集团公司档案工作任务和职责等制度.docx

集团公司档案工作任务和职责等制度文件材料归档和立卷分工制度一、档案工作是做好集团工作的必要条件，是维护集团相关真实历史面貌的记录，每个员工都有保护档案的权利和义务。二、本集团在工作中形成的、具有查考利用价值的文件材料（包括音像资料）,待办理完成后，对应当立卷归档的文件材料，必须按照业务工作范围，由各承办部门立卷。三、会议文件立卷1、由集团直接主持召开的会议文件，由总裁办立卷；以各部门名义召开的专业会议文件，由主持部门立卷；其他人员参加上级业务部门召开的会议文件,由对业务部门立卷。2、两个以上单位联合召开的会议形成的文件、有关检查组、调查组形成的文件，由主办部门立卷。四、文书材料的立卷和归档由各部门兼职档案员负责，任务是：1、收集、登记、保管本部门的全部收发文件材料。2、对办理完毕的文件材料要及时整理分类做好平时立卷工作。3、按本实施细则要求整理好本部门形成的档案定期向综合档案室移交。五、归档时间：实行一年一度归档制度。文书档案:应归档的全部档案于次年六月底前移交综合档案室；会计档案:财务室保管2年后移交综合档案室；音像档案:工作结束及时整理归档;基建档案:工程项目结束时归档;设备档案:购人及时建卡。六、移交1、各部门在每年六月底前向委档案室移交已整理好的上年度档案。2、移交归档文件时，要同时移交目录一式2份，档案室根据目录逐件清点归档文件，确认符合整理要求后，在移交目录上签字，办理移交手续。档案保管制度1、综合档案室,集中统一管理文书、会计、人资、声像各种门类载体的档案,档案柜要专用。2、以“八防”（防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫）要求为标准，配备设备和采用相应措施，管好档案柜，并定期检查其有效情况。3、非工作需要，不得打开档案柜。4、存放档案柜的总裁办严禁吸烟和存放易燃品及其他杂物。5、定期检查柜内所有档案，严防档案丢失,消除损坏档案的其他因素。6、档案排列必须做到科学化、规范化。档案利用制度1、档案室保管的档案，其利用范围主要是本集团各部门人员。2、档案室档案利用方式以借阅、复印、咨询、编研资料为基本方式。3、本集团内部查阅档案，必须履行登记批准手续，外单位需要查阅本机关档案应持单位的介绍信，经领导批准方予借阅，非属工作需要任何人不得借阅。4、外借档案，须在一周内归还，如需延期，应办理续借手续，归还档案时应详细清点检查,并当面注销。5、要爱护档案，不准拆卸、污损、不许在文件上圈点，划道，加字删改，不得转借、失密。6、如发现档案文件失密、损毁、遗失等情况，要及时报告委领导，严肃追查处理。档案保密制度1、档案管理人员及其他有关人员应严格贯彻执行档案保密政策和制度严保集团机密，维护档案的安全。2、保密档案材料的管理和利用，密级的划分变更和解密必须按照有关保密制度和规定办理。3、超过保管期限的档案，应严格按档案销毁有关规定办理，不得出售。4、查阅机密、绝密文件和档案,应严格履行审批手续，并只限在档案室阅读，未经批准不得私自抄录，带出或泄漏。5、借阅人员应在借阅的范围内翻阅，不得超越借阅的范围。6、档案人员要自觉遵守保密规定，不得谈论档案机密和外借、外带。档案鉴定和移交制度1、档案室应定期对保管期限已满的档案进行鉴定鉴定工作必须在总裁办领导的主持下，由档案室和各部门组成鉴定小组共同进行，要逐卷逐份审查,提出销毁意见，对确无保存价值的档案登记造册，经领导批准后销毁。2、档案的鉴定必须从本集团实际情况出发，全面分析文件材料的现实作用和历史作用,准确判定档案的保存价值。归档文件整理工作细则一、收集与质量要求1、各部门承担归档文件整理的兼职档案员在整理归档文件之前，应按照各部门立卷归档范围的暂行规定，负责将本部门应归档文件材料收集齐全。2、各部门承担归档文件整理的兼职档案员，对收集的各种文件材料应逐件认真检查，检查的重点是:(1) 归档份数是否齐全。归档文件材料、刊物一般收集2份，其中1份正稿连同定稿归档；1份按顺序号排列，供平时利用。(2) 同一事由的文件是否齐全。请示与批复、报告与批示、问函与复函等，应收集齐全。(3) 每份文件是否完整。正本、定稿、重要法规性文件的草稿及补充说明正文的文字、图表、数据等附件应齐全完整有否缺、漏页。(4) 文件种类是否齐全完整。除编有正式文号的文件、电报外,还应注意收集未编号文件、电报和刊物，重要会议、重大活动、考察、调研形成的重要批示、信件、本单位的工作计划、总结、规章制度等。(5) 归档文件、资料质地优良、书绘工整、签署完整、起草(批注)公文使用蓝黑或碳素墨水书写;批注在公文右侧，左侧留三公分装订位置。如发现字迹模糊材料、热敏纸材料或用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水书写的材料要及时复制，以防字迹褪变。公文用纸幅面规格采用国际标准A4型。(6) 剔除重份文件、不必归档的草稿和没有保存价值的文件等。二、整理原则1、归档文件整理原则是:应遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。三、整理方法1、归档文件的整理以“件”为单位，一般以每份文件为一件(正本与定稿、正文与附件、原件与复制件、转发文与被转发文)；报表、名册、图册(本)为一件；来文与复文各为一件;重要文件(如法律法规等)须保管历次修改稿的，其正本与历次稿(包括定稿)各为一件。2、归档文件采用“年度一部门一保管期限”分类法进行分类。即先将归档文件按其形成年度分类;在每个年度内，按保管期限分类;再按时间顺序进行排列。(1) 归档文件所属年度的区分，一般应以文件的签发日期(落款日期)为准。跨年度会议形成的文件材料放在会议闭幕年整理归档;跨年度的规划放在针对的第一年整理归档;跨年度的总结放在针对的最后一年整理归档；跨年度处理的非诉讼案件形成的文件材料放在结案年整理归档。(2) 归档文件分为永久、长期、短期3种。3、归档文件按件为单位编写页号，文件中凡有图文的页面为一页，空白页不标页号，用铅笔在正面右上角或背面左上角标页号。4、归档文件装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前;复制件在后；转发文在前，被转发文在后;不同文字的文本,无特殊规定的，中文本在前，其它文本在后。5、归档文件按件用线装订，采用左侧装订的，应将左下侧对齐;装订前去掉金属物，修补好残破文件;文件左侧未预留装订位置的要贴边。四、排列和编号方法1、归档文件的排列方法，应在分类方案的最低一级类目内，按文件形成时间顺序排列。会议文件，统计报表、领导批示件办理件等成套文件可集中排列。2、归档文件应依分类方案在最低一级类目内(即保管期限内)编流水号。每份归档文件由计算机输出封面，封面右上角设置归档标签。归档标签由年度、保管期限、编件号等项目构成。归档章各项数据由计算机根据录人的数据自动转换生成。(1) 年度:填写文件形成的年度。以4位阿拉伯数字标注公元纪年,如：24。(2) 保管期限:填写归档文件保管期限的名称或代号，如“永久”、“长期”、“短期”。(3) 部门：填写作为分类方案类目的部门名称或规范性简称。五、编目1、编制归档文件目录各处室先完成归档文件初步整理、编页码后，再将归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、各注等7项。(1) 归档文件应逐件编目。(2) 责任者:录人发文机关或文件的署名者。责任者要录人全称，联合发文有3个以上责任者的，可只填3个。(3) 文号：录入文件的发文字号。录人时应照实抄录,不能省略。（4）题名：录人文件标题，应将责任者、问题、文种3个部分照实抄录，不要随意更改和简化。文件没有题名或题名不规范的，应根据文件内容重新拟定或补充，并外加”。会议记录须重拟题名时，应写明会议时间和主要内容。（5）日期：录入文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月曰。如：1999年9月9日应录为19990909。（6）页数:录人每一件归档文件的总页数，来文与复文为一件时、应将页数相加作为该件的总页数。（7）备注:注释归档文件需要说明的情况。如针对同一问题的来文与复文各为1件时,应互作备注;如需要说明的内容较多，可在备注栏内加注*号、将具体内容填人各考表中。（8）归档文件目录用纸规格采用国际标准A4型，目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限、问题等项目。其中全宗名称:统一填福建省AA集团股份有限公司年度:填归档文件所属年度保管期限:填保管期限的种类名称（即“永久”、“长期”或“短期”）部门：按归档文件分类方案类别填写六、装盒1、归档文件应按室编件号的顺序装人档案盒，装盒前应填写各考表、档案盒封面及盒脊项目等。2、填写备考表。填写的主要内容:盒内文件情况说明（盒内文件缺损、移出等情况）、整理人（负责整理归档文件的人员姓名），检查人（负责检查归档文件整理质量的人员姓名或处室负责人姓名）、日期（归档文件整理完毕的年月日）。3、填写档案盒封面及盒脊全宗号：“福建省AA集团”年度:按盒内文件的形成年度填写;保管期限:按盒内文件所属保管期限填写；部门（问题）：按部门名称填写；起止件号:填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，期间用“一”号连接。4、装盒时，应视文件的多少选择厚度适宜的档案盒，不同年度、不同处室、不同保管期限的归档文件不应放人同一档案盒;档案盒排放时应尽量使文件装订部位向下，文仵不易弯曲受损。七、编写整理说明归档文件整理完毕,应按年度填写“年度归档文件整理说明”。主要说明年度文件归档的总数量，不同类别与保管期限归档文件的数量，及当年归档文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，并填写归档文件的整理人、检查人和日期。填写的“整理说明”，放在归档文件目录之前，与归档文件目录一起装订成册。八、移交1、各部门每年的第一季度末向档案室移交已整理好的上年度归档文仵。2、移交归档文件时，要同时移交目录一式2份，档案室根据目录逐件清点归档文件，确认符合整理要求后,在移交目录上签字。档案管理职责一、档案人员主要职责1、指导各部门按时做好各种门类和载体文件材料立卷归档工作。2、熟悉集团所藏档案情况,主动、热情地提供档案利用服务。3、做好本集团档案的收集、保管、保密工作，严防泄密、失密。4、编制档案检索工具，积极开发档案信息资源，为各项工作服务。5、负责档案的鉴定、销毁、统计工作,及时上报有关部门。7、承办领导交办的其它事项。二、各部门及其兼职档案员主要职责各部门负责本处部档案材料的收集、归档工作。部门经理是各部门档案管理工作第一责任人，负责指定一位熟悉本部门工作、责任心强的同志兼任档案员，并保持相对稳定。各部门兼职档案员具体负责本部门档案材料的收集、整理和归档（移交档案室）工作。兼职档案员工作变动，应在变动前办好交接手续。