人事档案.doc

人事档案

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2020年4月19日
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【管理制度】
人事档案

为规范公司人事档案管理工作, 维护人事档案材料完整, 更好的利用相关人事档案材料, 特制定本制度。
一、 人事档案分类
员工人事档案分为以下几类:
( 一) 入职档案:
1. 个人简历、 应聘登记表、 笔试试卷、 面试评价表、 薪资审批表、 体检报告、 背景调查授权书及信息表、 背景调查报告等;
2. 员工信息表、 身份证复印件、 学历学位证书复印件、 英语计算机等级证书复印件、 各类资格证书及职称证书复印件、 离职证明、 工资证明等;
3. 劳动( 务) 合同、 保密协议、 竞业限制协议、 应届毕业生协议、 实习协议等。
( 二) 培训档案:
1. 新员工入职培训试卷、 培训总结;
2. 参加培训登记表、 外派培训总结表、 培训申请表、 培训效果评估表;
3. 培训服务协议。
( 三) 职位档案:
1. 职位说明书、 职务说明书、 职务聘任书;
2. 职务变动申请、 职位职务变更记录。
( 四) 薪酬考核档案:
1. 试用期目标任务书、 试用期月工作总结表、 试用期考核表;
2. 月度/季度/年度考核记录表、 考核成绩、 考核面谈记录;
3. 薪资调整审批单、 调薪/降薪记录。
( 五) 奖惩档案:
各类奖励、 处罚记录。
( 六) 离职档案:
离职申请、 离职谈话记录、 离职工作交接单、 离职协议、 离职证明存根等。
( 七) 其它档案。
二、 人事档案归档
公司员工人事档案由人事部集中统一保管, 人事部指定专人负责此项工作。人事档案归档流程如下:
1. 对各类人事档案进行鉴别, 审核其是否符合归档的要求;
2. 按照材料的属性、 内容, 确定其归档处;
3. 补登档案目录名称及有关内容。
4. 将新材料放入档案。
三、 人事档案利用
( 一) 查阅:
人事档案查阅须履行以下手续: 申请查阅者填写查档申请, 注明查档事由、 内容、 查阅人的概况等; 经由查阅部门负责人及人事部审核批准后方可查阅。
人事部设立档案查阅台帐, 记录查阅的资格审查及登记工作。
( 二) 借出
因工作需要需将人事档案借出使用时, 借阅人必须履行严格的借阅手续, 并在规定时间内归还。
借档人员需填写借档申请, 注明借档事由、 内容、 借阅人的概况等, 经由借档部门负责人和人事部审核批准后方可借档。
借档时间、 材料名称、 份数、 事由等须详细填写, 归还时及时在外借登记上注销。
四、 保密规定及保存期限
1. 公司设专人负责各类人事档案的保管工作, 保管人员不得对各类存档档案进行删除、 涂改、 变更或销毁, 而且严格保密;
2. 公司的内部各类人事档案原则上永久保存
五、 其它
本制度自公布之日起开始实行。
本制度解释权归公司行政人事部。