建立企业会计内部控制制度的措施.docx

建立企业会计内部控制制度的措施【摘要】为了保证会计资料的真实、完整，及时发现、纠正错误及舞弊行为，保护资产的安全、完整，并为企业打下坚实的财务管理基础，建立企业内部会计控制已是当务之急，本文从恰当的授权、职务分隔、加大考核力度等措施加强企业会计内部控制，促进现代企业制度的建立和完善。【关键词】会计制度 内部控制 授权批准内部会计控制的目标是保证业务按照适当的授权进行；保证业务活动以正确的金额，在规定的会计期间，记录于规定的账户；保证账面资产与实有资产定期核对，并揭示薄弱环节；保证企业经济活动依法、有效、有序地进行。由于环境及公司前景的不确定性，企业内部会计控制是一个动态的发展过程。一个有效的内部会计控制制度应具有按管理部门需要来保证执行经济业务和完成工作的职责，以及保证制度正确实施的有效程序。为此企业应建立一套行之有效的控制方法。笔者认为合理制定内部会计控制制度应从以下几方面进行：一、建立恰当的授权内部会计控制的方法，主要有不相容职务相互分离控制、授权批准控制、会计系统控制等八种，授权批准控制要求单位明确规定涉及会计及相关的工作授权批准的范围、权限、程序、责任等内容，单位内部的各级管理层必须在授权范围内行使职权和承担责任，经办人员也必须在授权范围内办理业务，因此，对于企业法定代表人，既要保证其经营决策的独立性和权威性，又要保证其经济行为的效益性和廉洁性，权力的度量界定及合理授权是关键的一环，当今社会大凡出现重大舞弊经济案件的企业，基本上是授权不当引起的，是授权多、权力过大，且控制不力的恶果，由于授权无“度”和授权不当，直接制约内部控制制度效能的发挥：在巨大的权力面前，国家的政令法规都相形见绌，更何况一个企业的内部控制制度。这就需要企业在建立多元产权主体制衡机制和完善法人治理结构的同时，对内部控制执行人员的授权也要讲究一定的“度”，对不同的控制环节要有不同权力授予，无论哪个环节，在具体授权时，都应先认真研究，准确掌握，这样既能保证经营决策有效运作，管理制度有效贯彻，又能保证权力制衡得以落实。授权批准是处理经济业务活动的游戏规则，是一种指导企业业务活动的程序性文件。包括作业程序、操作规范、授权批准等。授权批准分为“一般授权”和“特定授权”。“一般授权”是对办理经济业务权力、条件和有关责任者的规定。如费用报销签字的授权，签订一般经济技术合同的授权等。“特定授权”是对特定事项的操作，如价值较高的资产委托、担保，期货的操作等授权。为了保证对授权批准控制，不管是“一般授权”还是“特定授权”都必须明确责任；要明确每项经济业务的授权批准程序，建立授权批准检查制度。比如，当某项经济业务的数额超过某部门的批准权限时，只有经过特定授权批准才能处理。这里所讲的经济业务是指公司和外单位之间交换资产与劳务，以及在公司内部对资产和劳务进行的转移与使用。资产应限于对管理当局规定的用途加以使用，会计记录应能做到对资产建立会计责任。要达到这些目的，管理当局必须在内部会计控制制度中规定出完成经济业务的恰当授权。在公司组织中，最终的权力属于股东，并由其授权给董事会、高级职员和管理班子中的其他成员。管理当局依次授权给特定的个人或部门，使他们有权去执行某种活动。二、完善职务分隔职务分隔授予一个部门或某一个人去担任一项具体职责时，必须相应地扩大在其进行活动中的权力。授有权力和负有责任的人员承担着经营和保管的职务，不能同时担任记账的职务。一个处于可犯错误或容易发生不轨行为职位的人，不应同时又给予他担任可以隐匿这些错误或不轨行为的职位。良好的控制应是，一个人从客户处收取货款，而有另一个人在应收账款账簿中进行登记。把记账职务与经营和保管的职务分隔开来，可以防止那些接近资产的人挪用部分资产，并用错误的会计记录来隐匿这些活动。在公司的经营活动中，有些活动的性质使记账与经营和保管职能自然而然地分隔开，如生产工人既无记账的训练，也没有从事记账工作的必要。但在另一些情况下，职能的区别是很难区分的。从事现金收支、借入和偿还贷款、扩大赊账、收取应收账款等资产管理方面的职能，对于掌管会计职能的人来说，并不是完全分隔得开的。所以只要有可能，应把这些不相容的职务进行分隔。在组织业务活动时，要使每项经济业务至少有两个人或两个部门参与，这样就能用一个人的工作去证实另一个人工作的准确性。只要有关人员之间没有相互勾结，差错和不轨行为就很可能被发现。安排人员时应做到人尽其用，几个人同时从事一项经济业务，要利用各自的专长，而不应造成工作的重复。如交付一笔销售定货，会涉及到有人在销售部门取得定单，有人在信贷部门检验信贷批准情况，有人在仓库挑选货物，会计部门有人做出经济业务的记录，运输人员要检验发货项目的正确性，并准备发货。这种一项活动由几个不相容的部门和人员来共同完成，不但能提高作业效率，而且也使内部会计控制得到实施。三、加大内部会计控制制度的考核力度以往，企业一般比较注重销售、毛利、利润等经营成果的考核，而把内控制度执行情况列入考核范围的企业还不多，企业很难对执行制度的好坏进行区别并做出相应的奖惩处理。企业内部会计控制制度执行结果的好坏，除了制度要具有科学性、合规性外，另一个因素就是制度是否被认真贯彻执行，这与企业的考核办法和考核内容有关，所以，企业应当将内部会计控制制度执行情况的检查列入考评范围，落实考评内容，考评标准力求科学化、合理化、可操作性强，定性分析和定量分析相结合。在进行考核时，重点要对企业内部工作流程执行情况进行跟踪，如果一个企业内部工作流程很科学、合理，只要其中某一环节出现问题，就能很快被后一环节发现，要加大监督考核力度，在实施考核时可运用企业内部监事、审计、财会的监督力量，同时将考核结果与部门、人员的奖惩挂钩。四、合理运用内部约束机制和激励的关系建立健全企业内部会计控制制度是实施企业内部会计控制的首要的基本内控目标，包括约束制度和激励制度两个基本部分，有效的激励和约束机制可以促使会计人员提供准确及时的会计信息，并反过来强化企业的法人治理结构，形成管理的良性循环，促进科学管理的完善。从广义上讲，会计控制也包括“对会计的控制”，即对会计人员及其工作质量的控制。在企业内部人中，会计人员居于重要地位。由于会计人员一般受制于厂长经理，又由于他们追求个人收入最大化的本性，在缺乏激励或监督不力时，他们就会与其他内部人一起把私人利益放在企业利益之上，侵蚀所有者权益。所以，这种会计内部人从其本性来讲具有两重性，他们价值观的取向决定于企业的激励和约束机制：激励有余约束不足时，他们可能会不满足于已得到的利益，利用所占有的会计信息等优势谋取更大的利益；激励不足约束有余时，他们会一走了之或者运用自己的智力，想方设法弱化约束，“堤内损失堤外科”；只有当激励和约束都有效存在，即存在既能使会计人员获得与其付出的努力和责任相匹配的报酬和授权，又可以从制度和程序上限制会计人员的“越轨”行为这样一种机制时，才能使会计内部人趋向于循规蹈矩，并发挥会计的监督功能，为企业管理层提供会计控制的正确信息。内部会计控制制度应采用一切有效的程序来保证制度的正确实施，并保证所提供的财务会计报告的真实、完整性。在企业各环节、各岗位之间，容易出现管理混乱、工作不衔接和贪污舞弊的问题，企业有必要建立一套较完善的约束机制内部财务牵制制度。建立企业内部财务牵制制度的方法是：1、确定牵制环节一般来讲，企业的供应、生产、销售、投资及其管理部门都是相互约束、相互监督的环节。遗漏某一个环节，就可能在那个环节出现管理“死角”。2、确定具体的牵制内容比如基础建设投资，及其投资的规模。项目论证、负责人审批或集体审批、质量验收、款项划转等，都属应受牵制的内容，如果遗漏某一项，就有可能造成整个投资的失败或资金的浪费。3、确定清晰的牵制主体每一笔经济业务的参与者都是牵制主体，如某公司采购一批材料，其牵制主体就有可能是：使用单位(领用计划)、供应科(实际采购)、仓库(实际验收)、财务科(实际结算)。确立了这些主体，责任更明确，透明度更高，可以避免由一个人签批、承办可能造成的隐患。4、明确牵制责任人明确哪一类经济业务应由哪个部门的哪一个人具体经办，这是很重要的。很显然，假如应由财务科长签字的经济业务，而由出纳签字了，应由设备科长签字的，而由供应科长签字了，其后果将无法估计。5、规定牵制手续规定牵制手续的意义，在于做到财务凭证传递规范化，使之有据可依，以保证内部牵制质量。例如，一批原材料采购进厂，财务科可根据质量检验报告单、验收入库单、结算通知单、供货合同、采购计划等办理结算。如果漏掉其中“一单”，万一发生责任事故，将根据“什么”追究“谁”的责任呢?6、规定财务部门内部各岗位的职责财务部门内部有些岗位是不宜串岗的，如印鉴如何分开保管，支票签发如何分工、授权，账簿如何登记，档案如何保管，都对企业资金运作和安全有重大影响。7、制定内部牵制制度监督检查机制有制度就必须执行，有执行就须有监督。如果牵制过程脱节或者人员、手续未完全到位，必须有人来进行检查、督促和处理，这是牵制制度中应当明确规定的重要问题。五、内部会计控制有效性评估会计控制制度的可理解性、可操作性是控制有效性的前提。通过对内部会计控制有效性的评估导出对下一经济循环更好的控制。有效性评估主要是指对内部控制环境的评估：管理群体的结构、管理人员的素质、管理群体工作成熟度、国家政策与法规的变化、市场竞争动态等环境因素，对内部会计控制的影响程度。企业应以编制业绩报告形式，及时、正确、真实地提供给企业领导掌握经济信息，加强对经济活动的控制，改善经营，提高效益，并作为企业经营决策的依据。