公司ERP系统调研报告.doc

公司ERP系统调研报告312020年4月19日文档仅供参考XXX有限公司ERP系统调研报告文档作者:xxx软件(深圳)有限公司创立日期:15-NOV- 更新日期:当前版本:1.0审批签字:xxx软件(深圳)有限公司顾问XXX项目负责人注意: 此建议书中涵盖的有关产品与服务的信息属于xxx专有,XXX有限公司授权阅读,双方在接受文档的同时有保密的义务,除非双方以书面形式批准,否则不能被公开。任何侵权的行为都将受到追诉。文档控制变更记录30日期作者版本变更参考15-NOV- xxx软件1.0审核姓名职位分发拷贝编号姓名位置/岗位1目录文档控制21概要4文档目的4文档内容4公司概况5IT系统应用现状5管理层需求与项目规划52项目整体的调研状况7基础数据管理7订单到计划8计划到采购8采购到付款8计划到生产10销售到收款14库存管理17财务管理18未决与已结问题20未决问题20已结问题201概要文档目的本文档是xxx软件(深圳)有限公司的ERP项目组,为深圳XXX有限公司(简称XXX)的ERP系统项目提供的现状调研报告。由于XXX之前并没有使用任何ERP系统,因此各部门的数据完全不共享,当前的业务流程完全没有考虑上ERP系统后的需求,同时实际业务流程和ERP岗位职责的结合有缝隙。因此我们在这次调研的中,基本是按流程和岗位来组织问题的,因此我们在提交的调研报告中,也是按流程来组织的。本文档仅限于描述XXX公司的现状的理解,不涉及分析和解决方案的内容。文档内容本文档是经过对XXX进行为期一天的初步调研完成的。主要涉及:l 项目小组的访谈l 财务部门主管的访谈l 销售部门主管的访谈l 采购部门主管的访谈l 仓务部门主管的访谈l 生产部门主管的访谈公司概况公司概况XXX有限公司,成立于1984年,致力于小家电类产品的生产制造,产品包括咖啡壶、电熨斗、电制开关、照明灯、不粘锅、开瓶器、剪刀、手柄、金属接头、塑胶外壳、工业用烤炉等等。随着业务的发展,XXX逐渐向生产制造精密仪器类转型,如摩托车用铸锻毛胚件加工制造,汽车配件的加工等。XXX产品有50%销往国外,优质的产品及专业的服务赢得了海内外客户的一致好评。海外和国内市场的蓬勃发展,给公司带来了空前的机遇和强大的发展动力,也对公司的管理带来了重大的挑战。随着公司规模的扩大,商业环境的变化,业务的不断增加,企业越来越需要一个统一的管理平台,使得流程合理优化、数据高度统一、业务和财务集成、单据和报表能够及时出具,在此情况下,经过公司管理层慎重的考虑,决定成立ERP项目小组,进行ERP系统的选型工作。IT系统IT系统应用现状XXX暂时没有使用ERP系统,只有财务使用了金蝶财务软件。业务数据经过手工作业传递至财务,由于经过多个部门,因此经常发生数据不准确,重复工作多,难于管控及追溯的情况。当前有专门的IT部门,负责公司网络系统的建设和维护以及新系统的选型协调等的工作。管理层需求与项目规划在对XXX整个公司业务管理人员和高层管理人员的调研中,我们认为,企业高层的需求主要在于以下几个方面:l 当前物流的控制没有准确统一的数据来源,在各部门重复工作的前提下,依然不能保证信息的准确性。物流控制不到位的结果是物料的供给不能完全满足生产的需要,时有停工待料的情况发生,而且有呆料出现。l 财务系统与其它系统分开,业务数据只能经过手工传递至财务,不但遗留资料容易出错及重复工作的问题,而且对于资金流的管控和分析达不到即时,准确的要求。l 当前各个部门,如计划部门、制造部门、采购部门、财务部门、市场部门等处于信息孤岛的状态,因此迫切需要统一的信息平台来整合各部门的信息流,以减少各部门的重复工作,提高信息的准确性,并能及时反映各样作业的现状,提高管理的透明度。基于以上理解,我们认为高层的需求与变革的决心,将是未来推动项目实施与顺利开展的驱动因素。我们将经过以下的图来理解这种关系:项目的规划:本次项目的规划首先在平台的选定上能够为企业未来58年甚至更远选定稳定的平台,这个平台应该能够允许企业后续发展的应用扩充,应该具有更好的集成性与扩展性;本次项目的实施规划重点在于企业的内部运营方面,涵盖销售(订单处理)、计划、采购、物流、制造、质量、财务、工程研发等方面。经过本次实施,能够在配合公司战略发展的基础上,使得业务部门的效率得到更好的提升,也使得公司的管理执行力与信息系统更好结合;经过ERP系统与信息技术来支撑公司的日常运营。2项目整体的调研状况在经过对XXX的调研后,我们针对整个业务的现状,以企业整体的业务运作以及顾问方的调研内容为基础。调研的情况归集成下面的详细流程。基础数据管理基础数据管理是企业ERP的基石,它的管理的好坏直接影响后续的业务,对于一个制造的企业来说,主要有物料的基本信息,客户和供应商信息,物料明细表清单,工艺路线等。同时基本的信息,应该有一套完善的编码规则等,使得代码具有相应的象征意义。基本数据的应该是在系统内(公司内)共享的,新增,修改,失效有应该有严格的流程及权限控制,并在公司内有唯一标识的。 编号业务情形业务现状需求JOL可行性0.1基础数据的管理l 存在一物多码的情况l 物料编码不完整,仓库对物料的定位必须靠物料编码+说明+描述l 每一物料有唯一标识l 把一些共性的信息,放到物料信息中,做业务的时候直接从物料带出来。0.2l 工艺信息没有放到BOM中l 需要将工艺信息放到BOM中0.3l 供应商档案没有信息化l 供应商信息共享,进行分类管理。l 帐龄分析l 绩效考核0.4l 客户档案没有信息化l 客户信息共享,并能够多维度划分类别,进行分类管理。l 同一客户标识在系统内唯一。l 信用控制l 帐龄分析0.5l 成本核算中只包含了物,没有把工和费分摊到产品上。l 把料,工,费核算到产品上订单到计划总体流程:接收到订单后,公司有专门的订单评审小组对订单进行评审,主要是交期和工程的评审。 经过评审的订单传送到PMC,由其安排分配和调度,并根据BOM把计划分解,扣除现有库存,安排生产和采购或外协。当前XXX是MC部门人手根据工程物料清单、损耗以及经验值来分解得到物料采购计划,可是,因为仓库状态的时刻变动,人手计算过程中的遗漏等,计划工作量非常大且人为失误风险很大,经常造成生产缺料及库存呆料的情况发生。生产计划是PC部门依靠经验来分解的,由于缺乏严格的产能数据、生产中心资源数据,只能细化到部门周计划,而且计划与实际操作有很大的差别,无法达到指导生产的作用,更无法控制。在当前逐渐复杂的生产条件下,依靠经验来分解生产计划和材料采购计划已经无法达到生产的精细化和精益化。要得到精确可行的生产计划,必须依据严格建立的工程数据、工厂基础数据、损耗率等依靠系统展开相应的计划。计划到采购采购员接到MC的采购计划,采购计划一般是按客户给出,采购员须自行将其分类,并选择供应商进行采购。采购员按照分配的采购指令在对应的合格供应商列表选择供应商下单,采购员在选择供应商的时候,根据供应商的级别(由A到E)选择,同时考虑供应商的供货能力,在供应商承诺能在交货期交货的情况下,再下采购订单,订单的价格来源于供应商的报价单。不同类别的物料在采购时需要分比例从不同供应商中采购,公司定期对供应商进行分类管理和供应商绩效考核,从而依据考核结果对供应商进行筛选和淘汰。不过在实际操作过程中,由于缺乏供应商档案的管理途径,曾经发生错向未经审批的供应商下采购订单的情况,因此迫切需要系统对供应商进行严格管理,防止同类事情的发生。从当前的调研来看,公司在供应商的管理、采购流程的管理基本上经过采购员的经验和供应商的供货价格对比进行确定,并没有一套完整和完善的公司层面的供应商评审流程;需要进一步有一套完整的管理信息系统,将过往沉积的数据累计起来,用于管理的分析。如:进一步根据供应商的历史交货数据、质量检验报告来为供应商的评审提供量化的数据支持;同时,还需要进一步提高未来业务的作业效率,如手工查询的发票改为由系统查询匹配发票。另外,由于手工计算物料需求计划时受库存状态影响很大,每次展开物料需求计划前均需要MC部门盘点库存,给MC部门带来了大量的重复工作。采购到付款供应商的货送到工厂在品质检验合格后入库,可是当前的帐务接收并不能保证严格按照管理需求作及时的系统入库。由于XXX公司只有财务系统(金蝶财务软件),因此库存数据(包括供应商供货接收、库存发货等)都必须经过物管部门另外制作报送相关报表以及库存出入库的单据进行财务传送,因此存在较大程度的不及时和不准确的风险。公司未来现金管理需要有依据系统的预测管理。计划到生产经过评审的订单由PC部门来进行生产计划的分解,包括部门工单的分解和派发;由于当前没有建立工序和产能等部门工单必要的数据信息,以及库存数据等存在普遍的不及时和不准确的情况,因此工单的执行基本上没法按照严谨的流程进行管理和控制,工单的清理(结案)工作也无法做到及时和准确。在整个计划到生产的过程中,需要对工单发放和制造过程物料领用加强管理。首先工单的派发严格按照从主计划到车间工单的排程这一次序;其次对于物料在生产过程中的耗用状况必须严格的跟踪记录,以便整个制造体系的绩效考核。由于XXX的工艺繁多,每一道工艺都会产生不良品,而现在并没有针对每张工单,每道工艺的不良率进行统计,无法根据数据改良工艺或进行绩效的管理。车间物料没有专人管理,容易丢失。物料的消耗也没有归结到相应的工单,无法记录生产成本,不利于考核制造系统绩效。下面是”计划采购制造”调研的需求分析编号业务情形业务现状需求JOL可行性1.1由于缺少物料基础资料维护,物料的最新采购价无法即时反映至销售部门,导致报价困难或不准确。l 当发生物料成本变动时,必须由采购部门手工发出通知,知会销售部门l 报价的准确性受到影响l 建立物料基础资料,最新采购价即时更新至物料基础资料库及物料明细表,使得物料成本保持最新。1.2生产计划由销售部门下的计划科制定,与生产部门的实际生产活动无法保持一致l 计划科对生产的指导作用受到影响;l 生产进度没法与预期一致,导致交货期延迟,而销售部门无法得知;l 计划运行的准确性受到影响; l 需要检讨和重新确定订单和计划的管理流程,建立互相独立而又相互监督的订单管理和计划运行体系。1.3运行MRP时,系统不考虑库存、WIP以及在途采购等实际情况l 重复计划物料需求;l 生产缺料;l 库存积压。l MRP必须完整考虑库存、WIP和采购等情况,运行出准确的物料需求信息。编号业务情形业务现状需求JOL可行性2.1采购基础数据管理l 采购提前期、最小采购批量等采购基础信息非常不准确甚至存在信息缺失的情况;l 没有制定物料的安全库存量。l 需求对采购物料制定和创立准确的采购提前期(采购周期)和最小采购批量等基础数据;l 对部分通用或采购周期相对较长的物料应根据公司的实际条件建立适当的安全库存量,以促进生产相对顺畅的进行。2.2供应商管理不规范l 曾发生向未经审核的供应商发出采购订单的错误l 无法管理供应商历史报价l 对供应商进行严格控制l 管理供应商历史报价l 甚至能够进行网上竞价62.3采购订单的执行跟踪l 采购员无法自动跟踪采购物料的到厂接受情况;l 由于采购提前期不准确或生产指令不同步,导致存在生产欠料的情况,采购员采购欠料的追踪工作量非常大。l 期望ERP系统能够准确反应采购订单的执行状况6预计二次开发内容:2.2 关于供应商竞价（1） 希望实现供应商网上竞价让供应商在网上输入报价单,保存至系统中。关键是XXX现开放有关权限,并利用 ”供货商信息警卫”及 ”产品/物料信息警卫”来控制。(系统已可实现)编号业务情形业务现状需求JOL可行性3.1生产工序管理l 生产各工序没有准确的能力和资源需求信息,工作人员无法平衡生产工序产能。l 不能及时准确掌握车间各工序生产的信息和数据;l ERP系统需要创立和使用准确的工序和能力数据以科学安排生产。l ERP系统需要在主生产计划(经过销售预测和销售订单展开)的统一指挥下结合工厂的整体产能准确下达车间生产任务。3.2因为缺料,生产任务执行困难l 生产任务经常因为物料无法完整配套而执行困难l ERP系统有预料量及可用量概念,保证工单不缺料。3.3ECN变更或工艺变更对其它部门的影响l ECN变更或工艺变更对生产排程的影响l ECN变更或工艺变更对交期的影响l 当发生ECN变更或工艺变更时,信息需要即时传递至计划部门,以便即时调整生产计划;l 同时需要即时通知销售部门,以知会客户有关交货的变化63.4模具、机器的管理l 现在无法管控模具的生产进度及产能情况l 无法管控机器的负荷情况及产能l ERP系统需要能够及时、准确反映模具的生产进度,如达到番检次数需要提醒l 经过输入机器的产能,能够准确计算特定时段机器的负荷情况,方便PMC进行生产计划的安排和调度。66预计二次开发内容:3.3 关于ECN变更（2） ECN需要即时通知销售部门。系统可二次开发增加关连资料:在ECN所影响到之生产单中,关连至销售合约。如销售合约内有填上相关销售员之电邮地址,系统便能够在储存ECN单时, 同时发电邮至指定之销售员。估计二次开发需时 = 2 工作天6预计二次开发内容:3.4 关于模具管理（1） 由于XXX自己设计及生产模具,要求管控到模具的生产进度,建议将模具作为产品做生产单来管控生产进度,使用商业提醒【生产排期分析列表】:如果系统日期大于生产单的送货日期,即发商业提醒给销售部门,与客户商讨推迟送货日。(系统已可实现)（2） 要求管控模具的能力,使用状态,及模具的成本(模具管理模块已能解决模具的生产能力,使用状态及番检发商业提醒)。可是还有一点不能满足:XXX要求为模具增加一”成本转折点”,即超过多少啤数模具的质量下降,不良率将上升,因此成本会增加;并要求模具状态达到此点时发出商业提醒给销售部调整报价。系统可二次开发增加数据库:记录模具费用、要求产品销售合约总金额、数量,系统计算有关 ”模具”及 ”模具费用” 在直接支出成本。并增加报表, 以列出各物料明细表之模具成本情况。估计二次开发需时 = 3 工作天（3） 报价单中要求增加模具费用。系统可二次开发增加报表,以作参考是否要求用户自行增加 ”模具费用”。先假设用户可填写 ”要求总金额” 及 ”要求总数量” 两栏, 或其中一栏; 只要其中一个实际条件符合要求, 便不建议手工输入模具费在”附加收费”。当 ”实际总金额/数量” 小于 ”要求总金额/数量”, 系统便显示 ”建议” 为 ”Y”, 即建议在 ”报价单”内输入模具在 ”附加收费”. 当 ”实际总金额” 大于或等于 ”要求总金额”, 系统便显示 ”建议” 为 ”N”, 即建议在 ”报价单”内 不输入模具在”附加收费”.估计二次开发需时 = 2 工作天6预计二次开发内容:X.X 关于工艺损耗（1） 由于可能每一道工艺都会发生损耗,要求每一道工序过后,如果损耗过大导致工艺总完成数量少于生产数量,马上使用商业提醒通知生产部门及销售部门（2） 针对每一生产单的每一工艺损耗报告,及相关工艺的职员。（3） XXX希望系统能够提供各个工艺发生的不良品的相关数据,并对之进行分析;进而能够在系统中能够利用所获得的数据,指导生产计划,尽量减少由于不良品率不能很好估计而造成交货延期、生产过剩等情况暂时不建议修改 : 系统原身的设计是以多层次的工序来计算各工序的损耗。而工艺是指生产中的快速流转工作不涉及物料加加或当中的损耗。建议XXX修改现有之BOM为部份多层次BOM, 当中部份加入工艺。销售到收款发货分三种:转厂,直接出口和内销,如果是转厂和直接出口的,需要处理关税,如果是内销,需要出具增殖税发票。直接出口的即同香港公司之间的往来账,需要分币种统计应收款。当前要综合查询某个客户共有哪些合同未送完货或某个产品一共有多少合同没有送完货比较困难。要分析产品的送货情况也比较困难。销售的收款当前还没有客户账款历史的查询,有的只是一些Excel方式的积累,销售应收账款的账龄分析功能偏弱,不利于公司的风险管理以及客户信用控制管理。销售流程中值得关注的点:1) 客户的管理:客户的多种分类模式,既要按地区,又要按销售方式,还要按信用情况等来区分统计分析不同的客户类别的销售情况;2) 销售订单的价格:当前产品的几个由开发部制定标准的价格,销售时可能会对价格进行调整;订单上反映出产品的销售价格及销售的折扣,当前产品销售价格的波动很大.怎么设置更有效灵活的定价方式,同时保证利润的实现;3) 发票的开具和应收帐款的确认4) 应收帐款没有严格的帐龄分析,容易忽视对其风险控制.5) 收款的核销要到发票,发票跟订单的关系不严谨,没法直接跟踪到已发货的订单是否已经收到款.下面是XXX销售方面调研的需求分析编号业务情形业务现状需求JOL可行性4.1客户信息的管理(包含新客户开拓)l 主要是客户找上门的,自己开发的比较少l 客户基础档案当前主要是经过Excel的方式保存l 客户信息的需要科学管理,并防止随销售员流失而流失;l 客户的分类管理l 客户关系管理及投诉处理64.2销售报价l 新产品的销售报价的过程相对复杂,如时间允许需要销售部下的开发科开发出工程BOM,再根据工程BOM做报价;如时间不允许则根据经验报价。l 建立符合XXX体系的报价模式,有力的支持销售l 历史资料记录越完善,则报价可追溯性越强4.3海关合同l 需要跟海关签订产品出口的海关合同l 产品出口要扣除海关合同的配额l 若总出口总量超过配额,则需要重新签订海关合同,否则不允许出口l 销售出货需要有与海关合同的接口l 当出口重量接近配额时,须发出提醒664.5订单生产状态跟踪与库存查询l 在对库存数量查询时,数量不准。l 库存缺乏管理和跟踪l 生产进程无法实时反映至销售部门l 建立销售预测销售订单生产的整体处理流程整合l 如果是按订单的销售,需要建立对订单生产状态和订单的进度跟踪l 销售部门需要建立对库存的实时查询体系4.6销售信用控制l 客户信用:根据客户确定不同的信用政策,计划走信用等级的方式l 还没有建立信用等级制度l 希望经过系统的实施建立起客户信用控制体系和付款控制体系l 客户的信用控制点提前预警4.7销售的查询和报告l 当前所需的报告:每月销售日报销售总结分区(大区:东(下面小区按业务员)、南、西、北)的、分产品线客户的计算l 现在业务员的业绩查询,经过电话,销售管理部门经过电话和Mail来回复,制作过程手工计算l 系统实现上述报表,以减少工作量6预计二次开发内容:4.1 关于客户关系管理（1） 客户满意度调查表:由于这一表格只是记录客户满意调查表的内容,与ERP系统没有任何数据交流,因此并不建议在系统中反映。（2） 可是XXX員工认为既然上了ERP,则希望系统能够反映各部门工作的方方面面。这点有待XXX高層再作決定。(暂时不建议修改)（3） 客户投诉记录。希望有客户投诉,能够记录下来投诉内容,投诉原因,相关订单,产品,及后继的处理流程。并希望输入相关订单及产品后可追溯到生产单号,如经过工艺希望可追溯到工艺的职员。系统可二次开发增加数据库:记录客户投诉处理, 并应用系统模块”自定工作流程管理”及”工作流程预警”功能。估计二次开发需时 = 3 工作天6预计二次开发内容:4.3 关于海关税由于XXX进口原料占每年材料采购的数量的20及金额的40,因此要求能处理海关方面的以下问题:（1） 仓库要有以海关单位表示的海关商品水平及价值报告。(系统已可实现)（2） 销售部门年初要与海关签定海关合同,就每一海关商品编号要求出口配额,以公斤为单位。每一产品出口时,将单位转换成公斤,从配额中扣除,直至配额用完,则要重新与海关签订合同,否则不能出口。系统可二次开发增加报告:列印每一海关商品今年的海关合同配额, 每一海关商品本年已出口产品额(以海关编号及海关单位),剩余配额,以及outstanding SO数。如果剩余配额小于O/S SO数,则发商业提醒通知销售部门。估计二次开发需时 = 4 工作天（3） 另外在海关报税,关税分摊等方面有要求。暂时只可能是由XXX手工做关税分摊,再输入系统。(暂时不建议修改)库存管理公司的库存管理比较混乱,一方面是批号管理和货位管理不到位,另外一方面是库存人员不能提前准确知道前后端业务的需求,如采购送货计划,销售发货计划和工单排产计划等,及时调整和平衡工作。下面是调研的具体分析:编号业务情形业务现状需求JOL可行性5.1整体库存管理l 使用Excel做的出入库账,随时能够更改数量,甚至删除,很容易导致库存不准确,直接影响计划和生产l 希望有严格的权限控制,不能随便删除,每一次的更改都要留下更改的单据。5.2库存控制l 货位管理没有到位,导致相同物料放在多个地方,领料时容易遗漏,导致呆料出现l 出入库单指明货位65.3保质期管理l 物料有保质期,超过保质期则出现呆料l 希望系统能够提醒超过保质期的物料5.4库存保障性管理l 安全库存不完善l 有些材料的采购周期特别长,又是经常使用的,希望能经过安全库存做缓冲。5.5库存盘点l 盘点周期比较长,同时因为当前没有使用ERP系统,导致盘点和调整都比较麻烦。l 经过周期盘点等方式,确保物资帐实一致l 不容易发现问题,同时耽误了处理问题的时机6预计二次开发内容:5.2 关于货位（1） 现在货位管理做得不好,盘点时候很麻烦。希望以后盘点单等很多单据打印的时候加上货位。系统可二次开发增加字段:盘点单打印每一产品/物料之货位, 大前提是每一产品/物料只容许一个货位。估计二次开发需时 = 0.5 工作天财务管理当前的财务核算分散在金蝶财务系统及业务系统,业务数据需要财务重新录入凭证,使得财务人员把大量的时间用在对基本业务的核算上。一套好的ERP系统,它应该跟业务是紧密结合的,体现物流与资金流的统一,同时把财务人员从大量的核算工作上解放出来,更多的时间用在分析,控制和监督的角色。如下图:所有的子帐,最后汇集到总帐,当前XXX的采购,库存,成本,应收,应付等原始数据都需要别的部门提供,而资产则是经过EXCEL管理的,最后都需要财务另外制作凭证。 同时,系统业务的集成大大方便了把资金预测伸展到业务的最前端,为资金的安排提供依据。订单的发运计划收款计划资金需求预测请购计划采购计划费用报销计划付款计划资金回笼预测下面是调研的具体分析:编号业务情形业务现状需求JOL可行性6.1财务管理l 分开两家公司:香港公司和大陆l 希望系统能区分香港账和大陆账,并考虑访问安全控制6.2合并报表l 向香港政府递交的报表需要合并两家公司的帐务l 希望将来的ERP系统能考虑集团的合并需要,统一规则。6.3存货价值l 成品的库存价值只能按照销售价的85来推算,不是很科学。l 希望按准确成本或移动加权平均计算成品的库存价值6.4成本核算l 现在仓库的发料单未能结算到具体的工单,每一工单的工时,费用也不能计算l 希望能把料,工,费考虑到产品的成本,减小手工分摊的工作6.5帐务传送工作l 应收,应付发票根据库存提供的单据,财务人员根据单据重新制作凭证l 应收,应付发票能跟业务结合起来,避免财务重复录入相关信息,同时把业务的制约跟财务控制结合起来6.6财务预算管理l 预算只能事后分析l 希望能在预算的执行过程中,做到事前,事中控制6.7账龄分析l 应收,应付的帐岭分析没有或不准确。l 希望系统能经过基础数据和业务数据自动提供。6.8资金管理l 资金预测l 经过系统的业务数据的集成和共享,把资金的预算准确到前端的业务,更好的平衡资金情况。6.9固定资产管理l 当前比较混乱l 固定资产列表及状态管理l 固定资产报废需要一定的程序未决与已结问题未决问题序号问题解决方案负责人目标日期实际日期已结问题序号问题解决方案负责人目标日期实际日期