Access数据库实用教程-教案---第3章--表的建立和管理.docx

第3章表的建立和管理
教学内容
1. 表的建立；
2. 建立表间关系；
3. 设置表和字段的属性；
4. 表的维护；
5. 表的使用。
教学要求
［知识目标】
1. 理解表的基本概念，熟悉数据表的设计方法；
2. 了解子数据表；
3. 掌握创建表的方法，掌握表结构及数据的修改方法；
4. 掌握表中记录的编辑、筛选和排序方法：
5. 掌握建立表间关系的方法。
【技能目标】
1. 能熟练、正确建立数据犀中的表；
2. 能熟练设置表及字段的相关属性；
3. 能熟练地在数据表中添加和修改记录，也能导入其他数据库表：
4. 能对表中数据正确进行筛选和排序
5. 能通过关联字段创建表间关系。
教学重点
1. 表结构的定义和修改；
2. 字段属性的设置和适应情况；
3. 教据犀的生产筛选和排序。
教学难点
1. 字段属性的设置；
2. 关系的含义和参照完整性。
教学方法
讲授法、案例法、演示法
课时数
4课时（授课2课时，实验2课时）
课程导入
【思路】
首先回忆第1章中介绍的设计“教学管理”数据库（其中包括五张 表）和第2宰创建的“教学管理”数据库；然后提出问题，并组织 学生进行讨论。通过讨论指出可以将第1章设计的数据库表存放到 第2章已经创建的“教学管理"数据原中。以此引出第3章要介绍 的内容。
【问题】
怎样将第1章设计好的“教学管理”数据原中的五张表存放到第2 章已经建好的“教学管理"空数据库中？
为6。
（2）将“书籍”表中的“类别”字段的“默认值”属性设置为“计算机”。
（3）将“订单”表中“订购日期”字段的“格式”属性设置为“长日期”，并将其“输 入掩码”设置为“短日期”。
（4）将“订单明细”表中“售出单价”字段的“验证规则”设置为“>0",并设置“验 证文本”为“请输入大于0的数据！”。
（5）在“订单明细”表中增加“金额”字段，能够保存“数量”乘以“售出单价”的 值，计算结果的“结果类型"为“整型”，“格式”为“标准"，“小数位数”为0。
（6）设置“雇员”表中的“职务”字段值为从下拉列表中选择，可选择的值为“经理”、 “副经理”和“职员"。
（7）测试设置的所有属性。
（8）自行设计5个表的格式，并进行相关设置。
5.按以下要求，对相关表进行操作。
（1）将“订单明细”表按“售出单价”降序排序，并显示排序结果。
（2）筛选“订单明细”表中“售出单价"超过25元（含25元）的记录。
（3）使用三种以上方法筛选''书籍”表中某出版社（出版社名称自行拟定）的书籍记 录。
（4）筛选“订单明细”表中金额小于1（）（）元和大于200（）元的记录。
三、实验要求
1. 完成各种操作，验证操作的正确性。
2. 保存上机操作结果。
3. 记录上机中出现的问题及解决方法。
4. 编写上机报告，报告内容包括：
（1）实验内容：实验题目与要求。
（2）分析与思考：实验过程、实验中遇到的问题及解决办法，实验的心得与体会

3.1表的建立
讲授
表是Access数据库中最基本的对象，是具有结构的某个相同主题的数据集合。表由 行和列组成，如图3-1所示。
王关键字
95011
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JK1
记呆
96010
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0 -98010 iBS： N
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工作时间 ■政治面目•
1998/11/10 团员 1997/1/25 算众 1997/5/19 党员
1989/10/29 党员
1997/7/8 尊众 1992/2/26 团员 1993/1/25 籽众 1999/6/25 群众 1997/9/18 克员
1988/9/9 党员
1993/5/19 样众
1996/6/25 屏众
1990/6/18 群众
1990/6/18 麻众 1990/6/18 群众
1988/7/8 克员 1992/1/2?序众
ro科 科科科科科 科科科科科 字本生生本本本生本生本生生本本本本本 学究究宇孕字究学充学究X字7学字学 大iHiH大大大1H大册大iRifi大大大大大
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电宓号码■熊击以峥蕊▼
010-65976444 010-65976451 010-65976452 010-65976453 010-65976454 010-65976455 010-65976544 010-65976544 010-65976545 010-65976546 010-65976547 010-65976444 010-65976548 010-65076666 010-65976666 010-65976667 010-65976668

图3-1 Access数据库中的表
• 字段(field)：表中的列，描述数据的某种特征：
• 记录(record):表中的行，描述某一实体的全部属性的集合；主键(keyword):也称主关键字，能够唯一标识表中的一条记录的字段或字段组 合
3. 1.1表结构
讲授
Access表由表结构和表内容两部分构成。表结构是指数据表的框架，主要包括字段 名称、数据类型、字段属性等。
1. 字段名称
2. 数据类型
(1) 短文本
(2) 长文本
(3) 数字
(4) 日期/时间
(5) 货币
(6) 自动编号
(7) 是/否
(8) OLE对象
(9) 超链接
(10) 附件
(11) 计算
(12) 查阅向导
3. 字段属性
在设计表结构时，除要定义每个字段的字段名称和数据类型以外，如果需要，还可定 义每个字段的相关属性，如字段大小、格式、输入掩码、验证规则等。定义字段属性可以 实现输入数据的限制和验证，或控制数据在数据表视图中的显示格式等。
3. 1.2建立表
建立表实质是构造表的结构，包括定义字段名称、数据类型，设置字段属性等。建立 表的常用方法有两种，使用数据表视图和使用设计视图。
1. 使用数据表视图
数据表视图是按行和列显示表中数据的视图。在数据表视图中，可以进行字段的编辑、 添加和删除，也可以完成记录的添加、编辑和删除，还可以实现数据的查找和筛选等操作。
2. 使用设计视图
在设计视图中建立表结构，可以设置字段名称、数据类型、字段属性等内容。
3. 定义主键
在Access中，通常每个表都应有一个主键。主键是唯一标识表中每一条记录的一个 字段或多个字段的组合。只有定义了主键，表与表之间才能建立起联系，从而能够利用查 询、窗体和报表迅速、准确地查找和组合不同表的信息，这也正是数据库的主要作用之一。
在Access中，主键有两种类型，分别为单字段主键和多字段主键（也称为复合主键）。 单字段主键是以某一个字段作为主键来唯一标识记录，这类主键的值可由用户自行定 义，也可将自动编号型字段定义为主键。
复合主键是由两个或更多字段组合在一起来唯一标识表中记录。复合主键的字段出现 顺序非常重要，应在设计视图中排列好。
3. 1.3设置字段属性
确定了字段的数据类型后，还应该设置字段的属性，才能更准确地确定数据在表中的 存储。字段属性表示字段所具有的特性，它定义了字段数据的保存、处理或显示。例如， 通过设置短文本字段的字段大小属性来控制允许输入的最多字符个数;通过定义字段的验 证规则属性来限制在该字段中输入数据的规则，如果输入的数据违反了规则,Access将 显示提示信息，告知合法的数据是什么。要改变字段的属性，需要先单击该字段所在行, 然后对“字段属性”区中给出的该字段属性进行设置和修改。不同的数据类型有不同的属 性集，下面将介绍一些重要和常用的字段属性。
1. 字段大小
2. 格式
3. 输入掩码
4. 验证规则
5. 验证文本
6. 默认值
7. 表达式
讲授+演示
【实例】
在例2-2创建的“教 学管理"数据库中建 立“课程"表，表结 构如表3-2所示。
【实例】
在“教学管理”数据 库中建立“学生，，表, 其结构如表3-3所示。
【实例】
将“学生”表中“学 生编号"字段定义为 主键。
讲授+演示
【思路】
通过实例讲授字段属 性的含义、适应情况 及设置方法。
【问题】
1. 所有类型的字段都 能建索引吗？
2. 如果某单个字段被 设置为主键，还要为 该字段建索引吗？
3. 怎样使用索引对话 框创建单、多字段索 引？
8. 索引
建立表间关系
讲授
在Access中，每个表都是数据库中一个独立部分，但每个表又不是完全孤立的，表 与表之间可能存在着相互联系。例如，第1章设计的“教学管理”数据库中有5个表，仔 细分析这5个表不难发现，不同表中有相同的字段名。如“学生”表中有“学生编号”字 段，“选课成绩”表中也有“学生编号”字段，这不是巧合，两个表正是通过这个字段建 立起联系。建立表之间的关系，不仅建立了表之间的关联，还保证了数据库的参照完整性。
1. 参照完整性
参照完整性是-个规则，Access使用这个规则来确保相关表中记录之间关系的有效 性。如果实施了参照完整性，那么当主表中没有相关记录时，就不能将记录添加到相关表 中，也不能在相关表中存在匹配的记录时删除主表中的记录，更不能在相关表中有相关记 录时，更改主表中的主键值。也就是说，实施参照完整性后，对表中主键字段进行操作时 系统会对其进行自动检查，确定该字段是否被添加、修改或删除了。如果对主键的修改违 背了参照完整性要求，那么系统会自动强制执行参照完整性。
（1）设置参照完整性应符合的条件。
（2）使用参照完整性应遵循的规则。
讲授+演示
2. 建立表间关系
不同表之间的关联是通过主表的主键字段和子表的外键字段来确定的。
3. 编辑表间关系
4. 查看子数据表
了•数据表是指在-个数据表视图中显示己与其建立关系的数据表视图，显示形式如图 3-34所示。在建有关系的主数据表视图上，每条记录左端都有一个关联标记“口”。在 未显示子数据表时，关联标记内为一个“ + ”号，单击某记录关联标记后，显示该记录对 应的子数据表数据，而该记录左端的关联标记内变为一个“-”号，如图3-34所示。单 击，就可以收起子数据表。
讲授+演示
向表中输入数据
表结构和表间关系建好后，即可向表中输入数据。在Access中，可以在数据表视图 中直接输入数据，也可以从己存在的外部数据源中获取数据。
1. 在数据表视图中输入
2. 输入空值和空字符串
在Access表中，如果某条记录的某个字段尚未存储数据，一般称该记录的这个字段 值为空值。字段的空值可用“Mill”来表示。空值和空字符串的含义有所不同。Null值 表示未知的值，也就是说，可能存在但目前还无法确定或得到。例如，一名教师的电话号 码在输入数据时还不清楚，可以在字段中输入Null值，直到存入有实际意义的数据为止。 空字符串是用双引号括起来的中间没有空格的字符串（即""），其字符串长度为0。
讲授+演示
【实例】
3. 使用查阅列表输入
一般情况下，表中大部分字段内容都来自于直接输入的数据，或从其他数据源导入的 数据。有时输入的数据是一个数据集合中的某个值。例如，“教师”表中的“职称”是“助教”、“讲师”、“副教授”和“教授”这个数据集合中的其中一个数据值。对于输入这 种数据的字段列，最简单的方法是将该字段列设置为“查阅向导”数据类型。严格地说''查 阅向导”不是一种真正意义上的数据类型，它是建立一种在某个数据集合中选择数据值的 关系。Access的这种数据类型为输入数据带来了很大的方便。
当完成字段的查阅列表设置后，在这个字段输入数据时，就可以不用输入数据，而是 从一个列表中选择数据，这样既加快了数据输入速度，乂保证了输入数据的正确性。
Access中有两种类型的查阅列表，分别为包含一组预定义值的值列表和使用查询从 其他表检索值的查阅列表。创建查阅列表有两种方法，一是使用向导创建：二是直接在“查 阅”选项卡中设置。
4. 使用附件类型字段存储数据
使用“附件”数据类型可以将Word文档、演示文稿、图像等文件的数据添加到数据 表的记录中。附件类型可以在一个字段中存储多个文件，而且这些文件的数据类型还可以 不同。
3. 1.6获取外部数据
在Access中，可以通过导入和链接操作，将外部数据添加到当前的Access数据库中。
1. 导入数据
导入数据是指从外部获取数据后形成数据库中的数据表对象，并与外部数据源断开连 接。导入操作完成后，无论外部数据源数据是否发生变化，都不会影响己经导入的数据。 可以导入Excel工作表、ODBC数据库、文本文件、XML文件、其他Access数据库、以及 其他类型文件。
2. 链接数据
从外部链接数据是指在自己的数据库中形成一个链接表对象，每次操作链接表的数据 时，都是即时从外部数据源获取数据，链接的数据并未与外部数据源断开连接，而将随着 外部数据源数据的变动而变动。
虽然，“导入数据表向导”与“链接数据表向导”的形式相似，操作也相似，但是导 入的数据表对象与链接的数据表对象是完全不同的。导入的数据表对象与Access数据库 中新建的数据表对象一样，是一个与外部数据源没有任何联系的Access表对象。也就是 说，导入表的导入过程是从外部数据源获取数据的过程，而一旦导入操作完成，这个表就 不再与外部数据源存在任何联系。而链接表则不同，它只是在Access数据库内创建了一 个数据表链接对象，从而允许在打开链接时从外部数据源获取数据，即数据本身并不存在 Access数据库中，而是保存在外部数据源处。因此在Access数据库中通过链接对象对数 据所做的任何修改，实质上都是在修改外部数据源中的数据。同样，在外部数据源中对数 据所做的任何改动也都会通过该链接对象直接反映到Access数据库中。
3.2表的维护
为“教师”表中“职 称”字段设置查阅列 表，列表中显示“助 教”、“讲师”、“副 教授”和“教授” 4 个值。
【实例】
在“教师”表中增加 一个字段，字段名为
“个人信息"，字段 数据类型为“附件” O 并将D盘Access文件 夹中文件名为“个人 信息.docx”和文件名 为“个人照片.bmp" 等文件，添加到第一 条记录的“个人信息" 字段中。
在创建数据表时，由于种种原因，可能表的结构设计不合理，有些内容不能满足实际 需要。在使用数据表时，由于需要增加或删除一些内容，会使表结构和表内容发生变化。 为使数据表结构更加合理，数据使用更加有效，需要对表进行维护。
修改表结构
在创建表之后，有时需要修改表的设计，在表中增添和删除字段。在Access中，添 加和删除字段非常方便，可以在设计视图中完成操作，也可以在数据表视图中进行修改。
1. 添加字段
2. 修改字段
修改字段包括修改字段的名称、数据类型、说明、属性等。可以使用两种方法修改。
3. 删除字段
4. 重新设置主键
3. 2.2编辑表内容
编辑表中内容是为了确保表中数据的准确，使所建表能够满足实际需要。编辑表中内 容的操作包括定位记录、选择记录、添加记录、修改数据、删除记录以及复制字段中的数 据等。
1. 定位记录
2. 选择记录
3. 添加记录
4. 删除记录
5. 修改数据
6. 复制数据
3. 2.3调整表格式
【问题】
1. 备注型字段可以设 置格式吗？
2. 文本、备注、日期/ 时间、数字、货币类 型、是否可定义格 式？
调整表格式的目的是为了使表更美观、清晰。调整表格式的操作包括改变字段次序、 调整字段显示宽度和显示高度、设置数据字体、调整表中网格线样式及背景颜色、隐藏列 等。
1. 改变字段显示次序
2. 调整字段显示高度
3. 调整字段显示宽度
4. 隐藏/取消隐藏列
5. 冻结/取消冻结列
6. 改变字体显示
7. 设置数据表格式
3.3表的使用
数据表建好之后，常常需要根据实际需求编辑修改数据，例如在表中查找数据，替换 指定的文本，改变记录的显示顺序，以及筛选指定条件的记录。
3. 3.1查找数据
在操作数据表时，如果表中存放的数据非常多，那么当希望查找某•数据时就比较困 难。Access提供了非常方便的查找功能，使用它可以快速地找到需要的数据。
1. 查找指定内容
2. 查找空值或空字符串
3. 3.2替换数据
在操作数据表时，如果要修改多处相同数据，可以使用Access的替换功能，自动将 查找到的数据更新为新数据。
3. 3.3排序记录
一般情况下，在向表中输入数据时，人们不会有意安排输入数据的先后顺序，而是只 考虑输入的方便性，按照数据到来的先后顺序输入。例如，在登记学生选课成绩时，哪一 个学生成绩先出来，就先录入哪一个，这符合日常的工作习惯。但若要从这些杂乱数据中 查找需要的数据就不方便了。为了提高查找效率，需要重新整理数据，对此有效的方法之 一是对数据进行排序。
1. 排序规则
2. 按一个字段排序
3. 按多个字段排序
4. 高级排序
使用“升序”或"降序"按钮按多个字段排序虽然简单，但它只能使所有字段都按同 一次序排列，而且这些字段必须相邻。但在日常操作中，很多时候需要将不相邻的多个字 段按照不同的排序方式进行排列，这时就需要用到高级排序了。使用“高级筛选/排序” 命令，可以实现对多个不相邻字段采用不同的排序方式进行排序的操作。
3. 3.4筛选记录
若希望只显示满足条件的记录，可以使用Access提供的筛选功能。Access 2016提 供了四种筛选方法，分别是选择筛选、筛选器筛选、按窗体筛选和高级筛选。经过筛选后 的数据表，只显示满足条件的记录，而那些不满足条件的记录将被隐藏起来。
【问题】
筛选工作年限大于40
年的女教师？
1. 选择筛选
选择筛选是基于选定的内容进行筛选，使用这种筛选方法可以快速的将所需的记录筛 选出来。
2. 筛选器筛选
筛选器提供了一种灵活的筛选方式，它将选定的字段列中所有不重复的值以列表形式 显示出来，供使用者选择。除OLE对象和附件类型字段外，其他类型的字段均可以应用筛 选器。
3. 按窗体筛选
按窗体筛选是一种快速的筛选方法，使用它不需要浏览整个数据表的记录，而旦可以 同时对两个以上字段值进行筛选。按窗体筛选记录时，Access将数据表变成一条记录， 并且每个字段是一个下拉列表，可以从每个下拉列表中选取-个值作为筛选内容。按窗体 筛选时，可以筛选一个字段的值，也可以筛选两个字段的值。两个字段值之间可以是“或” 的关系，也可以是“与”的关系。如果是“或”的关系，可通过窗体底部的“或”标签 来确定。
4. 高级筛选
前面所述方法是筛选记录中最容易实现的方法，筛选的条件单一，操作也非常简单。 但在实际应用中，常常涉及比较复杂的筛选条件。例如，找出1992年参加工作的男教师， 这时就需要自己编写筛选条件。使用“筛选”窗口可以筛选出满足复杂条件的记录，不仅 如此，还可以对筛选结果进行排序。
5. 清除筛选
3. 3.5汇总数据
对数据表中的行进行汇总统计是一项经常而乂非常有意义的数据库操作。例如，统计 学生班的人数，统计学生的平均年龄等等。Access提供了一种简单方法可以对数据表中 的数据进行汇总统计。
1. 使用汇总行汇总数据
2. 隐藏汇总行
本章小结
本章介绍了建立、操作和管理表的基本方法，包括创建表、设置表间关系、以及对表 进行维护等内容。表是Access数据库的核心和基础，是存储数据的容器，其他数据库对 象，如查询、窗体、报表等都是在表基础上建立并使用的。空数据库建好后，需要先建立 表对象，并建立各表之间的关系，以提供数据的存储构架，然后创建其他Access对象， 最终形成完备的数据库。
课后练习
一、问答题
1. Access提供的数据类型有哪些？
2. 什么是参照完整性？它的作用是什么？
3. 验证规则和验证文本的作用是什么？
4. 为什么要冻结列？如何冻结列？
5. 筛选记录的方法有几种？各自的特点是什么？
二、选择题（见教材）
三、填空题（见教材）
实验内容及要求
一、实验目的
1. 掌握Access的操作环境。
2. 熟悉和掌握表的建立和维护方法。
3. 掌握表中字段属性的定义和修改方法。
4. 掌握表间关系的创建和编辑方法。
5. 掌握表格式的设置和调整方法。
6. 掌握表排序和筛选方法。
二、实验内容
以实验2创建的空数据库“图书销售管理”为基础，按题目要求完成如下操作。
1.用多种方法（如数据表视图、设计视图、导入等）建立5个表，5个表的结构如 表3T4〜表3-18所示。
表3-14雇员表3-15客户

字段名
数据类型
字段大小（格式〉字段名
数据类型
字段大小
雇员号
短文本
10客户号
短文木
10
姓名
短文本
5单位名称
短文本
2()
性别
短文本
1联系人
短文本
5
出生日期
日期/时间
短日期地址
短文本
20
职务
短文本
10邮政编码
数字
长整型
照片
OLE对象
电话号码
短文本
11
简历
短文本
30

表3-16订单表3-17订单明细
字段名
数据类型
字段大小（格式）字段名
数据类型
字段大小
订单号
短文本
10订单明细号
短文本
10
客户号
短文本
10订单号
短文本
10
雇员号
短文本
10书籍号
短文本
10
订购Id期
日期/时间
短1」期数堂
数字
长整型

传出单价
数字
单精度型
表3-18书籍
字段名
数据类型
字段大小

书籍号
短文本
10

书籍名称
短文本
20

类别
短文本
10

定价
数字
印粘度型

作者名
短文本
5

出版社编号
短文本
10

出版社名称
短文本
20

注：每个表中的第•个字段为主健。
2. 定义5个表之间的关系。
3. 为5个表输入数据，数据可自行拟定（包括“雇员”表中的照片）。
4. 按以下要求，对相关表进行修改。
（1）将“客户”表中“邮政编码”字段的数据类型改为“短文本”，字段大小属性改