投资公司文书档案管理制度.docx

投资公司文书档案管理制度
投资开发公司文书档案管理制度
第一章总则
第一条为规范公司文书档案管理，维护档案材料的 完整性、系统性和准确性，更好地促进公司各项工作，特制 订本制度。
第二条归档的文书档案应字迹清晰、完整有效。
第三条 本制度适用于公司办公室的文书档案管理工 作。
第二章文书档案管理职责
第四条综合办公室是文书档案管理的职能部门，办 公室派专人负责对文书档案的管理工作。
第五条文书档案管理岗位职责：负责对文书档案材 料的收集、鉴别、分类、装盒、归档和保管。
第三章文书档案文件材料归档范围
第六条文书档案文件材料的归档范围
1. 会议类
1.1公司召开的职工大会、年度工作会议材料；
1.2董事会、股东会会议材料；
1.3总经理办公会议记录、纪要；
1.4党支部会议记录、纪要；
1.5各类项目方面的评审会、专家论证会、协调会、 座谈会及听证会等会议纪要、会议照片、录音等；
I. 6参加上级及其他单位召开的会议带回的会议材料。
2. 上级单位颁发的需公司执行的文件。
3. 上级单位领导视察、检查公司工作时的指示、讲 话、题词、照片等材料。
4. 上级单位发来的与本公司有关的决定、决议、指 示、命令、条例、规定、等文件材料。
5. 公司的请示与上级单位的批复文件。
6. 公司印发的各类文件与有关单位来往的文书。
7. 公司反映主要职能活动的报告、总结。
8. 公司的各种工作、总结、报告、财务年报、统计 报表及简报。
9. 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材 料。
10. 本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、 处分的文件材料。
II. 本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
12. 公司成立、合并、变更、启用印章等文件材料。
13. 反映公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
14. 公司制定的章程、规章制度、业务管理规程等文
件材料。
第四章文书档案归档整理
第七条归档文件是应作为文书档案保存的各种纸质 文件材料。
第八条归档文件整理是将归档文件以件为单位进行 装订、分类、排列、编号、装盒，使之有序化的过程。
第九条归档文件整理的要求
1. 归档文件要齐全完整，按年度一组织机构进行分 类。
2. 对跨年度文件的处理：年度、规划、总结、预决 算、统计报表等放在针对年度；跨年度或多年度的的，放在 针对的第一年；跨年度的规划放在针对的第一年整理；跨年 度或多年度的总结，放在针对的最后一年；跨年度的请示与 批复，放在复文年，没有复文的放在请示年；跨年度的会议 文件放在会议开幕年，也可放在会议执行年。
3. 归档文件整理工作由形成归档文件的业务部门负 责。
3.1以公司名义发出的文件，归入公司机构类。由综 合办公室档案管理员负责整理工作；
3.2以业务部门名义发出的文件材料，归入业务部门 机构类，由各部门专门人员负责整理工作。
4. 归档文件整理时所使用的书写材料、纸张、装订 材料等应符合档案保护要求。
5. 归档文件整理应按照文件形成的规律，保持文件 之间的有机联系，并按事由结合时间、重要程度等排列。会 议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
6. 归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒， 与归档文件目录中相应条目顺序相一致，保证检索到文件条 目后能对应地找到文件实体。
7. 不同年度形成的归档文件不应放入同一档案盒。
8. 应使用规范的归档文件目录、备考表、档案盒。
第十条归档文件整理程序
1.将归档文件以件为整理单位，进行文件级管理。
1.1每份文件为一件；
1.2文件正文、发文稿纸与底稿为一件，重要文件须 保留历次修改稿的，其正文与历次底稿（包括定稿）各为一 件；排列顺序为：正文、发文稿纸、底稿；
1.3正文与附件为一件，附件数量较多或者太厚不易 装订时，也可各为一件；排列顺序为：正文、附件、发文稿 纸、底稿；
1.4原件与复制件为一件；排列顺序为：原件、复制 件；
1.5转发文与被转发文为一件；排列顺序为：转发文、 被转发文、发文稿纸、底稿；
1.6报表、名册、图册等一册（本）为一件；
1.7来文与复文为一件；排列顺序为：复文、发文稿 纸、来文。
2. 按归档文件质量要求对破损的文件应予修整，字 迹模糊或易退变的文件应予复制。
2.1归档文件材料由于使用不当，产生文件材料破损、 局部残缺等现象，应在装订前进行修裱（修补或托裱）；
2.2对字迹模糊或易退变的文件，采用复印的方式进 行复制，如：传真件字迹耐久性差，须复制后才能归档；
2.3纸张幅面大于A4纸时需要对超大纸张加以折叠， 如：报表、图样等。
3. 去除易锈蚀的装订用品（订书钉、曲别针、大头 针等），以避免对档案潜在的危害。
4. 将归档文件按件装订，装订方式采用左上角装订， 应将左、上侧对齐；便于翻阅利用。
5. 在每件首页上端中间空白位置加盖归档章，按分 类、排列次序逐件编号，并填写相关内容。
6. 按分类方案和件号顺序填写归档文件目录。归档 文件目录设置：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、 备注等项目。
7. 填写备考表，备考表放在盒内所有归档文件之后， 用以对盒内归档文件进行必要的解释说明。
8. 按件号顺序装入统一规定的档案盒。
9. 填写档案盒盒脊的项目，包括年度、机构、起止 件号和盒号。
第十一条文书档案整理归档工作应在每年4月底前 完成。
第五章文书档案保管
第十二条档案要分类，保管要有条理，主次分明， 存放科学。
第十三条档案管理人员要熟悉所负责的档案资料， 了解利用者的需求，掌握利用规律。
第十四条 经确定需销毁的档案，由档案管理员编造 销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的 档案清单由档案员永久保存。
第十五条严格遵守档案安全保密制度，做好档案流 失的防护工作。
第十六条凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料 移交工作，方可办理调动手续。
第六章档案借阅制度
第十七条档案属于公司机密，未经许可不得外借、 外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。
第十八条借阅档案，必须填写《档案借阅登记表》。 借阅时间一律不得超过一周，必要时可以续借，但重要文件 必须当天归还。过期由档案管理员催还。需要长期借出的， 须经综合办公室主任报总经理批准。
第十九条严格遵守保密工作条例，档案管理人员和 借阅人员均不得泄密，对密级高的档案，要经综合办公室主 任批准后方可借阅。
第二十条借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意 转借或复印、不得拆卸、损污文件，归还时保证档案材料完 整无损。否则，追究当事人责任。
第二十一条借出档案材料，因保管不慎丢失时，要 及时追查，并报告主管部门及时处理。
第七章其他
第二十二条本制度自签发之日起执行。
第二十三条本制度最终解释权归综合办公室。