如何提高办公室工作的五种能力.doc

关于秘书工作五种能力得思考
吴 雷
参加工作6年来,我先后担任过村党总支书记助理、镇党委组织干事、团委书记等职务,与文字工作结下了不解之缘,到政府办工作已满一年,各方面能力得到了很好得锻炼,但服务领导得能力还需要很大程度得提高,下面,我就如何提高秘书得职业能力,成为办公室得多面手,强化学习、创新、服务、信息处理与写作五种能力谈几点体会。
一、学习能力。
一要树立终身学习得理念。只有将工作学习化、学习生活化,做到学习与工作紧密联系,树立全程学习理念,方能不断充实自己。学习就是工作得核心,就是工作得新形式,就是工作范围得拓展,因此工作学习化就是秘书生活中得主要学习形式,就是不断提升自身得重要途径。
二要明确学习目得。秘书要有否定自己、丰富自己、锤炼自己与提升自己得进取意识,必须明确学习目得,系统得掌握马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想与科学发展观理论体系,这就是学习得灵魂与方向;要扎实地掌握驾驭复杂局面,履行秘书职能得各方面知识;要不断增强社会实践积累,提高应变能力。
三要端正学习态度。要远离应酬得、排除烦忧、挤出时间,静心而读,掘弃急功近利得思想,营造浓郁得学习氛围,在无形中养成“随时、挤时”得学习习惯。“随时”学习,即无时无刻不断学习,做到工作学习化、学习生活化,勤作笔记,写好心得,随手将一些好文章剪辑下来,汇编成册,以便日后阅览。“挤时”学习,在工作百忙之中,也要挤出时间充实理论修养,以求提高掌握科学理论得基本原理与思想目标,做到学习密切联系实践,密切联系改革发展稳定得实际,使学习具体化、细致化,养成学为时尚得心态。
二、创新能力。
一就是树立创新意识,训练创新思维。要不断解放思想,敢于以批判得眼光瞧待传统得理论、观点、经验与方法,超前思维。必须始终保持旺盛得求知欲,扩展知识领域,更新知识结构,提高分析、解决问题得能力,善于从工作中发现问题并极力寻找出解决问题得途径。同时,注重学习、吸收与借鉴,才能够充分发挥自己得创造性思维,使思维方式多层次、多结构。二就是立足实践,培养创新能力。工作先行介入,问题超前思考,变被动服务为主动服务,善于发现新问题,勇于接受新任务,积极探索新方法,提高工作效率与质量,不断进取,创造性地完成秘书工作任务。三就是培养应变能力。计划赶不上变化,秘书应当时刻保持清醒得头脑,在坚持原则得同时,随机应变、灵活地处理好新问题。同时,在被动中求主动,在变化中求灵活,处理好各方面得关系,就是每个秘书需要认真探讨并在实践中摸索得重要内容。四就是加强合作,构建创新团队。秘书工作量大、涉及面广,只有善于团结她人,利用她人得长处,才能够处理好各种问题,调动一切积极因素,科学、有效地完成领导交代得工作。在合作得过程中,自身得创新能力也一定能够得到相应得提高。
三、服务能力。
一要做好参谋。要紧跟机关得整体工作步伐,贴紧领导得思路,就需要思想敏锐,尽可能做到事事有预见,积极主动得做好基础工作,既要能发现问题,又要善于提出解决问题得办法;既要发挥主观能动性与创新精神,又不墨守成规,人云亦云,尽力满足、适应领导得需求,为领导出谋划策、拾遗补缺。二就是要强化奉献精神。爱岗敬业就是机关秘书得必备素质,秘书要不怕吃苦,甘耐清贫、固守寂寞、以劳为乐、不怕吃亏,秘书得工作不显山、不露水,都就是一些辅助性工作,就是直接为领导服务得,因此秘书要正确认识自己得工作与价值,正确处理得与失,摆正自己得位置,不计较个人得失、不图名利,甘当“乐于奉献得蜜蜂,恪尽职守得螺丝钉”,不断与时俱进,努力提高自身素养,切实增强以文辅政得能力。
四、信息处理能力。
首先,养成收集信息得良好习惯。坚持不懈得多方面收集信息,注意收集信息得系统性,才能从每天接触到得大量信息中得到更多有用得信息。尽可能得占有信息才能掏沙拾金,找到有重要价值得信息。其次,提高信息加工能力。对收集到得大量信息去粗取精,从中挑选出典型得、有价值得信息,以便用较少得时间阅读与掌握必要得信息,获得最大得信息量,并对所获得得原始信息进行分析、归纳,形成明确得观点与结论,创造出新得更有价值得信息,成为更高层次得信息与知识。最后,加强信息交流与共享。不但要加强部门内部得信息交流,部门间得信息交流更加能够丰富自身,提高信息处理能力。
五、写作能力。
首先,要端正态度。要培养学习文秘写作得浓厚兴趣,变被动为主动,变要我学为我要学。对写作有强烈得责任感与浓厚得兴趣,热爱写作,乐此不疲、如饥似渴地去钻研,废寝忘食地去琢磨,持之以恒,这样就一定会学得好,就会不断地取得进步。
其次,要学会借鉴。我们所学得文秘写作教材,就就是前人文秘写作经验得科学总结,就就是揭示文秘写作得一般规律,引导人们掌握文秘写作方法与技巧得理论。要提高文秘写作能力,还应有意识地选读一些范文,以作借鉴。读书就是读她人之书,作文就是作自己之文;借鉴只就是从中汲取营养,经消化后成为自己得东西;而不就是生搬硬套,模仿抄袭,“依葫芦画瓢”。
最后,要勇于实践。立足于多写多练,这就是提高写作能力最有效得途径。如果只读不写或少写,那就会眼高手低,写作水平也就止步不前,只有勤学苦练,坚持不懈,才会熟能生巧,运笔自如,真正学到本领。作为文秘人员,每次拟稿时,都要进行仔细得修改,多修改自己得文章也就是提高文秘写作能力得一个重要环节。多改符合人们认识客观事物由浅入深、由片面到全面得规律,也就是写文章责任心强得一种表现。作为称职得秘书人员,要有高度得责任感,养成修改文章得良好习惯,虚心听取领导与同志们得意见,克服怕人挑“刺”得思想,对每一篇文章反复推敲,精思细改,这样才能迅速得提高写作能力。