导同意。涉及保密的邮件要打印出来后妥善管理,邮件删除。