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OA系统运行管理规定

19
2020年4月19日
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_______公司
OA协同办公系统管理办法

文件编号：

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批准

实施日期

1. 目的：
为使公司办公自动化系统安全稳定运行，加快公司办公业务透明、规范、高效的运行，加快公文、请示等业务流转，达到管理科学，提高工作效率的目的。
2. 适用范围：
适用于_______公司所有各二级单位、部室、子公司。
公司内部流转的各种文体的公文、各类请示、价格审批、合同评审等办公业务，本系统预设协同模板和表单见附表1，均属本系统管理业务范围。
3. 管理职责
3.1 信息评价部负责本系统的运行维护管理，包括用户管理、权限管理，表单制作、流程配置和系统运行参数调整等工作内容。
3.2 公司办公室负责本系统各业务及管理流程的制定。
3.3 各二级单位、部室负责按照本规定正确使用本系统，将在使用中出现的问题及时反馈给信息评价部，属业务流程变动或新增的，需要先提交公司办公室审核确认。
3.4 公司系统管理员负责本系统的日常维护。
3.5 各二级单位、部室管理员负责本部门人员的培训并接受公司系统管理员的指导和工作安排。
4. 术语
4.1 OA系统：本管理制度所说的OA系统指某某有限责任公司应用的用友致远OA系统。
4.2 协同：泛指组织中多人完成一个或多个事务的行为方式和过程，协同工作是组织行为的基本模式和状态。
4.3 表单：表单指由系统管理人员根据业务要求在系统内定制固定表样，并将表样与流程捆绑在一起供用户调用的应用模式。
5. 过程流程图
无
6. 过程要求
6.1 使用要求
6.1.1 OA终端用户必须保证每天登录OA系统，查看是否有本人相关的业务需要处理，保证业务处理及时性和准确性。
6.1.2 OA终端用户要保证OA系统上相关事项的处理时间不超过24小时，因出差、请假等原因不能及时处理时，要求经过设置代理人员代为办理。
6.1.3 OA在线用户如果长时间不从事OA相关业务处理时（时间超过15分钟）应退出OA系统，以便OA系统释放空间可供其它人员登录使用，信息评价部不定期进行抽查与公示。
6.1.4 被授权用户对自己享用的资源负有保护责任，应使用好密码并不得泄露给她人；因密码泄露或更新不及时等引起的损失由用户本人承担，给公司造成重大损失的要追究法律责任，并按公司相关规定办理。
6.1.5 各终端用户要保证经过OA系统发布、流转的信息和文件的内容完整准确，并对所发布的内容负责。不得发布权限范围之外的内容和与工作无关的垃圾信息。
6.1.6 除公司收文模块可在收文表单意栏中见中输入“已阅”外，其它签报文件或表单领导阅后必须输入意见，只能选择同意、不同意，并可输入其它意见。如果只选择“已阅” 并无其它意见，则一律视为“同意”。
6.1.7 要充分利用A6精灵功能，要求各单位领导、公文收发员、机要秘书等重要岗位必须保证公文快速传输。重要岗位及关键用户要设开机密码，保证计算机安全，因登录密码被盗用造成的损失由用户本人承担。
6.1.8 流程表中的责任部门负责流程业务建立与执行过程的监督，并对各单位是否按流程进行业务处理进行管理，信息评价部负责对流程的责任部门进行评价与监督。
6.2 人员及权限管理
6.2.1 人员权限管理
6.2.1.1 OA用户分为：系统管理员、部门管理员、公文收发员、一般用户。
6.2.1.2 因工作需要新增公司信息管理系统用户时，由所在单位经过OA系统“信息系统用户申请表”流程进行用户及权限申请。
6.2.1.3 人员调动、部门更名或取消等引起用户变动，各单位应在事件发生后2小时内经过“信息系统用户申请表”流程上报，以便系统管理员能够及时针对具体情况进行参数及权限调整。
6.2.1.4 各终端用户不得随意发布与工作无关的信息，对自已的行为负责，造成不良后果的追究相关责任。
6.2.1.5 OA“电子印章”和“手写签名”均设置单独的密码，具备相应权限的用户应妥善保管好单独的密码，因密码被盗用等引起的行政或法律纠纷由用户本人承担。
6.2.2 节点权限
6.2.2.1 公司发文流程节点对应节点策略
拟文—继续并提交
封发—继续并提交、后续节点
审批—回退、撤销、知会、加签、减签、修改文单、当前会签、督办、修改正文、态度、暂存待办、添加附件、意见隐藏、常见语、意见、后续节点、继续并提交
审核—回退、撤销、知会、加签、减签、修改文单、修改正文、态度、暂存待办、添加附件、常见语、意见、后续节点、继续并提交
提交—回退、知会、加签、减签、常见语、意见、后续节点、继续并提交
批示—修改正文、暂存待办、常见语、意见、后续节点、继续并提交
清稿—回退、修改正文、后续节点、继续并提交
复核—回退、修改文单、督办、修改正文、态度、常见语、意见、后续节点、继续并提交
会签—回退、加签、减签、态度、常见语、意见、后续节点、继续并提交
归档—修改文单、调整文号、归档、意见、后续节点、继续并提交
编号、套红—回退、修改文单、调整文号、套红、后续节点、继续并提交
签发—修改正文、暂存待办、常见语、意见、后续节点、继续并提交
盖章—修改文单、盖章、后续节点、继续并提交
承办—回退、知会、态度、常见语、意见、添加附件、暂存待办、后续节点、继续并提交
办理—回退、知会、加签、减签、当前会签、态度、暂存待办、常见语、意见、后续节点、继续并提交
6.2.2.2 公司收文流程节点对应节点策略
登记—继续并提交
归档—归档、继续并提交、后续节点
拟办—回退、撤销、终止、知会、加签、当前会签、暂存待办、添加附件、意见隐藏、常见语、意见、后续节点、继续并提交
知会—暂存待办、添加附件、意见隐藏、态度、常见语、意见、后续节点、继续并提交
阅办—加签、减签、态度、常见语、意见、后续节点、继续并提交
审批—回退、撤销、知会、加签、减签、修改文单、当前会签、督办、修改正文、态度、暂存待办、添加附件、意见隐藏、常见语、意见、后续节点、继续并提交
审核—回退、撤销、知会、加签、减签、修改文单、修改正文、态度、暂存待办、添加附件、常见语、意见、后续节点、继续并提交
提交—回退、知会、加签、减签、常见语、意见、后续节点、继续并提交
批示—修改正文、暂存待办、常见语、意见、后续节点、继续并提交
会签—回退、加签、减签、态度、常见语、意见、后续节点、继续并提交
归档—修改文单、调整文号、归档、意见、后续节点、继续并提交
承办—回退、知会、态度、常见语、意见、添加附件、暂存待办、后续节点、继续并提交
办理—回退、知会、加签、减签、当前会签、态度、暂存待办、常见语、意见、后续节点、继续并提交
6.2.2.3 协同节点权限：
协同—常见语、当前会签、转发、回退、终止、知会、加签、态度、修改正文、意见、意见隐藏、跟踪、添加附件、暂存待办、后续节点、继续并提交、继续并归档、继续并删除
知会—常见语、当前会签、转发、回退、终止、知会、加签、态度、意见、意见隐藏、跟踪、添加附件、暂存待办、后续节点、继续并提交
发起—常见语、当前会签、转发、回退、终止、知会、加签、态度、修改正文、意见、意见隐藏、跟踪、添加附件、暂存待办、后续节点、继续并提交、继续并归档、继续并删除
归档—知会、后续节点、继续并提交、继续并归档
提交—常见语、当前会签、转发、回退、知会、加签、减签、撤销、修改正文、意见、意见隐藏、添加附件、后续节点、继续并提交
批示—常见语、当前会签、回退、知会、态度、意见、意见隐藏、跟踪、添加附件、暂存待办、后续节点、继续并提交
审批—常见语、当前会签、转发、回退、知会、加签、态度、修改正文、意见、意见隐藏、跟踪、添加附件、暂存待办、后续节点、继续并提交
审核—常见语、转发、回退、知会、加签、态度、修改正文、意见、意见隐藏、跟踪、添加附件、暂存待办、后续节点、继续并提交
承办—常见语、回退、知会、态度、意见、添加附件、后续节点、继续并提交
终止—终止、后续节点、继续并提交
6.3 公文管理：
6.3.1 公文格式要求：
参照国资办[ ]52号文《关于省政府国资委系统公文处理规划化有关要求的通知》中公文格式要求。
1.1.1 公司发文：
发起人拟文—发起者部门主管审核—相关部门领导会签—行政机要秘书提交—办公室主任审批—公司领导签发—办公室主任提交—行政机要秘书编号、套红—行政机要秘书清稿—办公室主任复核—行政机要秘书盖章—行政机要秘书封发
1.1.2 公司收文：
行政机要秘书登记—办公室主任拟办—公司领导批示—办公室主任提交—公司领导批示—办公室主任提交—行政机要秘书提交—相关部门领导阅办—行政机要秘书归档
1.1.3 部门发文：
发起人拟文—发起者部门主管审批—（发起者部门）部门一把手领导审批—发起者部门公文收发员编号、套红—发起者部门公文收发员清稿—发起者部门公文收发员封发
1.1.4 部门收文：
发起者部门公文收发员登记—发起者部门主管审批—发起者部门公文收发员提交—（发起者部门）承办人阅办—发起者部门公文收发员归档
1.1.5 党委发文：
（授权党委工作部）发起人拟文—党委工作部主任审批—公司领导签发—党委工作部主任提交—党委机要秘书编号、套红—党委机要秘书清稿—党委工作部主任复核—党委机要秘书盖章——党委机要秘书封发
1.1.6 党委收文：
党委机要秘书登记—党委工作部主任拟办—公司领导批示—党委工作部主任提交—公司领导批示—党委工作部主任提交—党委机要秘书提交—相关部门领导阅办—党委机要秘书归档
6.4 表单管理
6.4.1 在OA内设置表单的功能，将业务中的固定表格、固定流程设置在系统中，由发起人调用，进行事务的发起。
6.4.2 已经在OA系统中设置表单模板的业务，均要求经过OA表单管理功能进行业务处理，如有特殊原因，经公司主管领导同意方可办理。
举例：（文件评审记录应用流程）
发起人发起—发起者部门主管审批—公司办公室文件管理员审核—（公司）承办人审核—公司办公室行政管理员审核—相关部门领导审批—办公室主任审。
6.5 协同模板
6.5.1 OA系统内预设协同模板，将固定流程处理的办公或其它事务固化在系统中，由发起人直接调用，进行事务的发起；
6.5.2 已设置协同模板的业务，均要求经过OA协同模板管理功能进行业务处理。
举例：（电子公告审批流程）
发起人发起—发起者部门主管审批—公司领导批示—公告管理员组承办
6.6 签报管理
6.6.1 签报管理适用于公司各部门间或向公司提出的各类申请，请示、函等文件。
6.6.2 签报管理由签报发起人直接调用模板来完成，不允许经过新建个人协同事务来发起签报。
6.6.3 签报管理流程：
发起人拟文——发起者部门主管审批—相关部门领导会签—发起者部门公文收发员提交—（发起者部门）部门一把手领导审批—办公室主任办理—公司领导批示—办公室主任提交—发起者部门主管承办—发起者部门公文收发员编号、套红—发起者部门公文收发员清稿—发起者部门公文收发员封发。
6.7 项目管理
6.7.1 由固定人员组成，能够持续一定时间的事项，视为项目管理，要求在OA系统内经过项目管理
能来管理项目计划，项目会议纪要，项目重要事项处理等工作；
6.7.2 项目的创立授权二级单位领导，由二级单位领导进行项目创立；
6.7.3 项目负责人、项目领导、项目成员均由项目创立者负责建立完成，建立完成后，项目涉及人员能够查询所有项目工作内容；
6.7.4 所有涉及项目的工作，必须经过新建项目协同来完成工作创立，以利于项目工作统一归档管理；如有需要使用协同模板或表单模板的，在调用模板后应选择关联项目。
7 考核
7.1 OA系统用户的人员编码、用户名称和登录名称均是某某员工在系统内进行操作的标识，用户要妥善保管用户密码并不定期更新，禁止将用户账号提供外来人员登录系统进行操作，发现一次考核责任单位1000元；同时建议由公司给予其它处分。
7.2 所有OA用户应按本管理规定完成协同模板、表单模板、公文、签报、项目管理，未按时间或业务处理要求完成的，每项业务考核责任单位500元。
7.3 流程中的上一节点处理人员有催办的义务，下一节点处理人员有审核是否按本流程执行的义务，并应互相监督，出现问题两者负相同责任，同时考核。
8 绩效指标
无
9 相关程序、支持文件
冀国资办[ ]52号文
10 记录
无

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.9.1
――
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王良臣
袁世臻
.12.12
――
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陈沁华

附1：OA系统流程表及责任单位

流程
分类
分类序号
流程名称
责任单位
招待类
1
____（处室）客饭申请单
公司办公室
2
____（分厂）客饭申请单
公司办公室
3
____客饭报销单
公司办公室
4
免费住宿申请单
公司办公室
5
用车使用申请单
公司办公室
6
____（处室）招待费使用申请单（非新光酒店就餐）
公司办公室
7
____（分厂）招待费使用申请单（非新光酒店就餐）
公司办公室
8
招待费用月结审批（分公司、子公司）
公司办公室
行政类
1
____（个人）小车进厂出入证申请单
物业治安科
2
印章使用申请单
公司办公室
3
进厂考察参观审批表
公司办公室
4
出差申请单
公司办公室
5
请假单
人力资源部
6
科技单项奖审批
技术中心
7
每月新光物业公司包干费用情况反馈卡
安全生产部
8
办公楼物业综合服务工作考核表
安全生产部
9
档案查/阅审批单
公司办公室
10
复印晒图审批单
公司办公室
11
外委实验费用审批
北京科技中心
12
小汽车行车任务结算单
销售部
13
小汽车费用报销单
销售部
14
标准审批
技术中心
15
电子公告审批
信息评价部
16
新闻发布审批
公司办公室
17
档案查/阅审批单（分公司档案馆）
北京焊网
审计监察类
1
效能监察立项表（临时立项）
纪委审计监察部
2
效能监察立项表（报国资委）
纪委审计监察部
3
效能监察终结表（报国资委，一年一次）
纪委审计监察部
4
财务审计立项审批表
纪委审计监察部
5
对***（人员）审计报告
纪委审计监察部
6
对***（部门）审计报告
纪委审计监察部
7
对***（工程）审计报告
纪委审计监察部
8
监察建议书
纪委审计监察部
9
月度资金计划审批表
纪委审计监察部
10
调查报告（对应临时立项效能监察立项表）
纪委审计监察部
群团类
1
某某慈善基金会关于为_____献爱心的请示
群团工作部
2
群团工作部发起的通知（请示、函）
群团工作部
3
群团工作部发起的通知（需相关部门会签）（请示、函）
群团工作部
4
群团工作部发起的通知（需公司领导批示）（请示）
群团工作部
5
女工计生普查审批单
群团工作部
财务类
1
借款单（OA流程和纸制单据并存，纸制借款单据和报销单据财务走账时签名为实际借款人，OA表单中借款人为实际借款人，要求发起人填写，不是与发起人绑定）
财务部
2
付款单（要求有付款计划单可查）（OA流程和纸制现金支付凭证并存）
财务部
3
月付款计划审批单
财务部
4
追加月付款计划审批单
财务部
5
日付款单
财务部
6
全面预算管理
财务部
7
采购质保金支付申请
财务部
8
月度资金计划审批表
北京焊网
9
**年**月月度资金支付计划审批单
北京焊网
10
检定费请示
财务部
11
专项费用请示
质量控制部
人力资源类
1
月度工资总额审批
人力资源部
2
临时用工审批表
人力资源部
3
___工资发放单（包括分类汇总表）
人力资源部
4
____（单位）处级人员考勤表
人力资源部
5
____（单位）员工考勤表
人力资源部
6
员工月度培训计划
人力资源部
文件类
1
体系文件多功能小组评审表
公司办公室
2
三体系绩效指标报表
公司办公是
3
职能处室月份专业考核结果通知单
人力资源部
4
各部门月度履责情况报告
公司办公室
5
专业考核落实表
人力资源部
采购类
1
供应商业绩评价表
采购部
2
采购质量异议处理审批单（综合类物资）
采购部
3
紧急采购计划流程
采购部
4
采购计划问题反馈
采购部
5
大宗类日报表（原燃料日进统计表、欠款台帐、付款明细表、付款汇总表）
采购部
进/出厂类
1
出厂物资报表
物业公司
3
___进厂原料统计汇总表、进厂原料明细统计表
信息评价部
4
进出厂物资汇总表
公司办公室
合同价格类
1
合同条款变更申请
北京焊网
2
价格审批表
北京焊网
3
销售合同审批
北京焊网
4
综合类价格审批单
采购部
5
某某合同（协议）会签/审批表
投资管理部
6
大宗原燃料价格审批表
采购部
7
大宗原燃料合同管理
投资管理部
8
综合类物资合同管理
投资管理部
9
价格变动申报表
销售部
10
（出口线材）价格申请表（带附表）、合同审批表
销售部
11
出口合同更改
销售部
12
钢材买卖合同
销售部
13
线材精制厂___年____月价格审批单
线材精制厂
14
合同（协议）签订
投资管理部
15
采购合同
采购部
16
组价价格申请表
采购部
17
物资采购价格调整申请表
采购部
18
北方区域精制线材合同签订价格表
线材精制厂
19
南方区域精制线材合同签订价格表
线材精制厂
20
_____（项目/工程）招标申请
采购部
21
招标结果请示
采购部
22
出口合同（根据订单评审表、价格申请表（带附表）、合同审批表链接）
销售部
客商编码类
1
供应商退出审批表
信息评价部
2
客商系统服务协议审批
信息评价部
3
物资编码申请
信息评价部
质量类
1
____质量异议检查报告
质量控制部
2
关于_____质量异议赔付的请示(合并后）
销售部
3
质量/数量异议处理
北京焊网
4
化验用品月计划审批
质量控制部
5
质量控制部化玻比价表
质量控制部
销售类
1
订单评审表
销售部
2
发货通知单
北京焊网
投资管理类
1
招标文件会签
投资管理部
2
招标计划会签
投资管理部
3
工程项目招（议）标评价意见表/评标报告
投资管理部
4
非招标工程施工安排意见表
投资管理部
5
项目立项通知
投资管理部
6
工程预付款
投资管理部
7
技改工程项目投资预算计划表
投资管理部
8
工程项目开工通知单
投资管理部
9
土建(预算价)价差分析表
物业公司
生产类
1
关于剔除／调整_____设备维护费用的申请
安全生产部
2
生产进度跟踪单
北京焊网
3
工程图纸转化、设计审批
北京焊网
4
生产任务通知单
北京焊网
5
单体设备、备件外委维修申报表（生产部确定）
安全生产部
6
____部门维修费用请示表
安全生产部
7
耐材、合金使用报告
财务部
8
工艺变更（优化）报告
技术中心
9
_____厂《生产技术专业月报》报表（表格制式）
技术中心
10
《生产服务协议仲裁补偿申请表及辅助计算表》、《新光实业公司业务合同反馈表》报表
安全生产部
11
临时敷设电缆审批表
安全生产部
12
重点防火部位动火申请
安全生产部
13
临时用电审批表
安全生产部
14
月零星工程备案表
安全生产部
15
检修停电申请（动力厂、安全生产部确定表格格式）
安全生产部
16
特种劳动保护费用审批
安全生产部
17
气瓶缺陷考核
制氧厂
18
记录表(本)印刷流程
制氧厂
环安类
1
环保设施停机申请表
安全生产部
2
占路、占地报告
安全生产部
3
施工破路申请表
安全生产部
4
施工移栽花木申请表
安全生产部
5
排污报告
安全生产部
6
针对物业服务合同的考核通知单（绿化、保洁等）（生产部确定）
安全生产部
需求计划类
1
物资需求计划请示
配送中心
2
专控物资需求计划申请
配送中心
3
合金、耐材、钢铁料及辅料需求计划请示
配送中心
4
______（项目名称）工程物资需求计划临时申请
配送中心
5
材料代用单
采购部
6
测量设备采购计划
质量控制部
配送类
1
配送中心库龄分析绩效薪酬考核报表（与其它部门绩效考核表不同）
物资配送中心
2
废旧物资外销的月度、季汇总报表
配送中心
3
贵重物资欠交旧凭证
配送中心
4
关于处理　　废旧物资外销招标的请示
物资配送中心

1
退款申请
北京焊网