浅谈如何强化建设项目档案管理_孙东君.pdf

2582023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE浅谈如何强化建设项目档案管理孙东君1武尚勇2（1.丹东市规划设计研究院，辽宁 丹东 118000；2.丹东市营商环境建设服务中心，辽宁 丹东 118000）摘要：工程建设项目档案在经济社会发展中具有十分重要的作用，强化项目档案的管理工作尤为重要，本文分析了建设项目档案管理工作在实际中存在的问题，并提出了提高思想站位，注重档案管理质量等 6 项对策，为建设项目档案后续开发利用打下坚实基础。关键词：建设项目档案；档案管理项目档案是整个项目工程的重要组成部分，是整个工程的出生证明和成长证明，记录了项目从起始到结束的全部原始过程，是项目质量管理和施工技术质量的重要依据；是城市建设宏观调控，项目开发、房屋改造、拆迁、司法鉴定等活动的重要证据；是项目的竣工验收、工程审计、工程创优以及达标考核等活动的重要凭证；是项目投产后开展生产运行、设备维护、工程改扩建、历史查找、产权查证以及经济纠纷等的依据，因此强化项目档案的管理工作显得尤为重要。但在实际建设项目档案管理中依然存在诸多问题。例如，建设项目档案管理意识不强问题，建设项目档案管理体系和机构不健全问题，各相关部门工作职责不清晰问题，档案管理队伍素质亟待提升等问题。如何解决这些问题，确保建设项目档案在经济社会发展中更好的发挥作用，是档案从业者应深入思考的问题。一、建设项目档案的概念及项目档案管理工作的特点建设项目档案源于科技档案，2018 年实施的建设项目档案管理规范（DA/T28-2018）行业标准中明确了项目档案的定义是经过鉴定、整理并归档的项目文件，项目文件是在项目建设全过程中形成的文字、图表、音像、实物等形式的文件材料，具体包括以下文件：项目前期文件，即项目在筹备、立项、招标投标、合同协议、勘察设计、征地拆迁、移民安置及工程准备过程中形成的文件；竣工图，即项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的施工文件，工程竣工后真实反映工程施工结果的竣工图；监理文件，即工程监理单位在履行建设工程监理合同过程中形成或获取的，以一定形式记录、保存的文件；项目竣工验收过程中形成的竣工验收文件；项目电子文件，即在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，记录和反映项目建设和管理各项活动的项目电子文件。建设项目档案管理工作具有以下特点：一是建设项目档案管理工作的工作量较大，工作内容繁杂。建设项目档案管理涉及的文件种类较多，所涉及到的文件的专业性较强、成套性标准相对较高，文件间逻辑关系相对复杂。建设项目的档案管理人员，即需要具有档案管理技能，还需要具备一定工程建设项目专业知识。二是建设项目的工期较长，在以往的大型建设项目中，跨年度的工程项目数量较多，而建设项目档案作为工程建设项目的原始记录，始终伴随着工程建设项目的进展而成长。这就需要建设项目档案管理人员在工作中始终保持工作定力，保持工作热情，磨练出良好的职业操守，以适应建设项目档案管理岗位的需求。三是建设项目档案的价值较高，项目档案既是建设项目的真实记录，又是建设项目的工艺流程和组织实施工程的记录。由于建设项目所采用的工艺、技术设备和工程组织措施比较先进，为后续的建设项目提供了值得借鉴的重要参考，因此做好建设项目档案管理工作是十分必要的。二、建设项目档案管理工作中存在的问题（一）建设项目档案管理意识淡薄长期以来，无论是建设单位、参建单位还是监理单位，普遍存在着重工程施工建设、轻建设项目档案管理的现象，项目建设单位、参建单位和监理单位的经营管理者缺乏必要的档案收集管理及应用2592023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE知识，对建设项目档案后续在经济社会发展中的重要作用认识不足，不愿在档案管理工作中投入更多的人力、物力。档案管理人员缺乏深入一线、开拓创新、综合协调、解决难题的主动性，建设单位工程管理相关部门人员缺乏落实档案管理政策的积极性，参建单位配备的档案管理员、资料员业务素质不高。多方面的综合因素导致档案管理的各个工作环节衔接不紧密，使得档案管理工作在工程建设项目中处于相对薄弱的局面。（二）档案管理机构不健全在实际工作中，很多项目单位都存在项目档案工作组织机构不健全的问题。在项目建设初期，项目单位没有明确项目档案工作的分管领导，没有建立与项目管理相适应的档案管理机构，各参建单位档案管理水平不一致，导致档案工作效率低下，工作不协调、不统一。有的建设单位与参建单位没有明确档案管理责任，档案管理工作的分工不明确，建设单位工程管理相关部门与勘察、设计、监理、施工、检测、供货等诸多单位工作人员对自己承担的档案工作职责不清楚，存在项目建设档案管理工作不能及时、准确地反映项目建设过程的问题，影响了建设项目档案工作质量和效率。（三）工程资料收集整理与工程建设同步性差在项目开工建设的过程中，各类文件应与项目的施工进展同步收集整理、归档，应根据项目的进展一步步的开展档案工作。但是在实际工程建设中，各参建单位把主要的人力、物力都投入到项目建设中，全力压缩工期，降低施工成本，导致项目档案收集归档工作滞后与工程建设的问题，很多项目单位是在相应的项目建设过去很久之后才开始进行归档工作，错失了档案收集工作的最佳时机。（四）档案管理人员缺乏专业技能项目档案管理工作是一项庞杂细致的工作，专业性很强，需要熟练掌握运用项目档案管理规范，熟练掌握文件收集范围、质量标准、归档内容等知识。但在实际工作中，各参建单位仅配备一名档案管理人员，有的仅仅是跟着老同志学习了少量的实践经验后就开始档案管理工作，缺乏系统性专业知识培训，很难高质量完成文件收集整理、归档工作。与此同时，专职档案管理人员对项目档案的质量起着决定性的作用，在项目建设中档案工作往往需要一个人独当一面，需要一个人坚守整个阵地，但在实际工作中,档案管理人员更换频繁，流动性很大。有的档案管理人员因工程建设需要被调到其他岗位，交接工作后的新人很难达到原有的工作水平，在频繁的档案工作变动和交接工作中，经常会出现项目文件交接不全、资料残缺、重要文件无法弥补等情况，将直接影响到建设项目档案的质量。三、加强建设项目档案管理的有效对策（一）提高思想站位，注重档案管理质量加强思想上的重视是做好建设项目档案管理工作的基础，建设项目档案管理者要发挥积极作用，争取项目建设单位主要领导的重视，多措并举提高建设项目档案管理质量。例如，将档案管理工作纳入领导班子的日常议事工作当中，在调度、总结、检查、布置项目建设工作的时候，同步调度建设项目档案收集、整理、归档工作进展情况。将档案管理工作纳入工作实绩考核体系，把建设单位工程管理各相关部门、各参建单位、施工单位、监理单位中涉及档案收集、整理、归档等工作任务和职责列入考核指标体系，制定科学合理的考核方案和制度，明确任务，明确责任，明确完成时限，将工作业绩与经济利益挂钩，做到奖惩有度，赏罚分明，确保建设项目档案工作质量。（二）加强沟通协调，建立高效运行的建设项目档案管理机构和工作机制建设单位应明确项目档案工作的分管领导，建立高效运行的档案管理机构，监督、指导本单位工程管理相关部门及参建单位项目文件的收集、整理和归档工作、审查参建单位制定的文件管理和归档制度，审查项目文件归档的完整性和整理的规范性、系统性。建设单位应建立以档案管理机构为核心，工程管理相关部门和参建单位共同参与的项目档案管理工作组织，建立沟通协调机制，定期召开沟通协调会议，协调解决项目文件资料收集、整理、归档过程中遇到的各种问题，并明确责任部门、责任人及解决问题时限。建设单位工程管理部门、各参建单位应配备专人或指定人员负责项目文件管理工作，在项目建设期间不得随意更换。（三）明确各部门职责职能，抓好责任落实建设单位负责制定项目文件管理和档案管理的制度、规范和程序，负责出台细致的档案管理工作方案，把每项工作任务落实到责任部门、责任人，并组织协调工程管理部门和参建单位在规定的时间节点内完成。参建单位应建立符合建设单位要求的档案文件管理制度，并报建设单位确认。参建单位负责所承担工程的文件收集、整理和归档工作，参建单位应明确档案管理责任人，定期参加建设单位2602023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE档案工作沟通协调会。在实际工作中，建设单位可以重点从以下三方面推动相关单位履行档案工作职责，抓好责任落实。一是建设单位与参建单位、监理单位签订合同、协议时应明确项目文件管理责任，包括项目文件形成的质量要求、归档范围、归档时间、归档套数、整理标准、及违约责任等内容。监理合同条款应明确监理单位对所监理项目的文件和档案的检查、审查责任。二是建设单位对参建单位进行合同履约考核时，应对项目文件管理工作的履行情况做出评价，合同款支付审批时应审查项目文件的归档情况，并将项目文件是否按要求管理和归档作为支付合同款的前提条件。三是建设单位工程管理相关部门应注重对勘察单位、设计单位、监理单位、施工单位、检测单位、供货单位等部门归档文件的完整性、准确性和规范性的审查。（五）牢牢抓住各项环节，推进建设项目档案工作与项目建设协调统一项目文件收集环节的工作是建设项目档案管理的基础，项目建设过程中形成的具有查考利用价值的各种形式和载体的项目文件都应该收集齐全。例如，项目前期文件、管理性文件及重要事件和活动、原始地形地貌、工程形象进度、关键节点工序、地质及施工缺陷处理、工程质量等都应形成音频、视频及照片文件，文件内容要准确，格式要规范，签字盖章手续要完整并要满足耐久性要求。项目文件整理环节的工作包括项目文件价值鉴定、分类、组卷、排列、编目、装订等，项目文件应由文件形成部门进行整理，按照项目文件的形成规律，保持卷内文件的有机联系合理组卷。例如，项目前期文件和项目管理文件应按照事由及时间顺序组卷，并按照主题、事由进行排列，招投标及合同文件应按照标段及合同组卷。施工技术文件应按照单位工程、分部工程或装置、阶段、结构、专业进行组卷，并按照综合管理、施工技术支撑、检测试验、评定验收进行排列。监理文件应按照监理的合同标段、事由并结合文件种类组卷，并按照依据性、工作性文件进行排列。生产准备、试运行、竣工验收文件应按照工程阶段、事由并结合时间顺序组卷，并按照主题、事由进行排列。项目文件归档环节的关键结点是审查与及时归档。施工文件组卷完毕经施工单位自查后，再依次提交监理单位、建设单位工程管理部门、建设单位档案管理部门进行审查。监理文件组卷完毕并自查后，依次提交建设单位工程管理部门和档案管理部门进行审查。各个审查环节都应形成审查记录和问题整改记录。项目前期文件在相关工作结束时应及时归档，管理性文件一般按照年度归档，同一事由产生的跨年度文件应在办结年度归档，施工文件应在项目完工验收后归档，建设周期较长的大型项目可以分阶段或者按照单位工程、分部工程进行归档。监理文件应在监理的项目完工验收后归档，竣工验收文件在验收通过后归档。为保证建设项目文件材料有序归档，还应制定文件材料归档计划或方案，明确归档文件材料的责任单位、责任人、完成任务的时间节点和归档文件名称、时间等信息，并将该计划或方案下发到各相关部门，确保按序时进度推进文件材料归档工作。（六）激发积极性，不断提升档案管理人员的综合业务素质建设项目档案管理工作内容繁杂、工作量大、涉及多个专业领域，应加强对档案管理人员进行档案专业知识培训，同时加强项目建设领域业务素质提升。一般的档案业务培训注重的是业务技能培训，从中筛选责任心强的人来做档案资料管理员。培训中关于思想认识方面的内容很少，甚至被忽略，而这却正是大多数建设项目档案管理人员的短板，只有注重教育引导档案管理人员在思想上认识到档案工作的重要性，才能激发其对项目建设档案工作的积极性，调动其在后续的工作中不断自主学习、深入学习、广泛研究建设项目各个相关专业知识的积极性，才能逐步建立起档案管理人员深入实地、敢于面对挑战、敢于组织协调、敢于解决问题的责任感和担当精神。例如，项目档案管理人员在深入一线对施工现场进行勘察的过程中，既可以保障工程资料的形成与工程建设同步进行，又便于及时发现实际工作中出现的问题，便于及时向参建单位提出问题和建议，使问题得到及时整改。这不仅可以提升建设项目档案工作质量，还可以发挥档案部门作用，协助相关部门提升工程施工质量，更有利于档案管理人员在解决实际问题中迅速成长提高，提升档案管理人员综合业务素质。参考文献 1 陈秀华.谈建设工程项目档案的科学管理 J.山西建筑,2013(22).2 夏玉杰.浅谈工程项目档案的利用与服务 J.黑龙江档案,2015(06).责编：陈頔