物料与采购管理系统简介.docx

编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第41页 共41页物料与采购管理系统(一) 材料分类编号1.原料、物料的划分2.常备料与非常备料划分3.编号原则设定(二) 存量控制1.管理基准设定2.用料差异管理(三) 请(采)购作业1. 请购方式设定2. 请购部门设定3. 请购手续及权限4. 请购进度控制5. 供应厂商的选择与资料建立6. 采购方式设定7. 询价、议价及订购作业8. 采购进度控制9. 采购核决权限10. 进口事务作业11. 厂商交货异常处理(四) 验收作业1. 收料作业规定2. 超短交料处理3. 检验规范设定4. 检验结果处理5. 材料退货处理(五) 仓储作业1. 仓位规划2. 料位及料品标示3. 帐务处理4. 盘点周期方式及异常处理5. 仓库安全管理措施(六) 领料、发料作业1. 材料领用规定2. 以旧换新规定3. 材料退库作业4. 外协加工料交运管理(七) 成品仓储管理1. 仓位规划2. 缴库核点3. 出货控制4. 退货处理5. 滞成品管理(八) 滞料、废料管理1. 滞料、废料定义2. 滞料、废料的处理标准采购作业程序 采购作业内容是从收到请购案件开始进行分发采购案件，由采购经办人员先核对请购内容，查阅厂商资料、采购记录及其他有关资料后，开始办理询价，于报价后，整理报价资料，拟订议价方式及各种有利条件，进行议价，办妥后，依核决权限，呈核订购。详细作业程序及要点如： 采购作业程序及要点标准采购作业细则 请 购第一条 请购部门的划分各项材料的请购部门如下：(一)常备材料：生产管理部门(二)预备材料：物料管理部门(三)非常备材料：1.订货生产用料：生产管理部门2.其他用料：使用部门或物料管理部门第二条 请购单的开立、递送(一)请购经办人员应依存量管理基准、用料预算，参酌库存情况开立请购单，并注明材料的品名、规格、数量、需求日期及注意事项经主管审核后依请购核决权限呈核并编号(由各部门依事业部别编订)，请购单(内购)(外购)附请购案件寄送清单送采购部门。(二)需用日期相同且属同一供应厂商供应的统购材料，请购部门应以请购单附表，一单多品方式，提出请购。(三)紧急请购时，由请购部门于请购单说明栏注明原因，并加盖紧急采购章，以急件卷宗递送。(四)材料检验须待试车方能实施者，请购部门应于请购单上注明试车检验及预定试车期限。(五)庶务用品由物料管理部门按月依耗用状况，并考虑库存情况，填制请购单提出请购。第三条 免开请购单部分(一)下列总务性物品免开请购单，并可以总务用品申请单委托总务部门办理，但其核决权限另订，其列举如下：1. 贺奠用物品：花圈、花篮、礼物等。2. 招待用品：饮料、香烟等。3. 书报(含技术性书籍及定期刊物)、名片、文具等。4. 打字、刻印、报表等。(二)零星采购及小额零星采购材料项目。第四条 请购核决权限(壹) 内购：1. 原物料：(1) 请购金额预估在1万元以上者，由科长核决。(2) 请购金额预估在1万元至5万元者，由经理核决。(3) 请购金额预估在5万元以上者，由总经理核决。2.财产支出：(1)请购金额预估在2000元以下者，由科长核决。(2)请购金额预估在2000元至2万元者，由经理核决。(3)请购金额预估在2万元以上者，由总经理核决。3. 总务性用品：(1)请购金额预估在1000元以下者，由科长核决。(2)请购金额预估在1000元至1万元者，由经理核决。(3)请购金额预估在1万元以上者，由总经理核决。附注：凡列入固定资产管理的请购项目应以财产支出核决权限呈核。(二)外购：1.请购金额预估在10万(含)元以下者，由经理核决。2.请购金额预估在10万元以上者，由总经理核决。第五条 请购案件的撤销(一)请购案件的撤销应立即由原请购部门通知采购部门停止采购，同时于请购单(内购)或请购单(外购)第一、二联加盖红色撤销的戳记及注明撤销原因。(二)采购部门办妥撤销后，依下列规定办理：1.采购部门于原请购单加盖撤销章后，送回原请购部门。2.原请购单已送物料管理部门待办收料时，采购部门应通知撤销，并由物料管理部门据以将原请购单退回原请购部门。3. 原请购单未能撤销时，采购部门应通知原请购部门。 采 购第一节 一般规定第六条 采购部门的划分(一)内购：由国内采购部门负责办理。(二)外购：由国外采购部门负责办理，其进口庶务由业务部门办理。(三)总经理或经理对于重要材料的采购，可直接与供应商或代理商议价。专案用料，必要时由经理或总经理指派专人或指定部门协助办理采购作业。第七条 采购作业方式 除一般采购作业方式外，采购部门可依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购：(一)集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利者，可核定材料项目，通知各请购部门依计划提出请购，采购部门定期集中办理采购。(二)长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大宗的材料，采购部门应事先选定厂商，议定长期供应价格，呈准后通知各请购部门依需要提出请购。第八条 采购作业处理期限 采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需，分类制定材料采购作业处理期限，通知各有关部门以便参考，遇有变更时，应立即修正。第二节 国内采购作业处理 第九条 询价、比价、议价(一)采购经办人员接获请购单(内购)后应依请购案件的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，除经核准得以电话询价之外，另需精选三家以上的供应商办理比价或经分析后议价。(二)若厂商报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用品者，采购经办人员应检附资料并于请购单上予以证明，经主管核发后，先会使用部门或请购部门签注意见后呈核。(三)属于买卖惯例超交者(如最低采购量超过请购量)，采购经办人员于议价后，应于请购单询价记录栏中注明，经主管签认后呈核。(四)对于厂商的报价资料经整理后，经办人员应深入分析后，以电话等联络方式向厂商议价。 (五)采购部门接到请购部门以电话联络的紧急采购案件，主管应立即指定经办人员先行询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。(六)试车检验的采购条件，采购经办人员应于请购单注明与厂商议定的付款条件呈核。第十条 呈核及核决(一)采购经办人员询价完成后，于请购单详填询价或议价结果及拟订订购厂商交货期限与报价有效期限经主管审核，并依请购核决权限呈核。(二)采购核决权限： 第十一条 订购(一)采购经办人员接到经核决的请购单后应以订购单向厂商订购，并以电话或传真确定交货(到货)日期，同时要求供应商于送货单上注明请购单编号及包装方式。(二)若属分批交货者，采购经办人员应于请购单上加盖分批交货章以资识别。(三)采购经办人员使用暂借款采购时，应于请购单加盖暂借款采购章，以资识别。第十二条 进度控制及事务联系(一)国内采购部门应分询价、订购、交货三个阶段，以采购进度控制表控制采购作业进度。 (二)采购经办人员未能按既定进度完成作业时，应填制进度异常反应单并注明异常原因及预定完成日期，经呈主管核示后转送请购部门，依请购部门意见拟订对策处理。第十三条 整理付款(一)物料管理部门应按照已办妥收料的请购单连同材料检验报告表(其免填材料检验报告表部分，应于收料单加盖免填材料检验报告表章)送采购部门，经与发票核对无误，于翌日前由主管核章后送会计部门。会计部门应于结帐前，办妥付款手续。如为分批收料者，请购单(内购)的会计联须于第一批收料后送会计部门。(二)内购材料须待试车检验者，其订立合同部分，依合同规定办理付款，未订合同部分，依采购部门呈准的付款条件整理付款。(三)短交应补足者，请购部门应依照实收数量，进行整理付款。(四)超交应经主管核示始得依照实收数量进行整理付款，否则仅依订货数付款。第三节 境外采购作业处理(含进口事务、关务)第十四条 询价、比价、议价(一)外购部门依请购单(外购)的需求日及急缓件加以整理，并依据供应厂商资料，并参考市场行情及过去询价记录，以电话或传真方式进行询价作业，但因特殊情况(独家制造或代理等原因)应于请购单(外购)注明外，原则上应向三家以上供应厂商询价、比价或经分析后议价。(二)请购的材料规范较复杂时，外购部门应附上各厂商所报材料的重要规范并签注意见后，会请购部门确认。 第十五条 呈核及核决(一)比价、议价完成后，外购部门应填制请购单(外购)，拟订订购厂商预定装船日期等，连同厂商报价资料，送请购部门依采购核决权限核决。(二)核决权限1.采购金额以CIF美元总价折合在元(含)以下者由经理核决。2.采购金额以CIF美元总价折合超过元以上者由总经理核决。(三)采购案件经核决后，如发生采购数量、金额的变更时，请购部门应依更改后的采购金额所需的核决权限重新呈核；但若更改后的核决权限低于原核决权限时仍应由原核决主管核决。第十六条 订购与合同(一)请购单(外购)经核决送回外购部门后，即向厂商订购并办理各项手续。(二)需与供应厂商签订长期合同者，外购部门应以签呈及拟妥的长期合同书，依采购核决权限呈核后办理。第十七条 进度控制及异常处理(一)外购部门应以请购单(外购)及采购控制表控制外购作业进度。(二)外购部门于每一作业进度延迟时，应主动开立进度异常及反应单记明异常原因及处理对策，据此修订进度并通知请购部门。(三)外购部门于外购案件装船日期有延误时，应主动与供应厂商联系催交，并开立进度异常反应单记明异常原因及处理对策，通知请购部门，并依请购部门意见处理。第十八条 进口签证前(请购单(外购)核准后)的专案申请(一)专案进口机器设备的申请专案进口机器设备时，外购部门应准备全部文件申请核发输入许可证，申请函中并应请求国贸局在输入许可证加盖国内尚无产制的戳记及核准章，以便进口单位凭以向海关申请专案进口及分期缴税。(二)进口度量衡器及管理物品时，外购部门应于申请输入许可证之前准备报价单及其他有关资料送进口单位向政府机关申请核准进口。第十九条 进口签证 外购材料订购后，外购部门应即检具请购单(外购)及有关申请文件，以申请外汇处理单(需在一星期内办妥结汇时，加填紧急外购案件联络单)送进口单位办理签证。进口单位应依预定日期向国贸局办理签证，并于输入许可证核准时通知外购部门。第二十条 进口保险(一)FOB、FAS、CF条件的进口案件，进口单位应依请购单(外购)外购部门指示的保险范围办理进口保险。(二)进口单位应将承保公司指定的公证行在请购单(外购)上标示，以便货品进口必须公证时，进口单位凭以联络该指定的公证行办理公证。第二十一条 进口船务(一)FOB、FAS的进口案件，进口单位(船务经办人员)于接获请购单(外购)时，应视其装运口岸及装船期限并参照航运资料，原则上选定三家以上船公司或承揽商，以便进口货品可机动选择船只装运。(二)进口单位(船务经办人员)应将所选定的船公司或承揽商品名称，提供进口结汇经办人员，于信用状开发申请书列明，作为信用状条款，向发货人指示装船。(三)如因输出口岸偏僻或因使用部门急需，为避免到货延误，外购部门应于请购单(外购)上注明，避免在信用状指定船公司而委由发货人代为安排装船。第二十二条 进口结汇 进口单位应依请购单(外购)标示的间发信用状日期办理结汇，并于信用状(LC)开出后以开发LC快报通知外购部门联络供应厂商。第二十三条 税务(一)免货物税及工业用证明的申请1.进口的货品可申请免货物税者，外购部门应于输入许可证核准后，检具必需文件，向税捐处申请，经取得核准函后向海关申请免货物税。2.除免凭经济部工业局证明办理具结免税进口的项目外，其他合于免税规定的人造树脂类材料，外购部门应于开发信用状后检具必需文件向经济部工业局申请非供塑胶用证明，以便于报关时据此向海关申请依工业用物品税率缴纳进口关税。(二)专案进口税则预估及分期缴税的申请及办理外购部门应于进口前，检具有关文件，凭以向海关申请税则预估，等核准后并办理分期缴税及保证手续。第二十四条 输入许可证、信用状的修改 供应商成本公司要求修改输入许可证或信用状时，外购部门应开立信用状、输入许可证修改申请书经呈核后，检具修改申请文件送进口事务科办理。第二十五条 装船通知及提货文件的提供(一)外购部门接到供应商通知有关船名及装船日期时，应立即填制装船通知单分别通知请购部门、物料管理部门及有关部门。(二)外购部门收到供应商的装船及提货文件时，应检具输入许可证及有关文件，以装运文件处理单先送进口单位办理提货背书。(三)提货背书办妥后，外购部门应检具输入许可证及提货等有关文件，以装运文件处理单办理报关提货。(四)管理进口物品放行证的申请： 进口管理物品时，外购部门应于收到装运文件后，检具必需文件送政府主管机关申请进口放行证或进口护照，以便据此报关提货。第二十六条 进口报关(一)关务部门收到请购单(外购)及报关文件时，应视买卖、保险及税率等条件填制进口报关处理单连同报关文件，委托报关行办理报关手续，同时开立外购到货通知单(含外购收料单)送材料库办理收料。(二)不结汇进口物品，进口单位(邮寄包裹则为总务部门)应于接获到货通知时，查明品名、数量等资料，并会外购部门确认需要提货者再行办理报关提货。如系无价进口的材料、补运赔偿及退货换料等，报关时关务部门应开立外购到货通知单(含外购收料单)通知收货部门办理收料，而属其他材料及物品则由收件部门于联络单签收后，送处理部门处理。(三)关税缴纳前进口单位应确实核对税则、税率后申请暂借款缴纳。 (四)海关估税的税率如与进口单位估列者不符时，进口单位应立即通知外购部门提供有关资料，于海关核税后14天内以书面向海关提出异议，申请复查，并申请暂借款办理押款提货。押款提货的案件，进口单位应于进口报关追踪表记录，以便督促销案。(五)税捐记帐的进口案件，进口单位应依请购单(外购)，于报关时检具必需文件办理具结记帐，并将记帐情况记入税捐记帐额度记录表及税捐记帐额度控制表。(六)船边提货的进口材料，进口单位应于货物抵港前办妥缴税或记帐手续，以便船只抵港时，即时办理提货。第二十七条 报关进度控制 关务部门应分报关、验关、估税、缴税、放行五阶段，以进口报关追踪表控制通关进度。第二十八条 公证(一)各公司事业部应依材料进口索赔记录及材料特性等因素，研判材料项目(如外购散装材料)，通知进口单位于材料进港时，会同公证行前往公证。(二)外购材料于验关或到厂后发现短损而合于索赔条件者，进口单位应于接获报关行或材料库通知时，联络公证行办理公证。(三)进口货品办理公证时，进口单位应于公证后配合索赔经办时效，索取公证报告分送有关部门。第二十九条 退汇(一)外购部门依进口材料的装运情况，判断信用状剩余金额已无装船的可能时，应于提供报关文件时提示进口单位，并于进口材料放行及输入许可证收回后，开立信用状退汇通知单连同输入许可证送进口事务科办理退汇。(二)退汇金额较大，但信用状未逾有效期限者，外购部门应向供应厂商索回信用状正本，送进口单位办理退汇。第三十条 索赔(一)外购部门接到收货异常报告(材料检验报告表或公证报告等)时，应立即填制索赔记录单连同索赔资料交索赔经办部门办理。(二)以船公司或保险公司为索赔对象者，由进口单位办理索赔；以供应厂商为索赔对象时，由外购部门办理索赔。(三)索赔案件办妥后，索赔记录单应依原采购核决权限呈核后归档。第三十一条 退货或退换(一)外购材料须予退货或退换时，外购部门应适时通知进口单位依政府规定期限向海关申请。 (二)复运出口、进口的有关事务，外购部门应负责办理，其出口进口签证、船务、保险报关等事务则委托出口单位及进口单位配合办理。(三)退换的材料进口时依本节有关规则办理。第四节 价格及质量的复核第三十二条 价格复核与市场行情资料提供(一)采购部门应调查主要材料的市场与行情，并建立厂商资料，作为采购及价格审核的参考。 (二)采购部门应就企业内各公司事业部所提重要材料的项目，提供市场行情资料，作为材料存量管理及核决价格的参考。第三十三条 质量复核 采购单位应就企业内所使用的材料质量予以复核(如材料选用、质量检验)等。第三十四条 异常处理 审查作业中，若发现异常情况，采购单位审查部门应即填制采购事务意见反应处理表(或附报告资料)，通知有关部门处理。 附 则第三十五条 本办法呈总经理核准后实施，增设修订亦同。发料作业管理办法 第一条 领料(1)使用部门领用材料时，由领用经办人员开立领料单经主管核签后，向仓库办理领料。(2)领用工具类材料(明细由公司自行制定)时，领用保管人应拿工具保管记录卡到仓库办理领用保管手续。(3)进厂材料检验中，因急用而需领料时，其领料单应经主管核签，并于单据注明，方可领用。 第二条 发料 由生产管理开立的发料单经主管核签后，转送仓库依工令及发料日期备料，并送至现场点交签收。第三条 材料的转移 凡经常使用或体积较大须存于使用单位者，由使用单位填制材料移转单向资料库办理移转，并每日下班前依实际用量填制领料单，经主管核签后送材料库冲转出帐。 第四条 退料(1)使用单位对于领用的材料，在使用时遇有材料质量异常，用料变更或用余时，使用单位应注记于退料单内，再连同料品缴回仓库。(2)材料质量异常欲退料时，应先将退料品及退料单送质量管理单位检验，并将检验结果注记于退料单内，再连同料品缴回仓库。(3)对于使用单位退回的料品，仓库人员应依检验退回的原因，研判处理对策，如原因系由于供应商所造成者，应立即与采购人员协调供应商处理。进料验收管理办法 第一条 本公司对物料的验收以及入库均依本办法作业。第二条 待收料 物料管理收料人员于接到采购部门转来已核准的采购单时，按供应商、物料别及交货日期分别依序排列存档，并于交货前安排存放的库位以利收料作业。第三条 收料(一)内购收料1.材料进厂后，收料人员必须依采购单的内容，并核对供应商送来的物料名称、规格、数量和送货单及发票并清查数量无误后，将到货日期及实收数量填记于请购单，办理收料。2.如发觉所送来的材料与采购单上所核准的内容不符时，应即时通知采购处理，并通知主管，原则上非采购单上所核准的材料不予接受，如采购部门要收下该等材料时，收料人员应告知主管，并于单据上注明实际收料状况，并会签采购部门。(二)外购收料1.材料进厂后，物料管理收料人员即会同检验单位依装箱单及采购单开柜(箱)核对材料名称、规格并清点数量，并将到货日期及实收数量填于采购单。2.开柜(箱)后，如发觉所载的材料与装箱单或采购单所记载的内容不同时，通知办理进口人员及采购部门处理。3.其发觉所装载的物料有倾覆、破损、变质、受潮等异常时，经初步计算损失将超过5000元以上者(含)，收料人员即时通知采购人员联络公证处前来公证或通知代理商前来处理，并尽可能维持异状态以利公证作业，如未超过5000元者，则依实际的数量办理收料，并于采购单上注明损失数量及情况。4.对于由公证或代理商确认，物料管理收料人员开立索赔处理单呈主管核示后，送会计部门及采购部门督促办理。 第四条 材料待验 进厂待验的材料，必须于物品的外包装上贴材料标签并详细注明料号、品名规格、数量及入厂日期，且与已检验者分开储存，并规划待验区以为区分，收料后，收料人员应将每日所收料品汇总填入进货日报表以为入帐清单的依据。第五条 超交处理 交货数量超过订购量部分应予退回，但属买卖惯例，以重量或长度计算的材料，其超交量的3%(含)以下，由物料管理部门于收料时，在备栏注明超交数量，经请购部门主管(含科长)同意后，始得收料，并通知采购人员。第六条 短交处理 交货数量未达订购数量时，以补足为原则，但经请购部门主管(科长含)同意者，可免补交，短交如需补足时，物料管理部门应通知采购部门联络供应商处理。第七条 急用品收料 紧急材料于厂商交货时，若物料管理部门尚未收到请购单时，收料人员应先洽询采购部门，确认无误后，始得依收料作业办理。第八条 材料验收规范 为利于材料检验收料的作业，质量管理部门就材料重要性及特性等，适时召集使用部门及其他有关部门，依所需的材料质量研订材料验收规范，呈总经理核准后公布实施，以为采购及验收的依据。第九条 材料检验结果的处理(一)检验合格的材料，检验人员于外包装上贴合格标签，以示区别，物料管理人员再将合格品入库定位。(二)不合格验收标准的材料，检验人员于物品包装贴不合格的标签，并于材料检验报告表上注明不良原因，经主管核示处理对策并转采购部门处理及通知请购单位，再送回物料管理凭此以办理退货，如特采时则办理收料。第十条 退货作业 对于检验不合格的材料退货时，应开立材料交运单并检附有关的材料检验报告表呈主管签认后，凭此异常材料出厂。第十一条 实施修正 本办法呈总经理核准后实施，修订时亦同。设备引进管理规定 原则1.为了保证我公司设备引进工作的顺利进行，使引进工作正常化、规范化，特制定本规定。2.引进设备是一项重要、严肃的工作，各级人员必须高度重视，以严肃的态度进行此项工作。3.引进设备必须遵循上级主管单位及本公司的有关规定。4.引进工作必须坚持原则，秉公办事，维护公司的利益。坚持综合考虑质量、价格、交货期、售后服务四个方面，要竞争，择优选取。5.引进工作必须根据公司制定的发展规划和技术发展趋势，结合公司实际，有计划地进行。 规定主要适用于引进较大的项目，其他小项目的引进购置，可参照本规定执行。 机构1.设备引进工作在公司总经理的统一领导下进行。由总工程师主持项目的招标和谈判工作，公司设立设备引进小组。由总工程师任组长，总工程师办公室(称总工办)、工程部、物资部、维护部派代表参加。2.总工办是引进工作的职能部门，其职责是根据需要提出各专业引进项目，报总经理批准立项后，由引进小组搞好引进项目的技术谈判和招投标商务谈判。3.不同专业的设备引进项目，可根据实际需要，临时吸收相关部门的有关技术人员参与项目的招标和谈判。 方法和程序1.设备引进项目由总工办提出，然后交引进小组审定，报公司总经理批准后，由引进小组组织总工办及有关技术人员进行项目的招标和谈判。2.需要招标或询价的项目，必须通过讨论确定招标、询价的对象。总工办制定和发放招标书，并妥善保管外商的投标资料。3.引进小组组织项目的开标和议标，并确定谈判对象及有关事项。4.引进小组负责通知供应商谈判。谈判时引进小组成员一般不少于总人数的四分之三。5.开标、议标和谈判必须指定专人记录。记录资料必须妥善保存。6.物资部负责编制合同书并完成其他商务事项。 纪律注意事项1.引进项目的招标、询价和谈判，必须严格按照有关规定和程序进行。2.引进工作人员必须严格遵守公司的有关情报和机密。任何人不得单独与供应商接触谈及引进项目的实质性问题，更不能向对方泄露公司拟定的标底和谈判策略，任何人不得将我方的重要信息以任何方式告知对方。3.在引进工作过程中，除正当的业务或礼节需要接受少量价值不高的纪念品外，不准单独接受超额馈赠礼品，确实难以拒绝的应交公司处理。4.对于违反上述规定者，视情节轻重，给予相应的纪律处分；触犯刑律的，交司法机关追究其刑事责任。 其他 技术培训、验收的名单由总工办与相关主管领导研究确定报总经理批准，根据工作关系和需要与相关主管领导研究确定。物资供应采购管理规定 (一)部管工程项目、省管工程项目的物资供应，包括订货、清关、运输及其他服务工作由市局物资管理处配合中国邮电器材总公司及邮电器材公司工作。(二)为保证全网的通信质量，便于集中监控维护管理，对集中管理通信产品的技术规范和选型，原则上在省局指定的范围内，结合本市的特点，由市局科技处负责会同业务部门、物资处等相关部门一起选定适应市通信市场和通信网络特点的设备，择优选定生产厂家和供货商。(三)对省局规定集中管理的通信产品，由市局集中向省局或供应商订购，由市局签订合同，并负责合同实施，各单位要积极配合。各邮电单位要将计划提前报市局物资管理处，物资管理处汇总平衡后会同其他相关处室进行审核后呈报省局。任何单位不得越级向省局订购，更不能擅自在市场上采购。(四)集中管理范围内的通信产品的采购一律由市局统一组织，并按以下三种情况分类实施：1.对于通信基建工程项目，市局根据本市的通信发展规划制定全局的年度工程计划，集中申报市或省计划立项，在项目批准立项后，要尽快制定实施时间表。通信基建工程要严格按照建程序实施。在某一项目的可行性报告得到有关主管部门批准后，由科技处负责制定技术范书，市局要尽快成立该项目工作小组。一般情况下项目工作小组由总工程师担任组长，必要时也可由分管局长担任，为了方便开展工作，总工可根据情况委托副总工程师或其他领导担任组长，工作小组由科技处、基建处、物资处、计财处、电信处或邮政处、使用单位等派人组成。项目工作小组要尽快制订项目实施计划、方案，报局领导批准后开始实施。项目或设备的招标书、技术规范书、询价书或类似的信件必须由组长签字后方可发出，项目工作小组要认真做好设备采购的计划、询价、选型、谈判、签定合同等工作。合同签订后，物资处应负责设备采购或引进的合同审批、支付、运输、清关、设备到货验收、售后服务以及合同的执行管理工作。2.对于属工程配套用的或是更新改造项目需要的，或者是设备维修用的设备或配件，使用单位应提前一个季度向市局物资处报计划。通信工程、设备维护、抢修中急需的数量较少的配件、设备可在征得市局物资处同意的前提下，各使用单位直接向有关单位采购，订购合同要在物资处备案。合同的内容、设备的型号、价格及其他条件要符合有关的规定，必要时，科技处、物资处及专业室可不定期组织检查。3.对移动电话手机、计算机终端、调制解调器及其他终端设备，各使用、销售单位提前一个季度报计划给市物资处，由市局物资处汇总各需要单位所报计划后，根据进货价低于省局确定的最高限额售价、三证齐全的原则，集中采购，统一进货的渠道。(五)市局计财处应参与设备采购的计划制定，并负责所有合同的资金统筹和操作管理，所有通信物资的采购、引进，必须在明确了资金来源(利用外资或自筹、贷款)和支付计划的情况下，方可开始进行商务谈判。重要合同的商务谈判，计财处要派人参加。物资处负责所有合同的商务结算工作，各使用单位应按项目的支付计划提前十天将相关款项付给物资处。未经同意，各单位不得将合同款直接付给省局指定部门或代理商、供应商。(六)为了调动各单位参与统一组织订货的积极性，以达到利益共享，提高总体效益的目的，按照省局的规定返回的通过规模订货得到的优惠数，在扣除合理的操作费用后，40%留在市局，60%返回各订货单位。(七)在物资采购过程中，各单位要严肃、认真地执行邮电部、省局、市局的各项管理规定和外事工作纪律。 参加物资采购的人员要严格自律，加强法制观念，自觉抵制不正之风，任何人不得私下收受回扣或酬金。无论是技术、商务谈判，要保证参加人数不少于两人。 参与合同谈判的各相关部门，既要明确分工、明确责任、互相配合，还要注意发挥互相监督的作用，确保企业的利益不受损害。有关价格、选型及其他重要的技术、商务谈判，无论合同大小，一律要求有两个以上的部门派人参加。(八)各单位要根据省局的规定和实施细则以及本补充规定的内容，认真对本单位的贯彻执行情况进行监督检查，发现问题及时纠正。除上述说明的特殊情况外，任何单位的领导都不能越权签订购买合同。市局将上述规定的执行情况列入方针目标考核的内容，市局纪检、审计部门将会同物资、计财、科技等相关处室不定期地对各单位进行检查，对有令不行，问题严重的单位进行严肃处理，并追究单位领导的责任。(九)除省局集中管理的通信产品目录中的18项物资以外的其他通信物资(包括设备、材料、用品、用具和单式)的采购办法仍按深局物字(1991)001号文和深局物字(1992)2号文严格执行。(十)本规定由市局物资管理处负责解释。(十一)本规定自发文之日起执行。需求单审批管理规定为了进一步加强计划管理，健全企业管理制度，监督和控制不必要的开支，促进资金的合理周转，堵塞开支过程中的各种漏洞，公司对需求单的审批工作新作如下通知：(一)自年月日起，公司(包括分公司)启用新的需求单，同时废止过去使用的需求单。新的需求单分为计划内开支(采购)需求单和计划外开支(采购)需求单。(二)各部门、分公司在业务生产、基建、维护中需采购的各类物资、工具、仪器仪表、房屋装修、维修等各类开支，都必须按计划内开支(采购)需求单和计划外开支(采购)需求单所列内容填报。(三)审批手续和权限：1.发单人必须填写大约价值并提出开支(采购)的足够理由，经部门经理(部门经理因公出差时，可授权副经理)审批签字后，送主管部门审批，主管部门审批后送财务部审批，财务部审批后分类送公司分管领导审批。部门经理审批权限在2万元以内，公司分管副总经理(含同级领导)审批权限在20万元以内，每份需求单所列合计金额超过20万元人民币以及购买汽车、摩托车、手提无线电话等贵重物品必须报总经理审批，最后由财务部分送物资部或其他部门执行。2.物资供应部意见栏所列发单部门自购或物资供应部采购是指物资供应部经理对某些急需物料是否同意发单部门自购时签注的意见。(四)对预算外需求单的审批，除执行以上审批手续外，一律报总经理审批。(五)各部门需开支(采购)时，凡没有按上述审批手续审批的，财务部将拒绝付款。特此通知，请各部门遵照执行。广东省邮电物资供应采购管理规定的实施细则 为贯彻广东省邮电物资供应采购管理规定(以下简称规定)的精神，切实加强邮电物资供应采购宏观管理，理顺关系、适度集中、规范行为，充分发挥邮电物资供应系统的主渠道作用，保证做好邮电通信大发展所需物资的供应工作，特制定本实施细则。 部管工程项目 部管工程项目是指邮电部(含各司、局)下达任务书在省境内建设的通信项目。这些项目由省邮电管理局(以下简称省局)委派邮电器材公司会同省局有关专业处室，根据设计要求集中订货，省邮电器材公司负责物资供应的工作，包括参与工程的会审，负责订货、催货、清关、结算和售后服务的协调工作，收取相应的费用，费率按部有关规定执行。参照邮部1994776号文的精神，由中国邮电器材总公司集中采购的工程物资，由省邮电器材公司配合中国邮电器材总公司，做好省内段物资供应的全部服务工作，有关的费用由省邮电器材公司和中国邮电器材总公司协商收取。 有关工程所需器材，原则上由项目建设单位提前一个季度向省邮电器材公司报计划。 省管工程项目 省管工程项目是指省局(含中央企业、地方农话)在省境内投资(含全部或部分)建设的通信项目。 工程所需的进口物资将根据工程资金来源(利用外资或省局自筹、贷款)的不同情况，由省邮电器材公司会同省局有关专业处室或省局指定单位与厂商谈判引进或招标。工程所需国内生产的主要物资，由省邮电器材公司负责集中采购供应。省邮电器材公司应参与省管工程项目的工程设计会审、设备选型、技术谈判等工作，负责物资供应，包括订货、催货、清关、运输、结算和售后服务等全部工作。 有关工程所需器材，原则上由项目建设单位提前一个季度向省邮电器材公司报计划。 适度集中、分级管理 适度集中、分级管理是参照邮电部1994558号文关于邮电器材供应采购权适当向部、省两级集中，组织批量进货、降低通信企业的工程造价、保证设备质量的精神，根据实际情况，省局适度集中物资供应采购权，做到既加强管理，又要利益共享，大的管住，小的放开。分级管理，落实责任，根据我省通信建设的实际情况，省局对规定中所列的18项物资实行集中管理，其余的由地方局管理，充分发挥省市两级邮电局物资供应部门的主渠道作用。 集中采购、统谈分签、统购分销 集中采购、统谈分签、统购分销的目的是进一步发挥邮电物资系统的主渠道作用，发挥整体优势，积极参与市场竞争，为省通信建设提供优质、价廉的物资。因此，无论采用何种购销方式，都必须按照省局设备选型小组所确定的器材型号、渠道、价格进行采购。 集中采购-对关系全网通信质量的关键设备器材，由省邮电器材公司根据各需要单位所报计划汇总后，根据具体情况会同省局有关处室或省局指定的单位进行集中采购。各邮电单位未经省局物资管理处的书面同意，不得直接向厂商或供应商采购属于集中采购范围内的物资。集中采购的范围-市话通信电缆(400对以上)、通