物业公司行政部的管理制度.docx

编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第19页 共19页物业公司行政部的管理一、着装与佩戴工作牌规定1、 公司各部门人员及管理处管理员以上人员，上班不准穿牛仔裤、短裤、背心、超短裙及无领T恤。2、 全体员工上班时必须在左胸前佩戴好有效上岗证，不得将工作牌放在口袋内或随意改变3佩戴部位。3、 工作牌丢失、污损应及时报失，更换补发。凡不缴交工作押金的员工一律缴交工作牌押金50元。4、 管理人员、水电工进公司满三个月后，领取工作服；保安、清洁工进入公司后，必须领取工作服（夏装二套、冬装二套），每套服装使用期为2年。5、 管理人员及太平洋管理处保安员，冬、夏服装使用期限为3年。6、 管理处员工辞退时必须办理好工具的交接、服装管理手续后执行有效证明方能到公司人事部办理辞工手续。二、印章管理制度印章是公司或部门权力的象征，应当严格管理：1、所有印章要由专人保管。2、加盖公司印章，须经过总经理同意。3、加盖部门及管理处印章，须经过部门及管理处主要负责人同意。4、加盖公司财务专用章或管理处财务专用章须经公司财务总监签字同意。5、印章的刻制、更换一律由公司办公室统计一办理，报有关部门批准后方可刻制。6、废弃的印章由办公室统一收回保存。7、由申报单位对外签订合同及用文加盖公司印章，需登记好内容。三、归档、文件管理制度1、凡是反映公司企业开发、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或下属企业须保留的，保存人必须到办公室登记，办公室保存复印件。4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。5、业务活动中的有关请示报告及公司领导批复，属付款性质的由财务部保存原件；属人事问题的，由人事部保存原件；其他重要报告，在企业资料归档范围或工程资料归档范围内的，连同有关资料由经办人整理后移交档案室。归档范围外的请示报告由各部门自行保管。6、由公司对外签订的经济合同，均保留两份原件，办公室、财务部各存一份。特殊情况只有一份原件时，财务部保存原件，办公室保存复印件并注明原件存放处。7、公司的收文、发文等文书资料在办公室归档。8、凡上级和外单位发来的文件、信函、电报、内刊等由公司办公室签收、拆封、盖上日戳、分类编号、登记收文薄、填写公文处理单，送办公室主任审阅后，再送公司领导批阅。9、经公司领导批阅的文件，办公室要及时收回，按批示迅速准确地送阅和传递。10、 各部门、管理处接文件后，要当日阅办，并根据领导批示及文件要求，主动办理。属于各部门、管理处联合承办的，主办部门要主动做好协同工作，协办部门、管理处要积极配合。11、 办公室对发送的文件、信函、电报都要随时查询催办，防止办文拖期。12、 各部门、管理处在文件承办后，要将办理结果写在文件处理栏内，签署承办结果、承办人姓名、时间或字号，将文件退交公司办公室，立卷、归档。13、 上级下达的业务性文件，承办单位办完后，需要留存的，公司办公室主任签批后可以复印留用。14、 各部门、管理处收到上级主管部门直接下达的文件或外出参加有关会议收到会议文件，均需交公司办公室统一登记，并按文件处理程序阅办。四、档案保管、档案借阅制度1、公司办公室应有存放档案的专门库房，各下属企业应根据保存档案数量，设置存放档案的库房、箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。2、归档资料要进行登记，编制全行目录。3、科学地编制分类法， 根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具以便提供利用。4、档案要分类，分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学合理。5、库存档案必须图物相符，帐物相符。6、档案管理人员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除。8、经鉴定需销毁的档案，由档案室编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。10、 凡公司工作人员调离岗位前必须做出好资料移交工作，方可办理调动手续。11、 档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。12、 借阅部门保管的档案、材料，须经档案所属部门负责人批准。借阅档案材料，属借阅部门经办的，由部门负责人批准；借阅非本部门经办的档案、材料须经办公室主任批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的须经办公室主任批准。13、 借阅档案，必须履行登记、签收手续。14、 借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经办公室主任并报主管副经理批准。15、 借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。16、 调阅或借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印、不利拆卸、损污文件，归还时保证档案材料完整无损。否则，追究当事人责任。17、 借出档案资料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。五、公司行文规定1、以公司名义发文时，由主办部门起草，填写发文稿，由公司办公室核稿，呈公司领导签发。公司办公室负责登记编号，组织打印外发。以部门、管理处名义发文时，公司办公室仅负责打印工作。2、公文必须一文一事，主送单位只能一个，不得越级行文，行文简明扼要，文字清晰。3、一切以公司名义上报外发的文件、信函、电文，公司办公室都要存留底稿备查。上报和外发文件有上级来文的要将上级来文一并附装订归档。4、各部门、管理处之间文件往来、资料供给等由部门、管理处互相递送。六、公文处理制度1、 公司公文由公司办公室统一收发、分办、传阅、用印、立卷和归档。处理公文必须做到准确、及时、安全、保密。2、 公司自制公文的处理：21、自制公文的种类包括：决定、决议、通知、通告、报告、请示、通报、批复、函、会议纪要等。在拟制时应根据公文内容酌情选用。22、公文的格式：自制公文一般由标题、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、主送单位、正文、附件、印章、发文时间、抄报抄送部位等部分组成。23、自制公文的草拟：231、公司性的公文由办公室拟稿，各部门的业务公文各自起草。232、草拟公文要用公司八开信笺纸，并用钢笔书写。233、要符合党和国家的方针、政策，符合国家的法律、法规和有关规定。234、要准确书写人名、地名、数字和具体的年、月、日，引用公文时，应注明发文时间、单位、标题和文号。235、草拟公文要使用数字时，除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比、专用术语和其它需用阿拉伯数字外，一般用汉字书写。24、自制公文的审核和签发：241、拟稿人按规定写出文稿后，送本部门负责人审核，经过认真审核签字后，再送办公室核稿。242、办公室核稿人员首先根据文稿内容，考虑是否要送有关部门会签。如需会签，先送会签部门审核，然后再核稿。243、办公室应在尽快的时间内，将符合要求的文稿送公司领导签发。领导经过认真审定后，签署自己的意见、姓名和日期。25、自制公文的批印和盖章：251、签发后的公文，由办公室签字编号后按缓急程度安排打印。打字员不得直接接受各部门的打印任务。252、由拟稿部门负责核对清样。253、打字员改正后按规定份数复印，并送办公室盖章。签印人要按有关规定盖印，不符合要求的公文拒绝盖印。七、保密制度1、凡公司成立以来在各项工作和活动中已形成系统化、规范化及有保存价值的档案材料，一律由公司集中统一管理，任何人不可据为已有。2、严格执行国家工作人员10条保密守则，防止泄密事件的发生。21、不该说的机密，绝对不说；22、不该问的机密，绝对不问；23、不该看的机密，绝对不看；24、不该记录的机密，绝对不记录；25、不在非保密本上记录机密；26、不在私人通信中涉及机密；27、不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论机密；28、不在无利于保密的地方存放机密文件资料；29、不在普通电话、普通邮局传达机密事项；210、不携带机密材料游览、参观、探亲访友和出入公共场所。3、凡属保密的文件、资料不得私自留存，保密文件、资料的传阅要严格按照规定办清手续，按时归还。4、销毁机密公文、资料要有专人都督，保证不丢失、不漏销。5、机密文件，不准作废纸包物品带出公司。6、机密文件，应有经理或办公室的允许，方可复印，并做登记。7、档案资料管理员要忠于职守，遵守纪律保守秘密，不得私自给他人复印或借阅秘密文件、资料。八、办公用品管理制度公司目前办公用品开支日趋增大，各管理处办公费用严重超支，领用管理没有严格制度，造成了许多不必要的浪费。为加强管理，特制定以下制度，望共同遵守。1、各管理处新调入的管理人员，因工作需要可购买以下物品：圆珠笔二支、直尺一把、笔记本二本、胶水一瓶，总价值合人民币15元左右。2、以下物品需经领导签字批准后方可购买：计算器、文件夹或因工作需要的其他物品。3、财务人员所需的办公用品由财务部统一领取。4、保安交班记录本、水电主管等所需用的工作记录本以旧换新，旧的收回存档。九、计算机管理的规定为了加强对电脑使用的管理，防止电脑病毒的侵入，以保障我公司电脑系统的正常动作，特制定本制度。1、不得使用外来软盘（这是病毒传入的主要途径），如必需使用，申报公司办公室，由办公室检测后，方可使用。2、各部门、各管理处电脑要有专人管理，并指定一名兼职人员负责监护电脑的使用、保养、管理，指定人员必须经过公司组织的专业培训学习或由专业人员考核合格，并发放上岗证，方可进行工作。3、每次上机前，应作必要的上机登记，要按正常步骤，操作使用机器。下机前要先保护好各类信息，然后按顺序退出，关机。4、不用电脑时，机器要锁死。未经许可不得让外人使用机器，否则造成电脑损坏，当事人照价赔偿损失。5、各部门、各管理处电脑只能用于各项企业管理，严禁用电脑玩游戏、处理私人文件等到。6、上机时如遇不正常情况，请及时登记现象，并向主管人员汇报，以便查找原因，排除故障，不准做其他不符合实际的尝试。7、电脑及其配套设备发生故障、损坏，必须立即向公司办公室报告，经办公室联系厂家，分析故障及原因后，确定解决办法。绝不允许自行拆卸有关电脑设备，否则后果由当事人自负。8、电脑设备确定位置安装后，任何人未经允许不得随意搬移、拆除或更换器件。9、当天输入电脑的资料、数据，应用软盘备份，防止资料遗失。电脑存储的各项经济技术指标及有关企业机密，使用的系统软件均属公司独有资产，未经公司领导批准，任何人无权向公司外部人员提供。各部门、各管理处的电脑员要做好保密工作。10、 如电脑员工作不称职，影响电脑正常动作，公司、管理处可随时提出调换建议，在未换人之前暂时停止其管理自制电脑使用，其他人员未经批准不得擅自动用电脑。11、 电脑室禁止闲人入内。保持室内温度、湿度、洁净度。每周五下午下班前一个小时为设备维护保养、机房吸尘、亲热卫生等工作时间。十、复印机使用的规定为了更好地提高工作效率，节约开支，维护和保养好复印机，对复印机的使用特作如下规定：1、 各管理处及各部门复印资料，须先登记再复印。一次复印50份以上的文件资料，须由办公室批准。2、 需要复印的文件资料，须由办公室专人复印，任何人不得擅自复印。3、 本公司复印机概不对外，不得复印与工作无关的私人资料。4、 为了使复印机更好地发挥作用，延长使用寿命，每次复印达100张时，须过10分钟再继续复印工作。5、 保密级资料，须经办公室、经理室批准后，方可复印。复印报废文件，应立即销毁，不得外传。6、 如未按以上条款执行，造成文件流失，机械损失，由当事人承担一切责任。十一、合同管理制度为了保护本公司作为当事人的佥权益，保证经济计划的顺利执行，避免产生经济合同纠纷，提高经济效益，特制定如下制度：1、 对外签订经济合同，必须以中华人民共和国经济合同法制订。2、 按照深圳市工商行政管理局的规定，公司统一使用由深圳市工商行政管理局统一监制的“法定代表人证书”和“法人授权委托证明书”，作为签定经济合同的附件。3、 凡对外签订经济合同需填制合同鉴审单，各有关部门逐项填写后，将合同原件及合同鉴审单送公司领导审批。合同由公司法人代表或法人代表授权人签字。4、 签订经济合同需由对方单位提供其企业法人营业执照复印件、法人代表证明书以及法人授权委托证明书（由企业法人代表签署合同的，只需提供前两份资料）。5、 与个人签订经济合同，对方需提供其个体工商营业执照复印件以及身份证复印件。6、 对外签订合同须加盖物业公司公章，否则所签订的合同一律无效。7、 由领导会签审核后正式签署的合同，应由办公室盖章、编号、存档。财务部一份、执行单位一份，办公室一份，共三份。8、 财务部按公司意见及合同要求，对付款申请审核无误，金额在500元以下，财务部长有权支付；500元以上则经经理同意后方可支付。9、 财务部长负责审核合同的付款形式、付款数额、付款时间，严格执行合同条款及公司合同管理制度，对原始凭证不齐、不符合政府及公司要求的付款申请可以拒付；对合同在付款、监督、结算方面负专业责任。10、合同正本一份同有关附属资料，包括合同鉴审单、我公司法人授权委托证明书复印件以及对方单位的企业法人执照复印件及法人代表证明书、法人授权委托证明书一并由办公室存档备案。11、合同签定必须秉公办理，不得以权谋私、索贿、受贿。违反者不论其职务高低，均按其情节轻重，给予警告、直至开除处理。十二、 移动电话和BP机使用管理制度1、 通讯用品的使用管理11、 因公司工作需要，经总经理批准，可购买少量的手机、BP机供专人使用管理。12、 使用公司通讯工具的员工，未经许可不得改号，不得将通讯工具转交给他人使用，不得出售。13、 由公司报销通讯费的手机、BP机，其机主不得将其转交给他人使用，要保证工作之需要。14、 由个人购买的通讯工具但通讯费用由公司报销者，若通讯工具理发或换号，须立即通知办公室。15、 员工辞（退）工时，若持公司通讯工具应将通讯工具交回公司，并保证完好无损。若有损坏或丢失，照价赔偿。2、 通讯用品的报销管理21、手机211、每月报销定额：总经理为800元；副总经理为600元；经理级、主任级（副主任）为500元212通讯费（不包括长话费）超出定额部分由个人支付，不满定额部分不邓退回。由公司付款的通讯费超出定额部分在使用者当月工资中扣除。22、BP机221、副主任级以上（或）特殊工种人员可配备中文机，台费为115元/月。222、水电主管、保安主管人员（队长）可报销数字机台费，最高限额为60元/月。223、除总经理、副总经理及由公司配给BP机的人员可以一次性报销全年台费外，其余人员必须在所交台费使用月份过后，方可凭发票报销。十三、机动车辆管理使用规定为了加强公司机动车辆的管理，合理调度机动车辆，确保公司的正常运行，经公司研究决定，对公司机动车辆使用特作如下规定：1、 司机工作守则：11、 公司司机要严格遵守道路交通管理条例及安全行车的有关规定，严禁酒后开车。否则，所造成的经济损失，由司机个人承担。12、 司机要坚守岗位，做到随叫随到，并做好车辆保养工作，做到“三勤”，即勤检查、勤保养、勤擦洗。13、 车辆由指定司机驾驶，未经公司领导批准，不得交给他人驾驶。否则，将追究司机责任，一切后果由司机本人承担。14、 做好出车前的车辆检查工作，保证顺利出车。2、 使用和管理21、车辆由经理和办公室调度。22、车辆应保证公司领导的工作用车和各部门、各管理处行政业务用车。23、各管理处、各部门用车须提前向办公室申请，填写派车单。24、经部门负责人、管理处主任同意签字交办公室批准后，方可出车。25、凡用车单位，必须按批准用车路线、地点行车，不得私自更改行车路线，特殊情况需更改的，要在派车单上说明理由。26、司机应实事求是填写派车单内容（时间/公里数），不得弄虚作假，并认真保管，月底交办公室。27、办公室将根据派车单所填数据诸各管理处用车费用，并从各管理处费用中扣除。第 19 页 共 19 页