大型接待的项目管理方案.docx

大型接待项目管理方案
一、项目启动背景
随着煤化公司的平稳发展，公司各种接待较多.为了更好地完成各项接待任务,使我们的接待工作更加程序化、规X化、专业化,确保我们的工作能达到较高的水平.现结合煤化公司接待工作的实际情况，办公室特编制大型接待项目管理案例.
二、项目授权/核准
公司的大型接待工作由煤化公司经理批准执行.
三、项目X围说明书
从收到接待指令至来宾离开煤化公司.
四、优先性矩阵

优先性高
优先性中
优先性低
时间

X围

成本

五、项目实施的条件

条件
内部
1、煤化公司的平稳快速发展
2、公司领导的重视
3、公司内部各单位的通力配合
外部
1、集团公司的协作
2、各级政府、银行及相关单位的支持

六、主要交付件
主要交付件1
接待通知单
Is是
Is Not不是
原件
手写的
附详细的接待标准
盖有公司办公室章
副本打印的
WORD

主要交付件2
接待祝酒词
Is是
Is Not不是
打印的
领导审阅后的
手写的
主要交付件3
接待汇报材料
Is是
Is Not不是
打印的
领导审阅后的
手写的
主要交付件4
办公室大型接待评议表
Is是
Is Not不是
原件
手写的
附有活动安排、陪同领导、存在问题、
成功经验
公司领导评议结果
打印的
主要交付件5
接待照片和录像
Is是
Is Not不是
电子版
纸质的

七、项目组织
＜一＞项目成员及职责
组织/职衔
角色
责任
公司经理
发起人
安排接待
办公室负责人
组织者
组织协调工作
办公室秘书
核心组员
计划、执行项目
办公室秘书
核心组员
协调、执行项目
文书
核心组员
桌签打印工作
档案员
核心组员
协助文书工作
服务员班长
核心组员
负责董事楼的相关接待工作
＜二＞内外部协作单位

外部协作单位
内部支援单位
WORD

集团公司领导
集团公司党政综合办公室
集团物业公司
餐饮接待科
保卫科
机动车间
物业科
园林科
各相关科室及车间

八、工作分解结构＜A标接待〉

WBS工作表＜时间以分钟计〉
活动序号
活动名称
估计历时
责任人
1
接受任务
35
秘书
1.1
询问并记录情况
10
秘书
1.2
呈送领导审批，确定接待标准
5
秘书
1.3
填写接待通知单,确定陪同人员
5
秘书
1.4
通知单送交餐饮接待科
15
秘书
2
准备阶段
360

2.1
准备祝酒词
20
秘书
2.2
准备汇报材料
60
秘书
2.3
安排保卫＜通知保卫科〉
30
保卫科科长
2.4
各部门打扫卫生
30
各部门领导
2.5
制作桌签＜餐厅和董事楼会议室〉
15
文书、档案员
2.6
安排歌手
10
接待餐饮科科长
2.7
安排拍照、录像人员、董事楼迎宾人员、
司机
5
秘书2名
2.8
董事楼卫生打扫
60
服务员班长
2.9
准备横幅、安全帽
30
秘书2名
2.10
悬挂横幅＜董事楼、炼焦车间、1号大门＞
40
办公室/保卫科/炼
WORD

焦车间/相关单位
2.11
摆放餐厅桌签，送交祝酒词
10
秘书
2.12
安排董事楼大厅＜烟、火机、茶水〉
10
服务员班长
2.13
安排董事楼会议室
40
服务员班长

准备投影、电脑
12
秘书2名

摆放桌签
5
秘书2名

准备宣传材料
5
秘书2名

安排服务人员
2
服务员班长

摆放水果、茶、烟
5
服务员班长

摆放笔记本、笔
5
服务员班长

安排电工和网络保障人员
3
机动车间主任

地毯准备＜门、电梯〉
3
服务员班长
3
实施阶段
210

3.1
领导、歌手迎接
30
接待餐饮科科长
3.2
全程拍照录像
190
秘书2名
3.3
安排会议
30
秘书2名
3.4
领来宾参观
30
接待领导
3.5
领来宾就餐
90
接待领导
3.6
接待完毕
20
接待餐饮科科长

领导陪送

接待领导

安排来宾住宿

接待餐饮科科长

安排用餐＜按3.5-3.6＞

接待餐饮科科长

WORD
4
总结阶段
55

4.1
图片、资料存档、总结经验
45
秘书2名
4.2

10
相关领导

九、项目干系人关系管理
1、做好干系人识别工作.本项目中的主要干系人为：公司领导、外部协作单位、内部支援
单位、来宾.
2、识别干系人优先级排序.针对干系人的目的和需求，经责任分析，进行干系人优先级排序.
本项目优先级排序为：公司经理、来宾、外部协作单位、内部支援单位.
3、获得干系人支持，动态管理和维持干系人变化.
4、做好沟通协调工作，并留下相关记录.
十、里程碑管理
里程碑
完成时间
计划
实际
接受任务,确定接待标准

来宾到达乌兰煤化工业园
29.5.20 中午 11:30

来宾参观厂区
29.5.20 中午 12:

来宾到达董事楼
29.5.20 中午 12:30

来宾就餐
29.5.20 中午 13:

来宾住宿
29.5.20 下午 15:

送客阶段
29.5.21 上午 10 时

十一、网络图

WORD

甘特图<Hour>

工
顺
2
5
7
1
1
1
1
2
2
2
2
3
3
3
3
4
4
4
4
5
5
5
5
6
6
WBS
期
序
6
2
8
0
3
5
8
0
3
6
8
1
3
6
9
1
4
6
9
2
4
7
9
2
6

4
0
6
2
8
4
0
6
2
8
4
0
6
2
8
4
0
6
2
8
4
0
Start

1.1
10

1.2
5

1.3
5

1.4
15

MS

2.1
20

2. 2
60

2.3
30

2.4
30

2.5
15

2.6
10

2.7
5

2.8
60

2.9
30

2.10
40

2.11
10

2.12
10

12

5

2

i r
WORD

2

2

2

2

3

MS

3.1
30

3.2
190

3.3
30

3.4
30

3.5
90

20

z

MS

4.1
50

4.2
10

十二、资源需求
WBS
人力资源
材料
成本＜元〉
1. 1
秘书1人
记录本、笔

1. 2
秘书1人

1. 3
秘书1人

1. 4
秘书1人
接待通知单

2. 1
秘书1人

2. 2
秘书1人

2. 3
秘书1人

2. 4
秘书1人

2. 5
秘书1人
彩纸

2. 6
秘书1人
横幅、安全帽

2. 7
秘书1人

2. 8
服务员6名

WORD

2.9
秘书1人

2.10
秘书2人
桌签、祝酒词

2.11
秘书2人

2.12
服务员4名
烟、火机、茶

服务员2名
笔记本、笔

秘书2人
数据线、插线板、笔记本电脑

秘书2人
桌签

服务员2名
水果、茶、烟、纯净水

服务员2名

服务员2名

秘书2人
电工工具

服务员2名
地毯

3.1
领导1名

3.2
秘书2人
照相机、DV

3.3
秘书2人

3.4
领导1名

3.5
领导1名

3.6
领导1名

3.7
领导1名

4.1
秘书2名
光盘

4.2
领导1名

应急成本

WORD
合计

十三、风险管理计划
<一>风险识别与评估
风险
可能性
影响
发觉难度
总风险
1、横幅未按时到达
L
H
L
3
2、横幅上文字掉落
M
H
L
6
3、各部门卫生出现脏乱
L
H
L
3
4、设备有故障
M
H
M
12
5、照相、录像设备出现故障
L
L
L
1
6、祝酒词丢失、弄脏
L
H
M
6
7、董事楼出现卫生差
L
H
L
3
8、董事楼断电
M
H
H
18
H、M、L 赋予的值分别为：H<high>：高 M<middle>:中L<low>:低

H=3M=2L=1
总风险计算：总风险=可能性X影响X发觉难度
当总风险大于或等于9时，应对该风险进行管理或施加影响，以控制、降低和消除风险.
<二>风险应对与管理
主要风险1
设备有故障
可能原因
预防措施
应急计划
引发界限
负责人
董事楼电脑、音响
出现问题
1、工作人员到现场调试
2、专业技术人员现场全程监控
修理或更换
设备
调试失败
秘书2名
主要风险2
董事楼断电
可能原因
预防措施
应急计划
引发界限
负责人
WORD

1、电器功率过大
2、线路问题
1、到现场调试
2、专业技术人员检修电路
修理或启动
应急电源
调试失败
秘书2名
十四、变更管理

变更叙述
原因
批准
接待时间
堵车、临时有事
公司经理
陪同领导
领导出差、领导另有安排
公司经理
接待标准＜酒烟和菜不符合标准〉
节约成本
公司经理

WORD