办公用品和设备管理制度.docx

办公用品及设备管理制度第一章总则第一条、为加强企业办公用品管理，控制费用开支，规范办公用品的采购与使用,根据我公司实际情况，特制定本制度.第二条、本制度适用于对办公用品、设备、耗材、特殊用品等的管理第二章管理职责第三条、综合管理部行政办是公司办公用品及其他公司指定物品汇总申办、保管发放、登记的管理部门，承担相应职责.申领和使用部门行使提出需求申请和领用后使用、保管，并承担相应职责.第二章类别划分和采购第四条、办公用品、设备的划分一办公用品是指一般日常办公所需要的而价值在50元以下的低值易耗品，包括：签字笔芯、圆珠笔芯、铅笔、裁纸刀、剪刀、回形针、便签、燕尾夹、打印纸、订书机、记录本、文件夹、文件袋等.二办公设备是指50元以上的耐用消耗品，包括：电脑、验钞机、办公桌、椅、文件柜、保险柜、办公沙发、碎纸机等.第五条、办公用品、设备的采购一办公用品的采购1、日常办公用品申请每月3、15日前各部门部门领导签字有效报综合管理部行政办两次，由行政办根据办公用品库存量情况、各部门需求情况及消耗情况，由行政办汇总造表集中申购，确定申购数量、询价、报价,财务总监签字后采购，3-5个工作日完成采购.2、其他用品专用、工具、设施、器件类申请每周五下班前报行政办，行政办汇总造表上报审批采办.二办公设备由使用部门提出申请，填写领用申请单，部门领导签字后，交行政部执行采购任务询价、报价、财务部经理签字、购买,3-5个工作日完成采购.未填写申领申请单及未经领导批准擅自购买的不予报销.三急需采购办公用品办公设备，填写采购申请单时，注明急需采购原因.四必需品、采购不易或耗用量大者应酌量库存.五特殊使用类物品申请时，应填写推荐供应单位和参考价格.为保证物品质量,获准采办后可授权专业人员采购.第三章管理和领用第六条、管理一办公用品、设备及特殊用品由行政办统一保管，并指定保管人.二采购人员应将所采购的物品交保管人办理入库登记手续，领用时办理领用登记手续，并在每月终填报办公用品汇总表.三采购的办公设备应及时编号，登录资产台账.合同、使用说明书、保修单纳入档案管理.四各部门应指定专人领取办公用品.第七条：领用一各部门领用办公用品须填写领用申请单，一次性领用一个月的用量，每月领用次数不得超过两次，特殊情况除外.二可根据月初各部门提交的办公用品计划的数量，由物品管理人员进行核对后，把申请所要全部用品备齐，通知各部门领用.三在每月耗用办公用品种类及数量变化不大的情况下，可由各部门递交申请，经综合管理部审核批准后，管理人员每月按固定种类、固定数量进行分发.四办公设备领用由具体使用人来领取，部门共用的，注明部门共用字样.五个人使用的办公用品、办公设备计入个人领用台账.第四章办公设备调拨第八条各部门需要调拨固定资产办公设备须按规定进行，不得私自调拨、转移资产.一部门之间和本部门跨办公室、办公区、办公楼调拨资产，申请部门需在综合部办理内部调拨手续.二申请部门按要求填写固定资产办公设备内部调拨单综合部负责审核调拨理由，并协调办理调拨转移.三本部门办公室、办公区域内固定资产位置移动由部门内部调整，不需要在综合部备案.四综合部资产管理人员依据固定资产办公设备内部调拨单及时进行资产台账更新.第四章其他规定第九条、其它规定：一各部门要控制和合理使用办公用品，杜绝浪费现象.二办公设备的耗材、专项用品领用参照申购程序办理.三办公设备报修填写报修单.报修单报修日期：年月曰报修事项车辆设备其他报修内容报修人部门主管签字维修人维修日期：年 月 日维修结果采购申请单申请部门：申请日期： 年 月 日序物品名称品牌/规格单价数量总价元备注合计：大写：元询价人：审核人：领导批示:领用申请单固定资产办公设备内部调拨单调入部门/位置调入原因使用人：负责人：年月日综合部经办人：年月日注：资产调拨须按此单办理调拨手续，综合部经办人员依据此调拨单及时准确更新资产管理相关信息.公司办公用品及设备领用、发放、管理基本原则本着有效使用，合理节约的目的，制定领用、发放、管理基本原则.一、分工与要求1. 综合管理部行政办办公区域内物品和办公消耗品，及本项工作的总负责单位、物业办负责保洁、水电工种的台账建立及管理；路面使用的广告行架、旗杆架，用于车辆管理的尖锥、隔离栏、墩、限速指示牌、设备、消防器材的台账建立，日常使用和管理分属招商和保安部执行.2. 保安部负责车辆管理所使用的有关固定和可移动设施，不包含停车场电子控制部分及相关配置；物业办监管和配合.3. 招商部负责广告类设施的日常使用和管理物业办监管和配合.4. 网络设备、摄像头、LED屏、监控器等设备，网管员建档，物业备案监管.5. 建立个人及办公室耐用办公用品领用、交回、转移台账,严格控制重复领用和不需用用品的领用，加强管理.6. 遵循谁使用，谁管理的原则.二、耐用品的基本定义6. 个人使用耐用品包括：电脑及配置、U盘、手机、手机卡、照相机、打字机、接线板、办公桌、办公椅、文件柜、计算器、订书机、起钉器、剪刀、裁纸刀、资料架、文件夹、硬板夹、笔筒、夹子、卷尺、烟灰缸、服装等；7. 办公室耐用品包括：座机、复印机、打字机、扫描机、验钞机、档案袋、沙发、茶几、茶具、条柜、方柜、座椅特殊、多连椅、卧具、空调及配置、饮水机、简易饮水器、加热壶、卫生用具扫帚、簸箕、垃圾筒一套等；8. 食堂耐用品包括：燃气灶套、锅具、个、加热桶个、水桶、圆桌、椅子、凳子、空调及配置、消毒柜、加热器、碗具、盘子、垃圾筒、电视、卫星接收器、卧具等；9. 宿舍耐用品包括：单人床、双人床、架子床、衣柜、洗手池、拖把池、卫生用具、简易饮水器仅限保安公司宿舍，饮用热水器仅限保安公司宿舍、空调及配置、饮用、洗浴热水器按需配置等10. 保洁用耐用品包括：洒水壶、垃圾桶、洗拖把桶、擦玻璃器、简易饮水器、加热壶等；11. 水电工维修、维护及个人使用耐用品包括：各种必要设备、工具等；2. 保安使用耐用品包括：服装含腰带、头盔、雨具、对讲机含配置、手电筒及保安用具;三、消耗用品的基本定义消耗用品主要指：记录笔记本、签字笔及笔芯、圆珠笔及笔芯、便笺、信纸、订书针、曲别针、垃圾袋、抹布、复印纸、抽纸、卫生纸、抹布、胶带纸、不干胶标贴、手套、罩等四、耐用品发放原则1. 个人耐用品基本配置：电脑、办公桌、办公椅一套，资料架1个、文件夹2-3个,计算器、订书机、起钉器、裁纸刀按需原则按一个办公室一个，财务可按人配置,笔记本一个,签字笔一支,经理以上人员配文件柜一个，其他按需，领用时需部门领导签字和本部门领导签字.2. 办公室耐用品基本配置三人：文件柜1-2个,饮水机一套,加热壶一套,垃圾筒一个,卫生用具一套，沙发等用品本部门按需配置.3. 广告用品、车辆管理用品，按专项申请和管理进行.4. 保洁、水电、食堂按需合理配置.5. 发放时，按先旧后新原则.五、消耗品发放原则1. 抽纸使用范围限于：总监以上办公室，每次领取不得超过两包；招商部、培训中心每月领用不超过两包；食堂按需领用；信息科、车管科原则不发，偶尔需要，每次两包.卫生纸只负责总监以上办公室，每次一包.2. 复印纸发放：商务中心5包/每次；交易大厅1包/每次,招商部1包/每次,如有特殊情况,可酌情增加.3. 建立以部门或特殊办公区的领用签字单，以观察是否超领或多领.4. 其它用品每次以个、支、本、盒、包领取，不得多领或代领；档案袋、夹子按需领取.5. 水电、保洁、食堂、保安、道路车辆管理等用品按专项需求配置.六、管理责任按分工负责.七、其他未尽事宜在实践中调整完善.