合同管理办法ok.doc

合 同 管 理 办 法

第一章 总 则
第一条 为规范公司开发经营过程中的经济往来活动，完善合同的要约、订立、审批和履行，确保满足规定要求，维护公司合法权益，根据《中华人民共和国合同法》等相关法律法规，结合公司实际，特制订本办法。
第二条 本办法适用于本公司的物资采购合同；规划、设计、勘察、施工、监理的委托承包合同；公用配套设施合同、广告宣传合同等经济合同的管理，销售合同另行制定管理办法。
第三条 合同应采用书面形式签订，禁止口头协议等非正式形式，并杜绝履行在先，签订在后现象发生。
第四条 合同的订立和履行坚持平等、自愿、公平、守法、诚实信用的原则。

第二章 职 责
第五条 综合办负责公司各类经济合同正式文本的形成、审查、评审、公证、鉴证、监督、投资控制及汇总统计。
第六条 各职能部门职责：
1、综合部负责策划、广告合同、招商引资合同及与其职能相关合同的洽谈、拟订和履行；
2、工程部负责规划、设计、勘察合同及与其职能相关合同的洽谈、拟订和履行；
3、工程部负责施工、监理、公用配套设施合同及与其职能相关合同的洽谈、工程概况、质量要求、验收准则、工期及特殊要求等专用技术、经济条款的拟订和合同履行；
4、综合办部负责物资采购合同及与其职能相关合同的洽谈、拟订和履行；

5、物业部负责物业管理合同及与其职能相关合同的洽谈、拟订和履行；
7、综合办负责各类合同的档案管理和合同纠纷处理；
8、其他合同由各职能部门负责洽谈、拟订和履行。
第七条 合同以公司名义对外签定，由法定代表人或其授权的代表签字订立。

第三章 合同洽谈和评审
第八条 由责任部门和《合格供方名录》内的要约单位或中标单位、意向合作单位洽谈合同内容和条款，合同条款应尽量详尽、准确、具体：
合同应包括项目内容、标的额、质量要求、验收准则、法律法规要求、交付期限、价格和付款方式、服务要求、违约责任等。
第九条 合同草案由综合办会同相关部门对合同条款是否充分、恰当，权利义务是否清楚，对方是否具备能力等进行评审，并填写《合同评审记录》，审查合同的合法性。
第十条 合同评审可以采用会签形式。
第十一条 责任部门合同洽谈人员写出洽谈说明，连同合同草案，一并综合办审定。

第四章 合同签定和履行
第十二条 正式合同文本由法定代表人或其授权人签字并加盖公司印章后生效。
第十三条 各责任部门将合同正本于3日内送公司办公室，由办公室存档，并根据需要分发。
第十四条 各责任部门应建立合同台帐，并按合同规定进行履约和监控，加强沟通和协调，及时解决合同履行过程中出现的各种问题。
第十五条 合同履行过程中，双方往来函电、电子邮件也作为合同组成部分，并妥善保管，履行过程中的验收、检验、鉴定记录、样品样件等原始证据均妥善保管。

第十六条 合同履行中，如发现对方违约或者对方提供标的的质量、规格、价格等与合同约定不符，以及其他不能及时、适当、全面履行合同的行为时，经办人员应立即向对方提出书面异议，并向部门负责人或主管领导汇报，通知财务部门停止付款。
第十七条 合同实际履行中，应树立严格履行合同的信誉意识。如我方却因特殊情况不能适当、及时、全面履行合同时，合同履行部门需及时向领导汇报，提出解决矛盾的建议，并迅速协调有关部门共同采取补救措施，防止因我方原因而出现合同纠纷。

第五章 合同变更
第十八条 在合同执行过程中，当对方提出修改要求时，由责任部门提出书面修改意见，经综合办组织原评审机构对修改内容进行评审，形成记录，并报法定代表人审批后方可进行修改。
第十九条 当本公司因情况变化和实际需要提出经审批的合同修改意见时，由责任部门与对方沟通，征得对方同意后进行修改。
第二十条 合同修改完成后，责任部门以《合同修改通知单》或《补充合同》的形式于3日内送办公室，由办公室存档，并按原分发范围分发。
第二十一条 合同执行完毕，由责任部门将合同履行情况表及相关资料送综合办审核后移交财务管理部。
第二十二条 合同订立后，因不可抗力等特殊情况，确需解除合同的，可按照《中华人民共和国合同法》的规定解除合同。解除合同的通知，应以书面形式送达对方。

第六章 合同纠纷处理
第二十三条 合同履行中发生纠纷时，责任部门应立即书面通知综合办和财务管理部，并报告公司领导。
第二十四条 合同纠纷发生后，责任部门应及时与对方协商解决，协商不成的，责任部门配合专务律师按规定处理。

第七章 附 则
第二十五条 综合办建立合同台帐实施控制，并对合同签订、评审、履行、变更、纠纷、存档等情况定期组织检查。合同原件及相关资料及时移交档案室存档。
第二十六条 超越权限或违反本办法给公司造成重大经济损失的，对相关责任人予以行政或经济处罚，直至追究法律责任。对于避免合同纠纷、减少损失的有功人员给予表彰、奖励。
附：《合同评审记录》
《合同修改通知单》
《工程项目概况表》
工程部合同签订程序

合 同 管 理 流 程
责任部门合同洽谈

责任部门拟订合同草案

N
责任部门组织合同评审

Y

合同草案、洽谈说明、评审记录

N
投控部审定

Y

授权人签约

存 档
办公室分发

责任部门履行

变 更
纠 纷

评审
N

Y
N
通 报

Y
批准

存 档
诉 讼
协 调
修改通知单
或补充合同

继续履行
解 除
分 发

履 行

履行情况表审核移交

评 审 记 录
任务书 规划□ 方案 规划 □ 图纸 □ 合同 设计 □ 更改 设计 □
设计□ 设计 □ 文件 □ 施工 □ 合同 □
采购 □
销售 □
其他 □
年 月 日 No
项目名称

评审项目
简 介

序号
原条款内容或存在问题
修改内容或改进措施

评
部门名称
评审意见及负责人签字
审

部

门

意

见

主管领导
审批意见

备注

通 知 单

更改 文件 □ 工程整改 □ 审查意见 □
设计 □ 交付使用 □ 安全检查 □
合同 □
材料 □
项目名称
及编号

存在问题或需
更改条款及内容

审查意见整改措施或
更改后条款及内容

期 限

审查
审批人

备 注
1.本通知内容自 年 月 日起执行。
2.本通知按原文件发放方式发放，
发放范围：
3.原文件由发放部门收回。
4.本通知及附页共 页。
发出部门： 年 月
MY.JL.022
招标（合同）工程项目概况表
工程名称

预计工期

工
程
概
况

质
量
要
求

特
殊
要
求

投标人
资质要求

备 注

工程项目部： 年 月 日