中国铁建中铁局有限公司档案管理办法.doc

中国铁建中铁局有限公司档案管理办法542020年4月19日文档仅供参考档案管理办法1.目的1.1为加强和规范科技、文书、会计、声像档案管理工作，提高档案的案卷质量，实行科学管理，为企业生产经营服务提供有效利用。2.适用范围2.1适用于有限公司对科技、文书、会计、声像档案资料的整理和管理。3.职责3.1公司办公室是本办法的主管部门，对管理办法的贯彻实施进行监督和指导，工程管理部负责对竣工档案进行审查验收。3.2本管理办法涉及到的各相关业务部门负责对档案资料进行整理和管理，按规定时间移交公司档案室归档。4.工作程序4.1科学技术档案管理办法4.1.1管理体制4.1.1.1有限公司的科技档案是记述和反映有限公司基本建设、生产技术、工程经营以及科技研究等活动的历史记录。各级要建立健全科技档案工作制度，按照集中统一管理的原则，实行科学管理，推进有限公司科技档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。4.1.1.2 科技档案工作是生产管理、技术管理、科研管理的重要组成部分。各单位必须把科技档案管理工作与其它各项科技管理工作紧密结合起来，加强领导，把科技档案工作纳入技术管理工作中去，各级科技档案工作由各级总工程师或技术负责人领导，并纳入其职责范围。4.1.1.3有限公司办公室是科技档案管理工作的职能部门，负责监督和协助有关部门做好科技文件材料的形成、积累、立卷和归档；组织和办理本级科技档案的保管、鉴定和销毁；负责向上级档案管理部门办理科技档案的进馆。4.1.1.4有限公司所属各项目部应根据工程项目情况，结合科技、施工资料的管理，设置专人负责施工资料和竣工文件的形成、积累、整理、立卷和归档工作。各级技术部门是竣工资料编制的主管部门，负责对其进行检查指导及归档前的审查验收。4.1.1.5科技档案归档范围中涉及的各业务部门，在制定有关规章制度、下达施工、生产及科研任务时，对分管的科技文件材料的组成与内容、形成与积累、立卷与归档，应做出明确的规定，提出具体的要求，将其纳入有关部门和有关人员的职责范围、工作程序和岗位责任制中。4.1.2科技档案的形成、立卷和归档4.1.2.1有限公司的科技档案主要来源于基本建设档案，是在工程项目设计、施工、生产、竣工验收过程中形成的文字材料、图纸、表格、照片等科技文件材料。4.1.2.2以集团公司名义对外投标的工程项目，竣工后应向集团公司档案部门移交工程竣工资料。各工程项目部对形成的科技文件材料，在工程竣工后整理成标准案卷向档案部门移交。a、合同文件形成阶段：包括招标文件、投标书、中标通知书、合同、协议，由工程经营部门负责收集保管，在工程竣工后移交档案部门归档。b、施工过程中形成的资料：是指随工程施工同时产生的各种资料，包括各种原始表格和文字材料（施工组织设计、开工报告及批复、工程小结、质量评定、设计变更、施工报告及试验资料）、合同变更、补充协议、与建设（设计）单位及地方政府重要的来往函件、各种报告及批复、会议纪要、技术交底及图纸会审材料、重大事故报告及处理结果补救措施。这部分资料由项目部负责收集，在竣工时由各级技术部门进行编制指导。施工时如果我方分包给第三方，这部分还要增加招标文件。在征地时需要我们进行拆迁时，地亩资料也要归档。c、竣工后的资料：包括施工技术总结（专题技术总结）、竣工验收报告、竣工决算（没有决算的交末次验工计价）、安全评估证明及竣工后需要汇总整理的各项资料及竣工图纸，由项目部具体负责；各级科技部门、工程管理部门、财务（计划）部门、安全部门负责监督归档，各业务部门要针对其职能分工负起责任。4.1.2.3有限公司投资招标项目，需归档立项资料、可行性研究报告、招标文件、概预算及全部竣工资料，竣工资料内容见4.1.2.2。所有的工程档案都由筹备部门或负责监督该工程施工的部门统一收集，竣工后交有限公司档案部门。4.1.2.4有限公司对外投资、参资、融资项目，归档内容包括立项资料、可行性研究报告、项目申请批复等。4.1.2.5凡公司范围内自建的小型项目，包括私建和公建，属公司房地产档案，由房产部门负责向档案部门进行竣工资料的移交，公司内部自行设计的，还要把计划决策、设计决策收集齐全后一同移交。4.1.2.6每年年末，科技开发部门负责将本年度产生的科研档案，包括科技成果及鉴定材料、优秀论文、优秀施工技术总结、工法、技术教材著作等按归档要求加以系统整理后移交归档，归档的科研文件材料必须是原件。4.1.2.7归档的科技文件材料，必须做到内容完整齐全，书写工整，字迹、图像、印章清晰，载体质量优良，装订整齐美观。传真和复写的材料必须复印后方能归档，所有的复印件均需加盖与原件一致的印章。归档的案卷，要写好卷内目录和备考表。案卷归档时，由移交人编写好案卷移交目录一式二份，交接双方签字办理归档手续。4.1.3科技档案整理标准4.1.3.1科技档案的分类编号由种类、分类、属类代号三级项目代号和案卷流水号组成，如果每个分类中的科技档案较少，亦可去掉属类代号。a、种类代号：基本建设档案J、科研档案k、房地产档案F。b、分类代号：基本建设档案的分类代号取项目名称的两个汉字拼音字头大写字母为代表。如果项目代号中有两个汉字拼音字母完全重复时，应取第一个汉字汉语拼音的最后一个字母小写在右下角加以区别。科研档案的分类代号包括科研项目Y、“双革”合理化建议G、技术教材著作J、论文学术报告L、工法F。房地产档案的分类代号按简化坐落号划分，各单位执行已公布的坐落号。c、属类代号：基本建设档案的属类代号由阶段代号和专业代号组成。阶段代号为阿拉伯数字：我单位归档的主要是在施工设计阶段（代号4）和施工竣工阶段（代号5）形成的科技文件材料。专业代号为统一规定的专业名称拼音字头大写字母：包括综合ZH、线路XL(包含路基)、站场Z、桥梁Q、涵渠HQ、隧道S、通信TX、信号XH、电力D、给（排）水SH、房屋F。科研档案与房地产档案因数量较少，可省去属类代号。4.1.3.2 科技档案的文字材料纸张规格为A4，拆除金属物后在左侧装订，前面加软封面，厚度以2公分为宜。竣工图纸采用手风琴式折叠，尺寸为297210毫米，图标外露，装盒时放在文字材料后面。每盒档案中文字材料和图纸图标的右上角打上页码。文字材料的第一页和每张图纸上都要盖上卷位戳，戳上的内容用碳素或蓝黑墨水笔填写。4.1.3.3 科技档案的保管期限见附表。不同保管期限的资料组成一卷时，应以期限长的为准。4.1.3.4 科技档案盒的式样是固定的，各单位在购买档案盒时要严格按照标准尺寸订制。档案盒上所有需要填写的内容均用三号宋体在蜡纸上打印后，刷印在卷盒上，要做到清洁、工整、美观。4.1.3.5项目部的技术人员在编制竣工文件时要认真填写卷内目录，除档案号由档案接收部门填写外，其余各项均应逐项填写清楚。卷内目录中张次栏填写本卷宗中每份文字材料和图纸的首页号或每张图纸所在页号，最后一件则要填写起止页号以示本卷结束。卷内目录要求A4纸打印出来。4.1.3.6每卷档案整理完毕后，应在末尾填写备考表，当卷内档案有所变动时，档案人员要在备考表上及时作出详细说明。4.1.4责任与惩罚措施4.1.4.1为保证科技档案的齐全完整，机关各责任部门和各工程项目经理部要高度重视竣工资料的归档工作，积极收集整理，对不符合归档要求的档案竣工资料，档案部门有权拒收，并要求移交单位在规定的时间内及时补充完整。4.1.4.2惩罚规定a、由机关各相关职能部门监督形成的档案资料，若出现缺项、丢失或归档不及时现象的，除限期整补外，同时给予部门领导500元、业务人员200元的现金处罚。b、由项目经理部移交的档案材料出现漏项、丢失的，给予项目经理、项目技术负责人各1000元、具体业务人员500元的处罚，并责令指派专人进行补改，直至符合要求，否则将加重处罚。4.1.4.3从 开始，对在建项目，集团公司、子（分）公司均要与项目负责人及技术负责人签订工程项目档案管理责任书，使责任落实到人，并严格按照上述规定对其进行奖惩。4.2 会计档案管理办法4.2.1 总则4.2.1.1为加强对会计档案的管理，根据集团公司档案管理办法，结合有限公司实际，特制定本办法。4.2.1.2 会计档案是指会计报表、会计帐簿、会计凭证等会计核算专业材料，记录和反映经济业务的重要史料和凭证，是档案管理的一项重要内容。各单位必须加强领导，建立健全会计档案管理制度。4.2.1.3 会计档案应遵循集中统一管理的原则。各级财会部门和档案部门共同负责对所属单位的会计档案工作进行监督、检查和指导。4.2.2 会计档案管理的领导关系和职责4.2.2.1有限公司的会计档案实行统一管理。由各级总会计师分管，并纳入职责范围。4.2.2.2有限公司办公室是会计档案管理工作的职能部门，负责督促和指导有关单位做好会计档案的收集、整理、立卷、归档；组织和办理本级会计档案的保管、鉴定和销毁工作。4.2.2.3各项目部财务人员应根据现状，按会计档案管理要求，指定专人负责会计档案的收集、整理、立卷，按财务隶属关系归档。4.2.2.4有限公司直属项目部在施工过程中形成的会计档案，在工程竣工审计后，项目部指定档案负责人汇总整理，经有限公司财务部门审核合格后，向有限公司档案部门移交。4.2.2.5以集团公司名义中标并独立施工的工程项目，施工过程中形成的会计档案，在工程竣工审计后由财务部门和经办人编制会计档案移交清册，经有限公司财务部门审核合格后向其档案部门移交。4.2.3 会计档案的收集、整理4.2.3.1各单位形成的会计档案，由财务部门指定专人按照归档要求，负责整理立卷、装订成册，编制会计档案保管清册。4.2.3.2各单位当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位财务部门保管一年（出纳人员不得兼管会计档案），期满后，由财务部门和经办人编造清册向本单位会计档案管理部门移交，一般要求在每年六月底前交接完毕。项目部会计档案在工程项目竣工审计后向档案部门移交。财务会计部门不得自行封包保存，档案管理部门必须按期接收，不得拒绝。4.2.3.3财务部门向档案部门移交的会计档案，必须符合铁道部财务司公布的会计基础工作标准化考核管理办法中的有关归档要求。4.2.3.4 会计档案的立卷整理，应遵循财务工作的规律，其总体要求是：a、收集齐全。凡要归档的会计档案必须收集齐全，财务部门或个人不得留存。b、分类清楚：做到“四不”混淆。（1）单位清楚。指会计档案归档的单位要清楚。不同单位的会计材料不能混淆立卷。例：财务部会计档案与工会工作部会计档案的年终决算报表不能立为一卷。（2）年度清楚。指一个单位的会计材料，要按年度分别立卷，不同年度的会计材料不能混淆立卷，跨年度的决算报表、说明材料放在内容针正确年度。例：九八年的报表和决算说明材料，在九九年的一月份才能形成，可是内容针对是九八年的，应归在九八年度。（3）类别清楚。指每年度的会计材料，要按照类别（会计报表、帐簿、凭证等）分别立卷，不同类别的会计材料不能混淆立卷。例：报表和帐簿不能组成一卷。（4）期限清楚。指按保管期限（永久、二十五年、十五年、十年、五年、三年）分别立卷，不同期限不能混淆立卷。例：在处理报表时，有的单位为了好管理，把季度报表和年度报表装订成一册，期限都鉴定为永久，这样做是不符合要求的，因此保管期限一定要鉴定准确。会计凭证的整理（1）要分别将收款、付款、转帐凭证及所属原始单据粘贴在“会计凭证粘贴单”上，粘贴时张与张之间要均匀、整齐。对超过卷皮规格的大型原始凭证和汇总表等应折叠摆放，与卷皮规格大小相同的中型原始凭证应压摞摆放；小型凭证能够仿鱼鳞式由上到下，由左到右依次摆开压页摆放，按时间和顺序号将贴满凭证的“会计档案粘贴单”、汇总凭证、其它原始凭证整理成册，加上“会计凭证”封面，并填齐封面各项内容。 （2）会计凭证装订时，要剔除凭证上的金属物和空白页。装订后要求整齐、牢固、美观，不掉页、不压字、不串页、不倒置，便于翻阅。 （3）银行对帐单及银行存款余额调节表应当附在月末最后一张银行收款或银行付款凭证后一并装订。 （4）对于数量过多的原始凭证，如：计工表、考勤表、收费票据、材料收支小票、产品销售料单等可单独装订保管，在封面上注明所属记帐凭证日期、编号、种类、保管期限，同时在记帐凭证上注明“附件另订”和原始凭证名称及编号。 （5）各种涉外经济合同、协议、存出保证金收据等重要的原始凭证，应单独组卷，并在有关的记帐凭证和单独装订的原始凭证上注明日期、编号、名称、数量、保管期限及其去向，由立卷人签字盖章。 （6）工程征购土地、拆迁补偿、转让契约等原始凭证，由施工或购地单位单独组卷，归入地亩档案，施工或购地单位不得自行保管，必须交上级档案部门永久保存。 （7）工资支付单如形成数量少可与记帐凭证装订在一起，如形成数量较多应与凭证分开组卷、按月装订，装订后每册要编张次号，并在封面上标明立卷部门、案卷内容、年度、月份、经手人和财会主管人员签字盖章。 会计帐簿的整理 （1）会计帐簿按银行存款日记帐、现金日记帐、总帐（或流转额表）、明细帐、辅助帐分别整理立卷，组成保管单位。 （2）订本式帐簿以一本为一个保管单位，活页式帐簿在整理时去掉空白页，按科目顺序整理成册，对帐目较多的科目，应按科目分开装订组卷。装订后帐簿要加装封面、封底和扉页，并填齐扉页和封面的各项内容。（3）计算机生成的总帐、明细帐、辅助帐等都应单独组卷并加装封面和扉页，封面应标明：单位全称、帐簿名称、会计年度、册数等，扉页应列明科目索引表及帐簿使用登记表。（4）帐簿内帐页排列顺序是：银行、现金日记帐按自然形成日期；总帐、明细帐按会计科目。（5）除有特殊规定外，各种帐簿不得跨年度使用。（6）帐簿装订后应依次在每页非装订线一侧上角编张号，空白帐页不编号。如前几页已用，中间空几页之后又用，那么中间空白页也不编张号。每册帐簿单独编一个流水号，编号可用号码机打印，也可用碳素或蓝黑钢笔编写。财务报告（决算）的整理（1）财务报告按本单位、隶属单位和月、季度、年度分别整理，有关财务报告说明与分析应与报表一并组卷装订。（2）本单位月、季度财务报告较薄的，能够分别合并组卷装订。下属不同单位上报的财务报告，也可合并组卷装订。（3）合并组卷的财务报告应在案卷标题中注明月、季度及合并组卷的单位名称（可用规范的简称）（4）凡归档的财务报告（决算）及文字说明，均应存原始件，不得使用圆珠笔及蓝色双面复写纸、压感纸或复印件。若不符合归档要求一律用碳素或蓝黑笔描写一遍。（5）各类会计报表，应编写张次，其方法与帐簿相同。（6）卷内去掉金属物，装订整齐结实，加装报表封皮并填写封皮内容。4.2.3.5 会计凭证、帐簿、财务报告等会计档案整理装盒时，应附“备考表”，说明卷内张数、存在问题及立卷人姓名、立卷时间等。4.2.3.6 财务部门在保管会计档案期间，要编制会计档案保管清册，一年期满后，与会计档案一并移交档案部门永久保存。4.2.3.7各级财务部门向档案部门移交会计档案时，其案卷质量、手续必须符合本办法的要求，如达不到要求，财务部门应在档案部门指导下重新整理，合格后再向档案部门移交。4.2.4会计档案的归档4.2.4.1 各单位（建档单位及非建档单位）凡应归档的会计材料必须收集齐全、财会部门或个人不得留存。（1）会计凭证类：原始凭证，记帐凭证，汇总凭证，其它会计凭证。（2）会计帐簿类：总帐，明细帐，日记帐，固定资产卡片，辅助帐，其它会计帐簿。（3）财务报告类：月份、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其它财务报告。（4）审计报表：项目部竣工审计后形成的决算审计报表。（5）其它类：会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，银行存款余额调节表，银行对帐单，其它应当保存的会计核算专业资料。（6）各单位除了收集本单位的财务报告（决算）外，还应收集所属单位的年度、季度财务报告（决算），但保管期限应有所不同。保管期限为三年的会计档案，不向档案部门移交，由各级财务部门自行保管、销毁。归档范围及保管年限详见会计档案归档范围及保管期限表4.2.4.2 财务部门向档案部门移交会计档案时，应按会计档案保管清册案卷登记的顺序（即会计处理号）编制“会计档案移交清册”一式两份。填写时，会计凭证应按册写明凭证种类、月份、自编起止号，明细帐应填写月份和科目，财务报告（决算）如几个单位合并装订成册时，应写明单位名称。交接双方核对无误后双方签字盖章，各自保留一份，以备查考。4.2.4.3档案部门接收保管的会计档案，原则上应保持财务部门移交时原卷册的封装，个别需要拆封重新整理时，档案部门应当会同财务部门和经办人共同拆封整理，以分清责任。4.2.4.4 档案部门对接收的会计档案进行整理，其主要任务是：a、每卷归档文件均要在案卷封面右下侧加盖并填写“会计档案归档卷位戳”的内容。b、编写案卷号编写案卷号，按年度、一个独立核算单位、保管期限，一年编一个流水案卷号。c、案卷的排列案卷按保管期限排列。先排永久（永久里按保管清册、销毁清册、年度报表、审计报表的顺序依次排列）、再排25年出纳帐、然后排 总帐、明细帐、凭证，最后排 、5年、3年以此类推。d、会计档案一律用盒装，以盒为保管单位，一盒为一卷，盒内只放备考表，取消卷内目录。根据案卷的厚度为20、30、40、50毫米档案盒内。为保护档案，案卷装入盒内应留有适当的余量。e、编制案卷目录案卷目录，按一个年度、一个部门装订在一起，然后在案卷目录的右上角填写案卷目录形成的张次顺序号。f、 编制会计档案案卷目录索引为便于查找会计档案案卷目录，需要编制案卷目录索引，以揭示每类会计档案数量、所在张次及案卷起止号。（1）会计档案按年度立卷部门保管期限种类排列，也可按保管期限年度立卷部门种类排列。（2）会计档案案卷目录索引，应放在案卷目录的前面，与案卷目录一并装订。g编制备考表“备考表”中本案卷共xx张数是指报表、帐簿、工资单等，会计凭证不填写张数，可填写会计凭证号。说明：一是指会计核算材料质量不符合要求的；二是指文件的缺页、残损、字迹不清及其它原因；三是有以下情况的由档案部门填写。如：在查阅过程中抽换页或涂改等情况，要说明责任者及处理结果。h编制会计档案的保管清册、移交清册二者的内容都是填写会计档案案卷目录，表内“案卷内容”填写要简明扼要，提示出案卷的作者、时间、内容和名称。i“会计处理号”的编制方法“会计处理号”仍填写会计凭证号。按会计凭证号编制要求，一个月以不同类别编一个顺序号，要形成五种凭证号。因此，要求财务人员在作凭证时，每月按不同类别分别装订成册（一本凭证最多出现两种凭证号）。单位小、凭证少（一个月或几个月形成一本凭证）的单位，会计处理号可填写会计凭证形成的月份，以便今后案卷整理和查阅。j案卷目录号的编制目录号的编写应一个归档单位一个流水号，从该单位归档的第一年排起，依此类推。以前的编写方法，在该单位升级时全部改过来， 后归档的会计档案按新的办法编写目录号。k、会计档案上架排列按照铁路会计档案管理实施细则中第一种排列方式上架排列。上架排列的具体方法是：从左到右，由上到下，按同一个年度一个会计单位保管期限长短排列。L、会计档案盒内容的填写卷盒封面和脊背栏所有需要填写内容均用蜡纸打印，然后刷在盒上，做到字迹清晰美观整洁。m、会计档案检索工具的装订档案部门编制的会计档案案卷目录、案卷索引目录和会计档案归档说明应一同装订。其顺序是：会计档案归档说明、会计档案案卷目录索引及案卷目录。移交清册保管期限 的放在检索工具里不上架。n、会计档案的交接手续（1）保管清册、销毁清册、移交清册、案卷目录、案卷目录索引、案卷归档说明用计算机打印A4纸输出；暂时无条件打印的单位也可用蓝黑墨水钢笔或碳素墨水笔填写一式三份，财务部门留存一份，档案部门存两份，书写要求字迹清楚工整。（2）财务部门向档案部门移交会计档案时，应附移交清册的首页，双方要签字盖章。（3）在建项目形成的会计档案，应当在办理竣工决算后移交给本单位档案业务管理部门，并按规定办理交接手续。（4）单位之间交接会计档案时，交接双方按规定办理交接手续。o、编写会计档案归档说明档案部门每年在完成会计档案归档任务后，应编写归档说明，放在案卷目录索引前面，与案卷目录一起装订，其内容应包括：(1) 一个年度一个单位写一份。(2) 年度内会计档案的归档数量，按保管期限和种类划分各多少卷，已归档的档案是否齐全、完整。(3) 已归档案卷质量情况。(4) 会计档案分类排列上架情况。(5) 会计档案损坏情况。(6) 会计档案销毁及留存情况。(7) 属于保管期限内的档案而误销情况。(8) 其它需要说明的问题。p、会计档案保管期限分为永久、定期两类，定期保管期限分为3年、5年、 、25年四种。会计档案保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。q、本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管应当按照本办法附表所列期限执行。各单位会计档案的具体名称，如果同本办法所列档案名称不相符，能够比照类似档案的保管期限办理。4.2.5会计档案的保管与利用4.2.5.1 各单位保管的会计档案必须进行科学管理，做到妥善保管、排列系统、存放有序、查找方便，原则上应将会计档案单设库房保管，并切实执行安全保密制度，注意做好防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防温、防虫、防尘等工作，严防损毁、散失和泄密。4.2.5.2 各单位档案部门要建立会计档案定期检查制度，发现可疑情况和发生意外事故，要及时向单位领导和上级主管部门汇报。4.2.5.3各单位的会计档案主要为本单位的各项工作服务，档案人员必须做到主动、热情，为利用者提供方便。4.2.5.4 建立健全会计档案借阅、复制登记制度。会计档案除本单位财务部门有权查阅外，其它部门或外单位查阅要持有介绍信，并经财务部门负责人或主管领导批准后办理登记手续方可查阅。会计档案原则上不得借出，如有特殊需要，须经本单位领导批准方可借出，并限期归还。4.2.5.5 查阅或复制会计档案的人员，不得在会计档案上作任何记录、符号和标记，更不准涂画、拆封、抽换或涂改。4.2.5.6 各单位应设会计档案查阅登记清册，及时登记查阅或复制人姓名、工作单位、日期、查阅内容、用途、归还日期、利用效果等。4.2.5.7 要做好会计档案的统计工作，档案部门要在每年完成归档整理工作后，将本年及历年档案数量及鉴定销毁变动情况，填写会计档案年度数量统计表及历年会计档案数量统计表。4.2.6会计档案的鉴定、销毁4.2.6.1会计档案保管期满需要进行鉴定和销毁。会计档案鉴定销毁要严格执行保管期限表的规定，保管期满的会计档案，可按下列程序鉴定销毁。（1）由本单位档案部门会同财务部门提出销毁意见，编制会计档案销毁清册及销毁目录。（2）单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。（3）销毁会计档案时，应由档案部门和财务部门共同派员监销，监销人必须对销毁档案进行清点核实，严格履行职责，到指定地点销毁。销毁后，双方应在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况书面报告本单位财务工作主管领导。4.2.6.2保管期满但未结清的债权债务、涉及其它未了事项的原始凭证（涉及到林、地、房屋产权的原始凭证；精简下放、退职回乡、落实政策的支付凭证；历史遗留问题等）和外事活动的有关凭证不得销毁，应单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中注明。正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案也不得销毁。4.2.7其它4.2.7.1应用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘等介质保存会计档案条件的单位，其管理办法需报经总公司批准后方可使用。4.2.7.2单位因撤消、解散、破产或者其它原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案部门代管。法律、行政法规另有规定的，按其规定执行。4.2.7.3因工作需要一个单位分立为两个以上单位，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，也就是说由原单位保存；分立后单位解散的，其会计档案向上级档案部门移交；单位分立中未结清的原始凭证单独抽出由业务相关方保存，也就是说与谁有关谁保存。4.2.7.4项目经理部在项目建设期间形成的会计档案，应当在其工程编制竣工决算后，由项目部整理、立卷移交给本单位档案业务管理部门，并按规定办理交接手续。4.2.7.5中国境内所有单位的会计档案不得带出境，驻外机构和境内单位在境外设立的企业（简称境外单位）的会计档案，应当执行本办法，并按国家有关规定进行管理。4.2.7.6财务的预算、计划、制度等方面的文件材料，均应作为文书档案立卷归档。4.2.7.7各单位档案部门要认真履行档案法赋予的监督、检查、指导的职责，对违反档案法及本办法的，要进行检查、纠正，对情节严重的，要报请有关领导和上级主管部门处理。4.2.8附 则4.2.8.1本办法适用于各级独立核算单位和决算单位。4.2.8.2已归档的会计档案不符合本办法规定的地方可在平时的工作中慢慢的纠正过来；从1999年1月1日起形成的会计资料归档，按本办法执行，原会计档案管理办法自行作废。4.3文书档案管理办法4.3.1总 则4.3.1.1为了进一步规范文书档案的管理，提高文书档案的质量，结合有限公司实际，特制定本管理办法。4.3.1.2文书档案管理，在有限公司办公室主任的领导下，负责有限公司文件材料的收集、整理、立卷、归档等工作。4.3.1.3文书档案，是指记述和反映本单位主要工作活动，并对今后的工作具有利用价值和历史查考价值的文件材料。4.3.2文件材料的收集和归档范围4.3.2.1凡是记述和反映本单位生产经营和工作活动的，具有查考和利用价值的文件材料（含上下级和非隶属单位形成的）都必须收集齐全立卷归档。4.3.2.2有限公司机关是文书档案产生的主要源头，机关各业务部门要指定人员对本部门形成的文件、材料、报表等及时收集、整理，按时移交本级档案部门归档。a、会议文件：由机关主办部门（牵头）负责收集、整理，会议结束后一个月内移交本级档案部门归档。b、法规性汇编文件：由文件汇编主办部门负责，在文件汇编完成后一个月内移交本级档案部门归档。c、各项专题活动形成的文件材料：由举行或承办专题活动的部门负责，对整个活动形成的各种文件材料（报纸）等进行收集、整理，待活动结束后移交本级档案部门归档。d、统计报表：各种统计报表由各呈报部门负责，于次年1月底前移交本级档案部门归档。e、审计档案：由审计部门整理、装订、编页号，移交档案部门归档。f、法律事务性工作当年结案的移交档案部门归档。4.3.2.3其它需要归档的文件、材料、报表，详见文书档案归档范围与保管期限表4.3.2.4为克服“有文必档”和“玉石不分”的现象，下列文件材料不需要归档，由受文单位按二级档案保管使用或销毁。a、重份或复印文件材料；b、单位内部其它部门抄送的文件；c、与本单位工作没有关系或只有一些参考意义的事务性文件材料；d、越级或不相隶属单位送来而又不需要处理的抄件或纯为参考的非政策性文件；e、一般文电（传真电报）；f、各种旬报、月报的内容已被季报、年报包括了的，只保存季报、年报，没有季报、年报时应保存月报；g、本部门的各种会议记录、单项工作总结，外出开会材料，督查和纠正措施以及处理结果。4.3.3文件材料的立卷4.3.3.1文件材料的立卷，是文书处理的最后一个环节，根据本单位的机构设置、业务分工、工作内容，将文件材料负责收集整理立卷。4.3.3.2把已经办理完毕，具有保存价值的文件（包括电报）材料及时收集齐全，按照立卷类目，做好平时归档工作。4.3.3.3本单位形成的文件，必须是经领导人批准的定稿和盖有公章的清本，附件应同正文一并立卷，不得抽存。4.3.3.4文件材料立卷的基本原则是：按照文件材料的自然形成规律，保持它们的历史联系，保证文件材料的齐全完整。4.3.3.5文书处理人员应将立卷的文件材料于次年第一季度，最迟不得超过第二季度，移交档案部门归档。4.3.4 档案整理4.3.4.1所有归档的文字材料，要去掉文件、材料上的金属物，折叠整齐，用腊线或棉线单份装订，分类清楚，保管期限划分准确。保管期限分为永久、长期、短期三种：a、永久保管的档案。是指记述和反映本单位重要工作活动的文件材料，对本单位、本系统和国家在政治、经济、科研、历史查考等方面有广泛长远利用价值的档案。永久保存的档案本单位保管一定时期后，应向上级档案馆移交。b、长期保管的档案。是指记述和反映本单位局部性的具体业务带有指示性、规定性的文件材料以及上级和主管部门颁发的带有规定性的文件，需要经常查找利用的。保管期限为二十年以上，在失去保存价值时，经过鉴定、登记、领导批准，自行销毁。c、短期保管的档案。是指本单位在短时期内需要查找利用的文件材料或参考性的文件材料，保管期限十五年以下。失去使用价值时，经过鉴定、登记、领导批准，自行销毁。4.3.4.2按照文件材料的有机联系，形成规律的特征，将相同年代、相同性质、相同保管期限、相同密级的文件整理在一起，组成案卷。4.3.4.3不同特征、不同年代、不同性质、不同保管期限的文件材料不能组在一个案卷。但对下列文件、材料、报表作如下处理：a、年度计划、总结、统计报表等不论哪一年形成的一律放在内容针正确年度。b、多年的规划、统计报表，不论其针对内容，一律放在制发年度。c、各种案件形成的文件材料，放在结案年度。d、各种政治运动形成的文件材料，放在运动结束年度。e、回忆录、纪念性的材料和多年综合性大事记，放在写成年度，年度大事记放在内容针对年度。f、转发、翻印上级文件和批转下级文件材料，一律放在转发翻印和批转的年度。4.3.4.4文件和电报一般应按照内容统一组卷，但绝密文电应单独组卷，少数普通文电如果与绝密文电有密切联系不能分开也可随绝密文电组卷。4.3.4.5代上级起草的文件，由上级单位归档；经党组（委）或常委讨论经过以行政名义发布的文件，按行政单位组卷；行政承办以党组（委）名义发布的文件，按党组（委）组卷。4.3.4.6归档文件、材料、会议记录（党委、常委会、董事会、办公会、股东会、监事会、审计、案件审理等）打印或使用碳素墨水或蓝黑墨水书写、签批。4.3.4.7各种会议记录，统一采用A4标准活页会议记录用纸，不得使用笔记本记录。4.3.5立档标准4.3.5.1一个立档单位的文件，必须按内部机构分别组卷，不同内部机构的文件不能混淆，必须分开组卷。统一按党委、纪委、行政、工会、团委、上级来文组卷排列。4.3.5.2归档的案卷，要做到突出重点、主次分明、便于利用，能够体现出本单位的工作活动。4.3.5.3文书档案按全宗整理的原则，每个年度为一个全宗卷，按本单位编制机构在工作活动中所形成的全部档案。同一个全宗的档案不能拆散，不同全宗的档案不能混在一起。4.3.5.4一个全宗的全部档案，应根据档案来源、产生时间、内容和形式来区分不同保管期限，科学分类，系统排列。排列方法便于利用出发，结合本单位的实际情况，按照年代组织机构，组织机构年代或年代问题等方式进行排列，编制档案目录必须和案卷分类、案卷排列相一致，使之准确反映全宗案卷内容。每个单位的案卷分类方法必须统一，前后一致。4.3.5.5组成案卷的文件材料，按日期或重要程度进行排列，保持文件之间的有机联系，排列必须做到：原稿和印稿放在一起，印稿放在前；请示和批复放在一起，批复放在前；来文和回文放在一起，回文放在前；正文和附件在一起，正文放在前。4.3.5.6卷内文件经过系统排列后，按顺序分别在每份文件右上角编张号，在左上角加盖存档印章，印章里的各项和张号统一用铅笔填写。4.3.5.7拟定案卷标题要简要确切，反映案卷主要内容，标题不能超过50个字，排列合理。4.3.5.8备考表的填写。主要说明本卷档案的件数、页数，存在的问题和其它需要说明的事项，注明立卷人和年月日（打印）4.3.5.9案卷和卷内目录一律用A4纸打印，一式三份。4.3.5.10 填写卷皮、编档号。卷皮统一用3号宋体打印蜡纸后刷印在盒上，案卷标题上方的各部门用小2号宋体，文字排列整齐美观。各部门的名称按编制写全，不得简称，卷皮刷印美观。4.3.5.11每个全宗都应设全宗卷和编写全宗说明，把有关全宗的历史文件材料，如本单位的历史沿革，历史档案收集、整理鉴定工作报告，销毁文件清单、交接和检查记录、进馆文件目录等集中立卷保存，排列在全宗前面。4.3.6档案的保管与利用4.3.6.1各单位保管的文书档案必须进行科学管理、妥善保管、排列存放有序、查找方便，原则上应将文书档案单设库房保管，并切实执行安全保密制度，注意做好防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防虫、防尘等工作，严防损毁、散失和泄密。4.3.6.2各档案部门要建立文书档案定期检查制度，发现问题要及时向单位领导和上级主管部门汇报。4.3.6.3各单位档案部门要做到主动、热情，为利用者提供服务。4.3.6.4建立健全文书档案借阅、复制登记制度。档案除本单位（部门）有权查阅外，其它外单位查阅要持有介绍信，并经部门负责人、分管领导审查报主管领导批准后，办理登记手续方可查阅。档案原则上不得借出，如有特殊情况，须经本单位领导批准方可借出，并限期归还。档案在查阅过程中，要及时登记查阅人或复制人姓名、工作单位、日期、查阅内容、用途和利用效果。4.3.6.5查阅或复制档案的人员，不得在档案上作任何记录、符号和标记，更不准涂画、拆封、抽换或涂改。本办法自公布之日起实施，过去有关规定若与本办法有抵触者，以本办法为准。4.4 声像档案管理办法4.4.1总 则4.4.1.1为加强对声像档案的管理，积极开发和利用声像档案信息资源，更好地为企业生产经营服务，根据集团公司声像档案管理暂行办法，制定本办法。4.4.1.2声像档案是企业在生产经营等各项活动中形成的形象直观的原始记录，包括影片、照片、录音带、录像带、缩微胶片、微机软盘等声像制品及其文字说明，是本单位档案的重要组成部分。4.4.1.3 有限公司的声像档案工作，由党委工作部长分管，并纳入工作职责范围。4.4.1.4党代会、职代会、生产经营会、重要领导干部会议、工程项目及各种大型文体活动中形成的声像档案由宣传部门负责收集、整理。宣传部门收集管理期间不统一编号，每年必须不定期向档案部门移交一次。4.4.1.5有限公司所属项目的声像档案由项目部办公室收集、整理，每年底定期向公司档案室移交一次。4.4.1.6在工程建设期间所获得的省部级以上优质工程荣誉称号的证书原件一律上交集团公司档案科存档，不得自行保管。凡没有上交的单位，自本规定下发之日起三十天内必须清理上交集团公司档案科存档。4.4.1.7各单位对已归档的声像档案，应按照保管条件的要求，建立专用库房或设声像档案分室管理，其分室的档案业务工作，由档案部门进行监督、指导。4.4.1.8声像档案是各单位档案全宗构成不可缺少的重要