OA系统运行管理规定.doc

OA系统运行管理规定192020年4月19日文档仅供参考_公司OA协同办公系统管理办法文件编号： 编制审核批准实施日期1. 目的：为使公司办公自动化系统安全稳定运行，加快公司办公业务透明、规范、高效的运行，加快公文、请示等业务流转，达到管理科学，提高工作效率的目的。2. 适用范围：适用于_公司所有各二级单位、部室、子公司。公司内部流转的各种文体的公文、各类请示、价格审批、合同评审等办公业务，本系统预设协同模板和表单见附表1，均属本系统管理业务范围。3. 管理职责3.1 信息评价部负责本系统的运行维护管理，包括用户管理、权限管理，表单制作、流程配置和系统运行参数调整等工作内容。3.2 公司办公室负责本系统各业务及管理流程的制定。3.3 各二级单位、部室负责按照本规定正确使用本系统，将在使用中出现的问题及时反馈给信息评价部，属业务流程变动或新增的，需要先提交公司办公室审核确认。3.4 公司系统管理员负责本系统的日常维护。3.5 各二级单位、部室管理员负责本部门人员的培训并接受公司系统管理员的指导和工作安排。4. 术语4.1 OA系统：本管理制度所说的OA系统指某某有限责任公司应用的用友致远OA系统。4.2 协同：泛指组织中多人完成一个或多个事务的行为方式和过程，协同工作是组织行为的基本模式和状态。4.3 表单：表单指由系统管理人员根据业务要求在系统内定制固定表样，并将表样与流程捆绑在一起供用户调用的应用模式。5. 过程流程图 无6. 过程要求6.1 使用要求6.1.1 OA终端用户必须保证每天登录OA系统，查看是否有本人相关的业务需要处理，保证业务处理及时性和准确性。6.1.2 OA终端用户要保证OA系统上相关事项的处理时间不超过24小时，因出差、请假等原因不能及时处理时，要求经过设置代理人员代为办理。6.1.3 OA在线用户如果长时间不从事OA相关业务处理时（时间超过15分钟）应退出OA系统，以便OA系统释放空间可供其它人员登录使用，信息评价部不定期进行抽查与公示。6.1.4 被授权用户对自己享用的资源负有保护责任，应使用好密码并不得泄露给她人；因密码泄露或更新不及时等引起的损失由用户本人承担，给公司造成重大损失的要追究法律责任，并按公司相关规定办理。6.1.5 各终端用户要保证经过OA系统发布、流转的信息和文件的内容完整准确，并对所发布的内容负责。不得发布权限范围之外的内容和与工作无关的垃圾信息。6.1.6 除公司收文模块可在收文表单意栏中见中输入“已阅”外，其它签报文件或表单领导阅后必须输入意见，只能选择同意、不同意，并可输入其它意见。如果只选择“已阅” 并无其它意见，则一律视为“同意”。6.1.7 要充分利用A6精灵功能，要求各单位领导、公文收发员、机要秘书等重要岗位必须保证公文快速传输。重要岗位及关键用户要设开机密码，保证计算机安全，因登录密码被盗用造成的损失由用户本人承担。6.1.8 流程表中的责任部门负责流程业务建立与执行过程的监督，并对各单位是否按流程进行业务处理进行管理，信息评价部负责对流程的责任部门进行评价与监督。6.2 人员及权限管理6.2.1 人员权限管理6.2.1.1 OA用户分为：系统管理员、部门管理员、公文收发员、一般用户。6.2.1.2 因工作需要新增公司信息管理系统用户时，由所在单位经过OA系统“信息系统用户申请表”流程进行用户及权限申请。6.2.1.3 人员调动、部门更名或取消等引起用户变动，各单位应在事件发生后2小时内经过“信息系统用户申请表”流程上报，以便系统管理员能够及时针对具体情况进行参数及权限调整。6.2.1.4 各终端用户不得随意发布与工作无关的信息，对自已的行为负责，造成不良后果的追究相关责任。6.2.1.5 OA“电子印章”和“手写签名”均设置单独的密码，具备相应权限的用户应妥善保管好单独的密码，因密码被盗用等引起的行政或法律纠纷由用户本人承担。6.2.2 节点权限6.2.2.1 公司发文流程节点对应节点策略拟文继续并提交封发继续并提交、后续节点审批回退、撤销、知会、加签、减签、修改文单、当前会签、督办、修改正文、态度、暂存待办、添加附件、意见隐藏、常见语、意见、后续节点、继续并提交审核回退、撤销、知会、加签、减签、修改文单、修改正文、态度、暂存待办、添加附件、常见语、意见、后续节点、继续并提交提交回退、知会、加签、减签、常见语、意见、后续节点、继续并提交批示修改正文、暂存待办、常见语、意见、后续节点、继续并提交清稿回退、修改正文、后续节点、继续并提交复核回退、修改文单、督办、修改正文、态度、常见语、意见、后续节点、继续并提交会签回退、加签、减签、态度、常见语、意见、后续节点、继续并提交归档修改文单、调整文号、归档、意见、后续节点、继续并提交编号、套红回退、修改文单、调整文号、套红、后续节点、继续并提交签发修改正文、暂存待办、常见语、意见、后续节点、继续并提交盖章修改文单、盖章、后续节点、继续并提交承办回退、知会、态度、常见语、意见、添加附件、暂存待办、后续节点、继续并提交办理回退、知会、加签、减签、当前会签、态度、暂存待办、常见语、意见、后续节点、继续并提交6.2.2.2 公司收文流程节点对应节点策略登记继续并提交归档归档、继续并提交、后续节点拟办回退、撤销、终止、知会、加签、当前会签、暂存待办、添加附件、意见隐藏、常见语、意见、后续节点、继续并提交知会暂存待办、添加附件、意见隐藏、态度、常见语、意见、后续节点、继续并提交阅办加签、减签、态度、常见语、意见、后续节点、继续并提交审批回退、撤销、知会、加签、减签、修改文单、当前会签、督办、修改正文、态度、暂存待办、添加附件、意见隐藏、常见语、意见、后续节点、继续并提交审核回退、撤销、知会、加签、减签、修改文单、修改正文、态度、暂存待办、添加附件、常见语、意见、后续节点、继续并提交提交回退、知会、加签、减签、常见语、意见、后续节点、继续并提交批示修改正文、暂存待办、常见语、意见、后续节点、继续并提交会签回退、加签、减签、态度、常见语、意见、后续节点、继续并提交归档修改文单、调整文号、归档、意见、后续节点、继续并提交承办回退、知会、态度、常见语、意见、添加附件、暂存待办、后续节点、继续并提交办理回退、知会、加签、减签、当前会签、态度、暂存待办、常见语、意见、后续节点、继续并提交6.2.2.3 协同节点权限： 协同常见语、当前会签、转发、回退、终止、知会、加签、态度、修改正文、意见、意见隐藏、跟踪、添加附件、暂存待办、后续节点、继续并提交、继续并归档、继续并删除知会常见语、当前会签、转发、回退、终止、知会、加签、态度、意见、意见隐藏、跟踪、添加附件、暂存待办、后续节点、继续并提交发起常见语、当前会签、转发、回退、终止、知会、加签、态度、修改正文、意见、意见隐藏、跟踪、添加附件、暂存待办、后续节点、继续并提交、继续并归档、继续并删除归档知会、后续节点、继续并提交、继续并归档提交常见语、当前会签、转发、回退、知会、加签、减签、撤销、修改正文、意见、意见隐藏、添加附件、后续节点、继续并提交批示常见语、当前会签、回退、知会、态度、意见、意见隐藏、跟踪、添加附件、暂存待办、后续节点、继续并提交审批常见语、当前会签、转发、回退、知会、加签、态度、修改正文、意见、意见隐藏、跟踪、添加附件、暂存待办、后续节点、继续并提交审核常见语、转发、回退、知会、加签、态度、修改正文、意见、意见隐藏、跟踪、添加附件、暂存待办、后续节点、继续并提交承办常见语、回退、知会、态度、意见、添加附件、后续节点、继续并提交终止终止、后续节点、继续并提交6.3 公文管理：6.3.1 公文格式要求：参照国资办 52号文关于省政府国资委系统公文处理规划化有关要求的通知中公文格式要求。1.1.1 公司发文：发起人拟文发起者部门主管审核相关部门领导会签行政机要秘书提交办公室主任审批公司领导签发办公室主任提交行政机要秘书编号、套红行政机要秘书清稿办公室主任复核行政机要秘书盖章行政机要秘书封发1.1.2 公司收文：行政机要秘书登记办公室主任拟办公司领导批示办公室主任提交公司领导批示办公室主任提交行政机要秘书提交相关部门领导阅办行政机要秘书归档1.1.3 部门发文：发起人拟文发起者部门主管审批（发起者部门）部门一把手领导审批发起者部门公文收发员编号、套红发起者部门公文收发员清稿发起者部门公文收发员封发1.1.4 部门收文：发起者部门公文收发员登记发起者部门主管审批发起者部门公文收发员提交（发起者部门）承办人阅办发起者部门公文收发员归档1.1.5 党委发文：（授权党委工作部）发起人拟文党委工作部主任审批公司领导签发党委工作部主任提交党委机要秘书编号、套红党委机要秘书清稿党委工作部主任复核党委机要秘书盖章党委机要秘书封发1.1.6 党委收文：党委机要秘书登记党委工作部主任拟办公司领导批示党委工作部主任提交公司领导批示党委工作部主任提交党委机要秘书提交相关部门领导阅办党委机要秘书归档6.4 表单管理6.4.1 在OA内设置表单的功能，将业务中的固定表格、固定流程设置在系统中，由发起人调用，进行事务的发起。6.4.2 已经在OA系统中设置表单模板的业务，均要求经过OA表单管理功能进行业务处理，如有特殊原因，经公司主管领导同意方可办理。 举例：（文件评审记录应用流程）发起人发起发起者部门主管审批公司办公室文件管理员审核（公司）承办人审核公司办公室行政管理员审核相关部门领导审批办公室主任审。6.5 协同模板6.5.1 OA系统内预设协同模板，将固定流程处理的办公或其它事务固化在系统中，由发起人直接调用，进行事务的发起；6.5.2 已设置协同模板的业务，均要求经过OA协同模板管理功能进行业务处理。举例：（电子公告审批流程）发起人发起发起者部门主管审批公司领导批示公告管理员组承办6.6 签报管理6.6.1 签报管理适用于公司各部门间或向公司提出的各类申请，请示、函等文件。6.6.2 签报管理由签报发起人直接调用模板来完成，不允许经过新建个人协同事务来发起签报。6.6.3 签报管理流程：发起人拟文发起者部门主管审批相关部门领导会签发起者部门公文收发员提交（发起者部门）部门一把手领导审批办公室主任办理公司领导批示办公室主任提交发起者部门主管承办发起者部门公文收发员编号、套红发起者部门公文收发员清稿发起者部门公文收发员封发。6.7 项目管理6.7.1 由固定人员组成，能够持续一定时间的事项，视为项目管理，要求在OA系统内经过项目管理能来管理项目计划，项目会议纪要，项目重要事项处理等工作；6.7.2 项目的创立授权二级单位领导，由二级单位领导进行项目创立；6.7.3 项目负责人、项目领导、项目成员均由项目创立者负责建立完成，建立完成后，项目涉及人员能够查询所有项目工作内容；6.7.4 所有涉及项目的工作，必须经过新建项目协同来完成工作创立，以利于项目工作统一归档管理；如有需要使用协同模板或表单模板的，在调用模板后应选择关联项目。 7 考核7.1 OA系统用户的人员编码、用户名称和登录名称均是某某员工在系统内进行操作的标识，用户要妥善保管用户密码并不定期更新，禁止将用户账号提供外来人员登录系统进行操作，发现一次考核责任单位1000元；同时建议由公司给予其它处分。7.2 所有OA用户应按本管理规定完成协同模板、表单模板、公文、签报、项目管理，未按时间或业务处理要求完成的，每项业务考核责任单位500元。7.3 流程中的上一节点处理人员有催办的义务，下一节点处理人员有审核是否按本流程执行的义务，并应互相监督，出现问题两者负相同责任，同时考核。8 绩效指标 无9 相关程序、支持文件冀国资办 52号文10 记录无更改状态日 期章 节更改内容版本号更改人批准人 .9.1新订 /0王良臣袁世臻 .12.12全部更新 /0陈沁华附1：OA系统流程表及责任单位流程分类分类序号流程名称责任单位招待类1_（处室）客饭申请单公司办公室2_（分厂）客饭申请单公司办公室3_客饭报销单公司办公室4免费住宿申请单公司办公室5用车使用申请单公司办公室6_（处室）招待费使用申请单（非新光酒店就餐）公司办公室7_（分厂）招待费使用申请单（非新光酒店就餐）公司办公室8招待费用月结审批（分公司、子公司）公司办公室行政类1_（个人）小车进厂出入证申请单物业治安科2印章使用申请单公司办公室3进厂考察参观审批表公司办公室4出差申请单公司办公室5请假单人力资源部6科技单项奖审批技术中心7每月新光物业公司包干费用情况反馈卡安全生产部8办公楼物业综合服务工作考核表安全生产部9档案查/阅审批单公司办公室10复印晒图审批单公司办公室11外委实验费用审批北京科技中心12小汽车行车任务结算单销售部13小汽车费用报销单销售部14标准审批技术中心15电子公告审批信息评价部16新闻发布审批公司办公室17档案查/阅审批单（分公司档案馆）北京焊网审计监察类1效能监察立项表（临时立项）纪委审计监察部2效能监察立项表（报国资委）纪委审计监察部3效能监察终结表（报国资委，一年一次）纪委审计监察部4财务审计立项审批表纪委审计监察部 5对*（人员）审计报告纪委审计监察部6对*（部门）审计报告纪委审计监察部7对*（工程）审计报告纪委审计监察部8监察建议书纪委审计监察部9月度资金计划审批表纪委审计监察部10调查报告（对应临时立项效能监察立项表）纪委审计监察部群团类1某某慈善基金会关于为_献爱心的请示群团工作部2群团工作部发起的通知（请示、函）群团工作部3群团工作部发起的通知（需相关部门会签）（请示、函）群团工作部4群团工作部发起的通知（需公司领导批示）（请示）群团工作部5女工计生普查审批单群团工作部财务类1借款单（OA流程和纸制单据并存，纸制借款单据和报销单据财务走账时签名为实际借款人，OA表单中借款人为实际借款人，要求发起人填写，不是与发起人绑定）财务部2付款单（要求有付款计划单可查）（OA流程和纸制现金支付凭证并存）财务部3月付款计划审批单财务部4追加月付款计划审批单财务部5日付款单财务部6全面预算管理财务部7采购质保金支付申请财务部8月度资金计划审批表北京焊网9*年*月月度资金支付计划审批单北京焊网10检定费请示财务部11专项费用请示质量控制部人力资源类1月度工资总额审批人力资源部2临时用工审批表人力资源部3_工资发放单（包括分类汇总表）人力资源部4_（单位）处级人员考勤表人力资源部5_（单位）员工考勤表人力资源部6员工月度培训计划人力资源部文件类1体系文件多功能小组评审表公司办公室2三体系绩效指标报表公司办公是3职能处室月份专业考核结果通知单人力资源部4各部门月度履责情况报告公司办公室5专业考核落实表人力资源部采购类1供应商业绩评价表采购部2采购质量异议处理审批单（综合类物资）采购部3紧急采购计划流程采购部4采购计划问题反馈采购部5大宗类日报表（原燃料日进统计表、欠款台帐、付款明细表、付款汇总表）采购部进/出厂类1出厂物资报表物业公司3_进厂原料统计汇总表、进厂原料明细统计表信息评价部4进出厂物资汇总表公司办公室合同价格类1合同条款变更申请北京焊网2价格审批表北京焊网3销售合同审批北京焊网4综合类价格审批单采购部5某某合同（协议）会签/审批表投资管理部6大宗原燃料价格审批表采购部7大宗原燃料合同管理投资管理部8综合类物资合同管理投资管理部9价格变动申报表销售部10（出口线材）价格申请表（带附表）、合同审批表销售部11出口合同更改销售部12钢材买卖合同销售部13线材精制厂_年_月价格审批单线材精制厂14合同（协议）签订投资管理部15采购合同采购部16组价价格申请表采购部17物资采购价格调整申请表采购部18北方区域精制线材合同签订价格表线材精制厂19南方区域精制线材合同签订价格表线材精制厂20_（项目/工程）招标申请采购部21招标结果请示采购部22出口合同（根据订单评审表、价格申请表（带附表）、合同审批表链接）销售部客商编码类1供应商退出审批表信息评价部2客商系统服务协议审批信息评价部3物资编码申请信息评价部质量类1_质量异议检查报告质量控制部2关于_质量异议赔付的请示(合并后）销售部3质量/数量异议处理北京焊网4化验用品月计划审批质量控制部5质量控制部化玻比价表质量控制部销售类1订单评审表销售部2发货通知单北京焊网投资管理类1招标文件会签投资管理部2招标计划会签投资管理部3工程项目招（议）标评价意见表/评标报告投资管理部4非招标工程施工安排意见表投资管理部5项目立项通知投资管理部6工程预付款投资管理部 7技改工程项目投资预算计划表投资管理部8工程项目开工通知单投资管理部9土建(预算价)价差分析表物业公司生产类1关于剔除调整_设备维护费用的申请安全生产部2生产进度跟踪单北京焊网3工程图纸转化、设计审批北京焊网4生产任务通知单北京焊网5单体设备、备件外委维修申报表（生产部确定）安全生产部6_部门维修费用请示表 安全生产部7耐材、合金使用报告财务部8工艺变更（优化）报告技术中心9_厂生产技术专业月报报表（表格制式）技术中心10生产服务协议仲裁补偿申请表及辅助计算表、新光实业公司业务合同反馈表报表安全生产部11临时敷设电缆审批表安全生产部12重点防火部位动火申请安全生产部13临时用电审批表安全生产部14月零星工程备案表安全生产部15检修停电申请（动力厂、安全生产部确定表格格式）安全生产部16特种劳动保护费用审批安全生产部17气瓶缺陷考核制氧厂18记录表(本)印刷流程制氧厂环安类1环保设施停机申请表安全生产部2占路、占地报告安全生产部3施工破路申请表安全生产部4施工移栽花木申请表安全生产部5排污报告安全生产部6针对物业服务合同的考核通知单（绿化、保洁等）（生产部确定）安全生产部需求计划类1物资需求计划请示配送中心2专控物资需求计划申请配送中心3合金、耐材、钢铁料及辅料需求计划请示配送中心4 _（项目名称）工程物资需求计划临时申请配送中心5材料代用单采购部6测量设备采购计划质量控制部配送类1配送中心库龄分析绩效薪酬考核报表（与其它部门绩效考核表不同）物资配送中心2废旧物资外销的月度、季汇总报表配送中心3贵重物资欠交旧凭证配送中心4关于处理废旧物资外销招标的请示物资配送中心 1退款申请北京焊网