浅谈如何做好机关文书档案管理工作_辛炜.pdf

1342023 年第 1 期兰台论坛LANTAI BBS浅谈如何做好机关文书档案管理工作辛炜（晋能控股煤业集团档案馆，山西 大同 037003）摘要：现阶段，机关文书档案管理还存在很多不容忽视的问题，直接影响机关文书档案管理质量，加强机关文书档案管理规范化建设十分必要。本文结合相关问题进行讨论，并提出具体的解决策略。关键词：机关文书档案；档案管理文书档案能够为行政工作、党政工作提供重要的数据参考，其在机关各职能部门工作中发挥着不可替代的作用。虽然目前机关文书档案管理依旧存在不规范、不合理的现象，但是只要机关内部加强文书档案关注力度，从实际情况出发，加强管理的规范化、科学化，文书档案管理工作质量必然可以得到提升。一、机关文书档案管理存在的问题（一）档案管理缺乏标准化、规范化目前，很多机关单位在管理文书档案时，使用的档案管理模式都相对比较传统，并且采取的档案管理技术相对落后，使得档案管理的质量不高，各类档案管理缺乏统一的标准和规范，使得一些档案不符合国家档案管理的相关标准。一些单位制定的档案保管期限不明确，造成档案管理混乱化。在对机关文书档案内容整理时发现，许多格式存在不规范情况，主要分为以下几种类型：进行会议内容登记时，未使用标准登记方法，内容登记不够全面，所列人员明细不准确，且未全部填写会议人员。在进行人名登记时，只进行姓氏的登记，而未进行全部名称的记录。对于大事件未详细标注发生地址及时间，使用的稿纸也不是规范尺寸，同时稿纸使用并不严格，并且存在重号、空号情况。记录人员未按要求完成完整内容的记录，公文内容缺失并且记录格式混乱。领导未对记录公文内容进行校对，在使用时无法展现公文的价值。许多文件甚至没有盖公章就进行传阅，使公文价值难以保障。（二）档案管理制度不健全部分机关单位虽然建立了档案管理的相关制度，明确了方案的分类流程和标准，但档案管理制度仍然存在不健全的问题。在实际执行过程中，还存在档案管理制度没有落地的问题，再加上很多档案管理人员不是档案管理专业人才，并且是兼职，所以很难高效开展档案管理工作。（三）档案交接工作不及时有些机关单位对档案的交接工作不重视，在一些档案应该交接时没有及时交接，使得一些档案不能及时归档。有些档案管理部门在新老员工交替时，没有按照相关文件及时办理档案交接手续。档案交接属于一项十分细致、严谨的工作，如果档案交接时不严密不认真，可能会造成档案管理混乱的问题，同时也会影响档案的使用效率。（四）公文不及时办理办理文书期间出现积压、推诿情况，导致多数文书内容无法及时应用。具体表现如下：第一，文书处理时没有对类型进行明确，使特定文书的使用时间超出限制，并且无法针对性进行内容采集和应用。第二，文书应用环节问题。多数文书在完成内容整理后，并没有迅速及时进行应用，使文书原有的价值降低。第三，涉及多部门签字的文书未及时审批。有些文书内容比较复杂，且具有较高的保密性质，因此要多部门协商签字确认才能使用，而这些文书在签字期间存在积压问题，使其实际使用价值无法展现。二、优化机关文书档案整理的相关对策（一）提高机关文书处理工作水平1.在思想上予以重视。机关文书要求比较高，不仅要有严密的格式，还要有严谨的程序，因此机关在处理文书工作时，应该高度重视文书处理的权威性。首先，机关文书管理人员应该树立正确的文书管理意识，认识到文书的重要性，进而保持认真的态度开展文书处理工作；其次，文书处理工作责任到人，不断提升文书管理人员的综合素质，保证文书的权威性；再次，文书管理人员要积极提升自1352023 年第 1 期LANTAI BBS兰台论坛身文书处理专业能力；最后，机关文书管理人员要严格按照标准开展文书处理工作，不断提高机关文书处理的效率。2.对文书处理程序予以严格规范。机关文书处理工作要有明确、详细的处理流程规范作为理论支持。实际文书处理过程涉及的环节比较多，并且一旦某个环节、科室出现问题，都会影响整个文书流程的处理。所以，机关部门和科室之间应做好配合，进而使得文书处理程序能够严格规范，保证文书处理工作的科学性和合理性。同时，机关办公室要负起主责，做好文书的收发、催办、批办等工作，保证文书处理工作的及时性、规范化。3.对文书处理情况予以定期考察，建立健全文书处理制度和激励机制。机关文书处理工作想要有序高效开展，那么就要有科学、合理、规范的制度作为依据。机关单位要结合自身的情况，建立健全完善的文书管理机制。首先，机关单位要定期对文书处理科室的工作进行监督，并结合文书处理工作情况给予评价和考核，进而可以不断提高文书处理工作的质量，完善文书处理管理制度。其次，构建激励、考核机制。机关文书处理工作进行专项考核，针对考核优秀的员工给予物质和精神奖励；对于未达标的机关人员给予批评。再次，定期对机关文书处理情况进行数据公布，发现问题及时解决，提高文书处理的工作效率。最后，全面提升各个科室的文书规范意识，严格管理文书的格式、规则，保证文书管理的质量。4.加强机关档案文秘工作人员业务技能的培训，有效提升档案文秘队伍的综合素养。机关想要不断提高文书处理的效率和水平，应该加强机关档案文秘工作人员业务技能的培训，有效提升档案文秘队伍的综合素养。文书档案管理人员要具备专业的技能和知识，同时了解文书档案的正确管理措施，使档案信息被快速存储和应用。按照文书类型和类目进行存储、分类，使相关人员快速进行内容的查询。在培训期间组织更多人参加机构培训活动，提高人员的专业技能、基础水平。文书管理人员还要通过不断自学，提高自身技术水平，在单位内部加注重自身能力的培养，通过积极学习和应用，使档案管理工作有序开展，消除因专业技能不足而导致文书存储能力缺失的情况。5.设立档案管理部门并强化其职能。档案管理部门根据统一的管理标准，不断优化管理模式，对职能权限进行限制，提高管理强度。比如：档案管理部门根据管理要求，对不同政策、制度、规定进行完善，通过对特定设备和场所使用要求的限制，使更多管理人员对文书档案的存储和应用过程更加重视。领导部门也要发挥自身管理职能，按照文书价值在单位内部采取有效管控办法，对特定措施积极应用，拓宽文书应用范围，建立可靠有效的保障措施。（二）开展机关文书立卷规范化工作1.加强领导，提高认识。首先，档案管理人员应该认识到文书档案立卷的重要性，坚持文书立卷的工作态度，有序开展立卷相关工作；其次，机关领导要给予文书立卷工作高度的关注，定期了解此项工作的进度，帮助相关人员及时解决问题；最后，构建完善的文书立卷管理机制，使得档案管理人员按照相关标准来开展工作，保证文书立卷工作的质量，进而实现文书立卷规范化管理目标。2.加强宏观管理，搞好业务指导。机关文书立卷前，应该做好准备工作，同时要做到：首先，文件材料归档的同时，还要处理好后续的查询利用关系，使得文书立卷后不仅便于当前的管理，还要便于日后的使用；其次，文件材料收集时，要保证材料收齐，进而最大程度的保证文书立卷完整性。最后，文书立卷时，要保证案卷质量，案卷完成后，要进行质量检查，确保案卷质量合格后再开展接下来的工作。3.举办业务培训班，提高人员业务水平。在机关文书立卷工作开展过程中，存在一定的问题，影响文书立卷工作的开展。有些档案管理人员频繁流动，这是因为档案管理人员缺乏专业的知识和技能，不能胜任档案管理工作。结合当前这种问题，机关档案管理部门应该定期举办业务培训班，提高人员业务水平，使得档案管理人员能够提高自身的专业能力，进而能够高效开展文书立卷工作，保证工作的质量。4.积极推行现代化管理，加速实现计算机在档案管理中的应用。在文书立卷工作中，利用现代化管理技术能够提高工作的效率。比如，利用计算机技术来完成编目工作，可以通过一次输入获取多种形式的输出，这样能够实现多途径检索的目标。不仅可以减轻档案管理工作人员的工作量，还能提高文书立卷的效率。（三）加强机关档案室规范化管理1.机关领导要高度重视档案工作，不断提高机关档案室管理知识水平。首先，应该统一谋划安排，责任划分到人。指定专人负责机关单位的文书管理工作，按照相关的文书档案管理标准进行整合和分1362023 年第 1 期兰台论坛LANTAI BBS类，然后由档案管理部门专人负责统一归档管理。其次，结合机关单位的资源情况，适当增加档案管理投入，重视档案管理的软件、硬件购买，进而构建档案管理规范化管理体系，提高文书档案管理效率。最后，加强培训不断提升技能，定期组织档案管理人员学习档案管理的制度和法律。2.利用现代化设备，改善档案保管条件，不断提升档案室规范化、信息化管理水平。随着信息技术的不断发展，机关单位文书档案管理应利用现代化设备构建电子文件档案管理模式，改善档案的保管条件，使得文书档案能够及时分类归档，不断提升文书档案的管理规范化水平。利用现代化设备能够提高文书档案的管理安全性，提高档案的利用效率。机关单位还要做好档案室的环境建设工作，结合档案管理需求购买对应的软件、硬件设备，保证档案管理实现“九防”安全保护目标，有效提高档案的管理和利用效率。3.制定、完善相关规章制度、管理办法。随着国家相关制度的制定，在机关单位要选择适合的管理草案。比如，引用机关归档文件收集与整理细则档案管理办法等文件，进行文书内容整理、归档和管理。各部门通力合作进行文书内容的筛选，使内容更加完整。多部门合作期间，还要对文书的特定细节进行明细，通过有效的整理、归档办法使各部门都发挥整理价值，让文书的应用范围拓宽，进一步展现单位档案管理的效率。4.制定档案分类方案。按照机关单位文书内容和载体管理办法，在采取前后统一的管理政策后，对不同职门的权限进行拟定，同时对单位档案的分类模式进行更新。根据文书的拓宽范围和应用渠道，对文书内容不断优化和完善，使文书整理遵循档案管理规定，不断优化管理系统，对完善的管理体系进一步升级，确保在以后的档案操作管理中，新职工也可以按照规定进行相关工作，使处理过程更加条理化和规范化，展现文书的指导价值。随着国家颁布归档文件整理规划的相关条例，在对归档流程简化的过程中，可以取消案卷整理的基本流程，通过电子整理和信息整合方式，让新型整理办法替代传统整理模式，提高整体效率，让文书档案被快速分类和编号，在应用时方便提取。5.提高文书存储质量。单位根据国家档案局规定对基本内容进行分析，并遵守机关文书档案归档范围与保管期限表的内容，对文档的鉴别方式以及归档流程进行完善，提高文书存储质量，让文件的完整度同步提升。各单位根据要求及时组建相关机构，对文书的内容和拓宽范围方法进行优化，在不断提供优质文件资料以后，确保对有价值的文档进行归档处理，并且修订原有的表格存储模式，提高存储效率。各部门对文书审批流程要更加严苛，通过针对性的检查方法在单位办公室进行最终方案拟定，使文书保管期限延长，并且分类存储，最终修订完善。6.在 OA 系统里完成文件的分类、归档。现代网络技术的普及，让自动办公得以实现。各办公区域根据 OA 系统的研发情况，将实际的文书分类归档，形成更加形象系统的环节，使文书的发放和查收过程更加迅速。相关部门要对文书的保管期限进行设定，在确保转入档案信息足够完整后，根据日常公文处理流程对指定文件及时归档，消除不必要因素造成的影响。7.制定相关考核机制。各单位根据要求对相关负责人能力进行考核，确保其能力符合岗位要求后，妥善落实相关管理措施。针对上一年度的绩效考核情况，对下一年度人员的文书档案绩效进行打分，同时确保各单位所收集、整理和归纳的数据更加完整，使有价值的管理办法被多部门应用。档案管理部门在引入制定的机关归档文件收集与整理细则中发现，根据该资料要求进行文书归档、限制和保管，有利于相关部门进行数据核对，并快速完成归档处理。针对档案部门给出的文书引导、答疑和督促流程，各部门要积极学习和配合，在以后的工作中对相关流程进行研究和升级，最终展现更优质的管理办法。8.档案规范化管理达标评估。对档案流程进行评估，了解基本管理标准和措施。通过技术优化和内容升级等方法，使文书档案管理工序流程更加迅速。对于特定文书借阅，要先对文书内容进行收集、整理、保管、统计、鉴定，在借阅时根据文书使用范畴提前申请，确保重点文书内容被高效应用。对于多数单位的文书档案管理工作，应不断升级和优化，才能更符合时代发展要求，建立科学化、合理化评价体系，让已经制定的任务达标。参考文献 1 张叶.浅谈进馆文书档案的质量控制 J.云南档案,2021(12).2 刘畅.机关文书档案整理若干问题及对策研究 J.兰台内外,2021(05).责编：蒋立民