节能新型材料有限公司采购管理手册.docx

节能新型材料有限公司采购管理手册

76
2020年4月19日
文档仅供参考

福建中节能新型材料有限公司
FUJIAN CECEP NEW MATERIAL CO. LTD

采购管理手册

二O一五年三月

采购管理手册

编制: ______________

审核: ______________

批准: ______________

管理事项
4
物资采购管理

4.1
采购计划管理

4.1.1
计划内采购

4.1.1.1
确认物料需求

4.1.1.2
制定采购计划

4.1.1.3
编制采购预算

4.1.1.4
确定采购方式

4.1.3
计划外采购

4.1.3.1
计划外采购申请

4.1.3.2
预算追加

4.1.3.3
采购批准

4.2
供应商选择

4.2.1
供应商选择评审

4.2.2
供应商绩效管理

4.2.3
供应商招标评审管理

4.2.4
询价议价管理

4.3
采购合同管理

4.3.1
采购合同签订评审

4.4.1.1
合同拟定

4.4.1.2
与供应商谈判

4.4.1.3
确定合同条款

4.4.1.4
相关部门评审

4.4.1.5
合同会签

4.4
采购过程控制管理

4.4.1
采购订单编制

4.4.1.1
采购订单编制

4.4.1.2
采购订单审核

4.4.1.3
采购订单签订

4.4.2
采购预算编制

4.4.3
采购执行控制

4.4.3.1
采购订单跟踪

4.4.3.2
采购进度异常报告

4.4.4
物资验收入库

4.4.4.1
验收保准制定

4.4.4.2
入库前检查检验

4.4.4.3
物资入库手续办理

4.4.5
采购退货管理

4.4.5.1
退货条件确认

4.4.5.2
不合格品标识

4.4.5.3
与供应商协调

4.4.5.4
所退货物回收及扣款管理

4.4.6
定期货款结算

4.4.6.1
相关单据确认(送货单、入库单、采购订单)

4.4.6.2
货款支付

目录
一、物资采购管理概述 8
二、工作模块 9
2.1采购计划管理 9
2.2供应商管理 9
2.3采购合同管理 10
2.4采购过程控制管理 10
三、部门组织结构与部门职责 11
四、流程及流程说明 15
4.1采购计划管理流程 15
4.1.1采购计划管理流程 15
4.1.1.1流程目标 16
4.1.1.2流程输入条件 16
4.1.1.3流程输出成果 16
4.1.1.4风险点描述 16
4.1.1.5流程环节描述 16
4.1.2采购计划编制流程 18
4.1.2.1流程目标 18
4.1.2.2流程输入条件 19
4.1.2.3流程输出成果 19
4.1.2.4风险点描述 19
4.1.2.5流程环节描述 19
4.1.3月度采购计划编制流程 22
4.1.3.1流程目标 22
4.1.3.2流程输入条件 23
4.1.3.3流程输出成果 23
4.1.3.4风险点描述 23
4.1.3.5流程环节描述 23
4.1.4计划外采购流程 26
4.1.4.1流程目标 26
4.1.4.2流程输入条件 27
4.1.4.3流程输出成果 27
4.1.4.4风险点描述 27
4.1.4.5流程环节描述 27
4.2供应商管理流程 30
4.2.1供应商选择评审流程 30
4.2.1.1流程目标 30
4.2.1.2流程输入条件 31
4.2.1.3流程输出成果 31
4.2.1.4风险点描述 31
4.2.1.5流程环节描述 31
4.2.2供应商绩效管理流程 34
4.2.2.1流程目标 34
4.2.2.2流程输入条件 35
4.2.2.3流程输出成果 35
4.2.2.4风险点描述 35
4.2.2.5流程环节描述 35
4.2.3招标评审管理流程 38
4.2.4.1流程目标 38
4.2.3.2流程输入条件 39
4.2.3.3流程输出成果 39
4.2.3.4风险点描述 39
4.2.3.5流程环节描述 39
4.2.4询价议价管理流程 42
4.2.4.1流程目标 42
4.2.4.2流程输入条件 43
4.2.4.3流程输出成果 43
4.2.4.4风险点描述 43
4.2.4.5流程环节描述 43
4.3采购合同管理流程 46
4.3.1采购合同管理流程 46
4.3.1.1流程目标 46
4.3.1.2流程输入条件 47
4.3.1.3流程输出成果 47
4.3.1.4风险点描述 47
4.3.1.5流程环节描述 47
4.3.2采购合同评审流程 49
4.3.2.1流程目标 49
4.3.2.2流程输入条件 50
4.3.2.3流程输出成果 50
4.3.2.4风险点描述 50
4.3.2.5流程环节描述 50
4.4采购过程控制流程 53
4.4.1采购过程控制流程 53
4.4.1.1流程目标 53
4.4.1.2流程输入条件 54
4.4.1.3流程输出成果 54
4.4.1.4风险点描述 54
4.4.1.5流程环节描述 54
4.4.2采购付款流程 57
4.4.2.1流程目标 57
4.4.2.2流程输入条件 58
4.4.2.3流程输出成果 58
4.4.2.4风险点描述 58
4.4.2.5流程环节描述 58
五、附件 61
5.1采购管理表单 61
5.2采购管理制度 61

一、物资采购管理概述
采购是企业为了完成生产和销售计划,确保可靠质量的前提下,从适当的供应厂商,以适当的价格,适当的购入必须数量的物品或服务的一切管理活动。
福建公司采购管理包括:采购计划管理、供应商管理、采购合同管理、采购过程控制管理。

二、工作模块
2.1采购计划管理
工作模块

输入条件

责任部门/岗位

输出结果

2.1.1采购计划管理

采购需求表

采购供应部/主任

采购计划

2.1.2计划外采购

计划外采购需求表

采购供应部/主任

计划外采购计划

2.2供应商管理
工作模块

输入条件

责任部门/岗位

输出结果

2.2.1供应商选择

供应商调查表

采购供应部主任/采购员

合格供应商目录

2.2.2供应商考核

来料不良退库单,不合格物料统计表

采购供应部主任/采购员

季度考评报告、考核评分表

2.2.3招标评审

招标文件

采购供应部主任/采购员

中标通知书

2.2.4询价议价

询价单

采购供应部/采购员

询价议价单

2.3采购合同管理
工作模块

输入条件

责任部门/岗位

输出结果

2.3.1合同评审

采购合同文本

采购供应部/主任

采购合同

2.3.2合同签订

请购单

采购供应部/主任

采购合同

2.4采购过程控制管理
工作模块

输入条件

责任部门/岗位

输出结果

2.4.1采购订单编制

采购需求申请

采购供应部/采购员

采购计划

2.4.2采购预算编制

采购计划

采购供应部/采购员

采购预算

2.4.3采购执行控制

采购合同、采购预算

采购供应部/采购员

2.4.4物资验收入库

采购订单

采购供应部采购员/仓管员

入库单、验收单

2.4.5采购退货管理处理

质量验收单

采购供应部主任/采购员

退库单
2.4.6采购定期结算

入库单

采购供应部采购员/财务会计

付款凭证

三、部门组织结构与部门职责

一、基本信息
部门名称
采购供应部
部门负责人岗位
主任
部门编号

直接上级岗位
分管副总
二、部门使命
在分管副总经理领导下,根据公司生产经营计划,组织完成公司生产所需原燃材料、五金电料等主要物资的采购及入库等环节的工作,合理组织采购,保证生产经营活动持续进行。
三、部门岗位设置
副总经理
采购员
部门主任
(统计)
内勤管理员
过磅员

四、部门职责与工作内容
序号
职责
工作内容

1
采购计划编制
1)根据公司生产计划,制订本部门的工作计划和管理目标,合理编制原燃材料、零备件采购计划。
2)对采购资金计划及时提出预算申报。
3) 负责所采购项目的目标成本控制管理,降低采购成本,实现公司整体效益。

2
采购管理
1)采购计划确定后,选择和设定合理的采购方式。
2) 负责物资采购的实施,包括采购信息的发出、供方进货质量、数量、交货期的控制与异常处理。
3)采购前要询价、比价、议价。
4)负责实施定额发料与按计划发放物资及设备备件。
5) 负责物资供应跟踪与监控管理服务,包括采购物资的质量、数量的验收入库。
6) 负责公司库存物资的管理,包括储存环境、库存周期、出入控制的管理。
7) 按公司招标制度规定,负责组织大宗原燃材料的招标评标工作。

3
采购信息及供应商管理
1)负责组织对物资市场信息的搜集和分析,调配研究本行业采购物资、备品的规律,及时更新物资市场数据库。
2)负责供应商的档案建立、分类管理以及供应商信息的及时更新供应商数据库。
3)对主要供应商进行等级、品质、交货期、价格、服务、信用等能力的评估。
4) 处理与协调供应商之间的关系。
5) 建立健全物资采购网络和集中采购平台。
6) 收集和应用政府部门的相关建材市场信息,了解政策变化。

4
采购合同管理
1)负责组织拟定采购合同,组织相关部门对合同的关键条款进行评审和会签。
2)负责采购合同的统一归档管理。

五、修订记录
版本
修订时间
修订内容
修订者
审核者
审批者
V1

首次填写

四、流程及流程说明
4.1采购计划管理流程
4.1.1采购计划管理流程

4.1.1.1流程目标
本流程旨在规范公司的采购计划的管理工作,要求采购计划、采购方式、采购控制等工作中严格按照公司管理制度和标准进行办理,以促进采购计划工作程序的标准化、规范化。
4.1.1.2流程输入条件
<物料需求计划>
4.1.1.3流程输出成果
<采购计划><采购合同>
4.1.1.4风险点描述
生产计划、计划平衡环节、计划审核审查、供货渠道可靠性、资金需求额度
4.1.1.5流程环节描述
01. 确定物料需求,编制物料采购计划
根据生产任务单,确定物料需求,进行物料供应商选择,编制物料采购计划。
输入:<需求计划>
输出:<采购计划>
责任人:采购员
期限:及时
02编制采购预算
采购部门根据采购计划,编制采购预算
输入:<采购计划>
输出:<采购预算>
责任人:采购员
期限:及时
03部门主任审核
采购部主任审核采购计划中采购数量、采购预算
输入:含资金预算的<采购计划>
输出:审核后的<采购计划>
责任人:部门主任
期限:及时
04财务部主任审核
财务部主任对资金预算部分进行审核
输入:含资金预算的<采购计划>
输出:审核后的<采购计划>
责任人:财务部主任
期限:及时
05分管领导审核
对采购计划数量、资金预算进行批准确认
输入:含资金预算的<采购计划>
输出:审核后的<采购计划>
责任人:分管领导
期限:及时
06确定采购方式
采购员根据采购物资品种、需求 数量等确定采购方式
输入:<采购计划>
输出:
责任人:采购员
期限:及时
07采购合同管理流程
内容详见”采购合同管理流程”
08采购过程控制流程
内容详见”采购过程控制流程”
09资料存档
采购部内勤将含资金预算的采购计划存档
输入:含资金预算的<采购计划>
输出:
责任人:采购部内勤
期限:及时
4.1.2采购计划编制流程

4.1.2.1流程目标
本流程旨在规范公司采购计划编制的管理工作,要求采购计划、采购方式、采购控制等工作中严格按照公司管理制度和标准进行办理,以促进采购计划编制工作程序的标准化、规范化。
4.1.2.2流程输入条件
<物资需求表>
4.1.2.3流程输出成果
<采购计划><采购合同>
4.1.2.4风险点描述
生产计划、物料平衡计划、市场供求关系分析、市场供应价格调查、编制过程及结束审核审查、业务部门沟通配合
4.1.2.5流程环节描述
01. 编制物资需求表
生产部门根据生产计划编制<物资需求表>
输入:<生产计划>
输出:<物资需求表>
责任人:生产调度员
期限:及时
02.仓管员提出采购需求申请
仓管员根据生产部门提交的<物资需求表>,结合实际库存编制<采购需求申请单>,
输入:<物资需求表>
输出:<采购需求申请单>
责任人:仓管员
期限:及时
03.采购员编制采购计划
采购员根据仓管员递交的<采购需求申请单>编制采购计划
输入:<采购需求申请单>
输出:<采购计划>
责任人:采购员
期限:及时
04.采购员编制采购预算
采购员根据<采购计划>编制<采购预算>
输入:<采购计划>
输出:<采购预算>
责任人:采购员
期限:及时
05部门主任审核
采购部主任审核采购计划中采购数量、采购预算
输入:含资金预算的<采购计划>
输出:审核后的<采购计划>
责任人:部门主任
期限:及时
06财务部主任审核
财务部主任对资金预算部分进行审核
输入:含资金预算的<采购计划>
输出:审核后的<采购计划>
责任人:财务部主任
期限:及时
07分管领导审核
对采购计划数量、资金预算进行批准确认
输入:含资金预算的<采购计划>
输出:审核后的<采购计划>
责任人:分管领导
期限:及时
08总经理审批
对采购计划数量、资金预算进行批准确认
输入:含资金预算的<采购计划>
输出:审批后的<采购计划>
责任人:总经理
期限:及时
09采购合同管理流程
内容详见”采购合同管理流程”
10采购过程控制流程
内容详见”采购过程控制流程”
11资料存档
采购部内勤将含资金预算的采购计划存档
输入:含资金预算的<采购计划>、<采购合同>
输出:
责任人:采购部内勤
期限:及时

4.1.3月度采购计划编制流程

4.1.3.1流程目标
本流程旨在规范公司的月度采购计划编制管理工作,要求编制采购计划时严格按照公司管理制度和标准进行办理,以促进采购工作程序的标准化、规范化。

4.1.3.2流程输入条件
<物资需求表>
4.1.3.3流程输出成果
<采购计划><采购合同>
4.1.3.4风险点描述
货源与供应商管理、招标采购计划、采购数量与质量管理、运输入库环节、仓储管理、资金平衡
4.1.3.5流程环节描述
01.仓管员提出采购需求申请
仓管员根据当月生产部门提交的<物资需求表>,结合实际库存编制<月采购需求申请单>,
输入:<物资需求表>
输出:<月采购需求申请单>
责任人:仓管员
期限:月底30日前
02.采购员编制采购计划
采购员根据仓管员递交的采购<月采购需求申请单>编制采购计划
输入:<月采购需求申请单>
输出:<月采购计划>
责任人:采购员
期限:及时
03.采购员编制采购预算
采购员根据<月采购计划>编制<采购预算>
输入:<月采购计划>
输出:<采购预算>
责任人:采购员
期限:及时
04部门主任审核
采购部主任审核采购计划中采购数量、采购预算
输入:含资金预算的<采购计划>
输出:审核后的<采购计划>
责任人:部门主任
期限:及时
05财务部主任审核
财务部主任对资金预算部分进行审核
输入:含资金预算的<采购计划>
输出:审核后的<采购计划>
责任人:财务部主任
期限:及时
06分管领导审核
对采购计划数量、资金预算进行批准确认
输入:含资金预算的<采购计划>
输出:审核后的<采购计划>
责任人:分管领导
期限:及时
07总经理审批
对采购计划数量、资金预算进行批准确认
输入:含资金预算的<采购计划>
输出:审批后的<采购计划>
责任人:总经理
期限:及时
08采购合同管理流程
内容详见”采购合同管理流程”
09采购过程控制流程
内容详见”采购过程控制流程”
10资料存档
采购部内勤将含资金预算的采购计划存档
输入:含资金预算的<采购计划>、<采购合同>
输出:
责任人:采购部内勤
期限:及时

4.1.4计划外采购流程

4.1.4.1流程目标
本流程旨在规范公司的计划外采购管理工作,要求计划外采购严格按照公司管理制度和标准进行办理,以促进采购工作程序的标准化、规范化。

4.1.4.2流程输入条件
<物资需求申请单>
4.1.4.3流程输出成果
<临时采购计划>
4.1.4.4风险点描述
临时采购事由的必要性审核审查、需求数量与资金平衡
4.1.4.5流程环节描述
01.编制物资需求申请单
需求部门根据实际需要提出物资需求申请,编制<物资需求申请单>
输入:
输出:<物资需求申请单>
责任人:需求部门经办人
期限:提前三个工作日
02.需求部门主任审核
需求部门主任对经办人编制的<物资需求申请单>进行审核
输入:<物资需求申请单>
输出:审核后的<物资需求申请单>
责任人:需求部门主任
期限:及时
03.编制<临时采购计划>
采购部门采购员根据需求部门递交的需求申请编制<临时采购计划>
输入:<物资需求申请单>
输出:<临时采购计划>
责任人:采购员
期限:及时
04.编制采购预算
采购员根据<临时采购计划>编制<采购预算>
输入:<临时采购计划>
输出:<采购预算>
责任人:采购员
期限:及时
05采购部门主任审核
采购部主任审核<临时采购计划>中采购数量、采购预算
输入:含资金预算的<临时采购计划>
输出:审核后的<临时采购计划>
责任人:采购部主任
期限:及时
06财务部主任审核
财务部主任对资金预算部分进行审核
输入:含资金预算的<临时采购计划>
输出:审核后的<临时采购计划>
责任人:财务部主任
期限:及时
07分管领导审核
对临时采购计划数量、资金预算进行批准确认
输入:含资金预算的<临时采购计划>
输出:审核后的<临时采购计划>
责任人:分管领导
期限:及时
08总经理审批
对采购计划数量、资金预算进行批准确认
输入:含资金预算的<临时采购计划>
输出:审批后的<临时采购计划>
责任人:总经理
期限:及时
09供应商选择流程
内容详见”供应商选择流程”
10采购过程控制流程
内容详见”采购过程控制流程”
11采购付款流程
内容详见”采购付款流程”
12资料存档
采购部内勤将含资金预算的采购计划存档
输入:含资金预算的<临时采购计划>
输出:
责任人:采购部内勤
期限:及时
4.2供应商管理流程
4.2.1供应商选择评审流程

4.2.1.1流程目标
本流程旨在规范公司采购管理工作中供应商选择评审流程,在进行供应商选择时,严格按照公司管理制度和标准进行办理,以促进采购工作程序的标准化、规范化。
4.2.1.2流程输入条件
<供应商调查表>
4.2.1.3流程输出成果
<合格供应商目录>
4.2.1.4风险点描述
供应商资格及信用评价、招标环节、合法合规性、货源(资源)供应稳定性
4.2.1.5流程环节描述
01.填写供应商调查表
采购部采购员根据市场信息填写供应商调查表
输入:
输出:<供应商调查表>
责任人:采购员
期限:及时
02. 组织书面评审
采购部对供应商组织书面评审,相关部门参与
输入: <供应商调查表>
输出:<书面评审表><评审报告>
责任人:采购员
期限:及时
03. 组织市场调查
采购部组织对供应商进行市场调查,相关部门参与
输入:
输出:<市场调查评估表>
责任人:采购员
期限:及时
04.填报供应商评审表
采购部采购员根据<市场调查评估表>填写<供应商评审表>,编制<评审报告>
输入:<市场调查评估表>
输出:<供应商评审表><评审报告>
责任人:采购员
期限:及时
05.部门主任审核
采购部主任对业务员编写的<评审报告>进行审核
输入:<评审报告>
输出:审核后的<评审报告>
责任人:采购部主任
期限:及时
06.分管领导审核
采购部分管领导对业务员编写的<评审报告>进行审核
输入:<评审报告>
输出:审核后的<评审报告>
责任人:采购部分管领导
期限:及时
07.总经理审批
总经理对审核后的<评审报告>进行审批
输入:<评审报告>
输出:审批后的<评审报告>
责任人:总经理
期限:及时
08.记录合格供应商
采购部内勤根据审批后的<评审报告>登记<合格供应商目录>
输入:审批后的<评审报告>
输出:<合格供应商目录>
责任人:采购部内勤
期限:及时
09.存档
采购部内勤将<合格供应商目录>存档
输入:<合格供应商目录>
输出:
责任人:采购部内勤
期限:及时

4.2.2供应商绩效管理流程

4.2.2.1流程目标
本流程旨在规范公司的供应商管理工作,要求对供应商绩效考核过程中严格按照公司管理制度和标准进行办理,以促进采购工作程序的标准化、规范化。

4.2.2.2流程输入条件
<合格供应商名单>
4.2.2.3流程输出成果
<供应商考核评分表><考核报告>
4.2.2.4风险点描述
供应保证率、供货质量达标率、服务
4.2.2.5流程环节描述
01. 日常统计
采购部内勤每日按照绩效管理的要求,对合格供应商相关数据进行统计,并按月度填写<供应商月度评价表>
输入:日常数据跟进统计
输出:<供应商月度评价表>
责任人:采购部内勤
期限:
02. 日常统计
相关部门物料管理员根据物料到货和使用情况,对合格供应商相关数据进行统计,并按月汇总
输入:日常数据跟进统计
输出:<月度来料不良退库汇总表><原材料不合格统计表>
责任人:物料管理员
期限:每月25日前
03. 数据汇总,编写<供应商月度考评报告>
采购部内勤对月度数据进行汇总,并编写考评报告
输入:<月度来料不良退库汇总表><原材料不合格统计表><供应商月度评价表>
输出:<供应商月度考评报告>
责任人:采购部内勤
期限:及时
04. 供应商季度考核
采购部内勤根据月度相关数据汇总,填报供应商季度考核评分表
输入:<供应商月度考评报告>
输出:<供应商季度考核评分表>
责任人:采购部内勤
期限:每季度末
05. 生产部门参与供应商季度考核
生产部门质量管理员参与对供应商的季度考核并在<供应商季度考评报告>上签字
输入:<月度来料不良退库汇总表><原材料不合格统计表><供应商月度评价表>
输出:<供应商季度考核评分表>
责任人:生产质检员
期限:每月25日前
06. 采购部主任审核
采购部主任对<供应商季度考评报告>审核
输入:<供应商季度考核评分表>
输出:审核后的<供应商季度考核评分表>
责任人:采购部主任
期限:及时
07. 分管领导审核
采购部分管领导对<供应商季度考核评分表>审核
输入:<供应商季度考核评分表>
输出:审核后的<供应商季度考核评分表>
责任人:采购部分管领导
期限:及时
08. 总经理审批
总经理对<供应商季度考核评分表>审批
输入:<供应商季度考核评分表>
输出:审批后的<供应商季度考核评分表>
责任人:总经理
期限:及时
09.资料存档
采购部内勤进行资料存档
输入:<供应商季度考核评分表>
输出:
责任人:
期限:及时

4.2.3招标评审管理流程

4.2.4.1流程目标
本流程旨在规范公司的采购管理工作,要求在招标评审工作中严格按照公司管理制度和标准进行办理,以促进采购工作程序的标准化、规范化。

4.2.3.2流程输入条件
<招标文件>
4.2.3.3流程输出成果
<中标通知书>
4.2.3.4风险点描述
招标文件真实性、招标程序合法性、投标商资格审查
4.2.3.5流程环节描述
01. 编制招标文件
采购部内勤根据采购需求编制招标文件
输入:
输出:<招标文件>
责任人:采购部内勤
期限:及时
02. 发布招标公告
采购部内勤依据<招标文件>向供应商发布招标公告
输入:<招标文件>
输出:<招标公告>
责任人:采购部内勤
期限:及时
03. 组织评审
采购部主任组织对投标单位进行资质评审,评审小组参与评审
输入:
输出:
责任人:采购部主任、评审小组成员
期限:及时
04. 完成投标、开标准备工作
采购部内勤通知评审小组评标、开标的时间和地点,做好相关的准备工作。
输入:<投标文件>
输出:
责任人:采购部内勤
期限:及时
05. 组织评标、开标,评定中标单位
采购部主任组织评审小组评标、开标做好过程记录。
输入:<投标文件>
输出: <评分结果>
责任人:采购部主任、评审小组
期限:当场
06. 分管领导审核
分管领导对<评分结果>审核签字
输入:<评分结果>
输出:审核后<评分结果>
责任人:采购部分管领导
期限:及时
07. 总经理审核批准
总经理对<评分结果>审核批准签字
输入:<评分结果>
输出:审批后的<评分结果>
责任人:总经理
期限:及时
08. 下发中标通知书
采购部内勤根据评分结果向中标单位下发<中标通知书>
输入:<评分结果>
输出:<中标通知书>
责任人:采购部内勤
期限:及时
09. 存档
采购部内勤将<中标通知书>存档
输入:<中标通知书>
输出:
责任人:采购部内勤
期限:及时

4.2.4询价议价管理流程

4.2.4.1流程目标
本流程旨在规范公司的采购管理工作,要求采购员在询价议价等工作中严格按照公司管理制度和标准进行办理,以促进采购工作程序的标准化、规范化。

4.2.4.2流程输入条件
<询价单>
4.2.4.3流程输出成果
<询价比价议价单>
4.2.4.4风险点描述
市场调查真实性审核、比价依据和参照对象、审核审查程序合法合规
4.2.4.5流程环节描述
01.编制询价单
采购员根据采购计划编制询价单
输入:<采购计划>
输出:<询价单>
责任人:采购员
期限:及时
02.发出询价单
采购员选择供应商,发出询价单
输入:<询价单>
输出:
责任人:采购员
期限:3个工作日内
03.供应商报价
供应商根据询价要求报价
输入:<询价单>
输出:<报价单>
责任人:供应商
期限:及时
04.收取报价单
采购员从供应商处收取报价单
输入:<询价单>
输出:<报价单>
责任人:采购员
期限:及时
05.议价
采购员根据报价情况及生产需求情况与供应商议价
输入:<报价单>
输出:<议价单>
责任人:采购员
期限:及时
06.编制询价比价议价单
采购员根据报价议价情况编制<询价比价议价单>
输入:<报价单><议价单>
输出: <询价比价议价单>
责任人:采购员
期限:及时
07.部门主任审核
采购部主任审核采购员编制的<询价比价议价单>
输入:<询价比价议价单>
输出:审核后的 <询价比价议价单>
责任人:采购部主任
期限:及时
08.分管领导审核
分管领导审核采购部提交的<询价比价议价单>
输入:<询价比价议价单>
输出:审核后的 <询价比价议价单>
责任人:分管领导
期限:及时
09.总经理审核审批
总经理对采购部提交的<询价比价议价单>审核审批
输入:<询价比价议价单>
输出:审批后的 <询价比价议价单>
责任人:总经理
期限:及时
10.存档
采购部内勤将<询价比价议价单>存档
输入:<询价比价议价单>
输出:
责任人:采购部内勤
期限:及时

4.3采购合同管理流程
4.3.1采购合同管理流程

4.3.1.1流程目标
本流程旨在规范公司的采购合同管理工作,要求采购部门在合同执行管理过程中严格按照公司管理制度和标准进行办理,以促进采购合同管理程序的标准化、规范化。
4.3.1.2流程输入条件
<采购计划>
4.3.1.3流程输出成果
<采购合同>
4.3.1.4风险点描述
合同合法、条款审查、时间节点、资金平衡
4.3.1.5流程环节描述
01. 编制采购计划
采购员根据采购需求编制采购计划
输入:<采购需求>
输出:<采购计划>
责任人:采购员
期限:及时
02.拟定采购合同
采购员与供应商谈判,根据行政法务统一合同文本拟定<采购合同>
输入:<合同文本>
输出:<采购合同>
责任人:采购员
期限:1个工作日
03.合同评审流程
内容详见”合同评审那流程”
04.总经理审批
总经理对<采购合同>进行审批
输入:<采购合同>
输出:审批后的<采购合同>
责任人:总经理
期限:及时
05.行政部门盖章
行政部门对审批后的<采购合同>盖章
输入:<采购合同>
输出:盖章的<采购合同>
责任人:行政部印鉴管理员
期限:及时
06.合同归档
采购部内勤与行政部门档案管理员分别将审批后的<采购合同>归档
输入:<采购合同>
输出:
责任人:采购部内勤、行政部门档案管理员
期限:及时
07.合同实施
采购部采购员负责对审批盖章后的<采购合同>进行采购实施
输入:<采购合同>
输出:
责任人:采购员
期限:及时
08.合同纠纷处理
法务部门负责对合同实施过程中产生的纠纷进行协调处理
输入:<采购合同>
输出:
责任人:法务部门
期限:及时
4.3.2采购合同评审流程

4.3.2.1流程目标
本流程旨在规范公司的采购合同评审管理工作,要求在采购合同评审工作中严格按照公司管理制度和标准进行办理,以促进采购工作程序的标准化、规范化。

4.3.2.2流程输入条件
<采购计划><询价议价单>
4.3.2.3流程输出成果
<采购合同>
4.3.2.4风险点描述
合同审核、条款把关、审核层级清楚、责任明确落实
4.3.2.5流程环节描述
01. 与供应商谈判
采购员根据采购需求及采购价格与供应商谈判
输入:<采购计划><询价议价单>
输出:
责任人:采购员
期限:及时
02. 确定合同条款
采购员根据与供应商谈判结果确定合同条款,形成<采购合同>
输入:<采购计划><询价议价单>
输出: <采购合同>
责任人:采购员
期限:及时
03.财务部主任审核
财务部主任对<采购合同>条款进行审核
输入:<采购合同>
输出: 审核后<采购合同>
责任人:财务部主任
期限:及时
04.生产部主任审核
生产部主任对<采购合同>条款进行审核
输入:<采购合同>
输出: 审核后<采购合同>
责任人:生产部主任
期限:及时
05.仓储部主任审核
仓储部主任对<采购合同>条款进行审核
输入:<采购合同>
输出: 审核后<采购合同>
责任人:仓储部主任
期限:及时
06.分管领导审核
采购部分管领导对<采购合同>条款进行审核
输入:<采购合同>
输出: 审核后<采购合同>
责任人:分管领导
期限:及时
07.总经理审批
总经理对<采购合同>条款进行审批
输入:<采购合同>
输出:审批后<采购合同>
责任人:总经理
期限:及时
08.供需双方代表签字
供需双方在审批后的<采购合同>上签字并盖章
输入:<采购合同>
输出:审批后<采购合同>
责任人:总经理
期限:当场
09.存档
采购部门及档案管理部门将<采购合同存档>
输入:<采购合同>
输出:审批后<采购合同>
责任人:采购部内勤、行政部门档案管理员
期限:及时

4.4采购过程控制流程
4.4.1采购过程控制流程

4.4.1.1流程目标
本流程旨在规范公司的采购过程控制工作,要求采购计划、采购方式、采购控制等工作中严格按照公司管理制度和标准进行办理,以促进采购工作程序的标准化、规范化。
4.4.1.2流程输入条件
<采购计划>
4.4.1.3流程输出成果
<采购合同><入库单><验收单>
4.4.1.4风险点描述
合同供应进度时间节点、供货质量及数量监控
4.4.1.5流程环节描述
01. 编制采购计划
采购员根据采购需求编制<采购计划>
输入:
输出:<采购计划>
责任人:采购员
期限:及时
02. 供应商选择评审流程
内容详见”供应商选择评审流程”
03. 合同评审流程
内容详见”合同评审流程”
04. 采购预付款申请流程
内容详见”采购预付款申请流程”
05. 供应商备货
供应商根据采购员下达的采购单备货
输入:<采购单>
输出:
责任人:供应商
期限:及时
06. 供应商送货
供应商根据采购员下达的采购单送货
输入:<采购单>
输出:<送货单>
责任人:供应商
期限:及时
07. 仓储部验收
仓储部质检员进行现场验收
输入:<采购单><送货单>
输出: <质量验收单>
责任人:质检员
期限:当场
08. 与供应商协调退换