以流程为中心的改革与管理讲义.doc

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以流程为中心的改革和管理

最近这几年来以流程为中心的的改革成为西方企业的一个改革的重点, 了解了具体内容后, 我觉得很有必要将这一新的管理思维介绍出来。
　　流程改革的定义是: 针对企业业务流程的基本问题进行反思, 并对它进行彻底的重新设计, 以便在成本、 质量、 服务和速度等当前衡量企业业绩的这些重要的尺度上取得显著的进展。
　　企业人员在着手改革前, 必须先就自己所属的公司及其如何运作, 提出一些最基本的问题: 为什么我们要干这项工作? 为什么我们要这样? 提出这些基本问题, 会促使人们去注意在从事她们的业务工作时所因袭的那些规则和前提。其结果, 人们往往会发现这些规则已经是过时的、 错误的或不适当的。
　　要着手进行改革就不应有前提, 也不应以现有的事物作为改革的起点。实际上, 要进行改革的公司就必须对当前大多数业务流程所已经接受的假定加以警惕。
　　改革不是要在业绩上取得点滴的改进或逐渐的提高, 不是使事情变好5%或10%, 而是要在经营业绩实现大幅度飞跃, 取得突破。绩效能够用多种方式来衡量, 如成本降低、 速度加快、 精确度提高, 具体选择哪一个, 则要根据何者对你的业务重要而且由你自己掌握。改革的标志总是工作绩效的显著突破。这于日本流行的”改进”而言, 有本质上的不同。
　　一家真正了不起的公司从不满足于当前取得的成就。一家真正了不起的公司会自愿抛弃一套长期来行之有效的做法, 以期取得更好的业绩。在杰克.伟尔奇领导下的通用电器公司的改革历程就是最好的例子。
　　以流程为导向是最重要的, 但它是大多数公司的经理最难办到的。绝大多数的企业人员并不是”以流程为导向”。她们忙于任务, 忙于本位工作, 重视人事, 重视结构, 但不是流程。
　　”流程”是指一组结合在一起能为客户创造价值的相关工作。例如, 履行订单是一个流程, 包括一系列的工作: 接受订单、 将它输入电脑、 审核客户的信用、 从库存中划拨所列货品、 将货品移出仓库、 装箱、 装车, 等等。所有这些活动中没有一样对客户有任何一点兴趣或价值, 客户唯一关心的是由所有这些相关活动所创造的最终结果, 即交付的货品。
　　在传统的组织中, 流程是无人照看的孤儿, 它们被零散地分割到许多部门中, 基本上无影无踪, 完全未加管理。可是, 流程却是每个企业的核心要害, 公司正是以此为手段来为客户创造价值的。
　　如果履行客户订单要花去很长时间, 这往往不是因为完成各项工作本身耗费时日, 而是工作之间的衔接浪费了时间和金钱。改革告诉我们, 工作绩效之因此出问题, 病因就在于这种零散分割的做法。因此要实现工作绩效的显著改进, 唯一的途径就是以全局的眼光总揽这些从头至尾的流程。
　　彻底的重新设计意指要从事物的根本着手, 不是对现有的事物作表面的变动, 而是把旧的一套抛掉。改革不是指对企业现有的业务工作进行改良、 提高或修修补补, 而是要重建企业的业务流程。
　　改革涉及工作流程的涉及。我们经常认为设计仅仅适用于产品。然而, 改革往往基于这样的前提: 流程即如何完成工作的程序设计是至关重要的, 你的雇员可能精明能干, 训练有素、 奋发向上, 而且受到各种形式的激励, 可如果她们所做的工作构想平庸、 设计糟糕, 那么这份工作一定做不好。一个机构成功的起点便是设计优良的流程。
　　改革的出发点是顾客第一, 这是改革的又一关键因素。公司首先发现顾客的愿望, 然后确定能实现这一愿望的最佳办法。
　　改革是从头开始重新设计工作, 去除不必要的工作, 并为必要的工作找到更好的处理方法。改革要裁减的是工作, 而不是岗位或人员, 当然在许多情况下, 当彻底地重新设计工作后, 你或许不再需要以前那么多人手, 但不是这项事业地精髓或本义。
　　改革的中心是工作如何做, 而不是机构如何设置。改革也不应与自动化混为一谈。即使技术在改革中发挥重要作用, 其作用也是协助贯彻新的流程设计, 而不是只为实施旧的流程提供新的手段。
　　改革的出发点是一项全新的原则, 即工作设计不应该基于等级管理和劳动专业化, 而应该基于从头至尾的整个流程和为客户创造价值上。
　　在这个迅速变迁的世界中, 各种组织机构必须转移重心, 传统上强调计划、 控制和调控下的增长转向强调速度、 创新、 灵活、 质量、 服务和成本。只图不痛不痒地改型翻新就想适应这个新现实, 简直是缘木求鱼, 而唯有改革才是出路。
　　亚当·斯密的观点是, 把工作分解成若干极其简单的任务, 把每一种任务交给专门的人员去做。在这种观点的影响下, 当代的公司及其管理层把工作的重点放在工作流程中的中的各种任务上, 如: 接受购货订单, 从仓库提货等等, 而往往忽视比较大的目标, 也就是忽视想方设法把货物送到订货的顾客手中。整个流程中的各项任务固然是重要, 但如果整个流程不发挥作用, 也就是说, 如果它未能把货物发送到顾客手中, 那么, 对顾客来说, 上述任何一项任务都是白搭。
　　把工作分解成若干最简单的任务并把每一种任务分派给专门人员去做--这种以任务为基础的思路在过去的两百年期间对企业组织机构的设计大有影响。而今, 已经转向以流程为基础。
　　经常问题并不是在于任务本身和执行任务的人员。而是在于整个流程本身的结构。必须加以变革的, 正是流程, 而不是各种操作步骤。
　　公司面临的问题究其根源, 并不是在于组织结构, 而在于流程结构。不改变原有的流程, 而只是在原有的流程之上建立新的组织, 这无异于新瓶装旧酒。
　　改革基本上扭转了工业革命所引起的一套做法。改革抛弃了亚当·斯密所论述的工业范式所固有的种种假设: 劳动分工、 规模经济、 等级管理, 抛弃了经济发展初级阶段其它种种的附带的东西。改革在于探索把企业业务工作重新组织起来的新模式。
　　改革后的流程有一个共同的最基本的特征: 即原先的若干种不同的职位或任务被整合或压缩的一种。
　　为了消除公文旅游, 应成立一条龙工作小组。它由若干人员组成。她们掌握处理有关问题所需的种种技能。一条龙工作小组的成员过去分散在不同地点的不同部门, 现在结合在一起, 组成一个单位, 对安装设备的整个工作富有全部责任。该小组成员之间传递信息也有可能出现一些延误或差错, 但它们同不同部门之间传递所引起的问题相比, 显得不那么严重。最重要得一点可能是, 现在, 人人都知道谁应该对迅速、 准确处理购货订单负责。
　　业务流程整合之后, 一条龙工作人员或一条龙工作小组经手得事务仍是大量的。但消除传递也就意味着消除由传递引起的差错、 延误和重复劳动。以一条龙工作人员为基础的业务流程, 其处理、 解决问题的速度比它所取代的以流水线为基础的业务流程一般要快十倍。
　　业务流程整合后, 还精简了行政管理费用。由于整合后的流程中的雇员负责保证及时地、 无差错地满足客户的需要, 因此, 她们不需要过去那样多的控制。相反, 该公司还鼓励得到授权的工作人员在生产合格的产品或提供合格的服务的同时, 想方设法搞革新创造, 不断地减少周转时间, 减低成本。业务流程整合之, 由于减少了工作人员, 由于留下来的少数人员对业务流程负全责, 对监督任务的执行更加容易, 从而, 改进管理也就成了业务流程整合的另一个好处。
　　按照传统的做法, 上一步骤未完成之前, 下一个步骤就不开始。但实际上是没有这个必要的。负责第一步骤的工作人员在收集信息时所花时间的大部分对于着手第五个步骤来说, 并不是必要的。然而, 由于把主观武断的直线顺序强加给业务流程, 因此, 在第一个步骤完成之前, 没有人能着手进行第二步骤的工作。而在对流程进行改革后, 只要当第一步骤的工作所收集的信息足以使第二步骤启动时, 第二个步骤便迅速开始进行。当第二、 三、 四步骤在进行时, 第一步骤继续在收集第五步骤所需要的信息。其结果是速度会大大加快了。
　　改革业务流程后, 还能最大限度地减少另外一种非增殖的工作, 那就是检查和控制。常规的业务流程充满了实行检查和控制的步骤。控制制度改革后, 这种控制制度改成采取总的检查或者推迟检查( 推迟到发现滥用以后才进行) , 虽然滥用有可能有所滋长, 但由于同控制本身有关的费用支出和其它负担大幅度减少了。
　　掌握商品库存量的要求是保持平衡。这是一件难办之事。库存量过少, 会导致脱销, 顾客不满意。库存量过多, 会引起占用资金过多, 还会增加仓库保管费用。不但如此, 库存管理本身就是一种代价高昂的工作。解决方法是打破公司之间的界限, 进行紧密的合作。
　　当某种业务流程的各个步骤很复杂或很分散, 以至难于将这些步骤交给单独一人或一个小组去担任时, ”综合经理”作为复杂业务流程和客户之间的缓冲, 同客户打交道, 似乎她对整个业务流程服务( 给顾客的假象, 但这种假象是有益的) 。
　　综合经理要能回答和解决客户提出的问题, 就需要接触那些实际执行业务流程的人员所有的信息系统, 还需要在有问题时能接触这些人员, 必要时要求她们给予进一步的援助。
　　企业在改革其业务流程后, 能够在同一个流程中把集中的优点和分散的优点二者结合起来, 信息技术使企业愈来愈可能这样来运作。
　　当对业务流程进行改革之后, 每一名雇员的工作也就从狭窄的、 以任务为导向的劳动转变为多方面的劳动。雇员过去是按照指令办事、 干活, 现在则要自己考虑, 作出选择,
决定。流水线的劳动消失了。职能部门丧失了自身存在的缘由。管理人员不再像监工那样的作用, 而更像是教练。工作人员现在更多地关注客户地需要, 而较少注意上司的态度。
　　工作单位发生变化——从职能部门变为流程执行小组。我们不必在各个部门, 而是把她们集中在一起, 而不是像过去那样, 让她们分散到公司的各个部门去干。从某种意义上说, 我们只是将一群被公司人为地分割开来地工作人员予以还原, 合在一起。她们合在一起后, 我们称之为流程执行小组。换句话说, 一个流程执行小组就是一个单位, 其成员自然地聚集在一起, 以完成整个某项工作, 亦即某个完整的流程。
　　由于现在的工作人员的工作含有更多的成长性, 要求掌握更多的知识, 因此, 工作报酬会更高。在流程执行小组的工作环境下, 工作人员个人的前途发展不在于在层级上往上爬, 而是要横向发展, 拓展知识, 学习更多的东西, 以便能胜任业务流程中更多的内容。改革后, ”掌握”一门职业或行当之类的事就不再存在。一名工作人员随着专门知识和经验的日益丰富的发展, 她的职务工作也再日益发展。
　　人的作用发生变化——从受控制转变为授权。下面的例子具体说明了授权的性质和结果。一名旅客走到一家大宾馆的门卫跟前, 述说她的汽车停在这家宾馆的车库内, 车内的雷达探测器被偷了。那名门卫是得到授权给宾馆旅客提供服务的。她便问那个雷达探测器值多少钱, 并带这位旅客到服务台, 指示接待员说: ”给这位先生150美元。”在场其余人员个个都纳闷, 不吭声, 但那位旅客满意了。两个星期后, 宾馆的总经理收到了那位旅客的来信, 信中说, 她已从她的行李箱内找到了雷达探测器。信封内还附了一张150美元的支票。信后还添了俯笔, 说: ”顺便讲讲, 在我今后的余生中, 永远也不会再进入任何别的集团的连锁宾馆住宿。”
　　业务流程改革后, 工作的人员势必要得到授权。她们作为流程执行小组的工作人员, 既得到许可又要求她们去思考分析、 相互交往、 独立判断、 作出决定。好管闲事的监工和管理人员便无用武之地了。
　　改革后的流程中工作职位对人员的要求, 不是循规蹈矩, 而是要自己作出判断, 以便做该做的事, 那么, 工作人员就需要受充分的教育, 才能认清该干什么。
　　衡量业绩和报酬的重点发生变化棗从按照活动转变为按照成果。改革迫使公司重新考虑有关雇员工作报酬的某些基本假定。比如说, 在改革后的公司内, 一名雇员今年在工作岗位上作出了成绩, 这丝毫也不能保证她或她在今后的岁月中也会作出成绩。正因如此, 在改革后的公司内, 雇员的基本工资在剔除了因通货膨胀而予以调整这个因素外, 变动往往是很小的。对于突出工作成绩给以重大的报酬, 采取发奖金的方式, 而不是提高工资。工作业绩以所创造的价值来衡量, 工作报酬也就应该根据工作创造的价值来确定。
　　工作完成很好, 发给适当的奖金。但晋升到新的职位却不是这样。晋升和成绩二者之间应严格分开。提成工作人员担任企业内另一种职务, 不应该根据工作成绩, 而应该是工作能力起作用这是变动职务, 不是工作报酬。
　　改革要求雇员深信自己是为顾客工作, 而不是头头工作。只有当公司在实际上, 在支付工作报酬时贯彻这种精神, 雇员才会相信这一点。
　　改革后的企业内, 雇员必须具有如下信念:
我们的工资全都是顾客付给的; 我们必须做到令顾客感到满意的事。
本企业内的每一种工作都是重要的: 我确实在起作用。
单是出勤不能算是工作成绩: 我创造了价值, 我得到了报酬。
当任不让, 遇事不推: 我决不回避问题, 一定要使问题得到解决。
是小组的一名成员: 我们大家风雨同舟, 甘苦与共, 要么一起失败, 要么一起成功。
我们人人都不知道未来的工作怎么干: 我的职务的一部分是不断学习。
　　一个公司内占统治地位的价值观和信念必须有助于实现业务流程设计的业绩。例如, 一种订货单的执行流程尽管设计得能又快又准确地运行, 但除非实际工作人员认为速度和准确性很重要, 否则订单的执行流程是不会又快又准确的。
　　大多数主管和管理人员知道用演绎法去思考问题, 那就是说她们擅长于先确定问题和问题的评估, 然后寻求解决问题的各种不同的方法并对它们进行评估。可是, 把信息技术应用于企业改革则需要用归纳思维棗即首先要物色到一种强有力的解决方法, 然后再去寻找它能解决哪些问题, 而有些问题公司企业甚至是茫然无知的。
　　大多数公司对技术的看法犯有一个根本的错误, 那就是它们是经过它们当前的工作流程的透镜来看待技术的。它们提出的问题是”我们怎样才能利用这些新技术的潜力来加强、 革新或改进我们现有的工作? ”其实, 它们提出的问题因该是”我们怎样才能利用技术, 使我们能做过去所未曾做的事? ”改革跟自动化不一样, 改革是创新。改革是发掘利用技术的最新能力来争取达到崭新的目标。改革的最艰巨任务之一, 不是认识
已经熟悉的技术, 而是认识新技术具有的人们尚未熟悉的新的潜力。
　　用演绎法去思考技术, 不但会导致人们忽视有关技术的真正的重要 , 还会使她们满足于现有的技术, 对技术的无足轻重的、 无意义的应用感到兴奋。
　　在许多情况下, 供给会创造它自己的需求。只有在人们能够到某种东西的时候, 她们才知道她们需要这种东西; 然后她们才会感到没有这种东西就无照常生活, ”一项重要的技术先是制造问题, 然后才是解决问题。”
　　消费者是无法想象她们所不知道的东西的。”随身听”不是去适应而是改变了人们关于在什么地方听音乐和如何听音乐的观念。人们的需求和愿望是受到人们可能性的了解制约的。突破性的技术是使人们未曾想到的事务和活动成为可能的技术。大多数公司未能克服
挑战是它们没有认识到技术中蕴涵的商业上的可能性。这样的缺点是能够理解并情有可原的。
　　技术的真正力量并不是使原有的工作流程发挥更好的作用, 而是能帮助公司打破陈规, 创造新的工作方法, 这就是改革。
　　数据库技术改变了层层传递文件的规则, 它能让许多人同时使用信息。
　　信息技术的发展使得企业能够同时获得集权和分权的好处。 无线数据通信技术和便携式计算机的普遍应用使得基层单位的工作人员能够随处收发信息。
　　自动识别技术( 或全球定位系统) 同无线数据通信结合, 能够让事物棗例如载货汽车棗不断地通报车辆现在在什么地方, 使你不必去寻找它们。
　　高性能计算机的应用使得随时修改计划得到可能。
　　技术的不断进步将会不断打破我们知道事业的规则。今天看来似乎不容违反的规则有可能在一年不到的时间内变成过时的东西。
　　因此说, 发掘技术的潜力来改变企业的业务流程并明显地超过竞争对手不是一时之事, 也不是十年一回的事。相反, 应站在新技术的高度, 坚持不懈地努力学习技术、 认识技术并将其融入企业之中, 研究与开发是这样, 开拓市场也是这样。公司如果要在技术持续发展的过程中取得成功, 就需要把技术开发作为看家本事的核心之一。那些能更好地认识、 理解新技术潜力的公司, 就能比竞争对手更具有持续增长的优势。
如果你能够购买到一项技术, 这项技术就不是新的。
　　公司不可能今天听说有一项新技术, 明天就付诸实施。必须花时间去研究它, 了解它的价值, 使该项技术的潜在使用价值形成概念, 在公司内部推广这些价值并指定应用计划。一家公司如果能先做好上述准备工作, 再把先进技术付诸实际应用, 就必然会在竞争中明显地占据领先优势。
　　作为改革地必不可少的催化剂, 现代信息技术改革企业业务流程有着重要的意义, 这不是夸张之词。可是, 公司要谨慎, 不要以为技术是企业改革的唯一要素。