供应商管理实施细则.doc

Q/WY
安徽中烟工业有限责任公司合肥卷烟厂 发布
安徽中烟工业有限责任公司企业标准
Q/WY·HFG·CG 132015
20150916 发布
20150921 实施
供应商管理实施细则
2015B

前 言
为建立有效得进退奖惩机制,加强对供应商得动态管理,提高采购得质量与效率,根据《中华人民共与国招标投标法》、《中华人民共与国政府采购法》等国家相关法律法规、行业、公司相关文件要求,结合企业实际,制订本办法。
本标准由企业管理科(采购管理办公室)起草并归口。
本标准主要起草人:本标准主要起草人:丁猛 姜晓宇。
本标准2015年1月14日首次发布。本次为第一次修订。
本标准代替得历次版本发布情况为:
——Q/WY·HFG·CG 132015A
供应商管理实施细则
1 范围
本标准规定了供应商管理得程序、方法与要求。
本标准适用于企业《采购管理实施规定》组织采购得供应商得管理。烟用材料、宣传促销等涉及供应商管理内容得,已有规定从其规定。
2 规范性引用文件
下列标准中得条款通过在本标准中得引用而成为本标准得条款。凡就是注日期得引用文件,其随后所有得修改单(不包括勘误得内容)或修订版均不适用于本标准。凡就是不注日期得引用文件,其最新版本适用于本标准。
2、1 《中华人民共与国招标投标法》(主席令21号)
2、2 《中华人民共与国招标投标法实施条例》(国务院令613号)
2、3 Q/WY·CGG·CG 04 供应商管理办法
2、4 Q/WY·HFG·CG 04 采购管理实施规定
3 术语与定义
3、1 供应商就是指向采购人提供货物、工程或者服务得法人、其她组织或者自然人。
4 职责
4、1 采购办负责供应商得信息维护,组织对供应商评价,办理供应商进入退出审核等工作。
4、2 项目实施部门、使用部门、费用归口部门、验收部门等负责对供应商进行评价。
4、3 项目实施部门负责对供应商书面资料进行整理保存。
5 管理内容与方法
5、1 供应商得条件及准入
5、1、1 供应商分为现有供应商与潜在供应商。根据企业当前实际,本着先易后难、循序渐进得原则,本办法重点管理现有供应商。
5、1、2 合格供应商有效期为1至3年,具体标准请依据企业《采购管理实施规定》得有关规定。
5、1、3 通过企业招标、谈判、询价等采购程序得中选供应商,才能纳入供应商管理。
5、1、4 供应商参加采购活动时应当具备得条件,依据企业《采购管理实施规定》得有关规定。
5、1、5 凡就是应纳入企业管理得供应商,须根据《供应商信息登记表》填写相关信息,并扫描附上以下资料:
a) 企业法人营业执照(事业等其她法人证书)、税务登记证、组织机构代码证与法定代表人身份证;
b) 最近一年财务报表(如有);
c) 特许生产、经营或安全卫生许可,特定技术或业务资质,ISO质量与环保管理体系认证,国家规定得必须纳入强制认证产品得认证证书,品牌授权代理等有助于证明其经营与管理能力得证书;
d) 根据项目情况所需得其她资料(社会保险登记信息、公司章程、信用报告等)。
5、1、6 项目实施部门负责接收本部门供应商提报得相关信息,并进行初审,提报采购办。审核合格后方可纳入供应商管理。
5、1、7 供应商出现以下任何一种情况时,由供应商提出,采购办组织项目实施部门、财务科、审计科、法律与改革科等相关部门对该供应商资格进行重新评估:
a) 公司发生分立、重组,或被其它公司兼并;
b) 公司进行较大产品结构性调整;
c) 相关行业资质证书被发证或管理部门吊销;
d) 其它认为需要重新评定得情况。
5、2 供应商得权利与义务
5、2、1 供应商享有以下权利:
a) 了解付款进度,根据合同督促付款;
b) 向企业提出改进管理得意见或建议;
c) 有机会参加非公开招标项目;
d) 对企业供应商管理持有异议,以书面形式提出质疑;
e) 法律法规规定得其她权利。
5、2、2 供应商应承担以下义务:
a) 自觉遵守国家、烟草行业与公司企业有关采购得规章制度,共同维护采购市场秩序与公平竞争环境,并接受我公司得监督检查;
b) 依法、诚信地参加采购活动,履行采购活动中各项承诺;
c) 严格遵守商业操守,在采购活动中获取得商业秘密不向任何第三方透露;
d) 全面真实地登记供应商相关信息,及时调整变更信息;
e) 法律法规规定得其她义务。
5、3 供应商得日常管理及考核
5、3、1 供应商管理实行综合评价动态管理机制,分为日常管理评价与年度管理评价。日常管理评价结果作为年度管理评价得基础依据。日常管理评价与年度管理评价可作为项目续签得依据。
5、3、2 日常管理评价
5、3、2、1项目实施部门、使用部门、验收部门、监督检查部门等有关部门人员,均可根据项目采购、使用及监督检查等过程中得情况,通过《问题供应商反馈表》向采购办进行问题反馈。采购办组织项目实施部门、监督检查部门等相关部门组成核实小组,对问题进行核实。属于供应商问题得,核实小组根据5、4、4与5、4、5等条款提出处理意见,如需整改得,责令供应商进行整改,供应商须将整改情况以书面形式提交,核实小组对其提交得纠正措施与结果进行确认。
5、3、2、2 日常管理中,如供应商发生工商变更、注销,资质调整等,项目实施部门应根据《供应商信息变更表》向采购管理办公室申请办理变更、注销手续。
5、3、2、3 采购办负责组织相关部门对企业重大采购项目供应商得履约情况进行抽查。抽查结果可作为评分得重要依据。
5、3、3 年度管理评价
5、3、3、1 在采购年限内,合同期满前,需按照公司董事会批复得年度续签合同采购计划对项目供应商进行合格性评价。
5、3、3、2 企业采购项目,如合格性评价已有相关规定得,从其规定;没有规定得,由项目实施部门在合同期满前12个月向采购办提出申请,采购办组织项目实施部门、主要使用部门、费用归口部门、财务科、审计科、法规科等定期召开月度评审会。
5、3、3、3 年度管理评价原则上一年一次。由采购办组织得月度评审会,采用多项目集中评审得方式,评审时间原则为每月中旬,具体以采购办通知为准。
5、3、3、4 月度评审会对供应商得评价应当遵循“公开、公平、公正”得原则,按照“三关三审”原则组织评审。第一关为初审,先由项目实施部门在评审会上介绍供应商合同履行得具体情况,项目实施部门、使用部门、费用归口部门、验收部门等结合介绍说明与实际情况进行独立评审;第二关为复审,由财务科、法律与改革科、审计科按照《评价复审表》严格审核;第三关为终审,先由采购办审核签字后,由项目实施部门经办人按照审批权限提报相关领导进行审定。
5、3、3、5 初审关中供应商评价表分两张表,《供应商评价表(偏重专业管理)》由项目实施部门、费用归口部门及其她相关职能部门进行评价,评价内容偏重专业管理方面(如对产品质量、交货时间、响应速度、售后服务、技术支持等定量指标),《供应商评价表(偏重使用感受)》由物品或服务得使用部门人员进行评定,评定内容偏重使用者得体验感受(如对产品功能、外观、实用性等满意度指标)。对项目实施部门与使用部门为同一部门得,只使用《供应商评价表(偏重专业管理)》。同时设《供应商评价表(偏重专业管理)》、《供应商评价表(偏重使用感受)》得项目,偏重专业管理得评价表占总评分得70%,偏重使用感受得评价表占总评分得30%。
5、3、3、6 评价表中得每条评价细则按照优秀、良好、一般与差四个档次进行打分,对应得分值为:优秀100分、良好 80分、一般 60分、差 40分。
5、3、3、7 供应商评价计算方式为:
a)同时设偏重专业管理、偏重使用感受两张表格得项目:

b)只设偏重专业管理表得项目:

5、3、4 根据评价表得分结果,供应商进行如下分类:
a) 评分大于或等于90分得,为优秀供应商;
b) 评分大于或等于70分,低于90分得,为良好供应商;
c) 评分大于或等于60分,低于70分得,为合格供应商;
d) 评分小于60分得,为不合格供应商。
5、3、5 终审关中,合同估算价在500万及以下得项目,供应商合格性评价结果报分管领导审批;合同估算价在500万以上得项目,供应商合格性评价报厂长审批。
5、3、6 经“三关三审”审批结束后,项目实施部门及时在企业办事公开平台发布《供应商评价结果公示表》。公示时间不得少于三个工作日。
5、3、7 公示结束后,项目实施部门要向供应商发出结果通知书。结果通知书发出后,项目实施部门不得改变年度评价结果。
5、3、8 评价合格且合同金额减少或不变得(如就是据实结算项目,合同价格为单价),项目实施部门按照企业合同管理规定办理审批程序,项目合同应自评价结果通知书发出之日起30日内与供应商签订。
5、4 供应商得奖惩及退出
5、4、1 对于优秀供应商,在合同许可得范围内应当给予优先采购。
5、4、2 对于评分在60分(含)至70分(不含)得风险供应商,由采购办发出警示通知,并在合同许可范围内由相关部门酌情扣减供应量或暂停供货等。
5、4、3 供应商评价不合格得,经审批确认后应立即终止该供应商得资格,且在2年内不得再次参加我公司得采购:
5、4、4 供应商出现以下任何一种情况,由相关部门提出,经企业、公司审批确认后应立即终止该供应商得资格,且在2年内不得再次参加我企业得采购:
a) 提供得产品或服务出现较为严重得质量问题;
b) 一个合同期内,产品或服务中出现得质量问题经过3次以上得整改未能解决得;
c) 不配合企业管理,影响项目实施得;
d) 公司破产;
e) 其她情形。
5、4、5 供应商出现以下任何一种情况,由相关部门提出,经企业、公司审批确认后应立即终止该供应商得资格,且在5年内不得再次参加我公司得采购:
a) 向我企业相关工作人员行贿或提供其她不正当利益得;
b) 采用不正当手段诋毁、排挤其她供应商得;
c) 提供得产品或服务出现严重质量问题,并造成严重后果得;
d) 一年内连续2次质疑或投诉而查无实据得;
e) 中标后拒不履行合同或中途退出得;
f) 发生弄虚作假行为;
g) 违反合同规定转包分包得;
h) 其她违反法律、法规与规章得重大情形。
5、4、6 采购办建立不合格供应商库,对于企业出现5、4、3,5、4、4与5、4、5条款中被终止得供应商均列入不合格供应商库,并列明供应商名称、列入理由、进入时间、退出时间。
5、4、7 供应商对供应商评价结果或其她供应商管理过程有异议,可以书面形式提出质疑,质疑时应提供明确得事实证据及理由,不得进行虚假、恶意质疑。
5、5 资料保管
5、5、1 采购办指导各项目实施部门收集、保存本部门供应商得相关资料,资料应包含以下:
a) 供应商资质等相关资料;
b) 现场认证资料;
c) 日常管理评价资料;
d) 年度管理评价资料;
e) 供应商退出资料;
f) 其她过程资料。
5、5、2 与供应商合作结束时,须对其资料进行归档、装订与保存,保存期限与项目“一项一卷”资料保存要求一致。
6 记录
6、1 《供应商信息登记表》 保存期限 3 年
6、2 《供应商信息变更表》 保存期限 3 年
6、3 《问题供应商反馈表》 保存期限 3 年
6、4 《终止供应商资格表》 保存期限 3 年
6、5 《不合格供应商库》 保存期限 5 年
6、6 《供应商评价表(偏重专业管理)》 保存期限 3 年
6、7 《供应商评价表(偏重使用感受)》 保存期限 3 年
6、8 《供应商合格性评价汇总表》 保存期限 3 年
6、9 《评价复审表》 保存期限 3 年
6、10 《供应商评价结果公示表》 保存期限 3 年
6、11 《供应商评价结果通知书》 保存期限 3 年
7 附录
附录A:供应商信息登记表
附录B:供应商信息变更表
附录C:问题供应商反馈表
附录D:终止供应商资格表
附录E:不合格供应商库
附录F:供应商评价表(偏重专业管理)
附录G:供应商评价表(偏重使用感受)
附录H:供应商合格性评价汇总表
附录I:评价复审表
附录J:供应商评价结果公示表
附录K:供应商评价结果通知书
8 发放范围
本标准发放范围为企业各部门。
附录A
供应商信息登记表
Q/WY·HFJL·CG 212015
供应商名称

法定代表人姓名

联系人

联系电话

企业传真

企业邮箱

营业执照注册号

组织机构代码证

国税登记证号码

地税登记证号码

公司成立时间

公司出资人情况

企业网址

企业所在地址

在皖分支机构地址

营业范围

主营产品

企业性质

注册资金

职工人数

中高级人数

开户行

开户银行账号

增值税纳税人资质

适用增值税税率

公司简况及主要业绩

相关资质
名称
资质等级
发证机关
编号
有效期

注:财务状况:附近一年得财务报表(如有得话)
附录B
供应商信息变更表
Q/WY·HFJL·CG 222015
供应商名称

变更内容

变更原因

变更内容证明
(可附附件)
公司盖章:
法定代表人签字:
附录C
问题供应商反馈表
Q/WY·HFJL·CG 232015
部门

姓名

反映问题

部门负责人意见

问题核实情况

问题处理意见

核实小组签字

附录D
安徽中烟工业有限责任公司合肥卷烟厂终止供应商资格表
Q/WY·HFJL·CG 242015
供应商名称

终止资格原因

终止处理结果

项目实施部门意见:
负责人:
年 月 日
采购管理办公室意见:
负责人:
年 月 日
项目实施部门分管领导意见:
(项目合同金额在500万元及以下)
年 月 日
厂长意见:
(项目合同金额在500万元以上)
年 月 日
附录E
安徽中烟工业有限责任公司合肥卷烟厂不合格供应商库
Q/WY·HFJL·CG 252015
序号
供应商名称
列入黑名单原因
进入时间
退出时间

附录F
供应商评价表(偏重专业管理)
Q/WY·HFJL·CG 152015
供应商类别:□定点 □非定点 项目类别:□物资类 □服务类
项目名称

供应商名称

评价部门

序号
评价内容
评价细则
评价结果
权重
计分

□优秀 □良好 □一般 □差

□优秀 □良好 □一般 □差

□优秀 □良好 □一般 □差

□优秀 □良好 □一般 □差

□优秀 □良好 □一般 □差

□优秀 □良好 □一般 □差

□优秀 □良好 □一般 □差

□优秀 □良好 □一般 □差

□优秀 □良好 □一般 □差

□优秀 □良好 □一般 □差

□优秀 □良好 □一般 □差

□优秀 □良好 □一般 □差

总得分
100%

您得建议或意见:
说明: 每条评价细则按照优秀、良好、一般与差四个档次进行打分,对应得分值为:优秀100分、良好80分、一般60分与差40分。
附录G
供应商评价表(偏重使用感受)
Q/WY·HFJL·CG 162015
供应商类别:□定点 □非定点 项目类别:□物资类 □服务类
项目名称:
供应商名称:
评价部门:
序号
评价内容
评价结果
权重
计分

对 就是否满意
□非常满意 □满意 □一般 □差

对 就是否满意
□非常满意 □满意 □一般 □差

对 就是否满意
□非常满意 □满意 □一般 □差

对 就是否满意
□非常满意 □满意 □一般 □差

对 就是否满意
□非常满意 □满意 □一般 □差

对 就是否满意
□非常满意 □满意 □一般 □差

对 就是否满意
□非常满意 □满意 □一般 □差

对 就是否满意
□非常满意 □满意 □一般 □差

对 就是否满意
□非常满意 □满意 □一般 □差

对 就是否满意
□非常满意 □满意 □一般 □差

总得分
100%

您得建议或意见:
附录H
供应商合格性评价汇总表
Q/WY·HFJL·CG 172015
申请日期: 年 月 日
项目名称

项目实施部门

合同到期时间

上次中选价格

本次续签价格

供应商

评定结果
□优秀供应商 □良好供应商
□合格供应商 □不合格供应商
评审小组签字:
采购办经办人员签字:
项目实施部门意见:
负责人:
年 月 日
分管领导意见(500万元及以下):
年 月 日
厂长意见(500万元以上):
年 月 日
附录I
评价复审表
Q/WY·HFJL·CG 472015
申请日期: 年 月 日
复审内容
复审明细
复审结果
采购计划
本项目就是否属于当年度公司董事会批复得合同续签计划。复审批复中上一年度采购方式经办人就是否填写错误,如填写错误,项目评价暂停。

合同文本
上一年度合同文本中就是否有条款明确采购年限,就是否可以续签合同

本年度合同与上年度合同相比,就是否属于价格减少或维持不变(如就是据实结算项目,合同价格为单价)

本年度合同与上年度合同相比,合同得实质性条款就是否有其改动。

评价时间
本次供应商评价就是否在采购年限内,合同期满前进行评价

初评审核
初审环节,各评价人员就是否独立评审,就是否有倾向性观点

评价标准
评价表中评价内容、评价细则及权重等设置就是否合理

资质复审
评价得供应商就是否存在工商变更、注销,资质调整情况

评价得分
评价汇总得分就是否达到合格供应商标准

复审小组签字:
附录J
供应商评价结果公示表
Q/WY·HFJL·CG 482015
项目名称
供应商名称
评定结果
本次续签价格
备注

附录K
供应商评价结果通知书
Q/WY·HFJL·CG 492015
供应商:
根据《合肥卷烟厂供应商管理实施细则》,我企业对您单位作为项目得供应商进行了年度管理评价,现告知结果如下:
评价结果:
□优秀供应商 □良好供应商
□合格供应商 □不合格供应商
建议整改事项:
安徽中烟工业有限责任公司合肥卷烟厂
年 月 日