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进出口贸易作业标准化手册范例B

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二、 进出口贸易作业标准化手册(范例B)

□ 组织系统
详见组织系统图。经 理
业务科
管理科
专 业
秘书
总务
人事
会计

组织系统图
□ 业务流程
1.新产品开发(样品收集)。
2.客户开发。
3.客户询价(电报、 信件、 电报处理)。
4.报价。
5.订单确认。
6.开立境内订单。
7.生产督促及L／C催开。
8.出货。
9.押汇(出货通知)。
10.付款。
□ 业务处理细则
1.新产品开发(样品收集)
(1)业务科取得新样品后, 应填写产品卡, 写明以下资料:
①临时编号。
②品名、 规格、 包装。
③制造厂商名称、 地址、 电话、 负责人、 联络人、 工厂产量规模。
④开发成本。
⑤预估生产成本。
⑥制造商报价。
⑦可能销售对象及地区。
⑧预估售价。
⑨预估毛利。
(2)业务科于每周业务汇报时, 就前项新产品提出讨论, 经逐项评估, 按开发价值分为A、 B、 C三类, A类为极具开发价值, B类为有开发价值, C类为无开发价值。
(3)经评估列为A、 B类之产品, 赋予正式产品编号, 列入产品档。样品拍照存档, 样品存放样品室, 并于产品卡上写明存放位置。经评估列为C类之产品, 产品卡列入次品档, 样品存放次品室。
(4)业务科每月就现有产品, 选择过时产品, 于每月第一周业务汇报时, 提出检查, 经评定已无开发价值者, 产品卡列入次品档, 样品移入次品室。
(5)新产品临时编号共六位数字, 分别代表填写产品卡时的年、 月、 日。即1995年6月10日开发的产品, 临时编号为950610。若同一日开发数种新产品, 则于第七位数, 按英文字母顺序编号。旧产品淘汰列入次品档, 其淘汰编号原则与新产品之临时编号相同。
(6)①产品档正式编号共七位数字, 第一位数代表……, 第二位数代表……, 第三、 四、 五、 六位数代表序号, 第七位数填A、 B分别代表A类产品或B类产品。
②第一位数填1代表 第一位数填6代表
〃 2 〃 〃 7 〃
〃 3 〃 〃 8 〃
〃 4 〃 〃 9 〃
〃 5 〃
③第二位数填1代表
〃 2 〃
〃 3 〃
〃 4 〃
〃 5 〃
〃 6 〃
〃 7 〃
〃 8 〃
〃 9 〃
2客户开发:
(1)业务科于每月最后一周业务汇报时, 提报下个月的客户开发计划, 计划内容包括:
①制作公司简介, 产品目录(注明交货期限及付款条件)。
②产品市场研究、 分析、 及客户资料之收集。
③介绍新产品(邮寄新产品目录)。
④刊登广告、 邮寄开发信。
⑤其它。
(2)客户开发应选择A类产品, 并配合季节性需求。
(3)经研讨定案之客户开发计划, 应由业务科列入下个月的营业计划, 并按职责列入个人工作计划。
3.客户询价(电报、 信件、 电话处理)
(1)业务科收到客户询价的电报及信件, 应即加盖收文戳记, 填上收文日期, 并依来电或来信内容, 于文件空栏填具处理意见后, 将来文大意及处理情况, 登记于收文簿(附件4), 将原文呈经理核阅后, 依经理批示内容, 回函或回电, 并将回函或回电大意填入收文簿。回函或回电副本存客户档。
(2)处理中的电报或信件, 存于待办卷, 随时查阅催办, 已经处理的电报或信件, 依客户别归入客户档。来文无适当空栏时可另以签办单, 粘附处理。
(3)客户电报限当日回电, 客户信件, 除按经理指示期限外, 限三日内回函。
(4)接到客户电话, 应将通话内容记入电话记录上, 呈经理批阅, 并依指示处理。电话记录一式两联, 处理程序同电报、 信件。处理完成后, 第一联依顺序归入电话记录档, 第二联按客户别归入客户档。
4.报价:
(1)业务科接到客户询价之电报或信件, 应立即按客户需求指派人员洽询厂商后, 挑选产品ITEM, 呈经理审核后, 打报价单, 必要时修剪样品照片, 贴于报价单上。
(2)报价单一式两联, 第一联寄客户, 第二联存客户档。
5.订单确认:
(1)业务科接到客户订单, 即依订单内容, 填成交卡(附表18.2.10)交专业人员, 让厂商确认买价及交货期后, 打SALES CONFIRMATION(S／C)(附表18.2.11), S／C一式五联, 第一、 二、 三联寄客户, 第四联存业务科待办卷, 第五联存客户档, 并将订购品名、 数量、 单价、 金额、 交货期、 生产厂商填入客户档。
6.开立境内订单:
( 1) 业务科依据S／C及成交卡开立境内订货单。
( 2) 订货单一式四联, 第一联交售方存查, 第二联存业务科待办卷, 第三联交专业人员, 据以协调厂商填写生产及验货进度表, 第四联交售方签认后存厂商档, 并将订购品名、 数量厂价、 交货期等, 记入厂商档。
(3)业务科依据S／C及订货单填写产品表。
7．生产督促及催开L／C:
(1)业务科专业人员依据生产及验货进度表进行督促, 填写实际生产进度, 于每周业务会报时提出报告, 必要时现场取样携回核验。
(2)业务科依每笔S／C所订L／C开立日期, 催开L／C。
(3)收到客户开来之L／C, 应立即核对交易内容是否相符, 若与原来的S／C内容不符, 应即要求客户修改L／C, 或协调厂商修改订货单内容, 修改订货单处理程序与开立境内订单相同。
8．出货:
(1)出货前, 业务科联络船公司确定船期, 填写装船预计表, 同时联络专业人员, 确定装柜日期及地点, 通知拖车公司将货柜拖到指定地点, 以备装柜。
(2)装船预计表一式三联, 第一联交报关行签SHIPPING ORDER(S／O), 第二联业务科存查, 第三联交专业人员据以验货。
(3)装柜完成后, 专业人员立即回报每一种货品实际出货数量、 箱号、 净重、 毛重、 材数、 及退税方式, 由业务科通知报关行修改, 并通知报关行该笔出口押汇银行。工厂退税清表最晚须于结关前一日寄达本公司, 汇送报关行。退税清表上须用中文誊写。
9．押汇(出货通知):
(1)结关后三日内, 业务科自报关行取得提单及押汇文件, 经与L／C条款核对相符, 呈经理签名后送银行办理押汇, 并随时追踪押汇程序, 确定银行已经拨款后, 通知银行取回结汇证实书。海关签放的输出许可证(CBC)第六联交会计, 影本存待办卷。
(2)每笔货品出口后, 业务科依出口内容, 套打出货通知单(SHIPPING ADVICE LETTER), 一式三联, 第一联(正本)及一份完整出口文件副本寄客户, 第二联(副本)及一份完整出口文件副本(包括L／C, CBC第六联, 装船预计表第二联)存入出货文件档, 第三联(副本)存入客户档。
(3)业务科依据实际出口内容, 分别填入客户档、 产品档及厂商档。
1．付款:
(1)每笔货品出口后, 业务科于结关后三日内收集厂商寄来的发货单、 销货发票、 及专业人员填具验收记录之装船预计表第三联, 核对无误后送会计。
(2)会计复核业务科转来的付款凭证, 确定该笔出口已经押汇入帐后, 即开立付款传票, 呈经理核实后, 开立结关后11天内支票支付货款, 并于所有付款凭证上加盖”付讫”戳记。
交 易 记 录

S／C
N0．

成交
日期

唛头

数量

单位
售价

总售价

单位
厂商
总厂价

毛利(％)

厂商

预定交货日 期
实际交货日 期
B1V．
N0．

营 业 计 划
年 月
1．
产
品
开
发

2．
客
户
开
发

日期
客户名称
厂商名称
S／C N0．
P／0No．
售价
厂价
毛利
备 注

3．

出

口

计

划

4．
其
她

批示: 复核: 制表:

工 作 计 划
部门: 姓名: 年 月
日期
星 期
工 作 计 划
执 行 情 形
1

2

3

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5

6

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收 文 簿

收文编号
内 容 摘 要
处 理 意 见
批 示 ( 回 函 )
年

月

客户名称

日

收文编号
内容 摘 要
处 理 意 见
批 示 ( 回 函 )
年

月

客户名称

日

收文编号
内 容 摘 要
处 理 意 见
批 示 ( 回 函 )
年

月

客户名称

日

收文编号
内 容 摘 要
处 理 意 见
批 示 ( 回 函 )
年

月

客户名称

日

收文编号
内 容 摘 要
处 理 意 见
批 示 ( 回 函 )
年

月

客户名称

日

收文编号
内容 摘 要
处 理 意 见
批示 ( 回 函 )
年

月

客户名称

日

客 户 卡
客户代号:
名 称

地 址

负责人(联络人)

电 话 号 码

电 报 号 码

传 真 号 码

交易记录
S／C
No．
成交
日期
产品
编号

数量

单位
售价
总
售价

单位
广商
总
厂价

毛利(％)

厂商

预定
交货
日期
实
际
交
货
日期
INV．
N0．

签办单(电话记录

收文编号
内容摘要
拟办、 会办
批 示

年

客户名称

月
日

电 话 记 录

收话编号
内 容 摘 要
拟办、 会办
批 示

年

客户名称

月
日

成 交 卡 年 月 日
客户名称

输往地区

交易
条件

订单号码
交 期

品名规格包装
数 量
单价
总 价
厂商
单位
厂价
总厂价
毛利 (％)
交货