人事档案管理信息化建设的主要路径与意义_孙航.pdf

187就业与保障 2023.4人事档案管理信息化建设的主要路径与意义文/孙航摘要：随着信息技术的不断发展，我国各级档案部门已广泛应用信息技术进行管理，以提高档案管理效率，进而更好地为人民服务。作为公共事业单位，应加强对人事档案工作的管理，提高其工作效率和质量，以满足社会发展的要求。文章对人事档案信息化建设的管理进行了深入分析，阐述了信息化建设的意义，并提出人事档案管理信息化建设中存在的不足，同时探索了相应的建设路径。关键词：人事档案管理；信息化建设；事业单位；职业素养在事业单位人事档案管理工作中，主要工作内容是统一管理人力资源信息1。目前，我国信息化发展得到全面应用，改变了社会经济格局，也改变了人事档案管理的内涵。在这样的背景下，事业单位人事档案管理工作应当与社会发展保持同步，响应时代的要求，全面落实科学发展观，对相关工作进行改革，加强人事档案管理的信息化建设，提高工作人员和工作内容的水平和效率，促进事业单位的发展，为社会提供优质服务。一、人事档案管理信息化建设的意义（一）为人事档案提供安全环境传统人事档案以纸质为主，没有备份，只能通过专门的空间进行保存。同时，在保存时需要注意防火、防盗、防潮、防蛀虫，避免档案丢失和磨损。然而，在这种管理模式下，一旦出现档案破损、丢失等问题，解决起来非常困难，增加了档案工作人员的工作难度。相比之下，应用信息化档案管理可减少档案占用空间，对档案进行备份，存储量大，保存条件要求不高，具有一定的稳定性，同时也可以加强人事档案的安全性。（二）提高工作效率应用信息化技术进行人事档案的建设，可以简化档案管理程序，使用计算机代替人员对档案进行整理和分类，提升了管理人员的工作效率2。如今，随着事业改革的不断发展，各部门的工作保障得到提升，人事档案管理工作也应该加强保障。然而，在大数据时代背景下，档案管理工作内容多、难度高，需要经常对档案进行维护。传统的纸质档案维护困难，同时在查找过程中容易出现档案破损的情况。应用信息化技术可以避免此类事件的发生，通过信息化平台直接找到所需的人事档案，节省了工作人员的时间，提高了工作效率，同时也减少了人力和成本的投入。（三）提高工作便捷性随着人事档案管理进入信息化时代，其利用率逐渐提高，为企业和个人发展带来了便利。人事档案信息化管理建立了人力资源与信息化管理系统，可以直接查看相关应聘人员的档案，避免了传统纸质档案的调动，准确找到需要的人事档案信息，方便了档案的超越，免去了空间限制。同时，通过信息化人事档案的查询系统，可以直接搜索所需的人事档案，将档案从载体中分离出来，增加信息深度，实现人事档案的信息共享3。二、人事档案管理信息化建设中存在的不足（一）制度及观念不足事业单位的档案管理工作虽然内容简单，但由于其重复性高，工作人员的工作强度大，面对周而复始的忙碌工作，难免会产生厌烦心态和认知偏差。此外，事业单位在对人事档案管理工作人员制定工作激励制度方面存在较大难度，因为管理观念相对落后，导致了工作人员对档案管理形成固有模式，难以进行突破改变。另外，在档案管理人员的工作中，部分事业单位并未针对其部门建设专门的办公及档案管理场所，基础设施不足，导致管理人员在工作中存在漏洞，特别是处理时间较长的人事档案时，因之前问题未得以完善解决，留下较多历史问题，现在更加难以完善。此外，传统的档案管理方式通常为纸质档案，需要专门的存放空间，并要求档案室具备防火、防盗、防潮、防蛀虫等多重要求，这不仅增加了事业单位的管理成本，而且也给管理工作增加了难度。（二）管理方式及管理体系建设不足目前，在部分事业单位的人事档案管理工作中，仍然采用传统的管理方法。然而，在大数据时代，相关的档案管理工作不仅信息量大，而且还存在管理效率低的问题。传统的档案管理需要一定数量的工作人员进行管理，无法满足现代人事人才188就业与保障2023.4社会的现代化、信息化管理特点。而在新时期，事业单位的人员流动性相对较高，因此在人事档案管理中，档案的变动、增加、减少现象比较普遍。管理人员的工作效率低下，相关工作不能及时、有效处理。此外，纸质档案在管理过程中容易发生磨损、丢失现象，难以长期保存，同时没有备份。与此同时，现有的档案管理工作人员缺乏综合素质较高的管理人员，如果要实行信息化人事档案管理，管理人员就必须具备相应的计算机和网络技术，以及良好的业务能力和正确的政治导向。然而，目前的人事档案管理工作人员往往不具备这些综合素质。（三）基础设施落后不同的事业单位对人事档案信息化建设的要求有所不同，因此各机关单位的人事档案管理信息化存在着明显差异。其中，级别越高的事业单位使用的软件功能也越复杂。然而，部分事业单位在人事档案管理信息化方面的软硬件开发相对滞后，硬件设施不够齐全，且存在一些缺陷，如网络延迟、未配备打印机、计算机配置过低等。这些问题都会导致需要手动进行信息化人事档案管理，无法体现出信息化应有的工作效率。（四）专业人员的职业素养有待提升在传统的人事档案管理工作中，一般没有涉及到技术性工作。因此，事业单位很少考虑招聘具有专业知识和职业素养的人员来从事这项工作，通常将其视为行政工作处理。这就导致工作人员缺乏一定的专业性，为人事档案信息造成安全隐患。人事档案管理人员的素质和工作表现对管理事业的发展产生影响，影响档案管理工作的创新和建设。而在飞速发展的信息时代，信息网络安全成为一个重要问题，黑客和病毒入侵会对网络信息技术带来威胁。因此，事业单位人事档案管理部门应该采用信息化管理方式。然而，传统的档案管理人员往往缺乏较强的防范意识和敏锐的洞察力。如果人事档案信息没有得到保护，将容易被篡改或盗取，就会给个人和单位带来损失。三、人事档案管理信息化建设的路径（一）加强人事档案管理信息化建设水平随着我国综合国力的不断增强，机关单位普遍存在许多人才流动的情况，这给单位的人事档案管理工作带来了严峻的考验。在信息化时代背景下，利用信息化技术进行人事档案管理工作可以大大提高档案管理的效率，并促进管理工作标准化和规范化。即时将纸质档案输入计算机信息系统，实现对人事档案的更新并进行档案备份，可有效提高人事档案管理的工作效率。在录入过程中，应该注意档案的年代，录入人员需要进行信息核实，以避免出现人员情况发生变动而档案未做出相应调整的情况，确保档案的准确性。同时，应该实现纸质档案的信息化建设，形成电子档案，并对相关档案进行分类、存储等措施，以便日后调用，提高工作效率。此外，为保证档案的安全性，可通过合理手段进行备份。档案管理人员应该清晰地认识到新时代背景下档案信息化管理的必要性，并积极主动地落实相关的管理辅助工作，以合理创新档案的信息化管理体系。（二）加强人事档案信息化管理的软硬件建设随着社会各领域的不断发展与完善，人事档案管理的要求也在逐渐升高。为了保证服务质量，事业单位应全面建设人事档案管理系统，增加财政投入，保证档案管理工作的软硬件设施，这样才有助于人事档案的管理维护，满足社会对档案管理和使用的需求。此外，在现有的人事档案中融入科学技术，全面提升档案管理的实效性，加强档案更新，才能更好地为社会发展提供更为合理、科学的人事档案服务，并实现档案现代化管理目标。因此，人事档案管理应重视软硬件建设发展，以推动信息化管理和队伍建设。同时，除了应用信息化建设外，人事档案管理工作也应关注科学技术发展，及时应用新技术以增加管理效率、提高服务质量，这对事业单位的发展具有重要意义。（三）提高人事档案信息化建设安全性在建设机关事业单位的档案管理体系时，应注意严谨、全面的管理制度创设。档案单位可以结合实际情况灵活完善信息化安全机制，以保障档案信息的安全性。对重要的档案信息，信息化管理机制提倡进行永久保存和备份，并为其加上安全保险。同时，在管理系统中建设信息恢复机制，结合事业单位基本情况与信息化管理内容制定相应的规范化操作流程。通过信息化系统对人事档案进行管理，可以使其更具规范性与整体性。相对于事业单位的人员建设，可以加强人事档案信息化管理的科学化、标准化水平，以提升人员分配能力，加强事业单位队伍的建设和发展。此外，相对于档案管理，信息化管理可以提高单位的综合管理能力。同时，提高人事档案管理系统的安全性，如设定档案查看和调动权限，只让相关工作人员查看和调动档案，以避免黑客、病毒入侵，并设置好档案防火墙，及时清理系统软件中的垃圾，为档案管理提供良好的工作环境。另外，重视计算机系统管理，制定相应的管理制度，要求管理人员按照相关制度进行档案的录入、查看和调动管理工作。一旦管理人员出现违反制度的现象，如下载未知软件、未按正常流程操作、不对电脑软件进行维护等，必须进行相应的惩罚。（四）提高人员职业素养在提高事业单位人事档案管理水平的过程中，加强对档案管理人员职业素养和道德修养的重视十分必要。事业单位招聘和考察人员时应要求从业人员具备扎实的理论知识和业务能力，熟练掌握各种软件，并且具有高度的责任心、安全意识和道德素养。首先，需要改变传统的人事档案管理观念，189就业与保障 2023.4引入专业的技术理念和思想，全面提升管理人员的思想意识，让他们认识到信息化建设的重要性及信息化建设对工作便捷性和事业单位发展的重要性，这样才能使管理人员更好地适应现代化档案管理工作的需求。其次，需要对相关人员进行培训，不断提高他们的职业道德和个人道德水平，让他们掌握相关的人事档案管理工作技术，具备良好的责任心，并且可以全心投入档案管理工作中，履行人事档案管理的职责。同时，遵循相关标准和流程，对信息化人事档案管理建设提供发展帮助。最后，要建立健全工作档案责任机制，将人事档案管理工作落实到个人。这样才可以让人事档案管理工作人员拥有对个人信息和企业信息的良好保密意识，防止信息外泄。如果出现相关现象，应根据情况对相关员工进行纪律处分或者法律制裁，这样才能确保信息化人事档案管理工作的安全性和稳定性。（五）结合企事业单位的客观情况信息化技术的兴起既给企业的发展带来了新机遇，也带来了全新的挑战。在这个时代，企业能够及时了解自身的优缺点和市场信息，对提高企业的市场竞争力至关重要。市场信息具有准确性、时效性和全面性的特点。作为市场中的企业，应该及时收集必要的市场信息并进行归档。通过对信息的对比分析来做出相关决策，因此，档案的信息化建设对所有的企事业单位都非常重要。人事档案管理的信息化建设是当今环境下改革的必然方向，也是事业单位发展中必不可少的经历过程。然而，不同的事业单位建设信息化人事档案管理应根据单位的实际情况进行。例如：对重要或大型事业单位，应该加大信息化建设的支持力度与投资力度，并且应该重视单位信息软件的开发与应用，建设专业的信息管理人员，及时更新软件系统，做好档案防护工作，提高人事档案管理的工作效率，以满足单位的发展需求。对小型事业单位而言，应紧跟时代步伐，实事求是地推进信息化发展，不可“好高骛远”。（六）构建事业单位人事档案信息通用数据库作为国家政府机构的分支，事业单位在一定程度上影响着我国的国计民生，因此，单位的人事档案数据化管理非常重要。档案管理人员在工作的过程中应该时刻遵循勤恳负责的工作原则与态度，正确管理相关人事档案。虽然档案管理工作不涉及利润和再生产问题，但它保障了企事业单位的基本运转。单位可以建立人事档案信息通用数据库，方便档案管理工作。在建设事业单位人事档案信息数据库时，要充分保障档案内容的信息化发展。人事档案是个人身份的证明，需要对其进行动态化管理，注重个人工作现状，并补充相应的档案管理内容，如单位人员的职业发展、信用、政治导向等信息。同时，应用信息化技术加强人事档案的信息保障，增加档案信息的存储和检索功能，从而实现人事档案的全面网络化与信息化管理。在当今社会，人才流动现象越来越普遍，因此事业单位需要适应社会发展需求。为了实现更好的管理，应该借助信息技术建设通用数据库，让人事档案能够实现社会全面共享。这样，其他相关单位便可以第一时间掌握员工的信息，从而实现人事档案的全面、统一和规范化管理4。四、结语在新时代背景下，信息化技术的应用完全符合事业单位人事档案管理工作的发展与创新。相关人力资源管理部门应当对具体问题进行分析，认识档案管理信息化建设的重要性，合理运用计算机技术、互联网技术等相关技术，进一步开发人事档案的信息化管理工作，扩大和提升档案管理力度。科学、规范的档案信息化建设工作有助于事业单位的长远发展，提升管理部门服务水平，对我国事业单位的长足发展具有深远的意义。（作者单位：吉林省卫生健康委员会药具管理中心）参考文献杨玉娟.图书馆人事档案管理系统建设探索与实践以南京图书馆为例 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