物资材料出入库及库房库存仓库管理软件使用手册样本.doc

目 录第一章 概述第二章 文献一、系统设立二、操作员及权限三、操作员与仓库权限四、初始化数据五、备份设立与恢复六、从旧版中升级七、重新登陆八、更改我密码九、设立我个人桌面十、退出系统第三章 资料一、仓库资料二、货品资料三、供货商资料四、客户资料五、公司信息六、部门或外加工户资料七、员工资料八、惯用选项九、出入库类型第四章 业务一、入库单二、出库单三、调拨单四、盘点单五、库存结转第五章 查询一、入库汇总表二、入库明细表三、出库汇总表四、出库明细表五、分仓库存表六、库存一览表第六章 报表一、仓库汇总表二、仓库收创造细表三、存货汇总表四、存货明细表五、存货分类汇总表六、部门收创造细表第七章 工具第八章 协助第一章 概述启动维克仓库管理系统，浮现【试用版】对话框，单击【注册】输入您注册码，单击【试用】跳过注册提示进入试用版，在【登陆】窗口中选取您顾客名，系统内置超级顾客sa初始密码为空白，成功登陆后主界面如右图所示，重要有菜单、桌面、工具栏和状态栏构成。桌面快捷方式可以根据登陆顾客进行自由设立，将菜单中惯用功能选取性列在桌面中，便于下次调出使用。单击【文献】按钮，选取【设立我个人桌面】，弹出桌面设立对话框，分别在您但愿出当前桌面中功能项当前打钩，拟定后将在桌面中显示，在桌面上单击右键进行排列。第二章 文献打开主界面【文献】菜单，显示系统设立、操作员及权限、操作员与仓库权限、初始化数据、备份设立与恢复、从旧版本升级、重新登陆、更改我密码、设立我个人桌面、退出系统等功能。下面分别对这些功能做简介。一、系统设立单击【系统设立】弹出右图所示对话框，分别设立数量及单价小数位，负库存控制、单价编辑选项。在【常用】中设立出入库等业务货品数量与单价小数位数（小数点后数字个数，对于超过位数输入，系统将自动四舍五入解决），最多支持8位小数，至少可设立为0位(即整数，不容许小数)。选取负库存控制方式，在编制单据时，系统对库存数量进行验证，提示或不提示，以及不容许保存等。单价选项是在编制单据时，对货品记录单价进行辅助功能设立，系统支持自动引用货品资料中出入库参照价格以及根据实际出库数量自动计算出库单位成本价。单击【货品】标签显示右图，在此页面中更改货品标签名称。单击【客户】及【其她】标签更改相应名称。单击【拟定】按纽，完毕系统设立。注意，部份设立更改需要在下次系统启动后生效。二、操作员及权限添加、删除使用本软件操作员，授权她们可以使用哪些功能。此功能只有系统管理员可以使用。1进入界面单击主界面【文献】菜单，选取其中【操作员及权限】，浮现画面如右图：2添加操作员单击【添加】按纽，弹出对话框，输入操作员登陆名、密码、验证密码、姓名、联系方式和备注，选取操作员权限，单击【拟定】完毕添加。3操作员属性点击选中操作员，单击【属性】按纽(也可双击某个操作员)，弹出操作员属性对话框，重新设立密码或操作权限，单击【拟定】完毕修改。4删除操作员点击选中操作员，单击【删除】按纽即可。三、操作员与仓库权限设立操作员仓库管理权限，授权对允许仓库进行出入库登记操作。单击【文献】中【操作员与仓库权限】，浮现界面如右：选取某个操作员，在右侧设立操作员对仓库管理权限。点击【拟定】按钮完毕操作。四、初始化数据单击【文献】菜单，选取【初始化数据】，浮现界面如右：选取将要清除数据范畴，点击【拟定】清除。只有系统管理员才有此功能操作权限，普通只需要在初次使用时进行。注意：数据清除后将不可以恢复，见对话框中警告提示五、备份设立与恢复单击【文献】菜单，选取【备份设立与恢复】，浮现界面如右：1备份筹划选取您备份筹划，设立备份目录，系统将依照您筹划自动完毕备份工作，注：备份目录必要是已经存在，且每天只产生一种备份文献。2手工备份单击【备份】按纽，弹出【另存为】对话框，选取您备份文献名。点击【保存】完毕操作。3数据恢复单击【恢复】按钮，弹出【打开】对话框，选取将要恢复备份文献，点击【打开】按纽，系统提示恢复，单击【拟定】完毕操作。六、从旧版中升级单击【文献】菜单，选取【从旧版中升级】，浮现界面如右图：选取您要升级数据版本，单击【拟定】按纽开始升级。注意：旧版本数据库文献必要在软件同个文献夹内，且文献名不能变化。七、重新登陆单击【文献】菜单，选取【重新登录】，浮现画面如右：选取您要切换登陆名，输入密码，点击【拟定】按纽重新登录系统。八、更改我密码单击【文献】，选取【更改我密码】，浮现界面如右：输入当前密码、新密码，然后对新密码进行验证，单击【拟定】按纽完毕密码修改。九、设立我个人桌面单击【文献】菜单，选取【设立我个人桌面】，浮现界面如右：选取你所惯用功能菜单，单击【拟定】完毕操作，系统将把选中菜单，放在主界面上。十、退出系统单击【文献】菜单，选取【退出系统】即可。第三章 资料资料菜单用于设立公司基本信息，涉及仓库设立、货品资料、供货商资料、客户资料、公司概况、部门或外加工户、员工资料和惯用选项、出入库类型设立。一、仓库资料公司可以依照自身经营特点，分别设立单个或各种仓库，各仓库可独立核算，例如：原料库、成品库；或者杭州库、温州库等。单击【资料】菜单，选取【仓库】，浮现界面如右：1添加记录点击【添加】按钮，弹出仓库设立对话框，输入仓库【名称】、【负责人】、【电话】、【备注】，点击【拟定】完毕添加。 2、修改记录选中要修改仓库记录，点击【修改】按钮，输入要修改项目，点击【拟定】按纽完毕操作。3、删除记录选中要删除记录，点击【删除】按钮，弹出提示对话框，点击【拟定】按钮删除。注意：如果该仓库在出入库等业务登记中使用，则不容许被删除。4、导入数据为了便于顾客输入，系统支持通过Excel接口导入记录，点击【导入】按钮，弹出导入对话框，如右图所示：参照上行模版文献，在Excel中输入仓库记录；选取将要导入Excel文献，点击【下一步】；如右图所示预览将要导入数据记录，选取导入Excel表名，确认后点击【下一步】继续，否则请点击【上一步】按纽重新选取源文献；如右图所示选取与【目的字段】相相应【源字段】，如果没有适当源字段，对于非必填项目可以空白解决，否则必要选取适当源字段，或者退出向导重新编制Excel源文献，点击【下一步】继续；操作办法：点击源字段下编辑框，点击编辑框最右侧【】按钮，选取与目的字段相相应源字段。如右图所示浏览将要导入成果与否对的，点击【完毕】导入操作。（注：如果在导入过程中浮现什么错误，那么极有也许是字段没有对的相应，或是选取导入文献格式不相符，请发源文献至技术支持）5、导出数据点击【导出】按钮，浮现一种对话框，如右图所示；在【可选项】中选取将要导出数据列，点击【】，移到【已选项】，点击【下一步】继续；在【输出格式】中选取将要导出文献格式，在【输出位置】点击【浏览】选取将要导出文献名，点击【拟定】完毕导出操作。6、排序点击【排序】按钮，浮现一种对话框，如右图所示；双击栏目选取排序方式，点击【上移】或【下移】调节优先顺序，点击【拟定】按纽完毕排序操作；排序有三种方式切换，分别是：升序、降序以及不排序(空白)。7、设立点击【设立】按钮，有添加、修改、删除、排序、列选取、保存表格样式、导出到Excel文档、导出到Html网页文献。其中添加、修改、删除、排序、导出与上述操作相似。点击【设立】中【列选取】，浮现一种对话框，如右图所示；在数据列后框中打即可以在表格中显示此列，否则将隐藏此数据列，单击【拟定】完毕。需要保存对表格各列调节，在下次打开时依然生效，请单击【设立】中【保存表格样式】。8、退出点击【退出】按钮关闭【仓库】设立界面。二、货品资料通过此功能设立公司存货资料，涉及存货分类体系，货号、品名、规格、单位等信息，但不包括存货数量及金额信息；单击【资料】菜单，选取【货品】，浮现界面如右：1、存货分类位于左侧分类树，其中涉及【已分类】与【未分类】，在【已分类】下面点击【】可展开子分类，如右图所圈某些。在【已分类】中添加子分类，详细办法是：单击选中【已分类】或其下子类，单击【分类】按纽，弹出子菜单，选取【新添分类】，弹出右图，输入子类名称，单击【拟定】完毕操作。单击选中子分类，单击【分类】按纽，弹出快捷菜单，可以选取【重命名】或【删除】操作。子类删除后货品记录将被更新到【未分类】中。2、归类多选或单选您要归类货品记录，单击【归类】按钮，弹出存货分类对话框，选取您要归类类别，点击【拟定】完毕操作。3、点击【添加】或【修改】按纽，弹出右图所示，在类别处选取所属分类，品名及规格等下拉选项可以在“常用选项”中配备，项目的签名称可以在“系统设立”中更改，出入库单价在编制单据时，可以做为输入参照，库存上下限用于报警控制，输入有关信息【拟定】保存； 4、搜索选取您要搜索项目，输入搜索内容，货品记录中将显现与值相符数据行。如：搜索品名，值为1，就可浮现与1关于货品记录。5、关于导入、导出、删除、排序、打印、设立功能请参照【仓库资料】界面中阐明。6、退出点击【退出】按钮关闭【货品资料】界面。三、供货商资料此功能设立供货商资料(即供货单位)，便于此后操作时引用，单击【资料】菜单，选取【供货商】，浮现界面如右：此功能界面及操作办法与【仓库资料】类似，可参照以上阐明操作。其中【搜索】可参照【货品】中环节阐明。四、客户资料此功能设立客户资料(即收货单位)，单击【资料】菜单，选取【客户】，浮现界面如右：此功能界面及操作办法与【仓库资料】相似，可参照以上阐明操作。其中搜索栏可参照【货品】中阐明。五、公司信息此项资料规定软件使用者将所在公司有关信息录入其中，录入完毕后按【拟定】按钮完毕操作，界面如右所示：六、部门或外加工户资料单击【资料】菜单，选取【部门或外加工户】，出浮现界面如右，用于设立收发部门或外协加工单位；操作环节及办法同【仓库资料】。七、员工资料单击【资料】菜单，选取【员工】，浮现界面如右：操作环节及办法参见【仓库资料】。八、惯用选项惯用选项是对货品资料等编辑界面中某些下拉选项进行配备，以便快捷选取录入。单击【资料】菜单，选取【惯用选项】，浮现界面如右：选取要配备类别，输入项目，一行一种，点击【拟定】保存。九、出入库类型依照公司实际业务，设立出入库类型，例如生产型公司常用有原料入库、半成品入库、成品入库、领料出库、销售出库、维修入库、维修出库等。单击【资料】菜单，选取【出入库类型】，浮现界面如右：操作环节及办法参照【仓库资料】进行。第四章 业务维克仓库管理系统支持货品入库、出库、调拨、盘点业务，以及库存结转功能。一、入库单入库单重要提供公司收货入库登记，存货数量及金额增长，涉及反方向收货退库，存货减少；单击【业务】菜单，选取【入库单】，浮现界面如右；常用业务类型有：采购收货入库：此种类型普通需要填写对方供货单位、收货仓库、经手人及部门；成品生产入库：此种类型普通需要填写生产部门、收入仓库、批号及经手人等信息；对于收货退库业务，方向应选取为“退货”；1、新建入库单单击【新建】按纽，界面解决编制状态，如如右图所示，依照业务状况输入：（1）日期：系统自动生成当天日期；（2）仓库：选取收货仓库；（3）类型：选取业务类型；（4）方向：收货还是退货。（5）经手人：选取职工；（6）单位：选取供货厂商；（7）单号：依照状况填写或空置；（8）批号：依照状况填写或空置；（9）备注：填写需要备注事项；（10）添加明细：在已有货品资料中，双击选取；输入添加货品数量、单价及金额，或者依照“系统设立”中配备进行自动计算；（11）逐个添加所有明细后，点击【保存】按纽完毕新建操作，系统自动生成入库单编号。2、审核入库单打开某单据，单击【审核】按钮，界面处在审核状态，此时单据不能修改，除非审核人再次单击【弃审】取消审核。3、打印入库单当单据解决非编辑状态时，可以单击【打印】按钮，弹出打印对话框，选取打印样式，单击【预览】弹出打印窗口，单击【设计】弹出设计窗口，关于报表设计请参照有关阐明。预览图如右所示。4、查找入库单当单据解决非编辑状态时，可以单击【查找】按钮，弹出查找对话框，输入查找条件，单击【查询】按钮，选取需要打开记录，单击【拟定】按钮打开；也可以单击【上一单】及【下一单】按钮来浏近来输入单据。5、删除入库单打开您要操作入库单，单击【删除】按钮，弹出提示框，【拟定】删除即可；只有相应制单人才干进行此操作。6、修改入库单打开您要操作入库单，直接修改相应项目，单据解决编辑状态，单击【保存】完毕修改；只有相应制单人才干进行此操作。7、退出入库单单击【退出】按钮关闭入库单界面，如果单据处在编制状态，则提示保存或取消操作。二、出库单出库单重要提供公司发货出库登记，存货数量及金额减少，涉及反方向发货退库，存货增长；单击【业务】菜单，选取【出库单】，浮现界面如右；常用业务类型有：销售出库：此种类型普通需要填写收货方单位、发货仓库、经手人及部门；领用出库：此种类型普通需要填写领用部门、领出仓库及经手人等信息；对于发货退库业务，方向应选取为“退货”；出库单界面及操作办法类似于入库单，可参照入库单阐明。注1：当发货数量不不大于库存数量，即引起负库存时，系统将根据“系统设立”中方式进行提示或者不容许保存。注2：系统不容许同一张单据中存在两条相似明细记录，避免录单时重复输入，对于不同价格单据需要分单开据。三、调拨单拥有各种仓库且需要独立核算公司，在仓库之间进行货品调拨时，应使用此功能；单击【业务】菜单，选取【仓库调拨】，浮现界面如右：调拨单界面与操作类似于入库单，可参照入库单环节进行操作。注：其中【调出仓库】与【调入仓库】必要填写。四、盘点单由于存货数量较多、管理不善、自然损耗等因素，致使库存数量与帐面数量不符。需要进行存货清查，调节帐面数量，开制盘点单。单击【业务】菜单，选取【盘点单】，浮现界面如右：库存盘点单界面及操作办法类似入库单。可参照入库单环节进行。注：在明细中盘盈或盘亏只能填写一栏，另一栏必要填零。五、库存结转由于公司持续经营，输入大量业务数据，需要进行清除结账；单击【业务】菜单，选取【库存结转】，浮现界面如右，选取清除截止日期，点击【结转】开始操作。注：系统将删除截止日期前所有单据数据，并将此日期结存数据做期初保存。结转前，请注意做好备份工作。第五章 查询【查询】菜单重要涉及功能有：入库汇总表、入库明细表、出库汇总表、出库明细表、分仓库存、库存一览表，用于查询记录各个仓库业务数据和收发状况。一、入库汇总表汇总入库业务中各单据货品数量以及金额，系统自动减去退货数据；单击【查询】菜单，选取【入库汇总表】，浮现界面如右所示；输入查询条件，点击【查询】按纽打开数据，点击【重置】按纽清除查询条件，在【功能】菜单中，可以对数据表格进行配备，以及数据打印操作。查询项目阐明：（1）日期（始、止日）：入库单上业务日期，即时间段；（2）选取供货厂商；（3）选取仓库；（4）选取部门；（5）选取入库单经手人；（6）选取入库类型；（7）其他项目支持模糊查找功能，可置空，也可点击旁边【】或按钮进行选取； 二、入库明细表查询每一笔货品入库记录，查询条件同汇总表；单击【查询】菜单，选取【入库明细表】，浮现界面如右；入库明细表界面和操作类似入库汇总表，可参照入库汇总表环节进行操作。注：单击【功能】按纽，可选取数据列，或者调出相应单据。三、出库汇总表汇总出库登记中各货品出库数量及金额，单击【查询】菜单，选取【出库汇总表】，浮现界面如右；出库汇总表界面和操作办法类似入库汇总表，可参照入库汇总表阐明进行操作。四、出库明细表查询货品每一笔出库记录，单击【查询】菜单，选取【出库明细表】，浮现界面如右；出库明细表界面和操作类似入库汇总表，可参照入库汇总表阐明操作。五、分仓库存表分仓库存表用于查询各个仓库存货数量及金额，单击【查询】菜单，选取【分仓库存】，浮现界面如右；查询项目：1 选取仓库；2 截止日期：系统自动显示当天日期；表达截止至此日期仓库存货信息；3 选取特定货品分类；4 不显示零库存：即不显示库存数量为0记录；5 不在安全库存内：即当库存数量不大于库存下限或不不大于库存上限时显示；6 其他项目支持模糊查询，可填写或置空；也可点击【】或按钮选取；单击【查询】按钮打开数据，单击【重置】按纽清除查询条件，单击【功能】按纽，弹出快捷菜单，选取相应功能。六、库存一览表库存一览表支持在一张表格内显示存货在各个仓库数量及金额，单击【查询】菜单，选取【库存一览】浮现界面如右；初次使用时，顾客需要对分仓表头进行配备适应宽度，其她操作办法及环节可参照【分仓库存】阐明。第六章 报表【报表】菜单分为仓库汇总表、仓库收创造细表、存货汇总表、存货明细表、存货分类汇总表、部门收创造细表，下面就讲一讲这些报表界面与操作。一、仓库汇总表重要用于汇总各个仓库本期出入库金额，单击【报表】菜单，选取【仓库汇总】，浮现界面如右；系统自动显示本月初一至月底日期，选取实际汇总时间段，单击【查询】按钮打开数据，单击【操作】按钮，弹浮现功能菜单，单击【明细】查看相应仓库收发记录，其她操作请参照【分仓库存】阐明。二、仓库收创造细表用于查看某仓库在某段时期内收发记录，单击【报表】菜单，选取【仓库收创造细表】，浮现界面如右；系统自动显示本月初一至月底日期；其她操作请参照前节阐明。三、存货汇总表存货汇总重要用于记录存货在一段时间内业务发生数量和金额，涉及入库、出库、调拨及盘点；单击【报表】菜单，选取【存货汇总】，浮现界面如右；操作办法及环节可参照前节阐明。四、存货明细表存货明细表用以查询某存货在一段时期内某个仓库收发状况，以三栏显示，即“存货明细账”，单击【报表】菜单，选取【存货明细表】，浮现界面如右；操作办法及环节请参照前节阐明。五、存货分类汇总表存货分类汇总重要记录所有存货分类在一段时期内各种业务发生金额，单击【报表】菜单，选取【存货分类汇总】，浮现界面如右；关于操作办法及环节请参照前节阐明。六、部门收创造细表查询某部门在一段时期内发生出入库记录，单击【报表】菜单，选取【部门收创造细表】，浮现界面如右；详细操作环节及办法请参照前节阐明。第七章 工具为了顾客在操作时计算与记录以便，在主界面【工具】栏设有【计算器】与【记事本】，是惯用工具，操作简朴，就不详述。在【设立我工具】中，进行工具菜单设立，可创立新链接、查看或修改工具属性及删除工具。第八章 协助主界面上【协助文献】栏内容有：初次使用：重要是教刚接触此软件操作员某些基本操作。每日一贴：每天教你一种使用软件技巧。常用问题：重要简介该软件某些常用问题。正版注册：可在此对话框中输入注册名、序列号与注册码进行注册。关于咱们：是关于该软件有关信息及顾客资料查看。全文完