OA系统使用手册简版.doc

OA系统使用手册简版

18
2020年5月29日
文档仅供参考
国控山东 协同管理软件
简版操作手册

V1.0

用友致远软件技术有限公司
二〇一〇年二月四日
一、系统使用注意事项
1、 IE浏览器必须是6.0、7.0、8.0版本(为确保稳定正常工作,请选择规定的版本);
将打钩去掉

2、 需要关闭IE、上网助手(3721)、GOOGLE、MSN、百度等工具的广告拦截功能;

上图是IE关闭弹出窗口的设置,如果您安装了其它浏览器工具条请查找相关设置并关闭弹出窗口拦截功能。

3、 将登陆地址设置为IE受信任站点,并将受信任站点的安全级别设置为最低;

二、登录系统
1、 进入系统办公:打开IE浏览器,输入办公系统服务器地址:
内网:.128.128.128.235:8080
外网:
用户名规则:
城市字母简写+姓名的全拼,如:张凯(用户名为:jnzhangkai);(如果您登陆不上或登陆上后发现不是自己的名字,请联系管理员,可能是你的名字跟其它人有重复)
用户初始密码为:111111(六个1)。
2、 输入自己的用户名和密码,点登录按钮进入办公系统。
插件点此处安装

建立桌面快捷方式

(图一)
三、修改密码
如图三所示进入办公系统后,在系统首页,点”个人设置”,再点选”个人信息设置”,在下面的”个人密码”页签,修改栏中输入您的新密码两次,确认后修改成功。下次登录系统使用新的密码。

(图二)

四、系统首页
图三是进入办公系统后的界面,即个人首页。在主工作区有4个工作模块:待办事项、跟踪事项、我的模板、关联人员/项目。
1、”待办事项”是指别人交给您,需要您办理的事情,包括公文和协同;点击能够进入处理。
2、”跟踪事项”是指您交给别人办理的事情,包括公文和协同;点击能够查看别人处理状态、处理意见和结果,还能够发送催办信息。
3、”我的模板”是各种制度,工作审批的流程。
4、”关联人员/项目”,系统对关联人员和项目进行信息绑定。
l 关联人员设置后,一个时间段内与此人产生相关的各种信息(包括协同、邮件、文档及对方日程安排等)都在一个界面内显示,方便应用。同时可快捷向对方发送协同、邮件和在线短信;
l 关联项目信息显示一个时间段内一组人产生的与此项目相关的各种信息如:协同、计划、文档、会议等。
5.”消息窗口”是系统弹出的即时提醒信息。当您有新的公文/协同需要处理,或者有新的会议通知的时候,系统以消息窗口的形式推送到桌面提醒。

5.关联人员和项目
3.我的模板

2.跟踪事项
1.待办事项

(图三)
五、发起第一个协同
第五步
第一步
第二步
第四步
第三步
”协同工作”是系统中最核心的功能,这个功能会用了,日常办公８０％的工作都能够用它来完成。那我们现在就开始”发个协同”吧!
一、自由协同

(图四)

备注:
1） 督办事项:协同事项能够预归档到相关文件夹,以方便领导查阅和督办。有该文件夹查看权限的人员,即使不参与该项工作处理,也能够查看该事项的处理过程和意见。
2） ”新建/待发”模块可新建协同事项或查看保存待发的事项。
3） ”已发事项”跟踪查看已经发出的协同事项,并可进行转发、重复发起、撤消、删除和归档操作。
4） ”待办/已办”查看别人发来协同事项。可进行转发、删除和归档操作。
5） ”超期督办”对于设置期限的协同如果超过期限不办理,能够在此进行督办。
知识点:串发即事件在一个人处理后再交给下一处理人处理,并发指两个或多个处理人同时处理某一事件.流程如下图所示。

串发流程:

并发流程:

(图五)

二、模板协同(点击调用)

(图六)
六、审批处理事务
1、查看正文及附件
附件查看
全屏
处理
状态查看
打印
登录进入系统后,有新的事项办理,会以”消息窗口”形式弹出提示;可直接点击标题查看待办事项,也可关闭弹出消息窗口,点击该待办事项,可直接查看正文内容。如有附件,将在窗口右边显示。附件可保存,也可直接打开。
正文内容

扩展功能

(图七)
2、查看意见:
下拉滚动条,可查看处理人意见。
她人处理意见
滚动条

(图八)
3、查看流程处理情况:
点击”状态查看”,查看流程。标注绿色√表示该节点已经处理,标注红色X表示该节点还未处理。
未处理
正在处理
已经处理

状态查看

(图九)
4、加签、知会、上传附件:
处理人需要知会其它人员,或者需要其它人参与事件处理,可点选”高级”按钮,这时在界面会看到”知会”和”加签”2个按钮。点击”加签”,弹出选择窗口。选择相关处理人或部门,则这些人参与该事件的处理(图示:)。可根据需要上传附件。

(图十)

加签、知会图示:
加签韩涛
知会张冬
(图十一)
5、处理:
点击”处理”按钮,出现如图界面,选择处理态度,写入处理意见(可不写),点击处理动作按钮,流程移交到下一处理节点,处理完毕。
继续分选项

填写处理意见

处理

处理动作
处理态度

(图十二)
处理动作图示:

继续

回退

终止

撤销

(图十三)

七、工作跟踪、催办
当一个工作协同事项发出后,可对该工作跟踪,查看处理情况、处理意见以及处理人上传的意见等;对没有及时处理的人员,可点击”催办”按钮,出现附言窗口,写入催办内容,按确定后催办信息发送到该处理人办公系统桌面。

(图十四)
八、文档管理
点击”文档管理”,点选树型结构在有权限的文件下,可新建文档夹、新增文档,以及进行更名、移动、删除、映射等操作。
1、 个人文档:
个人文档存放个人资料,该资料只有本人有权限管理和查阅。
2、 单位文档:
单位文档参照单位现行文档管理模式,采用分级分类授权管理的方式,可设置单位和部门的文档管理员,对单位文件进行管理和授权。
3、 项目文档:
绑定关联项目相关信息,可查看一个时间段内的一个项目组人产生的与这个项目相关的各种信息如:协同、计划、文档、会议等。
4、 授权
如下图,点击文件或文件夹后面的”修改”按钮,出现如下的借阅或共享的提示框,点击”添加”,可选择需要授权的人员。对文件借阅可设置借阅时间;对文件夹共享,共享授权权限分三类:”全部”、”写入”、”读取”。授权之后也能够删除授权。
5、 操作动作
在有权限的文件夹下,可新建文档夹、新增文档,选择树型结构查看。以及进行更名、移动、删除、映射等操作。

文档的借
阅与共享

(图十五)

九、关联人员和关联项目

1、 在个人设置中,有”关联项目设置”和”关联人员设置”,点击之后可设置关联项目和人员信息。创立项目必须授权后才能进行。

(图十六)
2、 关联人员信息显示与该人员相关的协同、文档和该人的日程安排,关联项目信息显示与项目相关的协同、文档、计划和会议等内容。

(图十七)

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