办公室管理期末复习汇总选择.doc

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一、 单项选择题( 请将正确答案的字母序号填在括号内。每小题1分, 共10分)
1．在办公室的布置方面, ( A ) 的位置是上座。 A．离入口最远 B．离入口最近 C．靠近门口 　D．靠近窗口
2．在文员工作以及办公环境等方面, 下面选项中哪种行为不合时宜? ( B )
A．准备一些敞开的文件夹, 贴上相应的标识条 B．较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上, 用标签贴在各种物品的下方
C．办公桌抽屉物品要摆放整齐, 不要放得太满且要经常清理 D．下班前要整理好自己的办公桌, 把文件、 资料收藏好以免丢失和泄密
3．文员必须管理好自己的时间, 以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的? ( C )
A．定好目标, 把想做或需要做的事情写下来 B．尽量控制外来干扰, 把重要工作安排在安静、 有效的时间段里去做
C．每天把工作安排得超出工作时间, 给自己压力 D．对每一项工作作出安排, 定好最后期限
4．为了防止办公室出现”瓶颈现象”, 下列做法中, 哪项工作应该改进? ( A )
A．工作人员工作尽可能专门化、 单一化 B尽可能定量控制办公室工作 C重复性的工作尽量由机器完成 D合理设计办公室的工作流程
5．以下哪些接打电话的行为是不正确的? ( A )
A．受到通话对方极大的责难, 应针锋相对回击 B．给上司的留言正面朝下放在她的办公桌上
C．做记录时能够在便笺下垫一张复写纸, 以防遗失后备用 D．中途因有事需放下电话请对方等待时, 应把话筒朝下放置
6．在公务专用信件书写礼仪方面, 一般在收函单位或个人称呼后习惯用( D ) 。
A．”顷悉”、 ”际此” B．”谨启”、 ”钧启” C．”台鉴”、 ”惠鉴” D．”台安”、 ”钧安”
7．按照美国人类学家爱德华·霍尔博士对交往空间距离的划分理论, 45CM－120CM, 应该是( A )
A．个人区 B．社交区 C．亲密区 D．公众区
8．文员做会议记录时, 能够在会议记录中( C )
A．加入自己的主观意见 B．不记录议题 C．与发言者用词不一致但意思完全一致 D．对所记内容作评论
9．上司决定参加某个会议时, 文员不应该( D ) 。
A．和上司先充分沟通, 避免在会议进行中临时以电话联系的不便 B．除了送来的资料外, 也必须收集其它上司有必要的资料
C．如果是第一次前往的公司外的地点, 要先了解场地情况和交通所耗费的时间 D．只在便笺上写好会议名称
10．在某些情况下, 文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任, 取决于两点: 一是掌握足够的知识, 了解业务的轻重缓急; 另一是具有( B ) , 了解要求约会者的心理。解要求约会者的心理。A．社交的能力 B．说话的技巧 C．听话的能力 D．听写的能力
1．( B ) 不是办公室事务管理的特征。 A．服务性 B．决策性 C．专业性 D．主动性
2．办公室布置要注意( D ) 。
A．上司单独用的办公桌椅靠墙放 B．一般办公室桌椅最好面对面放置 C．打字、 复印间离上司办公室近些 D．各种沟通、 保密
3．下列关于办公室环境布置的目的的说法中, 不正确的是( C ) 。
A．创造舒适而又工作效率高的环境有效辅助上司 B塑造组织形象C．使上司办公室远离文秘办公室, 建立挡驾制度 D有利于保密工作
4．在使用复印机的过程中, 不恰当的做法是( A ) 。
A．接通电源可立即复印操作 B．选定复印纸后要抖松消除静电C．选择复印倍率来决定复印纸尺寸 D．复印完毕应取下复印品和原稿
5．关于传真机的使用, 不正确的是( B ) 。
A．发送前检查原稿质量 B．随时随地可向对方发送 C．不宜发送礼仪性文本 D．不宜发送私人、 保密文本
6．传真机最好用来传送( D ) 。 A．一般的图纸 B．机密文件 C．很长的文件 D．感谢信
7．关于录音机的使用, 下列做法中不适宜的是( B ) 。
A．文员能够利用录音机录下上司口述的内容 B．为了节约成本, 文员在记录谈话时, 使用普通磁带即可
C．在使用录音机之前应该仔细阅读使用说明书 D．将磁带盒两侧的防抹片除掉, 能够保护已经录制好的内容
8．下列选项中, 不属于办公用易耗品的是( A ) 。 A．书报架 B．修正带 C．剪刀 D．台历
9．以下文员订购和储备办公用品的行为中, 不适宜的是( B ) 。
A．保留一张购货订单, 收到货物时一一核对打勾 B．让员工们随意领取办公用品
C．经过电话订购或传真订购, 能够提高交货速度 D．用库存一览表来储备办公用品
10．( B ) 不是文员在准备办公用品时的职责。 A．订购 B．制造 C．分配 D．储备
11．以下文员的工作顺序中, 不正确的是( B ) 。
A．没有任何设想就应着手从事该项工作 B．文员也应具有适当判断情况, 机智应正确应变能力
C．上司分派两项以上工作时, 按照先来后到顺序进行 D．上司所指示的工作如果不合适, 能够不实施
12．文员按照”优先顺序”处理工作, 不符合这一原则的行为是( D ) 。
A．先将自己想做的工作以重要程度为标准分类 B．其次以紧急程度和重要程度为标准分类
C．同时考虑上司的意向和文员本身的工作效率 D．能够按照文员自己的习惯进行工作
13．文员必须管理好金钱, 学会节约开支, 以下行为中没有做到的是( A ) 。
A．最好到价格便宜的商店去购买, 质量并不重要 B．作出预算, 按月或季度预计办公室的开销来控制开支
C．采购大量物品时能够享受批量折扣, 就一次多购买一些办公用品 D．限制不必要的长途电话, 轻易不要选择快递服务
14．以下文员对办公室零用现金管理的行为中, 不适宜的是( C ) 。
A．现金一般放在一个带锁的盒子里, 再放在带锁的办公桌抽屉里 B．把每一次支出的数额都记在零用现金单据中
C．标准的零用现金单据有一个签名 D．不允许任何人从零用现金基金里借钱
15．文员传达上司的指示时, 不应该( A ) 。
A．传达能够根据上司主要意思, 夹进自己的意见 B．必要时可形成文字材料, 照本宣科
C．不可在普通电话、 普通函件里传达有秘密内容的指示 D．重要的指示, 应该要求被传达者复述一遍, 以免漏听或漏记
16．文员接受和领会上司意图时, 应该( D ) 。
A．用大脑用心记住 B．随时借助录音机记录 C．只需接受和领会、 并贯彻执行即可, 不要提问 D注意倾听, 用心判断指示的用意
17．文员必须具有合作精神, 以下合作方法中不适宜的是( B ) 。
A．善于同她人合作, 密切配合, 步调一致 B．应该有自己的个性, 尽可能使别人服从自己
C．配备文秘人员时遵从异质结合的原则 D．公允地与同事分享胜利的成果, 分担失败的责任
18．下列选项中, 不属于文秘人员解除的专线电话的种类的是( B ) 。A．市长电话 B．报警电话 C．投诉电话 D．监督电话
19．文秘人员在接听电话时, 不应该( A ) 。
A．如果上司不在办公室, 先询问对方是谁, 再告诉对方她要找的人不在 B．接听电话首先传达必要的信息
C．电话铃响3声就接听 D．由始至终保持礼貌和耐心
21．以下文员应遵守的电话礼仪中, 不适宜的是( B ) 。
A．考虑打电话的时间是否合适 B．打出电话, 而对方无人接听, 等铃声响了二、 三下可挂电话
C．有时候上司过于繁忙, 要求文秘人员编织一些”美丽的谎言”
D．对待投诉电话先安抚她, 以友善的态度表示歉意, 并告知一定马上调查此事
22．以下关于交互式电话会议的功能中, 不具备的有( A ) 。A．审查功能 B．保密功能 C．欢迎词播放功能 D．报数功能
23．邮件送到单位所租的信箱, 由文员开启, 取出邮件带回办公室, ( D ) 与文员的工作要求不一致。
A．每天开箱次数与邮局投递次数一致 B．取出邮件立即返回办公室
C．事先带上包袋返回办公室 D．应提高办事效率, 把取邮件与其它事一起办
24．文员分拣邮件不应该遵守( C ) 标准。
A．按收件人姓名分拣 B．按收件部门名称分拣 C．按私人公务标准分拣 D．换邮件重要性分拣
25．文员打印寄往欧美国家的信封, 收信人内容的打印顺序应该是( C ) 。
A．国名、 地址、 部门、 姓名 B．姓名、 地址、 部门、 国名 C．姓名、 部门、 地址、 国名 D．姓名、 国名、 部门、 地址
26．邮件的寄发不要考虑( D ) 因素。 A．时间 B．便利 C．经济 D．爱好
27．文员在处理信访工作时, 当( A ) 情况发生时, 要由收信人( 单位) 复信的情况。
A．初次写信, 或有过激言行的 B．有过激言行或漫骂领导的匿名信 C．已做结案处理的 D．没有具体内容的匿名信
28．正确的握手方法应是( D ) 。
A．男士与女士握手时, 为了表示对对方加倍的亲切和尊敬, 应双手相握 B．握手应保持较长时间
C．能够戴着帽子握手 D．很多人同时握手时, 应按顺序进行
29．文员在带领来访者上下楼梯时, 不应( ) 。
A．上楼梯时, 自己紧跟在来访者后面 B．下楼梯时, 自己走在前面, 并将身体倒转向来访者
C．让来访者走在楼梯的中间, 因为楼梯中间的位置是上位 D．上下楼梯时, 提醒来访者: ”请小心”
30．在写会议通知时, 下列选项中, 不一定要有( A ) 。A．会议经费 B．会议名称 C．会议的议事日程 D会议时间和地点
31．在会议开始前和进行过程中, 文员的以下活动中, 不恰当的是( C ) 。
A．协助签到 B．分发资料 C．作会议记录时离开会议室接听电话 D．暂时保管与会者的物品
33．有时应上司要求, 文员参与会见或会谈, ( B ) 不是文员的任务。
A．准备资料 B．发表意见 C．现场服务 D．会议或会谈记录
34．( C ) 型适合自由谈话、 或是收集创意的会议。 A. 口字 B．教室 C．圆桌 D. U字
35．文员制作日程安排计划表时, 应避免( D ) 。
A．上司没有经过文员而决定的日程安排计划, 也必须填写在计划表上
B．如果表上的空白处太少, 能够使用速记符号或自己能够了解的简单符号
C．制作日程安排计划表时, 要留意上司改变思考的时间和路途上的时间
D．日程安排计划笔记本如果已经使用一年以上, 能够废弃
36．文员根据上司指示, 向对方要求约会时, ( D ) 是错误的。
A．如果用写信的方式, 在估计对方收到信后, 再打电话确认 B．告知你或上司的联系电话, 以便有变化时可立即通知
C．对方越忙越必须早一点联络 D．如果上司出差, 能够在她回来的当天安排约会
37．以下关于预订工作的行为中, 不适宜的是( D ) 。
A．与人联系要记下对方姓名( 同时告知你的姓名) , 需再打电话弄清疑点应找同一人
B．首先要了解火车运行时间, 上司对铺位的要求
C．如果预订需要有保证, 应事先申明, 如果想取消预订, 也要在结帐之前打电话
D．不一定要弄到确认旅馆预订的传真或其它书面形式的证明
38．以下关于名片的使用方式, 错误的是( D ) 。
A．文员应在任何时候、 任何场合携带名片 B．向别人递送名片时应双手捧交, 将文字下面朝向对方
C．如果对方给你名片, 而你恰好没有带在身边, 应说明并表歉意 D．名片只能当面递送, 寄去是不礼貌的
39．社交场合很讲究次序礼仪, 一般( B ) 。 A. 以右为次 B．以右为尊 C．以后为次 D．以左为尊
40．以下关于文员的宴会礼仪中, 正确的是( D ) 。
A．用叉、 匙进食时, 将餐具的整体放入嘴里, 或用舌头去舔 B．站起身来在餐桌的另一边夹取自己喜欢的食物
C．口内含有食物与人说话 D．吃西餐时, 用左手把汤盘靠近自己一边方向稍稍提起, 再用汤匙轻轻由里向外舀去
41．以下文员应遵守的参加宴会的礼仪中, 不适宜的是( C ) 。
A．应选择轻软而富于光泽的衣料, 用黑、 红、 白等纯色为宜
B．白天赴宴应选用香味较浓的香水, 夜晚则应选用香味优雅的香水
C．未用完一道菜时, 应将刀叉平行排放在盘子上右侧, 叉尖向上, 刀刃向内
D．文员应在上司之后与对方碰杯, 碰杯时应目视对方以示敬意
42．文员协助举行宴会时, 不用考虑( D) 。 A．宴会的形式与气氛 B．交通是否方便 C．有无停车场 D．有无休息室
43．文秘人员在代替上司选择礼品, 并向她人赠送礼品时, 应该( b ) 。
A．选择价值不菲的礼物 B．去掉包装上的标价 C．不用特意包装 D．不用在外包装上署名
44．以下关于说话的要领中, 不正确的是( B )
A．语句要简短 B．由过程先说 C．利用重复的效果 D说话时考虑时间、 地点、 场合、 对象因素, 使用模糊语言
45．接受忠告的正确反应是( D ) 。
A．以烦躁的心情倾听 B．尽量把责任推给别人 C．应辩解说: ”那是因为……” D．切勿感情用事
46．办公室人员在社交活动中应如何选择话题, ( A ) 属于合适的话题。
A．有共同利益的话题 B．夸耀自己的话题 C．保密的话题 D．应当忌讳的话题
47．将同文多页沿边取齐后均匀错开, 从首页到末页, 在页边加盖一完整公章, 能够证明文件各页确实是同时形成, 以杜绝日后篡改之嫌疑, 这是( A) 。 A．骑边章 B．封存章 C．骑缝章 D．证见章
48．值班人员不应该做( A ) 。 A．签发文件 B．分发会议通知 C．询问情况 D．传达指示
49．文员要做好档案收集, 应该收集的文书资料是( A ) 。
A．下级单位报送的报告, 统计报表等 B．未经签发的文电草稿 C．单位内部互相抄送的文件材料
D．本单位负责人兼任外单位职务所形成的文件材料
50．以本单位与外单位就某些问题的往来文书为标准立卷。如问函与复函等用( A ) 。
A. 按通讯者特征立卷 B．按地区特征立卷 C．按文种特征立卷 D．按作者特征立卷
5．文员在收取邮件时, 不正确的做法是( A ) 。
A．邮件有无损当面指出, 并在邮件上注明: ”邮件收到即如此”
B．文员每天的开箱次数应和邮局投递次数一致, 尽可能与送达时间相合拍
C．文员到达办公室的第一件事是检查电子邮箱里的邮件 D．为提高办事效率, 应带着邮件去办理其它事情
6．下列接受名片时唯一正确的做法是( A ) 。
A．接受名片时要用双手 B．大声念出名片上的头衔 C．接过名片马上放入兜内 D．传递名片将正面朝向自己
9．上司参加各种应酬和会议, 有时需要更换服装, 文员应( A )
A．通知上司家人把衣服送达 B．自己到上司家里去拿 C．让上司自己去家里更换　 D．去买新的服装
1．以下关于投影机的使用哪一项是不适宜的( D )
A．安置窗帘遮挡室外光线 B．与其它设备正确连接 C．选择复印倍率来决定复印纸尺寸 D．应设置电脑的桌面屏幕保护功能
3．以下关于录音机的使用哪一项是不适宜的( A )
A．录音时需将监听开关至于”ON”位置 B．想保存录制好的内容, 可将磁带盒两侧的防抹片除掉
C．机内话筒录音, 注意最佳录音距离为30—150厘米 D．录音时要防止杂音混入, 可采用传输线录音
5．以下接打电话的行为中, 哪一项是不适宜的( C )
A．电话机旁随时放着电话记录单或便笺和笔, 一有留言就能立即记录 B．文员离开办公室时, 要安排别人替你接电话
C．应随时使用手机在飞机上、 饭店里、 大剧院等进行联系 D．如果已经回电, 但没打通, 切记要再联系
6．以下关于确认上司日程安排计划的行为中, 哪一项是不适宜的( A )
A．以电话方式决定面谈或开会的重要预定计划, 不用再以书面形式确认
B．上司和文员必须在周末核对下周的行动计划, 每天早上核对当天的行动计划
C．如果会议的主办者是上司, 就要确认( 至少在举办日的二、 三天前) 会议室
D．会议、 面谈所必须的文件及资料, 要在前一天就准备好
7．文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作, 以下哪一项是不适宜的( B )
A．准备旅行计划和旅馆信息 B．代替上司制定约会计划 C．为商务洽谈收集资料 D．把上司商务旅行时需要带的行李列出清单
8．以下关于交际礼仪的举止行为, 哪一项是比较适宜的( D )
A．用后跟着地走路 B．正式场合, 女性文员的双腿可交叠翘成二郎腿 C．男性在任何场合都可戴着手套握手
D．穿着短裙的下蹲姿势, 应跨前半步后腿虚跪, 上身保持挺直, 蹲下时慢悠悠地弯下腰
9．以下说明宴会的种类与形式的内容, 哪一项是正确的( C )
A．鸡尾酒会一般以邀请夫妇同时出席为好 B．茶会对茶叶和茶具的选择比较讲究, 一般在餐厅举行
C．工作餐是非正式宴请形式, 早、 午、 晚举行均可 D．午宴一般不设固定席位, 以便于客人社交
3．文员如果误拆了非本公司的信, 应该( A )
A．在信封上注明”误拆”, 写上自己姓名的缩写, 并把信重新封好并退回去
B．在信封上注明”误拆”, 写上自己姓名的缩写, 把信敞开并退回去
C．在信封上注明”误拆”, 把信重新封好并退回去 D．写上”查无此人”, 并把信重新封好退回去
4．文员遇到对方递送的名片上有较罕见的字, 应该( D )
A．不作声, 等无人时查字典 B．作判断, 用同偏旁的字音读 C．不用读, 只称呼姓即可 D．请教对方”可否请问一下这个字怎么念? ”
5．会议中有时有人会要求把她发言的一段不作记录处理, 这时文员应( D )
A．不理睬 B．不征求主持人意见, 停止笔录C．征求主持人意见, 停止笔录, 不关录音机 D．征求主持人意见, 停止笔录, 关录音机
7．当文员获知婚丧喜庆的消息后, 首先应( D ) A．向上司报告 B．送礼 C．写信 D．查证消息的可靠性
8．以下餐巾的使用方法是正确的( C) A．中途离座, 把餐巾放在椅子上 B．用来擦刀叉 C．用来擦嘴唇嘴角 D．塞入衣服领口里
10．文书立卷的归档制度包括三方面: 归档范围、 ( A ) 和归档要求。
A．归档时间 B．归档模式 C．归档凭证 D．归档历史
1．以下关于文员对办公室布置的情况, 哪一个是错误的( B )
A．伸直双臂再合拢, 在高于桌面15 cm左右画弧形, 手臂所能覆盖的桌子面积, 比较适合摆放与工作有关的物品
B．办公桌抽屉里的物品摆放要注意放置整齐, 东西可放得满一些
C．各种类型的文件柜要分门别类安放文件、 资料和物品, 并贴上标识
D．纸张和较重的东西放在架子下面几层, 较小的物品先放入盒中, 再放在稍高于眼光平行的层面上, 用标签贴在各种物品的下方
2．以下关于文员管理好时间的说法, 哪一个是不正确的( D )
A．定好目标, 把想做或需要做的事情写下来 B．想办法加快处理邮件、 信件和其它重复出现的事务
C．开始工作之前要做好准备工作, 就不会因遗忘某事而中途停顿 D．把零散工作安排在安静、 有效的时间段里去做
3．文员在接打电话时, 正确的做法是( B )
A．电话铃响一声就应接听 B．在电话机旁随时放着电话记录单和笔, 一有留言就能立即记录下来
C．文员接听业务电话时, 应首先让对方报出姓名、 单位 D．文员替上司传话时, 应考虑对方的情绪以个人的口吻转达
4．文员在拆邮件时, 不正确的做法是( A )
A．拿到信件后在桌子上磕几下, 然后用手撕开 B．应该把邮件分成最急件、 次急件和普通件
C．经授权阅看信件时, 应把重点部分用红笔划出, 提醒上司注意有关问题
D．在移交物品要打印一份清单, 注明收到日期, 请接受人员签字, 并保存好
5．以下关于握手的礼节, 不正确的是( C )
A．上级先伸手后, 下级才能相握 B．一般社交场合握手不可太用力, 但也不可漫不经心用手指尖点一下
C．双方有很多人时, 能够交叉握手 D．握手时应上身稍前倾, 双目注视对方, 微笑致意或问好
6．文员从事信访工作, 在处理顾客或其它人的来信时, 不应( A )
A．拆开后信纸在后、 信封在前, 一并装订, 有转办单的放在信纸前面一并装订
B．对写信人的各项情况逐项登记
C．处理信件按照”分级负责、 归口办理”原则, 进行转办、 交办或自办
D．对问题复杂、 调查处理的时间较长的信件, 应复信作解释和答复
7．文员进行会议的计划和准备时, 不应该做的是( C )
A．文员按照上司的指示, 应事先调查时间安排对参加者是否方便 B．什么日期、 时间召开会议应要考虑议题的紧急程度
C．会议场所的选择, 要根据会议时间长短、 花费多少作决定 D．文秘人员必须配合会议议程, 详细检查各项工作
10．照料上司身边琐事的说法, 哪一种是不正确的( D )
A．有更多的机会体会到文员在工作、 知识、 能力上的从属性
B．到了用餐时间, 上司仍有公事或正在与人谈话, 要利用适当时机提醒上司用餐
C．对上司的健康管理包括预防、 治疗、 病后调理各阶段 D．应酬需要更换衣服, 这是上司个人的需要, 不必给予协助