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销售部资料管理规定

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2020年5月29日
文档仅供参考
销售部资料管理规定
　　一、资料内容
　　文字部份:
　　1.送董事会资料。
　　2.公司下发文件。内容关于”某某项目”的通知、通告、指示、决定、决议等。
　　3.会议纪要。
　　4.内部资料。包括一般资料和重要资料(需长期保存)。
　　5.送其它部门资料。主要指部门衔接函。
　　6.其它部门送本部门资料。衔接函、落款为”**部”的通知、通报、决定等。
　　7.策划部送行业信息。包括:策划部送来的<简报>、其它楼盘信息等。
　　8.活动方案。包括公司内部及对外举办的各种活动细则,实施方案,请柬,门票样本等。
　　9.报刊杂志信息。分相关行业信息、广告信息等。
　　10.法律方面资料。主要指法律顾问的意见书、信函。
　　11.各项目售前资料。包括国土出让协议复印件、预售许可证复印件、固定资产投资许可证复印件、建设工程许可证复印件、建设规划许可证复印件 、项目总平图、户型图、铺面平面图、售楼资料、住宅和铺面价目表。
　　12.各项目售中资料。包括合同书、预定单、工程变更单、退房申请单及批复、按揭资料、客户档案。
　　13.各项目售后资料。主要指物管公司送来的,如客户住宅电话等资料。
　　14.销售代表档案。包括入司时间、生日时间、奖罚情况。
　　15.各项目<销售日报表>。
　　16.每天各销售代表的<工作日志>及每周、每月汇总。
　　电脑部份:
　　1.销售资料。主要指商品房合同摘要,营业用房合同摘要,车库购销情况,已售房、余房信息。
　　2.工作日志。
　　3.客户档案。
　　4.销售代表档案。
　　二.资料的管理
　　销售助理负责本部门的资料管理工作,主管进行监督和督促。
　　销售助理作为资料的管理人,应及时做好资料的收集、整理、归档,确保资料的完整、正确和安全。
　　1.文字资料。
　　报董事会资料。注明所上报的具体董事、时间。
　　公司下发文件。在收文的次日早会宣读,会后存档。
　　<销售日报表>。由经办的销售代表当日详细填写,销售助理每天早会检查,会上汇总(包括当日汇总、截止当日汇总),主管会后检查。一本填完后存档。
　　<工作日志>。由各销售代表每天下班前完成,销售助理当日汇总,次日提供给相关领导和相关部门。分项目销售时间存档。
　　合同书的管理。详见<预定单合同的管理>。
　　预定单的管理。详见<预定单合同的管理>。
　　工程变更单的管理。销售部保留的工程变更单应分项目长期保存。
　　项目售前资料长期保存。
　　项目售中资料长期保存。
　　项目售后资料长期保存。
　　注意事项:
　　①每份资料编写目录,建立借阅签字制。如造成售楼资料遗失,须原样弥补,并罚款100元,如造成其它资料的遗失,须承担相应的经济及法律责任并罚款200元。
②根据质量手册规定执行文字资料的保存期限,特别注意以下资料的保存,如指与客户签署的易引起争议的书面资料,如
a、客户的更名、转让资料(见<更名、转让手续的办理>);
b、优惠客户的情况说明;
c、公司对客户的赔偿资料(含时间、原因、客户姓名、购房位置、赔偿结果、领导签字、经办人签字、客户获赔后的声明);
d、退房资料(见<退房手续的办理>)。
　　2.电脑部分。
　　主管机要加密,定期需更换密码,除经理、主管、销售助理以外的人员使用需征得主管以上一级领导同意。
　　涉及保密的邮件要打印出来后妥善管理,邮件删除。