企业管理制度新版.doc

企业管理制度新版

228
2020年6月23日
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目 录
1．行政管理篇
1.1 会议管理制度 ------------------------------------------------------ 5
1.2 集团办公室行政例会会议管理制度 ------------------------------------ 10
1.3 接听电话的有关规定 ------------------------------------------------ 12
1.4 电话使用管理规定--------------------------------------------------- 13
1.5 文档管理制度------------------------------------------------------- 14
1.6 文印管理制度------------------------------------------------------- 16
1.7 传真管理制度------------------------------------------------------- 17
1.8 办公环境、 员工着装管理规定 ---------------------------------------- 18
1.9 公司来宾接待办法 -------------------------------------------------- 19
1. 休假管理办法-----------------------------------------------------29
1.11合同审查管理办法---------------------------------------------------31
1.12管理责任报告管理制度-----------------------------------------------33
1.13公司员工直系亲属婚丧庆吊送礼办法 ----------------------------------37
1.14公司资产管理制度 --------------------------------------------------38

2、 人事管理篇
2.1 办公考勤管理制度 -------------------------------------------------- 41
2.2 门禁管理制度 ------------------------------------------------------ 44
2.3 关于图章、 资质及证书管理制度----------------------------------------48
2.4 申报( 考) 职称、 个人资质管理制度------------------------------------50
2.5 员工奖惩管理条例--------------------------------------------------- 51
2.6 保密制度----------------------------------------------------------- 55
2.7 员工聘用、 转正、 晋级、 评价管理办法--------------------------------- 57
2.8 员工培训管理制度--------------------------------------------------- 63
2.9 团队绩效考核办法--------------------------------------------------- 66
2.10企业负责人目标管理考核办法-----------------------------------------72
2.11绩效考核体系标准---------------------------------------------------75
2. 终考核管理办法---------------------------------------------------81
2.13薪酬保密制度-------------------------------------------------------83
2.14员工竞聘( 岗) 管理办法---------------------------------------------84
2.15关于”推荐、 选拔青年员工进入管理班子的实施办法---------------------88
2.16”落后淘汰”管理制度实施办法----------------------------------------90
2.17 人才成长基金管理制度---------------------------------------------- 92
2.18 股权激励办法------------------------------------------------------ 94

3．财务管理篇
3.1 财务管理制度-------------------------------------------------------96
3.2 仓库管理制度------------------------------------------------------101
3.3 工具管理制度------------------------------------------------------104
3.4 加班及差旅费报销制度----------------------------------------------105
3.5 工程相关费用报销制度----------------------------------------------107
3.6 内部资金有偿使用--------------------------------------------------109

4.企业品牌管理篇
4.1品牌管理制度-------------------------------------------------------111
4.2网络、 网站管理制度-------------------------------------------------113

5.市场管理篇
5.1 项目管理流程制度--------------------------------------------------119
5.2 合同管理办法------------------------------------------------------124

6.公司车辆管理篇
6.1 车辆管理制度------------------------------------------------------134
6.2 工程车辆管理制度--------------------------------------------------136
6.3 司机管理规定 -----------------------------------------------------138

7.物业管理篇
7.1 门卫制度 --------------------------------------------------------- 140
7.2 保安值班制度 ----------------------------------------------------- 141
7.3 消防管理制度 ----------------------------------------------------- 143
7.4 火灾应急预案------------------------------------------------------ 145
7.5 安全保卫制度------------------------------------------------------ 146
7.6 车辆停放管理办法-------------------------------------------------- 147

本管理制度由集团常委会议讨论一致经过, 经总裁签署后即生效; 人力资源中心负责发布实施。

总裁:
月 日
浙江****集团

第一篇 行政管理篇
第一章 会议管理制度
第一节 目的
第一条 为规范公司会议管理, 提高会议质量和效率, 降低会议成本, 特制定本制度。
第二节 适用范围
第二条 集团各职能部门、 各公司。
第三节 管理权责
第三条 总裁办负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督。
第四条 会议提拟人或主办部门负责会议的组织工作, 并有权对违反本制度的行为提出处罚。
第五条 会议的审批权限详见” 5.1 会议提拟与审批”。
第四节 会议分类
序号
会议名称
主题/特点
类 别
主 持 人
参 加 人
1
例　会
固定时间、 固定汇报程序, 尽量解决即席提出的问题。
公司/部门会议
公司/部门负责人
自定
3
评比会
一般在年底或某一重大活动结束后召开
公司/部门例会
人力资源中心总监
会议提拟人提拟
4
总结会
总结前一段工作, 研究、 部署下阶段工作
公司/部门例会
公司/部门负责人
会议提拟人提拟
5
动员会
发言固定、 没有讨论程序
临时行政会议
主办公司/部门负责人
会议提拟人提拟
6
研讨会
对某一课题或问题切磋、 探讨, 不一定有结果
临时行政会议
公司/部门
负责人
会议提拟人提拟
7
鉴定/评审会
对某事物的价值、 性能, 质量鉴别, 必须有结论
临时行政会议
集团总裁或其指定
会议提拟人提拟
8
专题会
为某一专题而开, 必须有结论
临时行政会议
提拟人指定
会议提拟人提拟
9
汇报会
下级向上级或有关人员汇报工作情况
临时
行政会议
会议提拟人指定
会议提拟人提拟
10
调度会
任务安排, 人员派遣, 设备物资情况的调动
临时
行政会议
会议提拟人提拟
会议提拟人提拟
第五节 管理内容
第六条 会议提拟与审批。
公司或部门的月度例会无须提拟和审批。
临时行政会议、 集团年度例会由集团总裁直接提拟或由议题涉及业务的主办部门负责人提拟、 集团总裁批准。
公司、 部门会议由各公司、 部门自行安排, 但会议时间、 参加人等, 不得与集团会议冲突。
会议安排的原则为: 小会服从大会, 局部服从整体, 临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为: 公司例会、 公司临时行政会议、 部门会议。因处理突发事件而召集的紧急会议不受此限。
第七条 会议准备。
会议通知遵照以下规定:
( 一) 公司或部门的例会确定好时间后, 无特殊情况, 将不再另行通知。
( 二) 属下列情况之一者, 按”谁提拟, 谁通知”的原则进行会议通知:
1、 临时提拟的会议;
2、 其它提拟人认为应另行通知的情况。
3、 会议通知对象为与会人、 会务服务提供部门;
4、 会议通知形式一般为电话通知或短信通知。但需对会议议题、 需准备的会议资料、 会务安排等作特别说明的会议, 应以会议通知单进行书面通知; 涉及多个部门和参加人数众多的大型会议, 主办部门还应编制详细的会议计划通知相关部门。
会议的其它准备工作遵照以下规定:
( 一) 会议提拟部门应提前做好会议资料( 如会议议程议题、 提案、 汇报材料、 计划草案、 决议决定草案、 与会人应提交资料等) 准备的组织工作;
( 二) 会务服务提供部门应提前做好会务准备工作, 如落实会场, 布置会场, 备好座位、 会议器材、 茶具茶水等会议所需的各种设施、 用品等;
( 三) 集团总部召开的公司级会议会务服务统一归口总裁办负责。
第八条 会议组织
会议组织遵照”谁提拟, 谁组织”的原则。
会议主持人须遵守以下规定:
( 一) 主持人应不迟于会前 5 分钟到达会场, 检查会务落实情况, 做好会前准备。
( 二) 主持人一般应于会议开始后, 将会议的议题、 议程、 须解决问题及达成目标、 议程推进中应注意的问题等, 进行必要的说明。
( 三) 会议进行中, 主持人应根据会议进行中的实际情况, 对议程进行适时、 必要的控制, 并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言, 以确保议程顺利推进及会议效率。
( 四) 属讨论、 决策性议题的会议, 主持人应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述, 适时提交与会人表明意见; 对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。
( 五) 主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、 实施人( 部门) 、 达成标准和时间等会后跟进安排向与会人明确。
与会人须遵守以下规定:
( 一) 应准时到会, 并在《会议签到表》上签到。
( 二) 会议发言应言简意赅, 紧扣议题。
( 三) 遵循会议主持人对议程控制的要求。
( 四) 属工作部署性质的会议, 原则上不在会上进行讨论性发言。
( 五) 遵守会议纪律, 与会期间应将手机调到振动或将手机呼叫转移至部门另一未与会人处, 原则上不允许接听电话, 如须接听, 请离开会场。
( 六) 做好本人的会议纪录。
多个部门参加的临时行政会议原则上由集团总裁主持, 集团总裁另有授权的, 服从集团总裁授权。
公司月度例会、 临时行政会议一般应控制在 2 小时以内, 根据会议进行情况确需延时的, 主持人须征得与会人员同意。
主持人为会议考勤的核准人, 考勤记录由会议记录员负责。
第九条 会议记录。
公司各类会议均应以专用记录本进行会议记录。
公司各类会议原则上应确定专人负责记录。会议记录员的确定应遵守以下规定:
( 一) 各部门应常设一名会议记录员( 一般为本部门的内务文员, 名单报总裁办备案) , 负责本部门会议及本部门负责组织的会议的记录工作。
( 二) 会议记录遵照”谁组织, 谁记录”的原则, 如有必要, 主持人可根据本原则及考虑会议议题所涉及业务的需要, 临时指定会议记录员。
( 三) 集团总裁主持的公司例会、 临时行政会议原则上由集团总裁办指定专员负责会议记录工作, 集团总裁另有指定的, 服从集团总裁指定。
会议记录员应遵守以下规定:
( 一) 以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录, 根据需要整理会议纪要。
( 二) 会议记录应尽量采用实录风格, 确保记录的原始性。
( 三) 对会议已议决事项, 应在原始记录中括号注明”议决”字样。
( 四) 会议原始记录应于会议当日、 会议纪要最迟不迟于次日呈报会议主持人审核签名。
( 五) 做好会议原始记录的日常归档、 保管工作, 及时将经主持人核准的《会议签到表》的考勤记录报考勤人员。
下列情况下, 应整理会议纪要:
( 一) 公司各类临时行政会议;
( 二) 须会后对会议精神贯彻落实进行跟进的会议;
( 三) 其它主持人要求整理会议纪要的会议。
会议纪要的发放或传阅范围由主持人确定。公司各类临时行政会议的会议纪要须报总裁办一份存档备查
会议原始记录的备档按以下规定:
( 一) 本部门负责组织的公司各类行政会议的会议记录, 由本部门常设会议记录员负责日常归档、 保管, 但用完后的记录本应作为机要档案及时转总裁办统一归档备查。
( 二) 本部门会议记录由本部门常设会议记录员统一归档备查。
会议记录为公司的机要档案, 保管人员不得擅自外泄。其调阅应严格按公司文档管理制度和保密制度的有关规定执行。
第十条 会议跟进。
( 一) 会议决议、 决策事项须会后跟进落实的, 遵照”谁组织, 谁跟进”的原则; 会议主持人另有指定的, 服从主持人指定。
( 二) 集团总裁主持的会议的会后跟进工作原则上由总裁办负责落实, 集团总裁另有指定的, 服从集团总裁指定。
( 三) 会议跟进的依据以会议原始记录及会议纪要为准。
第十一条 奖惩。
迟到、 早退、 缺席。
( 一) 迟到。所有参加会议的人员在会议规定召开时间后 5 分钟内未到的, 计为迟到。
( 二) 早退。凡参加会议人员, 如未经主持人同意在会议召开结束前 5 分钟提前 离开会场的, 计为早退。
( 三) 缺席。凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加 会议的, 计为缺席。
处罚
( 一) 无正当理由迟到、 早退每次记通报批评一次, 记入月度个人考核。
( 二) 无正当理由缺席每次处丙类过失一次, 记入月度个人考核。
( 三) 凡因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的, 以上处罚由传达人承担。
( 四) 主持人可选择处罚办法: 迟到多少时间、 迟到者站立开会多少时间。
第六节 附则
第一条 本管理制度由集团总裁办负责解释。
第二条 本管理制度经集团总裁审批后正式发布实施。

第二章 办公室行政例会管理办法

第一节 目的
第一条 协调和解决各公司工作中的问题, 促进各公司健康、 稳定、 持续发展。
第二节 内容
第二条 例会人员: 各公司办公室主任
第三条 例会时间: 时间商议后另定。如有需要将增加临时会议。
第四条 地点: 集团会议室。
第五条 需准备资料: 工作相关文件和资料。
第三节 会议流程
第六条 会议签到( 于开会前10分钟放置会议室) 。
第七条 各公司汇报工作, 并提出工作中的难点, 共同协商并予以解决。
第四节 会议管理
第八条 会议准备:
会议通知遵照以下规定:
( 一) 例会时间确定好后, 无特殊情况, 将不再另行通知。
( 二) 如需召开临时会议, 将另行通知。通知形式一般为电话通知或短信通知。
第九条 会议记录:
( 一) 与会人员均应专用记录本进行会议记录。
( 二) 总裁办负责作好会议记录并于会后形成会议纪要, 发布于总裁办网页上, 便于与会人员查看。
第十条 会议跟进:
各与会人员需查看总裁办网页, 仔细阅览会议纪要, 并开展相关工作。
第五节 会务管理
第十一条 请假管理
( 一) 例会若需请假, 须事先亲自向总裁办主任请假, 经同意后方可生效。
( 二) 若于会议前夕遇紧急情况无法亲自请假者, 应及时电话请假。
( 三) 假者被准假后, 应委托相关人员代为参加例会, 包括例会上本公司办公室相关工作情况的汇报也需一并转交。
( 四) 代她人参加例会者在签到时, 只须在被代人名字后标明” *** 代”即可。
第六节 附则
第十二条 本管理办法自 3 月 16 日起试行。

第三章 接听电话的有关规定

各部门、 分公司、 为共创良好的企业文化, 加强办公规范的管理, 体现企业形象, 公司要求文明语言规范如下:
第一条 接电话: 您好! ××部、 办公室、 中心( 分公司)
第二条 总 机: 您好, **公司! ( 外线) ; 您好, 总机! ( 内线)
第三条 电话零响三声内接起电话。
第四条 接电话, 语言要求规范、 简洁、 回话礼貌、 耐心
第五条 通完话以”再见”做为结束语, 并等对方挂机后再挂机。
第六条 举例:
序号
情 况
应 用 语
1
电话铃响
您好! ×××
2
需找人
请您稍等
3
所找的人不在
对不起××外出( 或开会等) , 是否需要我转告
4
未听清对方所谈事项
对不起, 请再讲一遍
5
请对方打其它电话
请您拨打×××
第七条 对无法当场解决的问题, 要给客户一个带确切时间的答复。并在该时间内给
客户一个处理方案。
第八条 接听投诉电话应保持平和的心态, 多听少说, 特别不能推托责任, 避免向客
户表露情绪, 避免与客户纠缠以往的不快, 避免向客户陈述公司内部的运作
细节, 对由于我们的工作或产品质量问题给客户所带来的不便及不满, 应给
予真诚的道歉; 同时应认真做好记录, 并按规定程序逐级反映。
第九条 本管理制度由集团总裁办制订, 并负责解释和修订。

第四章 电话使用管理规定

第一条 为了便于公司各部门跨地区进行业务联系, 在保证开展正常业务联系的前提下, 为节省长话支出, 特制订本使用办法, 希望各公司( 部门) 遵照执行。
第二条 公司直拨电话是为公司方便开展业务之用, 严禁利用工作之便, 借用公司电话, 办理私人事情或拨打声讯台, 一经发现严肃处理并按电话费用的10倍罚款, 并将视情节轻重, 给予扣发奖金的处罚, 直至行政处分。
第三条 行政管理部门及相关业务部门因工作需要, 须开通长途电话的, 应由部门出具工作联系单, 说明理由, 经公司(副)总裁签字认可后, 交物业公司开通。
第四条 员工在打电话时, 用语应尽量简洁、 明确, 以减少通话时间。
第五条 与港、 澳、 台及其它海外国家或地区进行业务联系时, 一律采用传真形式, 若需要通话需总裁批准。
第六条 集团总裁办对任何一只直拨电话均有监督权, 如有必要, 公司可对某一直拨电话拨打情况进行登记、 核查。
第七条 内部联络不得使用外线电话。
第八条 话费年终结算, 计入各部门核算。
第九条 本管理制度由集团总裁办制订, 并负责解释和修订。

第五章 文档管理制度

第一条  文件作为传达贯彻党和国家的方针政策, 请求答复问题、 指导协商工作、 报告情况、 交流经验的重要工具, 必须简明、 及时、 准确、 有条理地进行办理与管理, 以便有效地推进公司的各项工作。
第二条 健全登记手续, 建立文件登记簿册、 记录文件收发处理情况, 防止积压丢失。
第三条 文件启封按规定职责范围进行, 启封后应检查文件是否齐全、 有无错误、 少份数, 附有回执单的应签收, 并将回执单退回发文单位。
第四条 需传阅的文件应组织好传阅路线及手续。
第五条 使用公司印章应经有关负责人批准 ( 参照印章管理制度 ) , 不得在空白的信纸、 介绍信上盖印, 以防发生弊端。
第六条 正确划分档案类别, 按照实际情况做好组卷工作, 根据公司的工作规律, 在上一年末或当年初预先编制立卷类目。
第七条 做好平时归卷工作, 加强文件的日常管理, 防止散失堆积, 做到文件收集齐全, 不遗漏, 定期检查, 随时调整, 卷内标题须符合要求。
第八条 做好平时借阅的登记手续, 做好文件归档工作, 督促有关人员归还, 提高档案的利用率。
第九条 年终全面检查调整, 第二年的上半年做好归档工作, 保证卷内文件齐全整齐, 按规定的质量要求排列与编目、 装订, 做到档案工作标准化。
第十条 公司员工必须配合做好文件的归档, 遵守相应的规章制度, 每项课题、 产品、 工程完成后应将有关的质量、 标准、 规格, 主要技术参数、 标准号等及时整理上交办公室归档。
第十一条 各公司各类文件资料的收集、 整理、 立卷、 归档等工作由各公司的办公室负责集团所属文件由总裁办负责。由文员或办公室人员负责本部门、 公司各类文件的收发、 传阅和保管, 负责收集、 保管本部门工作中产生的各类资料、 材料, 负责本部门各类档案的收集、 整理和保管。各部门应在每年年底将需要归档的文件由进行统一存档, 便于以后查阅利用。
第十二条 机要、 会计、 技术以及财产性之档案, 原则上保留十年, 其余各种档案原则上保留五年。
第十三条 技术刊物每年进行两次清查, 如有遗失追究当事人责任, 按照三倍书款赔偿; 部门人员流失而未还清技术资料, 由部门经理承担三倍书款。
第十四条 技术资料 ( 含市场调研、 研发课题、 合同、 方案设计、 使用说明书、 光盘等 ) 有关公司生存之大计的技术性文档, 未经分管副总经理同意不得外借, 不得复印、 必须当日归还。
第十五条 技术资料遗失造成泄密, 追究部门经理及主管领导责任。
第十六条 档案管理人员必须保守企业秘密, 做好安全防范工作, 未经同意不得拿取档案。
第十七条 本管理制度由集团总裁办制订, 并负责解释和修订。

第六章 文印管理制度

为进一步完善文印管理, 科学、 合理、 规范地使用公司的文印设备, 充分发挥其作用, 更好地为各部门和子公司服务, 特制订本制度。
第一条 打印文档必须自觉做好登记工作, 包括打印日期、 页数、 纸张类型、 打印人,
一经发现打印人员未按规定进行登记或未登记者, 将取消该部门的打印权
限, 并给予通报批评一次。公司人员不得随意接受外单位和私人材料的复印、
打印, 一经发现, 给予通报批评一次。
第二条 要提高文印质量, 打印好文件后, 先自行校对, 然后及时通知有关部门人员
认真进行核对, 重要文件要求校对二次, 尽量避免差错。
第三条 各部门复印文件由总裁办统一分配密码, 员工凭本部门的复印密码进行复
印, 各部门自行做好本部门密码的保密工作。
第四条 复印人员复印完毕后要将复印机切换至”节能状态”, 并及时处理好废纸等
物品, 做好文件保密管理工作。
第五条 复印、 打印统一价为: A4 : 0.15 元 / 张, A3 : 0.3 元 / 张, 复印、
打印费用以月为单位结算, 由财务部计入各部门/公司。
第六条 公司员工应爱护文印设备, 节约用纸, 降低消耗、 费用。对文印设备应按规
范要求操作、 保养, 发现故障, 应及时向总裁办报请维修, 以免影响工作。
第七条 专职人员或设备保管员要做好设备的日常保养和定时清洁工作, 提高设备的
使用效率和寿命, 确保工作正常进行。
第八条 本管理制度由集团总裁办制订, 并负责解释和修订。
第九条 本制度自颁布之日起即可实施。

第七章 传真机使用及管理办法

为提供必要的图文信息, 提高工作效率, 规范、 完善传真管理, 特拟定以下管理办法:
第一条 传真管理人员需自觉遵守《员工守则》, 严格执行保密规定, 不得随意泄露涉及公司机密的文件信息。
第二条 传真机属专用信息工具, 公司的传真机统一设在一楼总台, 将由总台人员专职管理, 原则上, 不作为普通电话使用。传真收发必须由总台人员管理或在总台的提示下操作传真机, 严禁私自操作、 使用传真设备。
第三条 总台人员收发传真文件或资料, 要准确、 及时。原则上, 应使用公司统一的传真格式。
第四条 收发传真文件或资料, 需严格执行登记制度, 认真履行收发手续, 做好资料信息保密工作。
第五条 机要传真必须于当天送交有关领导处。普通传真接收到后, 需及时通知有关部门负责人前来领取。
第六条 公司机要文件、 资料等, 必须经公司领导签字后传发。
第七条 作废或过期的传真材料须及时销毁。
第八条 总台人员对传真设备应按规范要求操作、 保养, 发现故障, 应及时向总裁办报请维修。
第九条 专职人员或设备保管员要做好设备的日常保养和定时清洁工作, 提高设备的使用效率和寿命, 确保传真机持续正常进行。
第十条 本办法由集团总裁办制订, 解释和修订。
第十一条 本办法自发布之日即可实行。

第八章 办公环境、 员工着装管理规定

第一条 为维护员工健康及工作场所环境卫生, 树立公司良好形象, 特制定本制度。
第二条 凡本公司环境卫生、 着装事宜, 除另有规定外, 悉依本制度执行。
第三条 员工均有责任保持公司公共场所、 办公室、 机房的干净整洁, 共同创造一个优美、 清洁、 文明的办公环境。
第四条 各部门卫生实行自行包干, 各部门要对部门整洁负责, 如抽查不合格, 每次给予通报批评一次, 部门负责人负领导管理不力责任。
第五条 不得从室内向走廊、 窗外乱扔废物、 纸张, 不得在办公场所用餐, 如经发现, 每次给予通报批评一次。
第六条 办公桌上的办公用品及电脑设备, 要求整齐、 干净, 不得堆放与工作无关之物品。
第七条 各工作场所内, 应严禁随地吐痰、 大声喧哗、 聚众聊天, 有禁烟标志的场所不得抽烟。
第八条 办公文件应摆放整齐, 窗帘应统一形式; 办公室不得堆放食品等易腐易烂或易燃易爆物品以及有损办公环境美观统一的私人物品。
第九条 周一至周五的工作时间必须穿工作服, 穿着工作服即代表本公司之精神, 必须保持整洁。
第十条 工作服遗失或故意损坏者, 应按原价赔偿。
第十一条 离职员工应将工作服交还, 如未交者, 在其薪资内扣还该费用。
第十二条 部门内新增员工无工作服者应立即向人力资源中心提出申请, 人力资源中心负责工作服的采购、 订制工作。
第十三条 本管理制度由集团总裁办制订, 并负责解释和修订。

第九章 来宾接待管理办法

第一节 总 则
第一条 为加强和完善来宾接待工作的统一管理, 展示和宣传企业良好形象, 有秩序、 有步骤地做好来宾接待工作, 特制订本管理办法。
第二条 本办法适用集团内各职能部门、 子公司
第三条 所有参观、 考察、 业务洽谈或检查工作的来访宾客, 皆采用对口接待的办法, 谁接待、 谁负责。一切来宾接待均秉着节约不失周到的接待原则, 真诚服务, 宾至如归。
第二节 来宾类别划分
第四条 按照邀请部门性质划分, 分为: ”集团型”贵宾、 ”非集团型”贵宾和”普通型”来宾。
第五条 ”集团型”贵宾: 由集团高层领导亲自或授权的, 以集团名义邀请的, 关系整个集团利益和形象的来宾。
第六条 ”非集团型”贵宾: 由各职能部门或子公司邀请的, 主要关系本部门或本公司业务的来宾。
第七条 ”普通型”来宾: 由个人邀请或个别约见的, 主要关系个人工作或业务往来事宜的来宾。
第三节 总台接待 被访人会客
第八条 ”集团型”和”非集团型”贵宾由主要接待部门负责接待, 总台配合接待。
第九条 原则上, ”普通型”来宾接待统一安排于一楼大厅会客。由总台电话联系被访人并确认会客事宜后, 被访人到一楼会客。
第十条 原则上, 被访人在接受拜访的前提下, 接到总台会客通知后十分钟内下楼会客。来宾在一楼大厅等待时间不得超过十分钟。若被访人有要事不能在规定时间内下楼会客, 必须亲自电话告之来宾表示歉意, 请来宾谅解, 并尽快下楼会客。
第十一条 普通来宾若因特殊工作需要须上楼者, 必须经被访人所在部门负责人同意后, 由被访人到一楼迎领。来访可能造成的财物、 形象等损失均由该部门承担。
第十二条 集团总裁、 副总裁、 总裁助理, 各职能部门总经理、 副总经理, 各子公司总经理、 副总经理、 总经理助理可根据实际需要上楼会客。其中, 集团总裁、 副总裁、 总裁助理, 职能部门总经理、 副总经理宾客由总台引领至相应地点会客; 各子公司总经理、 副总经理、 总经理助理宾客由各办公室或相应部门文员至一楼引领。
第四节 接待或参观场地管理
第十三条 原则上, 所有来宾一律不允许进入办公区域, 统一安排至会议室或接待室会客。
第十四条 集团一楼大厅、 会议室、 贵宾室、 集团形象展示厅、 数字城市体验馆为来宾接待参观的主要场所, 可根据实际接待需要选择性地申请使用。( 集团形象展示厅、 数字城市体验馆使用规定详见附件)
第十五条 若因接待需要申请使用集团接待场地, 原则上, 须提前一天向总裁办申请、 并做好登记, 再由总裁办统一安排, 以免发生冲突, 影响工作。
第五节 归还及总结建议
第十六条  申请使用场所及设备在使用完毕后, 必须及时到总裁办办理安全归还手续。
第十七条 为及时总结经验, 吸取教训, 也为增进主要接待部门和主要协助部门间的交流沟通, 不断完善来宾接待工作, 特设置意见反馈栏, 主要接待部门和总裁办都可在”本次工作总结建议”一栏写下本部门对本次接待工作的总结建议或意见。
第六节 相关责任部门职责
第十八条 接待部门职责
( 一) 接待部门在确定来访事宜后, 及时开展接待筹备工作。具体筹备事项可参考集团《来宾接待工作流程表》内容。
( 二) 若筹备或接待工作中有需集团其它部门协助的, 请提前一天将《来宾接待工作流程表》中相关内容填写清楚, 并报送总裁办, 由总裁办负责统一协调, 以免发生冲突。
( 三) 若需使用接待场地, 必须在《来宾接待工作流程表》中的”使用协议”栏上签字。协议自签订时即时生效。在此期间展示厅内一切物品及知识产权安全等管理责任均由使用方承担。
( 四) 来宾参观时, 必须派人陪同。接待人员在接待或陪同参观过程中, 必须保守公司机密, 必须及时婉言谢绝客人翻阅公司资料或超越规定范围的参观要求。特殊情况应向部门领导或更高级别领导请示, 获得准许后方可。
( 五) 参观完毕后, 接待部门人员到总裁办办理设备和场地使用的归还手续, 将使用权限移交回总裁办。
第十九条 总裁办职责
( 一) 总裁办负责统筹安排”集团型”贵宾的接待工作, 包括接待方案及接待具体筹备事项的督促落实等工作。
( 二) 协助”非集团型”贵宾接待的协调工作。
( 三) 接到接待场地使用申请后, 做好参观前准备工作, 包括开门、 灯、 设备及通知各责任部门开启并调试好系统等。
( 四) 对集团形象展示厅、 数字城市体验馆进行统一管理, 包括: 卫生管理, 机器设备及各类展示资料完好度管理, 使用管理等。
( 五) 及时检查、 调查、 协调、 解决因展示厅使用所引起的财物损坏、 遗失等造成的直接经济损失。
( 六) 接受集团各部门、 子公司关于接待相关问题的咨询, 并协助提供建议。
( 七) 将每次来宾资料及展示厅使用资料整理归档备案。
( 八) 必要时, 负责贵宾证的发放和回收工作。
第二十条 其它协助部门职责
( 一) 品牌部负责”形象展示厅”和”数字城市体验馆”的品牌形象深化设计、 横幅制作、 电视墙欢迎词制作等工作。
( 二) 各展示区块责任部门负责对应区块的系