滴水不漏—经理人记事本活用术.docx

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编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第67页共67页滴水不漏——经理人记事本活用术《滴水不漏——经理人记事本活用术》智慧的发光点——记事本一、记事本究竟意味着什么也正因为有着这种期待，我们努力，我们学习，我们使自己更可爱。每个人都曾经在一年之初，翻开一本新的记事本，下一些决心，做一些反省。打开这本新记事本时，我们祈盼使用这本记事本的这一年，或自己的人生与生活，能更美好。然而，结果是怎样呢？梦想成真或是成空，今年比去年有收获或者今天成为昨天的翻版，一切如旧，没有任何变化或奇迹。于是，我们只能在“记事本能改变我们的生活吗？”的想法，及“是不是该换一本更好的记事本？”的期待之间，摇摆不定。这暂且不提。问题的重点是，你究竟在记事本中记些什么。当然，不管你记什么都好，这是你的自由；但你如何去记一件事，却是超乎你想象地重要。你在记事本上记什么，如何记，意味着你每天想什么，希望做什么，也就是意味着你生活的视野。要如何生活？做些什么事？换言之，笔记的使用方式，就成为你对自己生活所做的一个设计。记事本，就是在每一天，给自己活力，培养自己的智慧，提高自己的能力，使每一天更丰盛的智能工具。二、拥有一本使自己富有冲力的记事本这是一本一旦你拥有了，你的生活、对事物的看法、行动的方式等一切都可能因之改变的，神奇的记事本。请且慢打开。在我们打开之前，希望你先回答一些问题。 ①使用记事本，你的每一天会更充实吗？ ②你是否因此能完成更多的事？ ③你的能力被发挥，智慧增长，工作出色，事业成功，并且赚到足够的金钱了吗？ ④你的人生、你的生活改变了吗？使你充满自信，以肯定的答案回答上述问题的，就是这本记事本。你只要每天使用它，自然而然，你的能力就会增长，使你过着充实且充满活力的生活。那么，要达到这种目标，我们该在记事本上记些什么呢？在回答这个问题之前，我们先要问——记事本的功用到底是什么？ □记笔记的过程就是思维记事本的功用，在帮助我们思考，并确认思考的结果。因此相反地，我们记笔记的方式，会逐渐为我们的思考方式理下规则。换言之，你书写笔记的方式，就是你思考的方式，也就是你运用头脑的方法。正因如此，你记笔记的方式，将形成并左右你的智慧。我们要先知道，我们记笔记的方式，与个人的创造性、感受性、事物的看法，灵感的涌跃，这一切的一切都有极密切的关联。记事本具有如此重大的意义与影响，但从小到大，却没有任何人教导我们如何去记它。在学校所用的笔记，只是专供记事用的笔记。如果记忆力强的话，不记笔记也无妨碍。只要从授课的片断去回想，同样也可获得好的成绩。而许多人也认为，记事本笔记只是一个备忘录，是为了怕忘记，或者说是为了记下之后就可以把它忘记，而预备的。记下思考的流程，以促进思考，产生一些新的发现，并对最后的结论深怀自信，更进一步，使我们的头脑灵活，能有效运用的“Memo的记法”，虽然如此的重要，但到目前为止，却没有人教导我们。智能文具很好，系统化笔记也很好。但不管你拥有多好的记事本，或再丰富精致的新设计本，却以盲目的方式去记的话，将没有任何效益。所谓盲目，是指没有遵循一定的方式或原则。因此喜欢用记事本的人，多半成为将记事本当做满足自我的工具。然而，记笔记的原理原则与定规又是什么呢？笔记的原理原则与定规，就是思考的原理原则与定规。笔记的记法，就是了解自己的想法，对事物的感想与看法的方式，因为我们借由笔记，将思考本身予以“定型化”，文字化。我们想创造许多东西。包括创造使自己的生活充实，人生有创意，生活美满的每一天，以及使这些梦想得以实现的其他许多事物。 □冲劲不够是你写的笔记不好长久以来，我们一直主张思考能力与创造力的启发，与记记事本的方式有极深的关联。换言之，我们一直认为我们平日无意间所记的记事本，会决定一个人思考的能力。也就是说，我们可以经由学习记记事本的理论与技术，提高我们的思考与创造力。长久以来，我们一直主张思考能力与创造力的启发，与记记事本的方式有极深的关联。换言之，我们一直认为我们平日无意间所记的记事本，会决定一个人思考的能力。也就是说，我们可以经由学习记记事本的理论与技术，提高我们的思考与创造力。论、某某系统及某某训练讲习会。而真正去参加这种讲习会的，也大有人在。但得到的结果是什么？你曾经因此而有所改变吗？你是否真的将培训班所教授的内容了解贯通？你是否真的曾经运用这些技巧，去完成一些事？十分遗憾，大部分的人都是在当时听听就算了，真正有效去活用的人，可说是微乎其微。一个技巧，没有成为一个真正技能般被透彻了解、学会，是不可能发挥作用的。只知道却不会使用，跟完全不知道，并没有太大的差异。知道再多，拥有再丰富的学识，也不会成功。成功，是靠行动去实现的，没有行动或无法实际付诸行动的知识或技术，不具任何意义。目前启发创造力的理论或技巧，都毫无例外地提出“如何发现一个新的观点”，并针对此主题加以发挥。这种方式教我们跳出过去“直线式思考”的窠臼，能更自由，更宽广地去观察，向知识或常识挑战，以一种新的视野去面对事物。当我们接触到这种理论时，我们多半会以为“嗯！真的很有道理，说的一点都不错！”，并且深受吸引，在短时间内，真的以为自己懂了很多。但为什么我们始终无法按所学得的技巧，真正地去做些什么呢？我们好不容易学得的技法，只要换了不同的背景，似乎就消失无踪，无法切实运用了。这种不切实际，无法真正有效运用的程度，你或许也曾为之深感惊异。为什么当我们接触到，深受吸引且努力学习的技巧或方法，一旦拿到现实生活中，就失去它的神奇力量了呢？这是因为你的记事本笔记写不好所致。你记记事本或笔记的方式，阻碍了你的创造力与灵感！ □直线式的记事本束缚了我们的思考过去我们一直所受的教育，认为“直线式的思考”是十分正确的。直线，或许可以说是以.. A→B→C→D→E的顺序依次排列的逻辑。而我们以为，能迅速查知其联系，推出其顺序的人，就是聪明的人。因此，笔记或记事本，也自然而然地被线条化。请看一看我们长久以来使用的记事本。上面都有一些直直的线条。我们顺着这些线条来书写一些东西。而所谓顺着线条，意味着我们循着直线书写，沿着线条进行思考。其结果是，我们人类创出了所谓的“线条文化”。所谓的线条文化，就是重视直线思考的文化。直线思考，也就意味着“线条式的思考”。我们发现，我们长久以来惯用的线条式笔记，在不知不觉间束缚了我们的思考。我们的头脑的构造，本来并不是直线型的，尤有甚之的是，我们生活的这个世界本身，也不是直线的。我们亲眼所见的世界，甚至没有一样东西，可以称得上是直线的。或是以一种在瞬间掌握整体的方式，来运用我们的视觉。人的大脑，最擅于进行非直线的“视觉观察”。由于我们的努力，花费极长的教育时间，来教导这种适于进行非直线式思考的大脑，去进行直线式的思考与观察，因此在思考过程中经常有阻碍产生，甚至有许多人始终无法适应，也是理所当然的。而我们却始终认为那种思考无法直线化的人，是不合乎时代潮流的被淘汰者。这是怎样的一种错误！三、思考能使我们洞悉事物对一个事件我们应该有各个角度的不同看法。然而因为固有的知识，使我们将自己的观察角度，局限在一点上，让我们忽略，或者说失去了许多其他的看法与观点。只知道一些事情，反而使我们看不清事物的实体。如果说思考，就是要去发现新的观点与角度的话，那么知道得愈多，反而愈受拘束。即使你参加为启发创造力所办的讲习会，脑力受到激荡，心中充满了新的灵感，打算好好地发挥一番，但只要你仍使用“线条式的笔记本”，你会发现，你又回到当初缺乏创造力的原点。既然直线会束缚我们的思考与灵感，那么我们只要脱出这种直线的限制，采用一种全新的记事本就好了。创造跳出直线式思考范畴的秘诀在——“视觉式的思考”。我们只要把直线式的思考方式，改换成人类一向最擅长的“视觉思考”、“空间思考”即可。要发现任何新的事物，首先必须“观察”。经由全面性的观察，可使事物逐渐清晰、明朗。但此时观察所用的工具，必须要以“非直线化”的工具为前提，这样才可洞悉一切事物。《滴水不漏——经理人记事本活作术》大规格“老式”记事本曾风靡世界一、大规格记事本的热潮人们对记事本兴趣浓厚，尤其它有几项相差很大的方面，让人感到相当惊讶。首先是它的价格，有时候实在是贵得吓人，其次是它的尺寸大小，也相差悬殊。以前，记事本是“放在口袋里的东西”。而且，一般都是银行或保险公司的赠品，要不就是公司发给员工的小册子罢了。其实，有些赠品记事本也相当不错，有些就对一般商场人士非常实用。只是近来市面上出现了太多精致而又实用的各类记事本，就使得那些内容简洁的赠品记事本显得毫无价值可言了。现在市面上有各种尺寸及样式的记事本，有些价格甚至高达上百元，但是只要能为自己规划出灿烂的人生，还是有人愿意花下这笔钱。至于，简装大规格笔记本为什么会大受欢迎，一方面是流行之趋，另一方面则是它具有简洁及清晰的特性吧！二、什么是大规格“老式”记事本也就是说价值观的多样化，通常都是随着消费的多样化而产生的。当然，随着市售商品的增加，业务也随之复杂化了。不可否认的，业务内容的质、量及速度等密度也更紧凑。为了适应这样一个多变而又复杂的社会状况，工商人士也就不得不借重所谓简装大规格笔记本了。它可以帮助我们管理生活上的琐事，乃至于替我们记住一些重要的资料，所谓“一册在手，心中不慌”也就是这么一回事了。不过，仍有绝大部分的人，并不喜欢这样的记事本，理由是，它的“体积”太大了，似乎在携带上会有许多的不方便，只是凡事都是如此，要求完美就很难求了。事实上，有不少人兴致勃勃地买回一本大笔记本，事后又嫌麻烦地将它束之高阁，也许花了一大笔钱才买回来的好东西，就这么随随便便地给糟蹋了也说不定。而有人却生怕捞不回本，东拉西扯地记了一大堆不重要的东西，同样也有“浪费”之苦。三、什么是袖珍型记事本 ①它的大小在打开时宽度刚好可以放在手掌中。 ②可以放在手掌中记事。 ③可以放在衬衣口袋或西装口袋中。只要是记事本，至少也该具备这些条件。如果依照这样的考虑，那么那种摆在案头上的大记事本，似乎就不合于我们所谓的“记事本”条件了，其实称它为“日志簿”或许更贴切些。而真正的记事本不仅价格低廉，而且也同样可以包罗万象。《滴水不漏——经理人记事本活用术）掌上春秋，袋中脑库——记事本使人们普遍受惠记事本的好处多由这一点也显示出，随着年龄的增长，所承担的业务内容也将更趋复杂。一般而言，初入社会的年轻人，将社会生活当作是学生时代的延伸，而他们所使用的记事本也多半是塑胶的形式。但是，随着年龄的增长，他们会逐渐开始爱用老式记事本。换句话说，这是一种由新手进入经验老手，而不得不更换记事本的“进化”罢了。亦即，随着业务量的繁多，管理内容的制度化及相关信息的整理术等等，都必须要依赖老式记事本的帮助。然而，一位商场人士所管理的内容，究竟有哪些？不妨让我们来分析一番。 □时间管理老天爷很公平，给每个人相同的一天.. 24小时。但是，每个人也都有生命终止的一天。所以，虽然时间公平地赋予每一个人，但是却仍然相当地有限。也正因为如此，时间管理就成为非常重要的一门课程了。此时，认识“时间管理即为时间管理的一部分”就显得非常重要。也就是说，行程表管理在时间上占有极高的地位。甚至有人说：“记事本是口袋中的秘书”呢！ □行动管理按照时间比例管理自己的行动，即称之为行动管理。因此，行动管理与时间管理有着密不可分的关系。许多商场人士常有慢性疲劳、身心倦怠症或类似的现象。究其原因，行动管理的控制不当实为原因之一。因为他们在公司里没有做好上情下达的管理，以及有太多未解决的事项。事实上，时下年轻的一辈之中，有许多人也都犯有同样的毛病。但是，只要将态度换为另一观点的话，事情就可以全然改观。也就是说，将任何的行为都当做是一种行动。想想看，与其疲劳不堪时还做个不停，倒不如先好好地休息一会儿之后再努力工作来得有效。同样地我们也不可再处于一种被动的状态下，反而抱着一种主动而又积极的态度去面对工作，因为积极性的有无会影响到疲劳感的大小。当然，如果只是一味地工作，完全没有自己的生活空间的话也不行。 □情报管理在这一项功能中，我们将来自商战上必备的情报，到生活的智慧及各项杂学等，包括所有的小知识做一番说明。在任何公司里，都会有那些有问必答的人存在。站在情报收集的立场而言，只要这种人问些必要的问题，就可以获益非浅，真是一大乐事。但是，通讯栏的有效整理，亦即所谓的“人的情报”的管理，也是情报管理的一部分。而且，人际关系的网路广阔，对商务往来也有着无形的影响，单这一点，就足以显示它的重要性了。说得极端一点，在商战上情报整理和通讯栏的管理，几乎可以说是同义语。所以将通讯录整理得有条不紊的人，就是将“人”看得极为重要的人，这句话一点也不为过。在商战中的收发单据、日常的金钱收支、未来生活储备的费用等，这些都是必备的金钱管理。虽然所谓的“零用金”等也包含在内，但是本项功能却不只有这个部分。有些人就是利用金钱出纳单据做管理，即使是小小的一笔钱也一样会列入。多年后的今天，一直为人们所沿用。在日后需要唤起一些“记忆”的时候，如果没有任何“记录”可循的话，那就一点办法也没有了。而我们做记录也正是这个缘故。因此，有时连购物单也会留下来，这不仅可以取代保证书的作用，也可避免同时买重复的东西。 □目标管理在公共场合（商业场）或私人场合（自己的生活）中想做什么样的目标，能使自己的生活充实而有意义，这就是所谓的目标管理。所谓的目标并不是一个一个单独成立的，而是累积许多具体的目标，以不同的手段达到最终目标的意思。在倾向于高龄化社会的今天，每天应该如何打发时间，更是益发显得重要起来。所以，究竟自己想做些什么，就非得好好把握住不可。 □自我管理为了要达到最后目标，就必须先要做好“时间管理、行动管理、情报管理”。但是，不论要达成什么目标，本身的身心状态也必须要有充分地准备，以之为对应。比方说“没有健康的身体，就根本一事无成”，保持自己健康的身体，只能算是一种消极的自我管理。当然，单只健康管理并不是所谓的自我管理。生活管理——不，“生涯的设计”应该才是最重要的。具体言之，在生活中加入一些乐趣（兴趣、休闲）。除了工作外，还有自己的事情，这一点相当重要。退休之后，大约还有 20年的时间，而自我管理，就可以在这段时间内，将“高龄化的社会变得更有意义”的目标极度得到发挥。《滴水不漏——经理人记事本活用术》记事本的“使命” 一、日历、时间表日历最好是两年份的比较方便，以一年为单位来计划固然比较容易，但是如果能有明年的日程表，就可使计划的眼光更长远。日程表方面则有许多形式，这得按制造厂商的设计而定。而在选择的时候，也要注意配合自己个人的职业、兴趣等等。大致而言、有单日式、周志、月志及年志式。在使用圣经大小活页式的记事本时，由于可以抽换，所以也可以使用原有商品以外的纸张。当然在使用记事本时，如果不投入自己的心血，一样是没有什么效率可言。二、通讯录所以，如何在有限的空间内记入必要的内容，这就是一门学问了。我们通常只记入与工作有关的名字及电话号码。如果想知道住址及 FAX号码时，再以电话询问。三、备忘录最常被使用的，就是横式或直式的纸张。有人却比较喜欢那种大约 5厘米宽的方格纸。不只是记录文字，要画表格或流程图都比较方便。还可以记些调查记录、会议记录、日记、读书笔记、读后感、札记、小结等等东西。四、只要方便，样样都是好工具 □金钱出纳单申请差旅费时，等到过了几天才想到来整理的话，想必就相当麻烦了。如果记事本中有收支栏的话，要向公司请领各项费用应该就会比较容易。而且，对于自己的金钱管理也很有用。 □资料栏这是在记事本最后的部分，所附加的各种资料栏。有时候会认为没有这些资料栏反而比较好。所以，不妨把所需要的资料栏留下来，其他则撕掉不要。五、笔记帮大忙笔记的重要性是很显然的。我们都当过学生。自从入学的第一天起，教师就叮嘱我们记笔记，告诉我们笔记是如何如何的重要。事实也是如此。假如不做笔记，今天教师讲的内容即使你听得明明白白，也难保证你能永远记住了，也许到复习时，你便记不清老师说过什么，哪些是重点、难点怎样解答。如果有了笔记，你翻开笔记本，这些问题便迎刃而解了。我们都知道笔记对学习很重要，而且大多数人在学习过程中也认真地做笔记。然而，有多少人知道，生活中，做笔记也一样重要。聪明的犹太人就很清楚这一点，他们不但把笔记用在学习上，而且把笔记用在日常的生意往来上。对于重要的事情，无论何时何地犹太人都记着“笔记”，正是这种“笔记”对他们的正确判断提供了莫大的帮助。他们的笔记记得很精细。对重要事情发生的时间、日期、内容都做了详细的记录。对他们来说，所谓记“笔记”，并不是说犹太人经常带着笔记本走路，他们所用的笔记本极其简单，是随身带的香烟空盒。犹太人买香烟时，将香烟装入烟盒里，同时将空盒放入口袋，一旦进行“商谈”或有重要事物需要记录时，将立即在香烟空盒背面记入必要事项，过后再将此整理记入记录本内。这种简单又方便的记“笔记”方法，是犹太人精于计算和迅速、正确判断的基础。犹太人的一大特点是，凡事都是采取认真的态度。他们不允许在自己的生活中出现任何马虎。例如，在预约晤谈时，对日期、时间的约定要极其明了，而且连晤谈大约要花多少时间都算计好了。在赴约时，更不许有迟到之事发生，而且晤谈时间也是严格遵守预约好的时间。现实日常生活中，谈论具体的事时，也是竭尽全力求精确。可见犹太人的认真态度到了何种程度！记“笔记”，更说明了犹太人的这种态度。因为犹太人在商谈时，是不准发生任何暧昧之事的。纵然他们已作出迅速正确的判断，如果重要的日期、时间、金额、交货日期等记得含糊不清时，也是毫无用处的。所以，在他们看来，商谈中的任何重要细节都需要准确记忆，这一要求，他们再聪明能耐的脑子也是满足不了的，大脑记忆难免会发生差错，所以，他们便只好依靠记“笔记”了。我们却没有这种记笔记的习惯，脑海中对事物的记忆要求也不甚高，常常有含糊的习惯。对重要事物置若罔闻，就模模糊糊地过去，一点也不在乎。有时故意打马虎眼。如：“当时谈好交货的日期，确是×月×日吧，也许是×日吧？！”，但这手不能适用于犹太人。“啊！我记错了，是×日吧？我的确记着是×日所以.”谁管你的确记着是何日，无论怎样解释，为时已晚，将无法挽回。因为你的不守时，很可能发生毁约，不履行债务等，而被要求赔偿损失的事。犹太人的商法里，根本不允许马虎存在。因此，也根本就没有含糊不清、记错了等情形存在，纵然是很微小的小事，他们也会不厌其烦地把它记下来。“不怕一万，只怕万一”这句俗语虽产生在中国，犹太人却也十分懂得这道理。赔偿损失的事。犹太人的商法里，根本不允许马虎存在。因此，也根本就没有含糊不清、记错了等情形存在，纵然是很微小的小事，他们也会不厌其烦地把它记下来。“不怕一万，只怕万一”这句俗语虽产生在中国，犹太人却也十分懂得这道理。《滴水不漏——经理人记事本活用术》惜时的决窍——掌握时间关键挖掘潜在时间一、掌握时间是为了使自己的时间更充实当我们思考今天这一天，在自己的人生这个时间轴上的定位何在，今天的自己是在怎样的状况下，才能创造今天这一天。所谓安排时间，就是指如何创造自己人生中的许多个“今天”。你的愿望、梦想、期待与欲望及与其相关的计划，何时做，何时完成，都是思考如何“安排时间表”的材料。如果你明白安排时间表，并不是将一天的时间分成许多部分，然后随意填满它的话，你的生活将会更加充实。当你分割自己一天的时间前，先列出今天一天，你想做与该做的事，并将之牢记在心里是非常重要的。二、掌握一天的思考就是安排时间表的本质是一碰到工作就直接开始进行工作。让我们一天做一次，列出自己的计划。空出一些安排时间表的时间吧！早上一边喝咖啡一边做也可以。在临睡前，边喝睡前酒边做也无妨。总之，希望能有一些自己静一静的时间。顺便打开笔记的封页，思考并整理思路。整理笔记，也就是整理自己脑中的思绪。有时甚至会用掉半天的时间。因为在安排时，必须找齐资料，用电话订约或确认所安排的约会。换言之，安排时间表就是工作的本身。安排日程计划表，就好像在制定战略。因为还必须考虑哪些工作可能得到哪些人的帮助等细节与策略。安排时间表，是从做“今天一天”开始。 WORK2 为悬而未决的工 WORK1 今天要完成的工作 WORK3 在可能情况下的希望作找出结论必须会见的人、目的与时间等与他（她）一起吃饭（？）今天的主要工作创造今天一天的要素为何今天想思考的事完成的工作想看的电影、展览会等想读的书想学的事忙，就是心忙，没有心，就无法创造。要过有创意的生活，即使是安排时间表这样的小事，也必须倾注相当的智慧与创意。 □一天只要完成一件真正重要的事在安排时间表时最必须注意的，就是不能贪心。忙碌绝不是什么值得夸耀的事。相反地，或许反而会被人讥嘲为无能的。忙碌，可以说是已落伍了。非把时间表写得满满的，否则就提不起劲去做，或感觉不安的人，已经是病入膏盲，不可能有什么创意的思考产生了。安排时间表的原则是，一天只要达成一件什么事，就足够了。一周的计划也是如此。一周只要完成两三件事就可以了。绝不要超过这个限度。这是最理想的。一个人最好不要意图安排自己所无法实现的时间表。同时加上分辨何者真正重要，不为无谓的事浪费时间与精力，如此就能拥有许多令人兴奋的一天。找出可以不做的事，并不去完成它的人，就是有能力的人。巴里特的名句“重要的事，经常只占整个事的 2O％”，是令人难以想象的真实。生活应该是很单纯的。因此，不要把事情“复杂化”。而事实上，让事情变得复杂的，不是别人，而是你自己。使事情简单化的秘诀是：果决，不做无谓的档案，立即处理事情。一份文件只处理一次。当迟疑不知该如何做时，要有立刻放弃的勇气与决断力，就是简朴生活收拾到一边去，一定要常放在自己看得到的地方。因为眼不见，心就不在意。如果看着碍眼，就赶快去完成，或放弃不管。清楚地划分该做的事与不做也无大妨碍的事。德拉卡如此说：“绝不可混淆有效性与效率性。没有比高效率地去完成一件没有必要的事更滑稽的了。” □了解该做的事顺序自然就产生了因为不知下面该做什么事，而浪费了大好光阴。这种情况，十分的多。不管是工作或其他的什么，我们将“想做的事”放在考虑的中心。并将使它实现的“必要的”具体行动，随意之所至地写在考虑的周边。然后注视它，一边考虑孰先孰后，再依此去移动其所应放的位置，重新书写。自然，顺序就呈现出来了。然后，再分别填入在何时，由谁来做即可。例如，你今年的目标之一是写好英文。如果是只随意地想想要念哪本书，要听哪卷录音带的话，你的英文永远也学不好。为了要学好英文，你每天要做什么？用怎样的顺序去做？如果你没有如此订好详细的计划的话，你的时间会在不知不觉间就消逝无踪。 □将一天的时间结构化我们先从一天的周期，来考虑时间的周期。你的一天有多少时间？你在那些时间内做些什么？如果我们将一天的时间，分成几个单位的话，会比较容易订定计划与安排时间表。我是将两小时设定为一个单位。从起床到睡觉，共分成 9个单位，正好完美地排成一个阶段。划分这些单位的目的之一，是为了安排时间表。如果能掌握一天的结构与周期，就能对自己一天的行动产生一个概念。换言之，就是可借此思考，在不做自己做不到的事，并不浪费时间的前提下，你一天能完成多少事，在哪些单位中完成。以两个时间为单位，是因为对我的工作而言，它正好是一个恰当的单位时间。因此，这个时间的单位，是会因各人的职业而有不同。了解自己身体的周期（早起型、晚睡型），并配合之。创造出自己的时间周期，就可以更有效率地去运用时间。请注意，分割时间并不单只是像手表般把时间区分成许多单位。我们应藉着重新用自己的眼睛，自己的头脑去看时间，相信一定能有一些意想不到的发现。而使我们有这种发现，就思维了不起的地方。藉着这样的过程，使我们产生足以创造有创意的生活的眼光。早上 1个单位，下午 2个单位，只有这 3个单位才是工作的时间。除非有特别的事，否则绝不超过。这就是我的周期。只要思考今天要在哪个单位做什么事，时间表的安排就算完成了。有特别的事，否则绝不超过。这就是我的周期。只要思考今天要在哪个单位做什么事，时间表的安排就算完成了。在掌握一天的周期与结构后，再来掌握一周的结构与周期就可以了。一周的循环，是由左下而右弯上，再转至右下告终的循环。至于这一周是否有高潮，或较为平淡，就要依计划与时间表而定了。掌握你日常生活的一天的周期化与一周的周期化，就是你是否能逐步完成计划与时间表的要诀。月周期与年周期，对我们而言是过大且难捕捉的，比较起来，一周在感觉上比较容易掌握。掌握这种让人有概念的时段，就是安排时间表的窍门。以思维的运作，捕捉来去无影的时光，并以周为单位，使之充实。事实上，当以周为单位时，即使其中的一天被浪费，仍有机会使这一周充实。 “使自己生活充实的要素”，或许很难在一天之内完成，但如果以周为单位的话，就可以星期来分配每一天的性质，甚至有时一天都玩掉也不要紧。以星期几来决定每天的性质，从快乐的星期五，转变到快乐的星期四，运动或文化的星期三，旅行的周末等，已相当一般化了。所谓以一周为单位，安排生活计划，是说最好在星期几开会或商谈，在星期几最好能看书或上课，好不容易才拍下的录像带该在哪一天看..，给每一个日子，一个独特的个性。通过思考可直接用做时间表的笔记。只要在各栏的左上角写上日期即可。你的一周，是怎样的呢？ □月计划就是模拟安排各课题的时间表通常记事本上的月时间表，每个月只有一张。如果你的时间表安排是被动的，你只要记入一些既定的事的话，一张也就够了。但如果你想安排一个具有积极性的时间表的话，由于必须尝试一些模拟或错误，可以随心所欲多用几张，会比较方便。所以如何活用月计划用的设计纸，同样也是安排时间表上的诀窍之一。你只要在这一张月计划设计纸上，用荧光笔将例假日标出，再将并排于上部的月份标出，就可以随你的需要，去安排许多不同的月计划。你也可以依计划来做时间表，或分公与私来安排，这样你就可以打破一个月一张时间表的概念，想出一些新的用法。但月份计划表，绝不能成为行动的计划表。这张时间表是帮助你提醒你本月份的约会，或让你可以看见一个较长时间的预定，每天的行动仍应思考。请不要忘记，明日时间的情况与充实时间，是完全不同的。三、以年计划来掌握宝贵的光阴有 53周，以周为单位，制造一些变化。因为每周都各有特色，生活也随之多彩，自然也就不再是一成不变的苍白岁月。这种设计，就是充实人生的智慧。如果更极端点的话，一年只需要这个年度计划及一周或一天就足够了，其他的设计纸没有也无妨。因此，我们在笔记中，准备了这个年度计划指引。这个年度计划指引详细地标出了例假日等，使我们能好好掌握住一年的时间。我们可以边注视这个年度计划指引，重组我们对时间的笼统印象。在这附近该做这件事，又快到了该做那件事的时候了，在这周休假怎样呢？..以这种方式将一年的时间计划，区分出来。只要去思考一下，就会明白的。结合计划与时间表，能赋予抽象的概念一个具体的形式，一个行动性的印象，使时间能更有效地被运用。请将一年，这一个长而抽象的时间，与今天一天的行动这个具体概念相结合。在其中亦可使用月或季，甚至更短的周等时间的单位。而如何取时间的单位，与如何使各单位连络，就是结合计划与时间表的秘诀所在。我们也可以将时间的单位，改称为时间的周期。这么一来，就会牵涉许多个人性的问题。这不仅是将时间的单位，分割成长与短的技术性的问题，还会因个人的生活方式、想法、工作而产生很大的差异。因此知道自己的“时间的周期”或去创造它，就是善用时间的秘诀。所谓周期，就是你办事所采用的周期效应。四、时间表有两种形式可灵活地加以运用我的工作多半是一个人思考、设计，因此在一天的哪一个时间单位内工作，比较无大碍。如果当天有什么突发且非完成不可的事，也没有必要立刻记到时间表上，事实上也不可能如此做。相反地，与人见面，或在特定场所（如摄影或录音等）进行的工作，或与其他同仁一起做的工作的话，时间大致都会被限定。而且这种时间多半是不容更改或错失的。因此最好使用有时间刻度的时间表。所以，事实上时间表是有两种形式的。也因此，我特别设计出能满足自己所需，将时间细分化及将必须完成的事列出的日计划时间表及周计划时间表。要充分地运用时间，最重要的就是产生一些东西，创造一些东西，或完成一些事情。忙碌无比，却一事无成，是最令人觉得空虚的。掌握是为了使你充分运用时间。五、时间表管理之道与对方通过电话，确定了对方及自己的时间及约会讨论的重点之后，就可以将日期及时间记入记事本中了。翻阅记事本，记入一些定期召开的企划会议时间。整个时间表都被填得满满，黑压压的一片。这个月又是一个忙得不可开交，连喘口气的时间都没有的月份..。如果，时间管理是如此这般的话，就太没有效率了。每看到这样的日程表，就会感觉烦躁。每天被时间所追赶，不得稍有松懈，人生将是多么地乏味呀！至于我在时间的管理上，是将这些区分为“时间管理”与“行动管理”两个部分。 □使自己不要太匆忙所谓“非做不可的事”与时间有关的项目之中，可以大略区分为两个部分。第一就是“什么时候非做不可”，另一则是“什么时候非完成不可”。而所谓的“日程管理”，简单地说，就是把这两点在自己的生活中，适度地加以分配。也就是说“不慌不忙地工作”，而非撵鬼似地忙成一团。虽然在记事本上安排了密密麻麻的行程，但是却使自己毫无充裕的空间，我想一样是毫无效率可言的。若想制作“不慌乱的行程表”，以下几点绝对必须考虑。 1.长期、中期、短期的日程表具有互动关系。 2.非做不可的工作要列于表首。 3.结束时间已决定的工作之前，要作倒数记日的记录。 4. 由自己所订定的约会，要配合对方的时间。 5.来自对方的约会，也要配合自己的时间。不妨想想，当我们还是孩子时，是如何渡过漫漫暑假的。一旦把大约.. 60天的暑假安排得密不通风，自己的行动也同时被局限得死死的。因此，到不如把暑假作业完成了之后，再去旅行或游玩，时间安排得妥妥贴贴来得好些。有时候，全家要去旅行的日期，却又有朋友来相邀，这时候是最令人感到左右为难的时候了。如果对方的邀请与自己的时间无法配合的话，就选个自己喜欢的旅行吧！工作也是一样，重要的事情一定要能区分出“什么时候该完成”以及“什么时候开始进行”，如此才能有妥善的管理。 □利用颜色及记号区分这个部分，在日程表上也占有相当重要的地位。一般记录栏的空间都相当狭小，想要在这小小的空间里记下大量的内容，就必须有相当的工夫。 1.善用色彩。 2.利用自己设计的记号及代号。 3.定期的重要事项等，记下已知的时间。 4.例行性的事项，不要全盘记录其中。 5.5. 6.尽量选择横向书写方式。在记录行程表时，利用.. 4色原子笔，公私事件即可一目了然（公事用蓝色、私事用红色。另外.. 2色则是杂记用黑色、已处理事项用绿色删除）。以颜色区分别无它意，而是可以在纸面上看出还有哪些未处理的事项。此外，当预定行程有所变动时，则以修正液加以修改，再以适当色彩的笔记入，对预定行程的变更可一目了然。 □时间管理的技巧 1.作可同时进行的事。 2. 保持较轻松的状态，同时需有适当的紧张，并集中注意力于事物上。 3.发言需和行动有所关联，而且要简洁。A. 避免下列发言：纯为解释、重复不变、和行动无关的发.. B. 不要发表感想性的发言，例如“原来如此”、“相当不错”等，而应发表和下一个行动有关，而且有建设性的发言。4.不要想一个人独立解决问题。A.积极请教专家；B.积极地授权；C.有效活用别人的时间。5.不要积聚工作。6.有效利用等待的时间、零碎时间。 □以速度管理时间1.集中全力于工作之中。2.除非时机不好，否则便当场决定并付诸行动。3.勿囤积工作（未处理之文件）。4. 不要漫无计划，事先限定好结束的预定时间之后再逐步执行。5.主动打电话联络。□以核心思考管理时间.. 1.在短时间内掌握核心及骨架。2.尽早以当事人的姿态融入核心。 3.明确把握住战术上的重点和问题点，而不要将时间浪费在重点以外的地方。 4. 加强筛选的能力，以便有效率地从众多情报中发掘出真正有价值的情报。 5.情况虽混乱，也不要中断。 6.提高速记能力，并牢牢记住事情的核心和骨干，以备下次之需。 7.当场转换思绪，集中精神。 □确定时间表 ·一天的时间表日志时间表，是可以将最具体的内容记入的行程表，通常是将一天分记在一页或两页之中。但是，通常我们并不使用日志型的记事本。因为这种型式的记事本，常常会使预定项目与杂记项目混在一起。日志型的行程表，只使用于特别的用处（例如：旅游等）。然而却极适用于分类使用。也就是记事本中分为日志及金钱出纳等，是公司保存业务报表的一种。大体而言，市面上出售的日志行程表可分为“预定及摘要”两部分。亦即“应完成事项、时间表、摘要记录栏”等，这些是记录日程表的三大主干。我们并不将行程表分此三部分，而是以另一种形态去处理，亦即“今日应做事项”、“今日预定事项”、“今日记录”等三个主干来记录。内容分述如下： 1.预订事项记录于周志日程表。 2.本日记录则记载于市售的周志行程表上，以此代替日志。 3.应完成事项记载于别表。日志一天需要一张纸，一个月就要 3O张。但是以我们的方法，则只要 5～6张即可。但是，因为这种方法会使预定事项与摘要记录分离，日后在整理上可能会有困难，因此这是它最大的缺点所在。 ·作记录有趣的一面前面我们已经谈过，日志时间表是由“预定事项与摘要记录”所构成。现在，就让我们再深入地谈一谈。在日志的某一页中，事先记录预定要做的事情。当然，也有人到当天才记录的。而且，一天过去了，事情也结束了..而摘要记录栏内却还记着当天的事情。经过了数年，连续的记录就成为连贯的行动记录，这种记录资料很容易就可唤起我们的记忆，这个时候，它不仅只是记忆而已，保存它，作为日后参考之用，实在具有相当大的价值。不论是从事什么样的业务，一定会预定一些年度大事。例如：4月份的新工人培训、冬天时间的防霜害准备..等等。这时候，因为有了往年的记录，于是这些旧记录便成了一项有力的参考依据。这种“记录性”具有日志及日记两方面的功能。日志是以事实关系为重点所作成的记录，小学生的家庭联络簿就可以作为代表。因此，业务日报及金钱出入等项目也许可以归入此一类别。与日志有些类似的是日记，日记里会融入个人的感情及情绪。如果能够把这两者巧妙的放进我们的日志行程表里，将会是一本参考性颇高的个人史

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