上海某某实业集团有限公司管理制度(全套).doc

上海某某实业公司有限公司
管理制度
2016年8月25日
目录
第一篇　行政管理制度 1
员工行为规范 2
6S管理制度 10
奖惩管理规定 14
举报投诉管理办法 18
文件管理制度 24
报表管理制度 32
印章管理规定 34
档案管理办法 44
证照管理办法 52
公务接待管理办法 63
计算机信息系统管理办法 67
电话通信管理办法 75
行政费用预算管理规定 83
行政费用预算管理实施细则 86
公务用车管理办法 93
公文管理办法 98
法律事务管理办法 110
办公用品配备管理办法 118
车辆维修保养管理办法 121
办公用品管理办法 124
来宾接待管理办法 128
合同管理办法 132
第二篇　人力资源管理制度 142
机构设置与职务等级规范 143
招聘管理程序 144
培训管理办法 153
培训效果评估管理办法 158
考勤管理办法 162
培训讲师管理办法 165
人事档案管理办法 179
员工跨部门流动管理办法 184
员工辞职管理办法 187
员工辞退管理办法 193
员工退休管理制度 196
员工调动管理流程 198
员工离职管理流程 199
出差管理办法 200
员工五险一金管理办法 208
员工绩效管理办法 212
员工薪酬管理办法 217
机构设置、定岗定编制度 228
员工继续教育管理制度 236
员工探亲管理规定 242
司机行为规范 247
礼品礼金管理办法 250
汽车福利实施办法 253
人事测评管理规定 255
部门培训管理制度 265
工作质量考核办法 272
第三篇　财务管理制度 275
员工借款管理制度 276
财务报销管理制度 283
发票管理制度 294
会计档案管理制度 298
统计管理办法 307
固定资产在建工程管理制度 311
低值易耗品管理规定 323
会计交接制度 342
成本核算管理制度 346
货币资金管理制度 349
内部结算管理制度 373
应收帐款管理制度 377
上海某某实业集团有限公司管理制度（第1版）
第一篇
行政管理制度
制度编号
SH—ZD—001
制度版本
第1版
修订时间
2016—08-01
生效时间
2016-09-01
修订部门
总裁办
签 发 人
×××
员工行为规范
一、员工行为规范
（一）沟通礼仪规范
1、领导与下属沟通
（1）高质量的沟通应建立在平等的根基之上，即要遵循“等距离”原则。领导和每一位员工保持同等的工作距离，是沟通平等化、公开化的关键所在。
（2）倾听下属意见，不刚愎自用，对于正确、合适的意见予以采纳，缩短与下属之间的隔离层。
(3）理解、关心、爱护下属，切实解决下属的工作和生活中遇到的一些实际问题,缩小间距，稳固和谐关系。当下属工作取得成绩时，给予祝贺，当下属遭受挫折时，致以关怀慰问。
2、同事与同事沟通
（1)尊重他人，以和为贵。由于文化、生活习惯、性格的不同,共事时难免会产生矛盾，同事之间应相互尊重，减少施工缝，建筑友善关系。静时常思己过，闲时莫论人非.
（2)坦率真诚,及时沟通.真诚是夯实良好人际关系的重要基础，对待同事，不存疑虑。在工作中遇到的摩擦，应即时沟通，即时解决。
(3)宽容待人，换位思考。主动忍让,勇于剖析自己，避免矛盾激化.如果自己做法欠妥，应敢于道歉、勘正，以诚动人.
3、下属与领导沟通
（1）向上级领导汇报工作，应先给领导打电话预约，以免打乱领导的工作安排。
(2）与领导坦诚相待，学会主动沟通。工作中的事情不对领导保密或隐瞒，以开放而坦率的态度与领导交往。
（3）尊重领导，维护领导权威,尊重、支持、配合领导工作,积极主动，敢于直言，善于提出自己的意见.
4、员工与客人沟通
(1）面带微笑，表情要尽量柔和，认真、耐心聆听客户讲话,对对方的观点积极回应。
（2)与客户保持合适的距离，太远显得生疏,太近又会使对方感到不适。
（3）初步勘察客户性格与习惯，倾听客户需求,掌握客户要解决的问题，提供必要方案.
5、发扬团队精神
(1)将团队共同目标分解为具体的、可衡量的行动目标，并进行可行性研究。使个人不断开拓自己,使团队沟通更顺畅，以促进整个团队的发展。
（2）承担责任。建立一种环境,使每位团队成员在这个环境中都感到自己应对团队的绩效负责，分工明确，为团队的共同目标、具体目标和团队行为勇于承担责任。
(3)关系融洽.一个团队由若干个零件组成,成员之间应该互相支持，善于沟通，彼此之间坦诚相待,相互信任，并勇于表达自我,建造共同协作的扎实基础。
(4）众志成城.团队成员应为实现团队目标作出共同的努力，并在工作中相互协调配合。
（5）和谐的领导艺术。团队的领导者要使任务的需求、团队的凝聚力以及个人需求达到平衡、和谐，更大程度发挥团队力量，目标一致去和同行业的对手竞争.
（二）办公场所礼仪
1、仪容礼仪
仪容端庄、仪表整洁。员工应发型整齐，上班着装应保持整洁、大方、得体.女员工可以化淡妆，不浓妆艳抹,禁止染彩发、涂鲜艳的指甲油，不佩戴过多饰物;男员工不蓄胡须、发不过耳,不戴首饰。
2、环境卫生
保持办公区域的整洁,爱护环境卫生，不在禁烟区域内吸烟（公共办公区域、会议室为禁烟区）.
各总裁办要安排人员轮流值班，负责下班后关闭总裁办内的照明、空调、饮水机等电器设备，锁好门窗。
节约用水、用电和使用易耗品,杜绝浪费.
3、言行举止
(1）提倡普通话，使用文明用语，不高声交谈、喧哗。
（2）出入他人房间的礼貌：无论房门是否关闭,要先轻轻敲门,听到应答再进入房间。进入后，需要回手关门，不能大力、粗暴。进入房间后，如对方正在讲话,要稍等静候，不要中途插话，如有急事要打断说话,也要把握机会。而且要说：“对不起,打扰一下."
（三）接待礼仪规范
1、接待客户礼仪
（1)接待公司来访客人时要热情、诚恳，做到来有迎声，去有送声，应使用“您好”、“您请坐”、“您找哪位”、“请稍等”、“我通报一下”、“请用茶"、“再见”等词语，切勿说“不”。每位员工应以主动热情的态度对待公司来访客人，并做好应答或记录工作，若超出处理权限及进通报相关主管。
（2）给客人端茶送水,不要斟得过满或太少,七、八成为宜。捧茶时，右手端着杯子下半部,左手扶杯，送到客人面前，若使用杯碟，则双手捧着,杯把手应对着客人右手。
2、访问客户礼仪
（1）访问前应与对方预约访问时间、地点及目的，将访问日程记录下来，并注意遵时守约.
（2）若需要进入他人总裁办,要先敲门,在得到允许后再进入.对不认识的同志在道声“您好”后要主动说明自己的身份,再说明来意。离开时应向接待人员表示感谢.
（3）会谈尽可能在预约时间内结束。
3、名片礼仪
（1）在对外事务中交换名片时，应将名片文字向着对方，双手拿出,一边递交一边清楚说出自己的名字。
（2）接对方的名片时，应双手去接，拿到手后，要马上看，正确记住对方姓名后，将名片收起;如遇对方姓名有难认的文字，马上询问。
4、握手礼仪
（1）企业方与客户之间，客户抵达时企业接待者先伸手，客人告辞时由客人先伸手；年长者与年轻者之间,年长者应先伸手.
（2）握手时双目注视对方,微笑致意或问好，多人同时握手时应按顺序，切忌交叉握手.
(3）握手的力度能够反映出人的性格。太大的力度会显得鲁莽有余、稳重不足；力度太小又显得有气无力、缺乏生机。因此，建议握手力度把握在使对方感觉到稍加用力即可。
（4）握手的时间不宜过长或过短,两手交握3－4秒，上下晃动最多2次是较为合适的。一触即把手收回，有失大方;握着他人的手不放则会引起对方的尴尬。
(5）同女性客户握手，一般不先伸手。握手时，姿势端正自然，用力适当，时间不宜过长。
5、介绍礼仪
（1)介绍时要向双方打招呼。使双方有思想准备,不感到唐突.
（2）介绍的先后顺序应坚持受到特别尊重的一方有了解对方的优先权的原则，应先把男士介绍给女士，把晚辈介绍给长辈，把职位低者介绍给职位高者,把本公司职务低的人介绍给职务高的客户，把个人介绍给团体。在口头表达时，先称呼长辈、职位高者、女士、已婚者、先到场者，再将被介绍者介绍出来，然后介绍先称呼的一方。这种介绍顺序的共同特点是“尊者居后”，以表示尊敬之意。
（3）作为介绍人在为他人作介绍时，态度要热情友好,语言要清晰明快。在介绍一方时,应微笑着用自己的视线把另一方的注意力吸引过来。手的正确姿势应掌心向上，胳膊略向外伸，指向被介绍者，但介绍人不能用手拍被介绍人的肩、胳膊和背等部位，更不能用食指或拇指指向被介绍的任何一方.
（4)会谈途中遇到上司到来，应当立即起立，将上级介绍给客人；并向上级简单介绍会谈内容，然后重新会谈.
6、被介绍者礼仪
(1）作为被介绍者，当介绍者询问自己是否有意认识某人时，不应扭捏或加以拒绝，而应欣然表示接受。实在不愿意时，应说明理由，表示歉意.
(2)除女士和年长者外，应起立并面向对方。但在宴会桌上、谈判桌上可不必起立,被介绍者只要微笑点头,相距较近可以握手，远者可举右手致意.
7、自我介绍礼仪
（1）应表现出非常愿意结识对方，主动热情，正面对着对方，面带微笑。
（2）在不妨碍他人工作和交际的情况下进行.
（3）介绍的内容:公司名称、职位、姓名.
（4)给对方一个自我介绍的机会。
（四）其他礼仪规范
1、电话礼仪
（1）接听电话应及时，一般铃响不应超过三声。通话时首先使用“您好，上海某某”，语气温和，音量适中，不得在电话中高声喧哗、争吵,以免影响工作秩序。如遇对方所找人员不在，则请对方留言转告，对方讲述时要留心听，并记下要点，未听清时，及时告诉对方。
（2）对方来电未及时接听时，应向对方表示歉意。
(3）对方打错电话时,应主动帮助接转电话或告知对方如何转接需找的对象.
结束电话时应礼貌道别，凡公司以外来电一律待对方切断电话后，自己再放话筒。
2、会议礼仪
（1）使用会议室的部门需填写《会议申请单》，并提前一天交总裁办,由总裁办依据先预定先使用的原则对会议室及相关服务进行统一调配；两个或两个以上部门需临时调换会议室，应服从总裁办统筹安排。
（2)参加会议要提前5分钟到达会场，因特殊情况不能参加的，要事先向会议主办部门、主持人或公司总裁办请假;遵守会议秩序，会前要关闭手机或置于振动状态,不做与会议无关的事情；会议中途休息后要按时返回会场，无特殊情况不能中途退席;会议期间尽量避免在会场来回走动；离开会议室应将座椅及物品归位。
3、乘车礼仪
（1）了解尊卑次序同时尊重客户习惯。一般来说，轿车内的座位是后排为上，前排为下，后排的三个座位（通常只坐两人）又以右为上，左为下.由主人亲自驾驶轿车时，一般前排座为上，后排座为下;以右为尊，以左为次.
(2）乘出租车时，男士后上先下，为客户及女士开车门。
4、电梯礼仪
（1）先上电梯的人应靠后面站,并面朝电梯门方向站立.
（2）电梯内不允许吸烟，不可大声喧哗或嬉笑吵闹。
（3)离电梯远者请离按钮近者协助，避免伸手越过数人去按按钮。
（4)电梯内有人时,无论上下都应客户、上司优先.
二、工作纪律
1、员工上班应严格遵守公司的劳动纪律,不迟到、早退、串岗、脱岗、聊天和大声喧哗，不看与工作无关的报纸、杂志、书籍，不上网游戏、聊天、炒股。
2、病、事、休假及外出办事较长时间均要向领导请假，无故不请假的，酌情视为旷工或迟到、早退处分。
3、总裁办作息时间一般为法定作息时间，因领导安排、事务需要、非常情况等超过法定作息时间均应视为正常工作时间，总裁办工作人员应严格按要求出勤，如有迟到、早退或旷工等事情，按照考勤管理办法给予处分。事后，根据情况，结合工作安排,经领导批准，可以在适当的时候予以补休。
4、不得随意翻阅和摆弄别人文件、书籍、食品、衣物等东西，如因工作确需移动别人物品时应先征得别人同意、再轻拿轻放，整理完后要放回原处。
5、遇有需请示的问题必须逐级报告，不得无故越级请示；确因本级主管不在位而越级请示的，事后应及时向本级领导汇报。
6、发现办公设备（包括通讯、照明、影音、电脑等）损坏或发生故障时，员工应立即向总裁办报修，以便及时解决问题。
7、爱岗敬业、勤奋工作。总部员工要诚实守信，公道正派,光明磊落,树立职业道德，履行职业责任。要积极主动,认真负责,恪尽职守，努力做好本职工作.
8、廉洁奉公、不贪不沾。不私费公报和公车私用，不利用工作之便谋求个人私利，向所属企业和对口业务单位捞取任何好处.到所属企业时，不参加超标准的宴请和接待，不参与高消费娱乐活动，不收取礼品等。
制度编号
SH-ZD—001
制度版本
第1版
修订时间
2016-08—01
生效时间
2016—09-01
修订部门
总裁办
签 发 人
×××
6S管理制度
第一节　总则
第1条　为营造干净整洁的办公场所，合理配置、使用各种资源，减少浪费，降低办公成本，提升员工工作热情,塑造良好的企业形象，特制定本制度.
第２条　本制度适用于公司全体员工。
第３条　６S的定义
整理（SEIRI）：工作现场，区别要与不要的东西，只保留有用的东西，撤除不需要的东西;目的是把“空间”腾出来活用;
整顿（SEITON）：把要用的东西,按规定位置摆放整齐，并做好标识进行管理；目的是不浪费时间找东西；
清扫（SEISO)：将不要的东西清除掉，保持工作现场无垃圾，无污秽状态；目的是消除“脏污”，保持职场干净、明亮；
清洁（SEIKETSU):将工作实施的做法做到制度化、规范化，维持其成果；目的是通过制度化来维持成果；
素养（SHITSUKDE)：培养文明礼貌习惯，自觉遵守各项规章制度，养成良好的工作习惯；目的是提升“人的品质”，成为对任何工作都讲究认真的人。
安全(SECURITY）:重视成员安全教育，时时刻刻监督执行，让“安全意识”成为员工的第一观念，防范于未然。
第二节　组织和职责
第4条　6S推行机构.成立兼职6S推行小组和6S检查小组,负责组织和推行6S管理工作.
(一)6S推行小组成员构成。组长：××× 组员：×××、×××、×××、×××
(二)6S检查小组成员构成。组长:××× 组员：×××、×××、×××、×××
第5条　职责与权利
（一)6S推行小组：负责6S管理活动的组织、策划、实施、检查、评比等，对员工开展6S的培训和宣导,推动6S的顺利进展;协调6S实施过程的巡查和问题处理;处理其他6S有关的活动事务；
（二）6S检查小组：按章执行规定区域内的各项6S检查及评比工作；
（三）各部门总监:配合6S推行小组，监督并落实本部门的6S管理；
（四）员工：积极参与并执行6S管理，根据6S管理要求持续改善工作现场。
第三节　推行区域和内容
第6条　公司所有的办公场地、厂房、商场及纳入行政管理办公室的附属设施。
第7条　6S推行要领及规范内容（详见附件1）。
第四节　重点区域的环境卫生管理
第8条　由综合部直接与保洁公司对接，将公共区域划分给具体的保洁人员负责,保洁人员每天早7点30上班打扫，打扫完毕后不得擅自离开自己负责区域，随时清扫，实现公共区域卫生常清常静。
第9条　各部门办公室由各部门负责安排人员清扫，由行政人事部负责组织对按照检验标准,检查公司总部各办公室的环境卫生，检查结果按内部检验奖惩制度执行。
第9条　6S管理小组成员走动检查时,若发现不符合标准,给予具体分管区域的负责人100元/次的罚款。
第五节　建立6S亮点和6S暗点奖惩机制
第10条　针对6S亮点,以通报、表扬的形式，对相关人员进行表扬和鼓励；
第11条　针对6S暗点，以对比、公布的形式，对不合理地方进行改进和完善。
第12条　建立6S合理化建议：鼓励员工提出6S合理化建议，对建议被采纳者给予一定程度的奖励。
第13条　各部门总监为6S管理推行的第一负责人，负责员工行为的检查和监督，员工每日进行自检,6S管理小组成员随时进行检查。
第14条　罚款所得将用于员工活动基金或总裁批准的其他事宜。
第六节　附则
第15条　本办法由公司总裁办负责解释、修订。
第16条　本办法自发布之日起施行。
第17条　附件
附件1：6S推行要领及规范内容
附件1
6S推行要领及规范内容
项目
推行要领
规范内容
整理
1、对工作场所全面检查
2、制定[要]和[不要]的判别基准
3、不要物品的清除
4、要的物品调查使用频度，决定日常用量
5、不再使用的文件资料、工具废弃处理
1、不常使用的文件放置于文件柜中，常使用的文件资料放置就近位置；正在使用的文件资料分未处理、正处理、已处理三类放置
2、不再使用的文件资料、工具废弃处理
3、各类物品、办公用品/设备/家具等分类摆放整齐
4、台面、抽屉最低限度的摆放
整顿
1、前一步骤整理的工作要落实
2、需要的物品明确放置场所
3、摆放整齐、有条不紊
4、场所、物品标示清楚 各类物品、用品、设备等要有规划,定位放置和标识
1、文件资料要放入相应文件夹,做好编号、定位摆齐
2、电脑线和其他电线要用绑带扎起，不零乱
3、办公桌及抽屉、文件柜内摆放整齐有序，不杂乱
4、私人物品放置于规定位置
清扫
1、建立清扫责任区（室内、外）
2、每季一次全公司的大清扫
3、每个地方清洗干净
4、调查污染源，予以杜绝或隔离将地面、墙、天花板、门窗、办公桌等打扫干净,破损处及时上报且维修好
1、办公用品、用具、办公设备擦洗干净
2、文件记录破损处修补好
3、办公室通风，光线充足
4、没有噪音和其他污染
清洁
1、制订目视管理的基准
2、制订奖惩办法，加强执行
3、部门经理或主管经常带头巡查，带动全员重视6S活动每天上下班各花10分钟做好6S工作
1、每天随时自我检查，互相检查,定期或不定期进行检查
2、对不符合的情况及时纠正
3、保持整理、整顿、清扫的成果
素养
1、制订和遵守公司有关规章制度
2、推行目视化管理
3、实施6S教育、宣导
4、推动各种激励活动
1、戴工牌、徽标,衣着整洁得体，仪容整齐大方,首饰佩戴不超过三件.
2、发型、妆容符合公司标准规定：盘发、粉底、眼线或眼影、口红为基本项。
3、言谈举止文明有礼，对人热情大方， 工作精神饱满
4、爱护公共财产，严禁公物私用，做到资源共享自觉遵守公司相关规章制度,养成节约的好习惯，充分利用可再生资源
5、有团队精神，互相帮助，积极参加6S活动
安全
重视成员安全教育，每时每刻都有安全第一观念，防范于未然
1、在办公室不吸烟，严禁随意放置易燃易爆物品。
2、在工作场所内不追逐打闹，不大声喧哗和私语，坐立端正
制度编号
SH—ZD—001
制度版本
第1版
修订时间
2016-08-01
生效时间
2016-09-01
修订部门
总裁办
签 发 人
×××
奖惩管理规定
第一节　总则
第1条　为严明纪律，调动员工积极性，提高工作效率和经济效益,创造优质服务品牌，本着公平竞争、公正管理的原则，进一步贯彻各项规章制度、明确岗位职责、落实员工十不准、达到员工互相督促、提高，以及公司发展、进步的目的，特制定本管理规定。
第2条　提倡奖励与惩罚相结合的方式,以实际考核为依据，依据员工对公司贡献的大小给予不同形式的奖励,对违反规定，给公司造成经济损失或不良影响的员工视情节给予严厉处罚.
第3条　本规定适用于公司全体员工。
第二节　奖励
第4条　奖项设置
（一)满勤奖：全月满勤（串班除外），无事、病假,奖励50元；
（二）合理建议奖：对公司提出有益的合理化建议，经采纳有实际成效,奖励100—500元；
(三)特殊贡献奖：奖励100—500元。
1、妥善处理突发事件、事故、平息重大客户投诉事件者；
2、内强素质、外树形象，拾金不昧等为公司争得重大荣誉者；
3、个人业务、经营业绩情况优异、完成任务突出者；
4、忠于职守、认真负责、热诚服务,具有高度奉献和敬业精神，受到客户表扬；
5、顾全大局、团结互助、廉洁奉公、挖潜增效贡献较大者;
（四）优秀员工奖：提供优质、感动式服务，综合评定，年评选一次;
（五）优秀团队奖：每季度评选出两个优秀楼层，设立流动红旗;
(六）星级护理奖：每月每楼层评选2名星级护理,进行张贴公示.
第5条　奖励方式
（一）精神奖励:通报表扬，评选为年度优秀员工;
(二）即时奖金：根据贡献程度，给予50-500元奖金鼓励；
（三）奖励性假期:给予1至10天带薪休假；
（四)奖励性旅游:给予国内外旅游支持；
（五）参加外部学习培训：安排国内月子中心、高校学习培训。
第6条　奖励程序
（一）员工推荐、本人自荐或所在部门提名；
（二）总裁审核；
（三)公司会议通过；
（四)总裁办、财务部门执行。
第三节　惩罚
第7条　对于员工违反公司规章制度、违反员工十不准等各种违法违纪行为者，公司将视情节轻重、影响大小及悔改态度等进行处罚。
员工处罚分为取消绩效工资、辞退、开除。
第8条　员工有以下行为之一者取消当月绩效工资，造成损失的,依据实际损失情况进行赔偿:
(一)不认真履行岗位职责，工作责任心不强造成责任事故、引发纠纷或经济损失者；
（二）违反劳动纪律，迟到、早退、不假外出、不戴名牌者；
（三)安全防范措施不到位，出现设备损坏、物品丢失、责任事故者；
（四)不服从领导安排、不参加培训或缺席会议者；
(五）违反规定,推卸责任，刁难客户，受到投诉、产生恶劣影响者;
（六）违反员工十不准者;
（七）不遵守规章制度、操作规程、岗位职责、职业道德规范等，给正常工作及客户造成不利影响、给公司造成损失者。
第9条　员工有以下行为者，予以辞退，对公司造成损失的，将依法追究其法律责任：
（一)工作中发生意外却隐瞒实情不及时报告，造成损失或影响者;
（二）搬弄是非、挑拨离间、破坏团结、谩骂吵闹影响工作者；
（三）对能够预防的事故不积极采取措施使公司受到重大经济损失者；
（四)利用工作之便谋取私利，侵害公司利益者,在职期间从事其他工作者；
（五）严重违反劳动纪律及各项规章制度、严重失职，对公司造成重大损害者.
第10条　员工有下列行为之一者或违反国家法律、法规，受到国家行政处罚或承担刑事责任的，除依法接受国家处理外,公司予以其开除处理。
（一）虚报冒领、假公济私者；
(二）滥用职权,违反财经纪律与制度，损害公司利益者;
（三)挑拨是非，破坏团结，损害他人名誉或领导威信，影响恶劣者；
（四）泄露公司秘密或客户信息，影响公司信誉者；
（五）旷工2天以上（不含2天)者；
第11条　惩罚程序
（一)员工举报，客户投诉,考核发现;
（二）总裁审核;
（三）公司会议通过；
(四）总裁办、财务部门执行。
第12条　员工对公司处理决定有异议,可在接到处理决定当日向总裁申诉一次，申诉应重视调查研究、实事求是。
第四节　附则
第13条　本办法由公司总裁办负责解释、修订。
第14条　本办法自发布之日起施行。
制度编号
SH—ZD—001
制度版本
第1版
修订时间
2016-08—01
生效时间
2016-09-01
修订部门
总裁办
签 发 人
×××
举报投诉管理办法
第一节　总则
第1条　为了加强内部监控，防止公司各种不正行为、以及违法违纪等行为的产生与纠正,保障举报管理工作规范进行，依法保护举报人的合法权益，特制定本规定。
第2条　公司内设有举报中心（受理举报工作）和负责稽查管理机构（具体查处举报)。稽查管理机构由总裁指定人员或成立稽查小组（下称“稽查小组”)负责跟进举报事件的处理工作。
第3条　本规定适用于公司内一切涉及违纪、不正行为的举报管理工作。
第二节　举报管理机构的职责范围
第4条　总裁办为举报管理部门的常设机构，负责全公司的日常举报管理事务，各店铺设举报中心,由 监察室 指定专人管理。
举报中心以及稽查管理机构的主要职责范围是：
（一)宣传、鼓励公司员工举报违法违纪以及各种不正行为；
（二）受理、管理、处理举报材料；
（三）转办、交办、督办举报案件；
（四）上报、通报举报事项的查办情况；
（五）统计、分析举报管理工作的数据情况；
(六)开展对举报人的保护、奖励工作。
第5条　举报管理部门有权直接向上级主管反映情况，遇到特殊情况，也可以向总裁反映情况.
第三节　举报方式
第6条　举报人可以采用电话、手机短信、电报、特快专递、信函、电子邮件、当面举报等方式举报，也可以委托他人代理举报（举报人委托他人代理举报，必须向受委托人出具的授权委托书）。
第7条　举报人不论采取何种署名形式,必须让具体负责受理举报工作的人员能与之取得联系。否则,举报管理部门有权拒绝受理。
第四节　举报受理工作
第8条　举报管理部门设立举报电话、举报信箱、举报电子邮件、并向全公司公布电话号码、电子邮件、负责人员应当定时阅看受理举报的电子邮件。并保证该电子邮件的正常运用及设置表明信件已收的自动回复功能。定时开启各类举报信箱，认真读阅举报信件,及时汇报主管负责人,并拍照作为证据,准确编号登记存档。
第9条　举报部门接受举报人当面举报,应当分别单独进行,接待人员应当做好笔录，必要时在征得举报人的同意的,可以录音，并认真登记存档,依法查处。
第10条　举报管理部门对举报信函（包括电子信函）和举报人递交的书面材料，要逐件拆阅、登记、及时转送稽查部门处理。其中的重要问题或紧急事项，应当立即报告有关领导。与直接受理举报案件无关的人，不得打听或了解举报人的情况.
第11条　当面举报的案件管理部门可以为举报人出具收到举报信的证明，并由举报人在证明的存联上签字存档。
第12条　举报管理部门在举报案件查处结案的一个月内，应当将举报案件的查处情况书面告知举报人.
第13条　举报管理部门应当在收到举报信或是接听到举报电话的七日之内,经过初步审查和核实，决定是否立案.特殊情况，可以经请示上级主管部门批准，延期十日。重大、紧急举报案件，应当请示主管领导随时立案。不予立案的应当告知举报人,并说明原因。举报人有权向上级举报管理机构申请复议或是举报。
第五节　举报稽查工作
第14条　举报管理部门对受理的举报，分不同情况作如下处理:
（1）对属于举报管理部门总监的举报案件，转交稽查管理机构查处；其中急待查明的，经主管负责人批准，举报受理中心可以进行初步调查和核实及查处，限期结案.
（2)举报管理部门稽查人员必须遵纪守法，忠于职守,秉公执法，清正廉洁，保守秘密，必须熟悉举报管理业务,具备相应的文化水平和专业知识，在调查和查处时,应当二人以上，并应作成调查或查处笔录。
第15条　举报管理部门必须坚持实事求是,重证据、重事实、重调查研究。
第16条　举报管理机构查处举报案件，应当从立案之日起，在一个月内结案。特殊情况，应当经上级举报管理机构批准，可以延期 15 .因为举报事实不成立或难以查明的，应当存档备查，并撤销立案。
第六节　举报管理机构权限
第17条　举报管理部门受理和查处举报案件时，有权采取下列措施：
（1）要求被查处的人员提供与查处事项有关的文件、资料、财务账目及其他有关的材料，进行查阅或者予以复制；
（2）要求被查处的关联部门和人员就查处事项涉及的问题作出解释和说明；
（3）要求被查处的关联部门和人员停止相关违纪行为.
（4）建议有关部门暂停严重违纪人员执行职务。
（5）依法认定属于严重违纪的,会同人事部门作出解除劳动合同处理;构成犯罪的，立即移交司法部门处理.
第七节　举报奖励及保护措施
第18条　向举报管理部门举报的人员，其人身权利、财产权利、工作权利、民主权利、名誉权利和其他合法权益受法律保护。
第19条　对于经过核实的举报案件,符合相关条件的，根据案件性质对举报人员给与相应的奖励.
(一)奖励的条件
1、有明确、具体的被举报方；
2、举报人提供的线索事先未被相关部门掌握;
3、举报的情况经查证属实；
4、应当具备的其他条件.
（二）举报奖励对象原则上限于实名举报。对匿名举报的违法违纪案件和事故线索，在调查处理完毕后能够确定举报人真实身份的,根据规定予以奖励。同一线索被两个以上举报人分别举报的，奖励最先举报人.两个或两个以上举报人联名举报同一线索的，按一案进行奖励。
(三）根据举报方提供的线索与事实结论相符合的程度，举报分为下列三个级别：
一级:能详细提供被举报方的违法违纪事实、安全事故线索和相关证据，协助现场查处工作，举报情况与事实结论完全相符。
二级：能提供被举报方的违法违纪事实、安全事故及隐患线索和部分证据，协助查处工作，举报情况与事实结论相符。
三级:能提供违法违纪案件和安全事故及隐患线索，不直接协助查办工作，举报情况与事实结论基本相符。
第20条　举报人应当在接到举报中心领奖通知后1个月内，持本人身份证或者其他有效证件或举报证明，到指定地点领取奖金；逾期不领取的，视为放弃权利.
第21条　奖励举报人所需的经费，由人事部门每年根据具体情况，提前报请财务部门作出预算，专款专用.
第22条　举报管理机构的举报保密制度：
（一）对举报人的姓名、家庭住址、电话号码、电子邮件等有关情况及举报的内容必须严格保密。举报材料和记录应当列入密件管理。办结的举报案件，应当立卷归档.
（二）接受举报人举报或向举报人核查情况时,应当在做好保密工作、不暴露举报人身份的情况下进行。
（三）宣传报道和对举报有功人员的奖励,除了征得举报人的同意外，不允许公开举报人的姓名、家庭住址、联系方式等。
第八节　相关责任
第23条　对违反本规定有关条款和泄露举报人信息、骗取举报奖金的责任人员，依照有关规定严肃处理，情节轻微的,一律调离工作岗位或是降薪降职；构成犯罪的，移送司法机关依法追究刑事责任.
第24条　举报人借举报为名,故意捏造事实，诬告陷害的、借举报为名制造事端，干扰举报管理部门正常工作的,依照有关规定严肃处理，构成犯罪的，移送司法机关依法处理。
由于确属对事实了解不全面而发生误告、错告等举报失实的,不适用前款规定。
第25条　打击报复举报人的，一经查实，依照有关规定严肃处理，构成犯罪的,移送司法机关依法追究刑事责任。
第26条　举报人因受打击报复而造成人身伤害及名誉、经济损失的，举报管理机构应当依照有关法律规定处理，举报人也可以依法向人民法院起诉,请求损害赔偿。
第27条　确属举报人故意编造谎言，虚构情节，致使举报管理部门受到干扰或造成浪费人力和财力物力的，可以酌情追究举报人的经济赔偿责任。
第九节　附则
第28条　本办法由公司总裁办负责解释、修订。
第29条　本办法自发布之日起施行。
第30条　附件
制度编号
SH-ZD-001
制度版本
第1版
修订时间
2016—08—01
生效时间
2016-09—01
修订部门
总裁办
签 发 人
×××
文件管理制度
第一节　总则
第1条　为规范公司文件的起草、审批、传达、存档工作，充分发挥文件在各项工作中的指导作用,结合公司的实际情况，特制订本制度.
第2条　文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，公司上报下发的各种文件，同级相关方函、电、来文。其中工程系统与甲方的往来函件按《档案管理制度》执行。
第3条　公司文件由总裁办统一管理和存档。
第二节　文件的分类
第4条　文件的分类
外收文:公司从外部接收的政府文件。
外发文：以公司名义向外部发送的文件。
内行文：公司内部下发的文件，分为正式文件和临时文件(指时效性较强的文件）。本制度的内行文所指的是正式文件.
第三节　内行文的管理
第5条　内行文的范围:凡是以公司名义对内发布的制度、办法、通知、决定、决议、会议纪要和会议简报，均属内行文范围.
第6条　内行文的编号：各部门发放文件之前，应交至总裁办统一编号并留存一份（见附件1《编号规则》）.
第7条　格式要求（附件2）
（1）每一页页眉右侧注明公司名称并用五号宋体加粗字体.
（2）每一页页脚中心注明页数和总页数,其中总页数用“（）”括起。
（3）在首页正文上方注明文件的编号、生效时间、修订时间、总页数、拟定部门,签发人。
（4）文件标题使用宋体小二号字居中.
（5）正文使用小四或四号宋体，行间距1。5倍。
（6）主题词/抄报/抄送使用小四或四号宋体。
（7）公司全称:在落款、合同文本等情形必须用全称。
注：主题词即文件内容的关键词。抄报适用于需了解文件内容的公司管理层,抄送适用于需了解文件内容的相关单位、部门及同级部门.
第8条　总裁办负责对各部门起草的文件格式进行审核，对不符合格式要求的，有权退回并按要求格式改正。
第9条　内行文发文流程
（1）起草人→部门负责人(审核）→总裁办（审核）→分管领导（审核）→总裁（签发）→总裁办（存档发放）
（2）说明
a、各部门如需发文，赢事先向总裁办申请编号并填写《内行文审批单》(见附件3)。
b、总裁办负责检查文件格式和起草内容是否与现有制度相冲突等。
c、文件由总裁签发.
d、文件由总裁办统一发放并在《文件收发记录》上登记（见附件4）.
e、总裁办负责流转。
f、总裁办负责督办并定期组织评估和修订.
第四节　外收文的管理
第10条　外发文的接收
(1）凡邮寄公司的文件(领导亲启的除外)均由总裁办登记签收。
(2）公司上级主管部门发布的相关信息资料由总裁办统一整理并发布。
（3）各部门接收的函件一律先交至总裁办编号并存档。
(4）公司外出人员开会带回的文件应及时送交总裁办鉴别，对有价值的由总裁办编号并存档。
第11条　外收文的管理
（1）总裁办根据文件内容和性质阅签后，登记编号并填写《外收文流转单》（见附件5)，分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导亲自阅批后分送承办部门阅办。如关系两个以上业务部门，按批示次序依次传阅。
（2）一般函、电等，由总裁办直接分转处理。
（3）如有领导“批示”、“拟办意见”，总裁办负责督办。
3、外收文的归档按《档案管理制度》执行.
第五节　外发文的管理
第12条　外发文的范围
（1）公司对外界公共媒体发布的信息.
（2）向政府有关部门提交的说明、请示、报告等。
第13条　外发文的程序
(1）发文程序参照内行文的发文程序。
（2）经总裁审批,总裁办加盖公章存档后方可对外移交。
第六节　附则
第10条　本办法由公司总裁办负责解释、修订。
第11条　本办法自发布之日起施行。
第12条　附件
附件1：
文件编号规则
一、编号格式
沪某某〔2016〕×号。
二、格式说明
1、沪某某：表示上海某某实业公司有限公司
2、〔2016〕：表示年份
3、×号：表示发文顺序号.
附件2：
文件编号： 生效时间：
修订时间: 总 页 数:
拟定部门： 签 发：
标题（小二宋体加黑、居中）
正文（四号宋体）
上海某某实业公司有限公司
二○××年×月×日
抄报：
抄送：
附件3:
内行文审批单
起草部门

起 草 人

文件名称

起草日期

文件编号

发送范围

部门
负责人
意见
二○　　年　月　日
总裁办
意见
二○　　年　月　日
分管
副总裁
意见
二○　　年　月　日
总裁
意见
二○　　年　月　日
附件4:
文件发放记录单
文件编号
文件名称
发放范围
发放日期
起草人
备注